Skanning av pasientjournaler. Sentrale problemstillinger ved overgang til elektronisk arkiv

K I T H INFORMASJONSTEKNOLOGI FOR HELSE OG VELFERD Skanning av pasientjournaler Sentrale problemstillinger ved overgang til elektronisk arkiv Samt oversikt over status skanning ved helseforetak pr. 1. mars 2004 VERSJON 1.0 24 mars 2004 KITH-rapport 2/04 ISBN 82-7846-214-3

KITH-rapport TITTEL Skanning av pasientjournaler Sentrale problemstillinger ved overgang til elektronisk arkiv Samt oversikt over status skanning ved helseforetak pr. 1. mars 2004 Forfatter Torbjørn Nystadnes K I T H INFORMASJONSTEKNOLOGI FOR HELSE OG VELFERD Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7489 Trondheim Besøksadresse Sverresgt 15, inng G Telefon 73 59 86 00 Telefaks 73 59 86 11 e-post firmapost@kith.no Oppdragsgiver Helse Nord RHF på vegne av all fem regionale helseforetak Rapportnummer 2/04 ISBN 82-7846-214-3 URL http://www.kith.no Dato 2004-03-11 Antall sider 25 Kvalitetssikret av Jacob Hygen Foretaksnummer 959 925 496 Prosjektkode Gradering Åpen Godkjent av Jacob Hygen, adm. direktør Sammendrag Denne rapporten inneholder en oversikt over aktuelle problemstillinger som alle helseforetak som ønsker å gå over til bruk av EPJ uten noen oppdateringen av papirbaserte pasientjournaler må forholde seg til. Det anbefales å starte et prosjekt for å utarbeide en veileder for skanning av journalarkiv i helseforetak. Veilederen bør beskrive alternative løsninger for et utvalg av problemstillingene, med særlig vekt på å få fram fordelene og ulempene med de forskjellige løsningsalternativene. Som et vedlegg er det også tatt med en oversikt over status skanning pr. 1. januar 2004 ved 15 helseforetak som svarte på en spørreundersøkelse som ble foretatt i forbindelse med utarbeidelse av denne rapporten.

Skanning av pasientjournaler. Side 5 av 25 Forord I desember 2003 vedtok de regionale helseforetakene å nedsette en arbeidsgruppe for å utarbeide utkast til en prosjektplan for et eventuelt nasjonalt prosjekt som kan identifisere og vurdere problemstillinger rundt skanning av pasientjournaler som antas å være relevante for helseforetak ved overgang fra papirbaserte journaler til EPJ. Arbeidsgruppen hadde følgende deltagere: Rådgiver Svein Arne Brygfjeld, Helse Nord RHF Arkivleder Nelly Anita Lian, Helse Midt-Norge RHF Sjefrådgiver Torbjørn Nystadnes, KITH (leder) Denne rapporten danner grunnlaget for det forslag til prosjektplan som er utarbeidet. Rapporten gir en oversikt over en del sentrale problemstillinger som helseforetak må forholde seg til dersom de skal gå over til bruk av EPJ uten noen oppdateringen av papirbaserte pasientjournaler. Hovedvekten er her lagt på skanning av eksisterende papirjournaler, men enkelte andre forhold er også berørt. KITH-rapport 2/04 2004

Skanning av pasientjournaler. Side 7 av 25 Innhold 1. Innledning...9 2. Overordnede strategier for skanning...10 2.1 Eksempler på overordnede strategier...10 2.2 I hvilken rekkefølge bør journalene skannes?...12 3. Organisering av journalens innhold...13 3.1 Forholdet mellom eksisterende EPJ og opplysninger i papirjournalen...13 3.2 Flere journaler på samme pasient...13 3.3 Retningslinjer for rydding i papirjournalen...13 3.4 Indeksering, OCR-konvertering...14 3.5 Opplysninger utenfor EPJ...14 4. Omleggingsprosessen...15 4.1 Hvor bør skanningen foregå?...15 4.2 Vurdering av behov når det gjelder teknisk løsning...15 4.3 Papirformat, papirkvalitet, skrifttyper, farger mv....15 4.4 Kvalitetssikring av resultatet...16 5. Bruk av det elektroniske arkivet...17 6. Forholdet til gjeldende regelverk...18 7. Anbefalinger...19 8. Referanser og andre relaterte dokumenter...20 Vedlegg 1: Status skanning ved noen HF...21 Helse Nord...21 Helse Midt-Norge...22 Helse Vest...22 Helse Øst...23 Helse Sør...23 KITH-rapport 2/04 2004

