Buskerud, Telemark og Vestfold investeringsfond AS Skien kommune 2016 :: 406 006
Innhold Sammendrag... 2 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger...3 1.2 Metode...3 1.3 Kriterier...3 2 Om selskapet... 4 2.1 Eierskap og formål...4 3 Gjennomføring av generalforsamlinger... 4 3.1 Føringer for gjennomføring av generalforsamling...4 3.2 Generalforsamlinger i BTV-fond AS i 2015 og 2016...5 3.3 Vurdering...6 4 Eierrepresentant i generalforsamling... 7 4.1 Føringer for eierrepresentant...7 4.2 Eierrepresentant i BTV-fond AS...7 4.3 Vurdering...8 Foto forside: Svilen Milev, www.efffective.com 1
Sammendrag Bestilling og bakgrunn Dokumentgjennomgangen er bestilt av kontrollutvalget i Skien kommune i sak 64/16. Bakgrunn for bestillingen er en henvendelse til kontrollutvalget fra bystyremedlem Jørn Ole Næss. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: bes foreta en dokumentgjennomgang av kommunens håndtering av prosessen med generalforsamlingene i BTV-fond i forhold til kommunens eierskapsmelding. Kontrollen gjelder årene 2015 og 2016. Skien kommune eier 9,5 % av aksjene i BTVfond AS. Funn og vurderinger I tillegg til ordinære generalforsamlinger i 2015 og 2016, er det gjennomført tre ekstraordinære generalforsamlinger i 2016. Kommunens eierskapsmelding krever at innkallinger til generalforsamlinger skal behandles i bystyret eller ev. formannskap før generalforsamlingen avholdes. Innkallingene til de ordinære generalforsamlingene i 2015 og 2016 er behandlet i bystyret. Innkallingene til de ekstraordinære generalforsamlingene har ikke vært behandlet i bystyre eller formannskap. Dette er ikke i samsvar med kommunens eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen fastsetter at ordfører som hovedregel skal representere kommunen i generalforsamling, men ordfører kan gi et annet bystyremedlem fullmakt til å møte i hennes sted. Ordfører møtte selv på én av de fem generalforsamlingene i 2015 og 2016. Andre bystyremedlemmer møtte etter fullmakt på tre av generalforsamlingene. Skien kommune var ikke representert på én generalforsamling. Skien, 22. november 2016 2
1 Innledning 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Dokumentgjennomgangen er bestilt av kontrollutvalget i Skien kommune i sak 64/16. Bakgrunn for bestillingen er henvendelse til kontrollutvalget fra bystyremedlem Jørn Inge Næss. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: bes foreta en dokumentgjennomgang av kommunens håndtering av prosessen med generalforsamlingene i BTV-fond i forhold til kommunens eierskapsmelding. Gjennomgangen omfatter årene 2015 og 2016. 1.2 Metode Vi har gjennomført kontrollen på bakgrunn av informasjon fra Skien kommune, BTVfond AS og fra åpne kilder. Kontrollen er gjennomført av Anne Hagen Stridsklev. 1.3 Kriterier Kriterier for vurderingene i rapporten bygger i hovedsak på følgende kilder: kommunens eiermelding lov 13. juni 1997 om aksjeselskap (aksjeloven) lov 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Fakta i rapporten bygger på gjennomgang av generalforsamlingsdokumenter fra 2015 og 2016 og av bystyresaker der innkallingene har blitt behandlet. Det er gjennomført to ordinære og tre ekstraordinære generalforsamlinger i denne perioden. Vi mener at metodebruk og kildetilfang har gitt et godt nok grunnlag til å svare på kontrollutvalgets vedtak. 3
2 Om selskapet 2.1 Eierskap og formål Buskerud Telemark Vestfold Investeringsfond AS (BTV-fond AS) har ifølge vedtektene som formål å opprette, utvikle og styrke virksomheter innen industri og annen næringsvirksomhet ved innsats av kapital og faglig assistanse. Skien og Porsgrunn kommuner eier hver 9,5 % av aksjene. Største aksjonær er Sparebanken Telemark som eier 15,83 % av aksjene. 