RISØRKOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÃRSPLANFoR2014
RISØRKOMMUNE KONTROLLUTVALG ET ÃRSPLÅN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2014 1. Bakgrunn Risørkontroilutvalg iegger med dette frem en egen årsplan for bystyret til godkjennelse. Ãrsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. l tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for debatt i utvalget. Enkelte saker er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. l spesielle saker er det direkte kontakt/drøftelser med berørte (eks. ordfører, rådmann, revisor). Kontrollutvalget har valgt å legge frem årsplaner for bystyret, fremfor å utarbeide en samlet plan for virksomheten i valgperioden. Ãrsplanen er inndelt i åtte kapitler, herunder oversikt over prosjekter innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ãrsplanen 2014 er en samlet plan som etter behandling i bystyret tilfredsstiller forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 01.07.04. 2. Møteplan Februar: Torsdag 27. kl. 12.30 April: Torsdag 24. kl. 12.30 September: Torsdag 25. kl. 12.30 Oktober: Torsdag 23. kl. 12.30 November: Torsdag 27. kl. 12.30 Dette er planlagte møter i 2014. Det tas forbehold om at enkelte møtedatoer kan bli endret i løpet av året, blant annet på grunn av saker som skal videre til bystyret for behandling. 3. Opplæring og kurs Det stilles stadig større krav og forventninger til kontroliutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskapom kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferanse for kontrollutvalget i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar måned. Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Kontrollutvalget ønsker i fremtiden å sette fokus på opplæringstiltak, og ser nødvendigheten av å avsette midler til kurs for valgte medlemmer. 1
4. Generelle oppgaver Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. Utvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og føre tilsyn med revisjonens arbeid. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og instruks avgi uttalelse overfor bystyret i regnskapssaken. l tillegg kan utvalget behandle saker som blir oversendt fra bystyret eller gi uttalelse i saker fra enkeltmedlemmer av utvalg/bystyre dersom utvalget finner grunn til det. Kontrollutvalget kan på eget initiativ iverksette granskning eller undersøkelser, eller vedta at revisjonen skal utføre konkrete oppgaver. Kontrollutvalget fører tilsyn med revisjonens arbeid. Kontrollutvalget er ikke et ankeorgan for enkeltpersoner, medlemmer av bystyret eller politiske utvalg og partier. 5. Forvaltningsrevisjon Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommuneloven fastsatt forskrift for kontrollutvalg med ikrafttreden 01.07. 04 med merknader. Av forskriften går det frem at bystyret skal ha fastsatt plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er omtalt i forskriften kapittel 5. De aktuelle paragrafer gjengis her: 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon samsvar med bestemmelsene idette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 1O Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring avforvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baserespå en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet utfra risiko~og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 1l Rapportering om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring avforvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse,jfr. 8 i forskrift om revisjon ikommuner og fylkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltninqsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyretel/er fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Revisjonen la frem overordnet analysefor Risørkommune for kontrollutvalget den 23.2.12. Analysens formål var å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter i kommunen. Kontrollutvalget behandlet plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 den 26.4.12. Risør kommune har en ramme på 3-4 prosjekter i valgperioden, noe avhengig av størrelsen på de ulike prosjektene. Planen ble godkjent av bystyret i møte 30.8.12. 2
De oppførte prosjektene er i henhold til vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, og etter en konkret vurdering i kontrollutvalget. Prosjektene utføres av distriktsrevisjonen i samarbeid med kontrollutvalget: 1) Oppfølging og iverksetting av politiske vedtak 2) Tilpasset opplæring og spesialundervisning 6. Merknader til de prioriterte oppgaver Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil fokusere på i hvilken grad administrasjonen har tilstrekkelige rutiner for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt og fulgt opp i henhold til forutsetningene. Gjennomføringen vil basere seg både på strukturelle vurderinger og 2. gjennomgang av konkrete vedtak. Prosjektet er i hovedsak gjennomført i 2013 og kommer til behandling på kontrollutvalgets første møte i 2014. Forvaltníngsrevisjonsprosjektet vil ha som formål å kartlegge årsakenetil kommunens betydelige bruk av ressurser på spesialundervisning. Gjennomføringen vil i hovedsak basere seg på en vurdering av om kommunens håndtering av vedtak om spesialundervisning er i henhold til formélsbeskrivelsene, i tillegg til å se på kommunens praktisering av tilpasset opplæring i undervisningen. Prosjektet forutsettes gjennomført i 2.014. I tillegg til ordinære prosjekter, ønsker kontrollutvalget å ha fokus på kommunens økonomi ved en generell oppfølging og orientering i kontrollutvalgets møter. 