Skanning av pasientjournaler. Side 9 av 25 1. Innledning De fleste norske sykehus har nå tatt i bruk elektroniske pasientjournaler (EPJ). Enkelte har også startet med skanning av de papirbaserte pasientjournalene mens andre planlegger å starte slik skanning. I tillegg til at skanning er ressurskrevende, er det en rekke problemer både av arkivmessig, organisatorisk og teknisk karakter som må løses for at overgangen fra papirbasert journalarkiv til EPJ skal bli vellykket. I stor grad er dette generelle problemer som en av både økonomiske og kvalitetsmessige hensyn bør søke å finne gode løsninger som alle helseforetak kan ta utgangspunkt i og eventuelt tilpasse i henhold til lokale behov. I det etterfølgende gis en kort beskrivelse av en rekke slike forhold, og det gis til slutt en vurdering og anbefaling av hvilke av disse forhold det bør legges størst vekt på i en eventuell veileder for skanning av pasientjournaler. KITH-rapport 2/04 2004

Side 10 av 25 Skanning av pasientjournaler. 2. Overordnede strategier for skanning Når et helseforetak har besluttet å gå over til elektronisk pasientjournal uten parallell arkivering på papir, må en også finne en løsning på hvordan de eksisterende papirbaserte pasientjournalene skal håndteres. Å skanne disse journalene er den mest nærliggende løsningen, men med den store mengden pasientjournaler som finnes i arkivene til de fleste helseforetak, vil være betydelige kostnader knyttet til en skanning av det komplette journalarkivet. Det finnes imidlertid andre alternativer enn å skanne alle opplysninger i alle journaler. Før et helseforetak tar en beslutning om skanning bør fordelene og ulempene ved hvert enkelt alternativ vurderes opp mot behov og økonomiske rammer. På grunnlag av denne vurderingen kan det så velges en overordnet strategi for gjennomføringen av skanningen. 2.1 Eksempler på overordnede strategier I det etterfølgende gis noen eksempler på overordnede strategier som bør beskrives i en veileder. 1. Ingen skanning For ordens skyld bør også det å ikke foreta noen skanning tas med som et alternativ: Papirbasert tilvekst lagres i papirjournalen. Oversikt over tilveksten registreres i EPJ. For dokumenter som er særlig relevant for videre behandling registreres også utvalgte deler av innholdet manuelt. Det må avgjøres for den enkelte pasient om, og eventuelt når, papirjournalen kan gå over til å være en B-journal eller om den sammen med EPJ fremdeles skal være en A-journal. Fordeler: Sparer kostnadene med skanning. Ulemper: Papirjournalene må fortsatt være tilgjengelige, selv om det ikke vil være nødvendig å hente disse fram for alle pasienter. 2. Skanning kun av papirbasert tilvekst Flere sykehus har gjennom en årrekke benyttet EPJ og/eller PAS med mulighet til å registrere utvalgt klinisk informasjon. For mange pasienter vil det derfor finnes en EPJ som inneholder de opplysningene som er mest relevante i forbindelse med en eventuell senere innleggelse. For slike sykehus kan det være et alternativ å avslutte papirjournalen uten å skanne den. Papirjournalen avsluttes. All papirbasert tilvekst skannes. For enkelte pasienter kan eventuelt utvalgte dokumenter fra papirjournalen skannes dersom behandlingsansvarlig lege anser dette som nødvendig. Det må avgjøres for den enkelte pasient om, og eventuelt når, papirjournalen kan gå over til å være en B-journal eller om den sammen med EPJ fremdeles skal være en A-journal. Fordeler: Sparer arbeidet med skanning av gamle journaler. En stor del av papirjournalene vil raskt bli B-journaler. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 11 av 25 Ulemper: Mange papirjournaler må fortsatt være tilgjengelige. Også B-journaler vil oppta arkivplass, selv om det kan aksepteres at det tar lengre tid å hente disse fram igjen. 