3 Gjennomføring av generalforsamlinger Skien kommunes eierskapsmelding ble sist behandlet i bystyret 12. februar 2015. I eierskapsmeldingen blir det gitt overordnede føringer for hvordan kommunen skal forvalte sine eierinteresser i hel- eller deleide selskaper (AS, IKS eller KF). Eierskapsmeldingen er ikke bindende for selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Dersom kommunen vil sikre at selskaper skal rette seg etter føringer gitt i eierskapsmeldingen, må dette innarbeides i selskapets vedtekter e.l. 3.1 Føringer for gjennomføring av generalforsamling Eierskapsmeldingen punkt 5.1.4 Hovedprinsipper for styring fra eier sier følgende om generalforsamling: Det er ordførers plikt å påse at Skien kommune er representert i alle eierorganer, og at de spørsmål som skal drøftes er politisk behandlet i de organer som eierskapsmeldingen viser til (bystyret og i spesielle tilfeller formannskapet). Hovedprinsipp er at bystyret skal ha behandlet generalforsamlingsdokumenter før generalforsamlinger avholdes. I spesielle situasjoner kan ordfører innkalle til ekstraordinær behandling i formannskap. Eierskapsmeldingen punkt 5.1 Eier sier følgende: 4
Det er bystyret som gjennom flertallsvedtak, beslutter kommunens stemmegivning som eier. Ved behov for ekstraordinære beslutningsmøter utenom ordinære generalforsamlinger/ årsmøter, og tiden fram til neste bystyremøte kan være for lang, kan formannskapet sammenkalles for å gjøre beslutning på vegne av bystyret. Punkt 5.1.1 Bystyret sier videre: Innkalling til generalforsamling/representantskap skal settes opp som sak til bystyret i regi av ordføreren, før generalforsamling/representantskap avholdes. 3.2 Generalforsamlinger i BTV-fond AS i 2015 og 2016 I 2015 og 2016 har selskapet hatt følgende generalforsamlinger: Generalforsamlinger Ordinær generalforsamling 12. mai 2015 Ordinær generalforsamling 24. februar 2016 Ekstraordinær generalforsamling 28. april 2016 Ekstraordinær generalforsamling 20. mai 2016 Ekstraordinær generalforsamling 4. oktober 2016 Behandling bystyret Bystyret behandlet innkalling til generalforsamling 23. april 2015, sak 31/15. Innkalling sendt 26. mars 2015. Bystyret behandlet innkalling til generalforsamling 11. februar 2016, sak 47/16. Innkalling sendt 28. januar 2016. Innkalling er datert 20. april 2016. Iflg. epost til gruppelederne er det ikke mulig å rekke politisk behandling. Innkalling er datert 13. mai 2016. Innkalling er datert 20. september 2016. Epost til gruppelederne som ber om innspill/innsigelser til sakene som skal behandles. Aksjeloven 5-10 andre ledd sier at innkalling til generalforsamling skal sendes senest en uke før møtet avholdes, med mindre selskapets vedtekter sier noe annet. Vedtektene til BTV-fond AS har ikke egne bestemmelser om når innkalling til generalforsamling skal sendes. 5
3.3 Vurdering Innkalling til ordinære generalforsamlinger i 2015 og 2016 har vært lagt fram som sak for bystyret. Dette er i samsvar med føringene gitt i eierskapsmeldingen. Det har vært tre ekstraordinære generalforsamlinger i 2016. Ingen av innkallingene til disse har vært behandlet i bystyret. Eierskapsmeldingen åpner for at innkallinger til generalforsamlinger kan behandles i formannskapet dersom man ikke rekker bystyrebehandling. Innkallingene til de ekstraordinære generalforsamlingene i april og mai er sendt en uke før møtet. Innkallingen til den ekstraordinære generalforsamlingen i oktober er sendt ut to uker før møtet. Dette er i samsvar med aksjeloven 5-10. Dersom kommunen ønsker å sikre at det er tid til å behandle innkallinger til generalforsamlinger i bystyret, bør kommunen fremme forslag for generalforsamlingen om at vedtektene skal regulere en lenger frist for innkalling til generalforsamling. Eierskapsmeldingen bruker formuleringen «kan formannskapet sammenkalles for å fatte en beslutning». Vi legger til grunn at eierskapsmeldingen mener at formannskapet skal fatte vedtak om innkallingen i ordinært møte, jf. kommuneloven 30 nr. 1, eventuelt i fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling etter kommuneloven 30 nr. 2: Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Innkallingene til de ekstraordinære generalforsamlingene er ikke behandlet av formannskapet i ordinært møte eller ved fjernmøte/skriftlig saksbehandling. Innkallingene til generalforsamlingene i april og oktober er sendt til gruppelederne for innspill og innsigelser. Vi kan ikke se at dette er en framgangsmåte som eierskapsmeldingen per i dag gir rom for. Vi har ikke dokumentasjon som viser at innkallingen til den ekstraordinære generalforsamlingen i mai, har vært lagt fram for politisk behandling hverken formelt eller uformelt. 6