7. Selskapskontroll I forskriften for kontrollutvalg er selskapskontroll tatt med som sentral oppgave. KRD pålegger kontrollutvalget i medhold av kommunelovens 80å sørge for å utarbeide en plan for selskapskontroll - og å påse at det føres kontroll med eierinteressene i selskaper. Planen skal utarbeides i løpet av det første året i valgperioden. Det er ikke noe til hinder for at bystyret/fylkestinget vedtar at det skal utarbeides slike planer oftere. Det er gitt merknader til paragrafene i forskriften. Der er det henvist til bestemmelsene i kommunelovens 80 om innsynsrett for kontrollutvalg og revisor. Denne hjemmelen omfatter først og fremst interkommunale selskaper (IKS-er)og aksjeselskaperder en kommune/fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene, og i heleide datterselskaper av slike selskaper. Kommuneloven åpner også for at det kan utføres forvaltningsrevisjon i slike selskaper. Ved endringi loven er det åpnet adgangtil å foreta selskapskontroll i interkommunalt samarbeid etter KL 27 som egne juridiske enheter. l Det er for Risørkommune vedtatt en plan for selskapskontroll, og første fase i denne ble gjennomført i 2007/2008. Kontrollutvalget vedtar hvilke utvidede selskapskontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i denne planen, og om det er aktuelt å foreta forvaltningsrevisjon i enkelte av selskapene. Selskapskontrolien er omtalt i forskriften kapittel 6. De aktuelle paragrafer gjengis her: 13 SelskaQskontro/l Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll medforvaltningen av kommunens eller lfylkeskommunens interesser i selskaper m.m. l 3
Kontrollutvalget skal minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av bystyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll 14 Selskapskontrollensinnhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser í selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrolien kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. Forskrift om revisjon i kommuner ogfylkeskommuner kap. 3. å 15 Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskapsom er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på deforhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kommunen har eierinteresser i følgende selskaper: Aksjeselskaper med kun offentlige eierinteresser I Risørog Tvedestrand RegionensAvfallsselskapAS(RTAAS) I I Lisand Industrier AS Returkraft AS Interkommunale selskaper/samarbeid I Arendal Revisjonsdistrikt IKS I Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS Aksjeselskaper/andre selskaper som også har private eierinteresser (kan omfattes) I Agder Energi AS I Durapart AS Etter avtale med kontrollutvalget er det i forrige valgperiode gjennomført utvidet selskapskontroll av følgende selskaper: RTAASog Lisand Industrier AS. Det er utarbeidet en ny plan for selskapskontroll i henhold til forskriftens 13 for inneværende valgperiode. For inneværende valgperiode er selskapskontroll prioritert for følgende selskap: RTAAS, Returkraft AS. 8. Sekretariatsordningen for kontrollutvalget Fra og med 01.01.05 har sekretærhjelp og saksforberedelse til kontrollutvalget vært kjøpt fra Aust~ Agder fylkesrevisjon. Dette har sammenheng med at forskrift for kontrollutvalg ble endret, med den følge at kommunens utøvende revisor ikke lenger kunne være sekretær for utvalget. Ordningen er iht. anbudsprosess i 2011 og vedtak i bystyret forlenget fram til 2014. En arbeidsgruppe oppnevnt av KSAgder har levert en rapport med anbefaling om åsøke om å bli eier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKSfra 1.7.2014. 4
9. Arbeidsfordeling i kontrollutvalget For år 2014 vil kontrollutvalget opprettholde den praksis at oppfølging av politiske utvalg fordeles blant utvalgets medlemmer. Oppgaven omfatter oppfølging av vedtak, og forutsetter at innkalling, saksliste og protokoll etter møtene blir sendt til utvalgets medlemmer. 10. Virksomhetsbesøk For å bli bedre kjent med kommunens forvaltning, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, ønsker kontrollutvalget å besøke kommunens enheter. Det er ønskelig å etablere dette som en fast praksis ved at 1-2 enheter besøkeshvert år. 11. Videre behandling Årsplan for kontrollutvalget for 2014 Ieggesfram for bystyret for godkjenning. Risør, 28. november 2013 Per Arnt Tellefsdal Leder 5