3. Skanning av utvalgte deler av journalen Store deler av opplysningene i mange pasienters journaler vil det være lite eller intet behov for ved senere innleggelser. Et godt alternativ kan derfor være å skanne kun utvalgte deler av journalene. De deler av papirjournalen som vurderes som relevant for videre behandling, skannes. Det må utarbeides retningslinjer for hvilke deler av journalene som skal skannes. Det må vurderes hvilke kriterier som bør legges til grunn for utvelgelse av den informasjonen som skal skannes. Disse kriteriene vil kunne variere fra diagnose til diagnose. All papirbasert tilvekst skannes. Papirjournalen avsluttes og går over til å bli B-journal. Men ikke før ansvarlig helsepersonell har gått gjennom journalen for å sjekke at alle nødvendige opplysninger er skannet. Dette kan f.eks. skje i forbindelse med første innleggelse etter skanningen. Fordeler: Begrenser arbeidet med skanning av gamle journaler. Ulemper: Det krever medisinsk kompetanse for å avgjøre hva som må skannes. Også B-journaler vil oppta arkivplass. 4. Skanning av aktive papirjournaler Langt fra alle pasienter som det er ført journal for, blir senere lagt inn for ny behandling på samme sykehus. For å dekke behovene i forbindelse med pasientbehandlingen vil det være tilstrekkelig å skanne journalene til de pasienter som på ny blir innlagt. De komplette journalene til alle pasienter som blir innlagt skannes og makuleres deretter. All papirbasert tilvekst skannes. Fordeler: Alle journalopplysningene blir tilgjengelig på elektronisk form. En gradvis minsking av behovet for arkivplass og personale til å håndtere papirjournaler. Ulemper: Skanningen krever betydelige ressurser. De journalene som ikke skannes vil oppta arkivplass inntil de kan avleveres til arkivdepot. 5. Total skanning Å skanne alle journaler er selvsagt også en mulighet. Alle journaler skannes i løpet av kortest mulig tid og makuleres deretter. All papirbasert tilvekst skannes. Fordeler: Alle journalopplysningene blir tilgjengelig på elektronisk form. En raskere reduksjon av behovet for arkivplass og personale til å håndtere papirjournaler. Ulemper: Skanningen vil kreve store ressurser i løpet av kort tid KITH-rapport 2/04 2004

Side 12 av 25 Skanning av pasientjournaler. 2.2 I hvilken rekkefølge bør journalene skannes? Målet med skanningen vil normalt være at journalene til flest mulig av pasientene som er inne til behandling blir tilgjengelige elektronisk så raskt som mulig. For å nå dette målet kan det være hensiktsmessig å: Skanne journaler til ventelistepasienter slik at disse er klare ved innleggelse. Skanne journalene til pasienter som blir akuttinnlagt etter utskrivning. Å skanne etter stigende fødselsdato e.l. vil sjelden være gunstig. Da de fleste vil ha begrensede ressurser til disposisjon, kan det være hensiktsmessig å starte med skanne journalene til ventelistepasientene for en avdeling og ta de øvrige avdelingene en for en når det blir kapasitet til det. Når en først beslutter å gå over til bruk av kun EPJ for en avdeling, er det viktig at avdelingen raskest mulig frigjøres helt fra papirjournalene. Er det besluttet å skanne hele journalarkivet, kan det være aktuelt å starte med å skanne uaktuelle journaler for å frigjøre arkivplass og høste erfaring, deretter fortsette etter en av de andre strategiene. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 13 av 25 3. Organisering av journalens innhold Det er ikke opplagt at innholdet i EPJ bør organiseres på samme måte som papirjournalen da EPJ gir helt andre muligheter til å finne fram til opplysningene. Før en starter skanning bør det vurderes om det skal velges en annen organisering i EPJ enn i papirjournalen. I en veiledning for skanning av pasientjournaler bør det gis en overordnet beskrivelese alternative prinsipper for organisering av EPJ med særlig vekt på fordeler og ulemper med de forskjellige alternativene. 