4 Eierrepresentant i generalforsamling 4.1 Føringer for eierrepresentant Eierskapsmeldingen punkt 5.1.4 Hovedprinsipper for styring fra eier sier følgende om eierrepresentant: Ordfører møter som hovedregel i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile bystyrets flertallsbeslutning. I punkt 5.1.2 Eierorganer formelle eiermøter sier eierskapsmeldingen: Normalt vil ordfører representere flertallet i bystyret. Som hovedregel anbefales derfor at kommunen er representert ved ordfører i generalforsamling eller representantskap. Ordfører kan gjøre unntak i tilfeller der dette er praktisk og hensiktsmessig og det er trygghet for at representanten stemmer i tråd med flertallet i bystyret/ formannskapet. En slik fullmakt fra ordfører til å møte på vegne av kommunen i eierorganet kan bare gis til et bystyremedlem og kun dersom vedkommende har vært til stede under behandling av saken i bystyret/formannskapet. Dersom representanten møter med bundet mandat fra bystyret, har det for øvrig liten betydning. 4.2 Eierrepresentant i BTV-fond AS Skien kommune har vært representert ved følgende eierrepresentanter ved generalforsamlingene i 2015 og 2016: Generalforsamlinger Ordinær generalforsamling 12. mai 2015 Ordinær generalforsamling 24. februar 2016 Ekstraordinær generalforsamling 28. april 2016 Ekstraordinær generalforsamling 20. mai 2016 Ekstraordinær generalforsamling 4. oktober 2016 Eierrepresentant Ole Geir Hoppestad. Trude Sandvik. Skien kommune var ikke representert. Hedda Foss Five. Ole Geir Hoppestad. 7
Det foreligger utfylte fullmaktsskjemaer for generalforsamlingene i 2016. For generalforsamlingen i 2015 foreligger det en epost fra bystyresekretariatet om at Ole Geir Hoppestad møter i stedet for Hedda Foss Five. Fullmaktsskjemaene gir representantene fullmakt til å stemme på fremlagte saker på generalforsamlingene. Ole Geir Hoppestad var ifølge protokoll tilstede i bystyret 23. april 2015 da sak 31/15 Innkalling til generalforsamling i BTV-fond AS ble behandlet. Tilsvarende var Trude Sandvik ifølge protokollen tilstede i bystyret 11. februar 2016 da sak 47/16 BTV-fond AS innkalling til generalforsamling ble behandlet. 4.3 Vurdering Det er i samsvar med eierskapsmeldingen at ordfører representerer kommunen i generalforsamling. Eierskapsmeldingen gir ordfører adgang til å gi fullmakt til et annet bystyremedlem til å møte i hennes sted. Betingelsen er at bystyremedlemmet har vært tilstede i bystyret da saken ble behandlet. Både Ole Geir Hoppestad og Trude Sandvik var tilstede i bystyret da bystyret behandlet innkallingene til generalforsamlingene. Vi mener derfor at ordfører har opptrådt i samsvar med eierskapsmeldingen når hun har gitt fullmakt til Hoppestad og Sandvik til å møte på ordinær generalforsamling i 2015 og 2016. Ordfører kan gi fullmakt til et annet bystyremedlem til å møte i hennes sted også når det gjelder ekstraordinære generalforsamlinger, jf. ekstraordinær generalforsamling 4. oktober. Men innkallingen til ekstraordinær generalforsamling 4. oktober er ikke behandlet i bystyre eller formannskap slik som eierskapsmeldingen krever, og det følger av dette at Hoppestad ikke har kunnet være tilstede når innkallingen ble behandlet. Vi kjenner ikke til hvorfor Skien kommune ikke var representert på generalforsamlingen 28. april 2016. Ifølge eierskapsmeldingen punkt 5.1.4 har ordfører plikt til å påse at Skien kommune er representert på generalforsamlinger. 8