3.1 Forholdet mellom eksisterende EPJ og opplysninger i papirjournalen Flere sykehus har gjennom en årrekke benyttet EPJ og/eller PAS med mulighet til å registrere utvalgt klinisk informasjon. I de aller fleste tilfeller har det vært foretatt utskrift fra disse systemene for arkivering i papirjournalen. Denne utskriften har gjerne blitt signert av ansvarlig helsepersonell og betraktet som originaldokumentet. Veilederen må inkludere en vurdering av forholdet mellom opplysninger i EPJ og signerte utskrifter av de samme opplysningene i papirjournalen. Vurderingen må ta utgangspunkt i aktuelle bestemmelser i lov eller i medhold av lov, samtidig som en må søke å finne fram til løsninger som er hensiktsmessig i forhold til videre bruk av journalen. 3.2 Flere journaler på samme pasient Hovedregelen er at det innenfor et helseforetak kun skal være en journal for hver pasient. Men ettersom de fleste helseforetak er dannet gjennom sammenslåing av flere sykehus, vil det for mange pasienter finnes mer enn en journal. I tillegg har enkelte avdelinger på noen sykehus også ført egne journaler for "sine" pasienter. Når et helseforetak skal gå i gang med å skanne pasientjournaler, må det tas stilling til hvordan en skal håndtere pasienter hvor det finnes mer enn en journal. Veilederen må gi en oversikt over hvilke alternativer det her er rom for innenfor rammen av bestemmelser i lov eller i medhold av lov. 3.3 Retningslinjer for rydding i papirjournalen Etter at det er tatt beslutning om hvilken organisering som skal benyttes for EPJ, må helseforetaket utarbeide retningslinjer for hvordan innholdet i papirjournalen skal grupperes før skanning, samt hvordan opplysningene i de enkelte grupper skal plasseres i EPJ. Dersom det er besluttet at kun utvalgte deler av journalene skal skannes, må det tas stilling til hvilke kriterier som bør legges til grunn for utvelgelse av de opplysninger som skal skannes. Det kan være relevant å ha spesielle kriterier for enkelte diagnoser/behandlingsformer. I tillegg til at en veileder må beskrive fordeler og ulemper med de hovedalternativene en har når det gjelder rydding, bør det også gis eksempler på hvordan retningslinjer for rydding kan utformes. KITH-rapport 2/04 2004

Side 14 av 25 Skanning av pasientjournaler. 3.4 Indeksering, OCR-konvertering For hver enkelt dokumentgrupper bør det også vurderes hvordan informasjonen bør deles opp og indekseres i forbindelse med skanningen. Er det tilstrekkelig å skanne hele gruppen som ett dokument eller bør den deles inn i enkeltdokumenter som indekseres hver for seg? Et annet forhold som bør omhandles av veilederen, er hvilke typer opplysninger fra papirjournalen som det ikke er tilstrekkelig å ha tilgjengelig i form av skannede dokumentsider. For enkelte dokumenttyper kan det være relevant å OCR-konvertere innholdet slik at det blir søkbart, og det kan også være aktuelt å registrere enkelte opplysninger "manuelt" i spesielle attributter i EPJ-systemet. Dette vil typisk gjelde nøkkelopplysninger som personalia, Cave, blodtype etc, men det kan også finnes andre typer opplysninger som må være lettere tilgjengelig enn de blir på skannede dokumentsider. Hvilke opplysninger dette gjelder, vil kunne være avhengig av pasientenes diagnoser mv. 3.5 Opplysninger utenfor EPJ Det vil kunne finnes opplysninger som etter helsepersonelloven inngår i pasientjournalen, men som det av forskjellige årsaker ikke lagres i selve EPJsystemet. Dette kan både være elektronisk informasjon, f.eks. røntgenbilder i et separat PACS-system eller papirdokumenter f.eks. i en B-journal. I en veileder bør disse problemstillingene belyses gjennom en oversikt over aktuelle typer opplysninger og hvordan disse kan håndteres, men det vil måtte være det enkelte helseforetak å utarbeide nødvendige retningslinjer for håndtering av slike opplysninger. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 15 av 25 4. Omleggingsprosessen Veilederen bør også ta for seg forhold relatert til organiseringen og kvalitetssikring av selve omleggingsprosessen. 4.1 Hvor bør skanningen foregå? Hvor skanningen skal foregå, er det selvsagt opp til det enkelte helseforetak å avgjøre. På dette området bør veilederen derfor begrenses til å gi en kort beskrivelse av fordeler og ulemper med de tre hovedalternativene som finnes: Desentral skanning. De enkelte avdelinger mv. vil typisk selv ha ansvaret for at journalene til de som skal behandles ved avdelingen, blir hentet ut fra arkivet, ryddet og skannet før pasientene legges inn. Sentralisert skanning. Skanningen av alle papirjournaler foretas i, eller i nær tilknytning til, det sentrale pasientjournalarkivet. Skanningen settes bort til en ekstern virksomhet som kan ligge i betydelig avstand fra sykehuset. (Dette forutsetter at en pasients journal raskt kan skannes når den blir etterspurt.) 4.2 Vurdering av behov når det gjelder teknisk løsning Enkelte typer dokumenter kan det være nødvendig å skanne i farger med høy oppløsning for å oppnå tilfredsstillende kvalitet, mens en for rene maskinskrevne dokumenter vil kunne klare seg med skanning i sort/hvit og lavere oppløsning. Dersom en velger å skanne alt ut fra krav som tilfredsstiller de vanskeligste dokumentene er en kvalitetsmessig på den sikre siden, men kostnadene blir gjerne større enn ved en differensiert løsning. En veileder kan ikke gå langt i å gi konkrete anbefalinger på dette området da prisbildet er i stadig endring. Veilederen bør derfor begrenses til å gi råd om hvilke faktorer det er viktig å ta hensyn til når det gjelder valg av teknisk løsning. 4.3 Papirformat, papirkvalitet, skrifttyper, farger mv. Innholdet i pasientjournaler kan være meget variert. Selv om A4-formatet varierer kan det forekomme en rekke mindre og større formater, slik som f.eks. lange strimler med kurver fra forskjellige typer medisinsk-teknisk utstyr. Kvalitet og farge på papiret varierer også sterkt. Tynne, fargede gjennomslag med svak skrift og gamle, gulnede papir med svekket kulepennskrift kan være vanskelig å skanne med tilfredsstillende resultat. For enkelte dokumenter kan det være nødvendig å foreta en forbehandling før skanningen gjennomføres, f.eks. en avfotografering eller kopiering for å forbedre kontrasten før skanning. Veilederen bør gi en oversikt over de vanligste problemene med eksempler på hvordan disse kan løses. KITH-rapport 2/04 2004

Side 16 av 25 Skanning av pasientjournaler. 4.4 Kvalitetssikring av resultatet Etter at skanning er foretatt, må resultatet kontrolleres opp mot originalen for å sikre at dokumentene er godt leselige og at opplysninger ikke har gått tapt. En veileder bør kort beskrive hvilke krav som må stilles til rutiner for slik kvalitetssikring og henvise til bestemmelser i lov eller i medhold av lov der det er relevant. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 17 av 25 5. Bruk av det elektroniske arkivet Bruk av et elektronisk journalarkiv krever andre rutiner enn det papirbaserte arkivet, og det er viktig at de nødvendige rutiner utarbeides som en del av omleggingsprosessen. Eksempler på forhold som slike rutiner bør dekke, kan være: Håndtering/skanning av papirbasert tilvekst til journalen. Kontroll med dokumentflyten er viktig, hvor i sykehuset oppstår papirbasert informasjon som skal inn i journalen og hvordan skal en sikre at denne blir registrert i, eventuelt referert fra, den elektroniske journalen. Rutiner for "elektronisk postmottak". Når en går over til å benytte elektroniske meldinger for en god del av de henvendelser som i dag kommer på papir, må det etableres et "postmottak" og rutiner for elektronisk fordeling av disse henvendelsene. Samspillet mellom EPJ og det papirbaserte arkivet Samspillet mellom EPJ-systemet og andre systemer som benyttes av helseforetaket. (Pasientadministrativ system, PACS, RIS, andre behandlingsrettede system.) Periodisering og eventuelt uttrekk for deponering av uaktuelle journaler. Det vil føre for langt å inkludere slike forhold i den omtalte veilederen, men prosjektet bør ta opp denne typen forhold til vurdering og eventuelt foreslå at det utarbeides egne veiledninger eller lignede for enkelte områder. KITH-rapport 2/04 2004

Side 18 av 25 Skanning av pasientjournaler. 6. Forholdet til gjeldende regelverk En sentral del av arbeidet med veilederen vil være en gjennomgang av bestemmelser i lov eller i medhold av lov som kan komme til anvendelse i forbindelse med overgangen fra papirbasert pasientjournalarkiv til EPJ. I tillegg til at veilederen må inneholde en oversikt over de aktuelle bestemmelsene, må det overalt ellers hvor det er relevant, henvises til de bestemmelser som kommer til anvendelse i den situasjonen som behandles i veilederen. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 19 av 25 7. Anbefalinger Ettersom flere helseforetak er allerede i gang med skanning av pasientjournaler og andre er andre planlegger å starte i nær framtid, haster det med å få utarbeidet en veileder som gi helseforetakene et bedre grunnlag til å ta beslutninger på i forbindelse med overgang fra papirbasert journalarkiv til ren elektronisk pasientjournal. Det anbefales derfor at det raskest mulig startes et prosjekt for å få utarbeidet en slik veileder. Det vurderes derfor som viktigere at en veileder blir raskt tilgjengelig enn at den tar for seg alle problemstillinger som kan være relevante i forbindelse med overgang fra papirbasert journalarkiv til ren elektronisk pasientjournal. I den overordnede beskrivelsen av problemstillingene i de foregående kapitlene er det derfor tatt med en kort vurdering av i hvilken grad problemstillingene bør vektlegges i en slik veileder. Særlig viktig er det at prosjektet som skal utarbeide veilederen gjør en grundig vurdering av de overordnede strategiene for skanning samt organisering av innholdet i den elektroniske pasientjournalen. De beslutninger helseforetakene gjør her får store konsekvenser både for kostnadene forbundet med omleggingen og for senere bruk av opplysningene i forbindelse med pasientbehandlingen. Veilederen bør derfor primært være et hjelpemiddel til å planlegge og gjennomføre en vellykket skanning av journalarkiv. Innholdet bør organiseres etter den prosessen et helseforetak må gjennomgå fra den initiale beslutningen til skanningen er gjennomført og resultatet er tatt i bruk. Det bør legges vekt på å beskrive sentrale problemstillinger på de forskjellige trinn i prosessen samt fordeler og ulemper med aktuelle løsningsalternativer og eventuelle fallgruver som en må være spesielt oppmerksomme på. Målet må være at beskrivelser fra veilederen skal kunne inngå som sentrale deler av underlaget for de beslutninger som må tas. KITH-rapport 2/04 2004

Side 20 av 25 Skanning av pasientjournaler. 8. Referanser og andre relaterte dokumenter [1] Elektronisk pasientjournal standard: Arkitektur, arkivering og tilgangsstyring. Del I: Funksjonsrettet beskrivelse. KITH 2001. [2] Elektronisk pasientjournal standard: Arkitektur, arkivering og tilgangsstyring. Del II: Tekniske spesifikasjoner. KITH 2001. 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 21 av 25 Vedlegg 1: Status skanning ved noen HF Som et ledd i utarbeidelsen av denne rapporten ble det sendt en forespørsel til arkivlederne i alle helseforetak/regionale helseforetak med detaljerte spørsmål vedr. skanning av pasientjournaler. Fristen som ble gitt for svar var kort, men det kom likevel inn flere svar med informasjon som vil være til nytte i det videre arbeid med en veileder for skanning av pasientjournaler. Av de 17 svarene som har kommet inn har 10 foretak startet skanning og 3 foretak har startet planlegging av skanning. Selv om det ikke ble spurt konkret om det i undersøkelsen, framgår det at enkelte av de som har skannet journaler benytter løsninger som ikke er integrert i EPJ. Alle foretakene er villige til å dele sine erfaringer med andre. Kun et sykehus (Sørlandet Sykehus i Arendal) har stoppet oppdateringen av papirjournalen med utskrifter fra EPJ og to sykehus har delvis stoppet slik oppdatering. Alle foretakene kan ha mer enn en journal pr. pasient. Dette dels som en følge av sammenslåing av flere sykehus til et foretak, men de fleste har også avdelinger som fører spesielle journaler f.eks. psykiatri eller føde/barsel. Også andre systemer som inneholder opplysninger som faller inn under journalbegrepet forekommer i rikelig monn. Svarene som er kommet inn indikerer klart at det finnes en rekke spørsmål relatert til overgangen fra papirbasert journal til EPJ hvor det er behov for avklaring. Selv om mange av disse spørsmålene er relatert til skanning, er det også behov for avklaringer knyttet til andre forhold. Spesielt viktig her er hvordan en skal kunne forholde seg til den hovedregel som er gitt i pasientjournalforskriften som tilsier at en pasient kun skal ha en journal innenfor en og samme virksomhet. Helse Nord Helse Finnmark HF Omfang av pasientjournalarkiv: 600 hyllemeter samt eget morsarkiv Morsarkiv er filmet/skannet, i tillegg ca 500 aktive journaler EPJ tatt i bruk: 1989 - DIPS Universitetssykehuset Nord-Norge HF Hålogalandsykehuset HF Nordlandssykehuset HF Omfang av pasientjournalarkiv: I underkant av 100 000 journaler EPJ tatt i bruk: 1992 - DIPS Startet skanning i 2000. Ca. 15000 journaler er skannet. Helgelandssykehuset HF KITH-rapport 2/04 2004

Side 22 av 25 Skanning av pasientjournaler. Helse Midt-Norge Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Omfang av pasientjournalarkiv: EPJ tatt i bruk: Ønsker å igangsette både sentral skanning av historisk journal og desentral skanning av restjournal i 2004. Helse Nord-Trøndelag HF St Olavs Hospital HF Omfang av pasientjournalarkiv: 12000 hyllemeter EPJ tatt i bruk: 1998 - Doculive Skanning startet 15.01.2004 (Hudavdelingen er pilot). Rusbehandling Midt-Norge HF Helse Vest Helse Stavanger HF Omfang av pasientjournalarkiv: 4135 hyllemeter + 510 hyllemeter mors. EPJ tatt i bruk: 1995 - Infomedix Helse Fonna HF Omfang av pasientjournalarkiv: 5500 hyllemeter 1400 stk. morsjournaler er mikrofilmet EPJ tatt i bruk: Haugesund sjukehus: 1993 - IMX-journal 1300 stk. komplette journaler, (12-13 hyllemeter) er skannet Valen sjukehus: 1994 - Capsy Odda sjukehus: 2001 - Doculive Stord sjukehus: 2001 - Doculive Helse Bergen HF Omfang av pasientjournalarkiv: 1,2 mill journaler Totalt 125 400 journaler er mikrofilmet, herav 15 000 mors. EPJ tatt i bruk: 1999 - Doculive EPJ + DIPS i psykiatrien Skanning startet 25.11.2003, 557 journaler, ca 5,5 meter er skannet så langt. Helse Førde HF 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 23 av 25 Helse Øst Aker universitetssykehus HF Akershus universitetssykehus HF Omfang av pasientjournalarkiv: 2700 hyllemeter EPJ tatt i bruk: Nei, DIPS tas i bruk i 2004 Skanning til DIPS planlegges startet i august 2004 79280 journaler er skannet med en løsning fra KIBI 124837 journaler er mikrofilmet, derav 17767 mors. Sykehuset Asker og Bærum HF Omfang av pasientjournalarkiv: Ikke tilgjengelig EPJ tatt i bruk: Bærum sykehus: 1995 - DocuLive Blakstad: 1999 - CAPSY Skal erstattes av et felles system for hele HF. Planlegger å starte skanning i 2005. Sunnaas sykehus HF Omfang av pasientjournalarkiv: Ikke oppgitt EPJ tatt i bruk: Nei, kun PAS (IMX) Har ingen konkrete planer om skanning. Sykehuset Østfold HF Ullevål universitetssykehus HF Omfang av pasientjournalarkiv: ca.6.000 hyllemeter fjernarkiver (i tillegg er 1.000 l.m. avlevert til Oslo Byarkiv) og ca. 1.000 hyllemeter nærarkiver Ca 120.000 journaler (inkl. mors) er mikrofilmet. Dette er i tillegg til ovenstående arkivmengde. EPJ tatt i bruk: 1998 - DocuLive EPR Startet skanning 01.03.2003. Har skannet ca 50 hyllemeter, skanner nå daglig 1-2 meter. Samme pasient kan ha opp til 5-6 forskjellige journaler som rydde og samles i journal før skanning. Sykehuset Innlandet HF Helse Sør Helse Blefjell HF Omfang av pasientjournalarkiv: ca 1150 meter, ca 150.000 journaler (somatikk) EPJ tatt i bruk: 1997/98 - TiethoEnator Infomedix tekst. Ingen journaler er mikrofilmet. Planlegging av skanning har ennå ikke startet. KITH-rapport 2/04 2004

Side 24 av 25 Skanning av pasientjournaler. Det norske radiumhospital HF Omfang av pasientjournalarkiv: Ca 3000 hm. Vi er i ferd med å avlevere ca 350 hm Har mikrofilmet alle morsjournaler fra 1932 til 1955.Disse journalene er avlevert til Riksarkivet. EPJ tatt i bruk: Nei, men det er under planlegging Avventer ny server på sykehuset, og planlegger oppstart av skanning så snart som mulig. Rikshospitalet HF Omfang av pasientjournalarkiv: 9357 hm EPJ tatt i bruk: 1997 - Doculive EPR Startet skanning i desember 2003. Skanner nye henvisinger og ekstern dokumentasjon >100 journaler for nye pasienter. Sørlandet sykehus HF Det planlegges å starte skanning for de resterende delene av SSHF i 2005. SSA: Sørlandet sykehus Arendal Omfang av pasientjournalarkiv: 1690 hyllemeter (eksl. morsarkivet), 180 000 journaler (inkludert morsjournaler) EPJ tatt i bruk: 2001 - DIPS Antall journaler skannet: 27.500 somatiske hovedjournaler (utvalgte deler av journalene). Totalt har 36.750 somatiske pasienter elektronisk journal. I tillegg er det skannet 1334 journaler for psykiatrien. SSK: Sørlandet sykehus Kristiansand Omfang av pasientjournalarkiv: Somatikk: 3.382 hyllemeter, 300 000 journaler Psykiatri: 350 hyllemeter, 21 000 journaler. 11 000 Morsjournaler er mikrofilmet og skannet. EPJ tatt i bruk: 1994 - DIPS SSF: Sørlandet sykehus Flekkefjord Omfang av pasientjournalarkiv: 100 000 journaler EPJ tatt i bruk: Spesialsykehuset for epilepsi HF Lister sykehus HF Vest-Agder sykehus HF Omfang av pasientjournalarkiv: EPJ tatt i bruk: Sykehuset i Vestfold HF 2004 KITH-rapport 2/04

Skanning av pasientjournaler. Side 25 av 25 Sykehuset Telemark HF Spesialsykehuset for rehabilitering HF Psykiatrien i Vestfold HF Omfang av pasientjournalarkiv: Ikke tilgjengelig EPJ tatt i bruk: 1990 - PAPS - egenutviklet PAS og EPJ system (Utvikler selv håndtering av skannede journaler i dette systemet) Pilotprosjekt skanning startet for en avdeling i 2004, skal foreløpig skanne ca 300 journaler. Sykehuset Buskerud HF Ringerike sykehus HF Omfang av pasientjournalarkiv: På Ringerike sykehus ca 1300 meter, Hallingdal Sjukestugu ca 180 meter, Ringerike Psykiatriske Senter/døgnavdeling ca 40 meter. Til sammen ca 1520 meter. EPJ tatt i bruk?: 199 - TiethoEnator Infomedix/Classic og InfoMedix-G + BUP-data Ingen journaler er mikrofilmet. Planlegging av skanning har ennå ikke startet. KITH-rapport 2/04 2004