Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: Biblioteket, Ulvik Dato: 04.09.2015 Tidspunkt: 09:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gunnbjørg Øyre Leiar SV Kjell Røkenes Nestleiar H Ingrid Sponheim Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Hans Petter Torbjørnsen Ordførar (til PS 21/15) Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Odd J. Storebø IHR Arne Gilbakken IHR (Til PS 23/15) Gunn Marit Helleve IHR (Til PS 23/15) Gunnbjørg Øyre utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 18/15 PS 19/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 20/15 Byggjerekneskap for prosjekt 4339 Hjelmevoll bustadfelt 2014/176 PS 21/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden 2014/183 PS 22/15 IHR presenterer revisjonsstrategi 2015 og rekneskapsrevisjonen så langt 2014/175 PS 23/15 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp 2015/7 PS 24/15 Budsjett for kontroll og tilsyn i Ulvik herad 2016 2014/173 PS 25/15 Referatsaker RS 12/15 Første tertialrapport 2015 2014/175 RS 13/15 Fylkesmannen i Hordaland - Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 2014/160 RS 14/15 RS 15/15 Notat frå Thommessen dagsett 12.6.15 om hablitetsvurdering Partsbrev frå heradsstyret i Ulvik herad, Årsmelding for Kontrollutvalet 2014 2014/200 2014/181 RS 16/15 Handlingsplan Hardangerbrua 2014/379 RS 17/15 Vedtak heradsstyret årsmelding og rekneskap for 2014 2014/175 PS 26/15 Eventuelt PS 18/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 19/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte
Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll frå møte 29.04.2015 Møteprotokoll frå møte 29.04.2015 vart godkjent. PS 20/15 Byggjerekneskap for prosjekt 4339 Hjelmevoll bustadfelt Forslag til uttale: Kontrollutvalet tilrår at heradsstyret godkjenner prosjektrekneskap for prosjekt 4339 Hjelmevoll bustadfelt Kontrollutvalet tilrår at heradsstyret godkjenner prosjektrekneskap for prosjekt 4339 Hjelmevoll bustadfelt PS 21/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden Forslag til vedtak Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Ulvik herad i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. Ordførar, utvalsmedlemmer, sekretariat og revisjon hadde ein grundig diskusjon om dei 16 punkta. Skjema for evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011 2015
Kontrollutvalet (heretter kalla KUV), ordførar, rådmann, revisor og sekretariatet vil gjennomføre evaluering av arbeidet i KUV i valperioden 2011 2015. Evalueringa inneheld desse spørsmåla: Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? Problem med infrastruktur. (internett, kodar) Gode møte som er effektive og engasjerte Ja Ordfører: Rapportar må vere framtidsretta. Viktig å få på plass ein god plan og analyse for forvaltningsrevisjon, slik at det er dei «rette» prosjekta som vert gjennomført. Har fått dei rammene kontrollutvalet har bedt om, men har ikkje meir økonomi enn at lovkravet vert oppfylt Heradstyret kjenner ikkje godt nok til kontrollutvalet og arbeidet i kontrollutvalet? Rådmann litt kritisk til metode brukt frå revisjonen si side. Kan metode drøftast i oppstartsmøte? KU orientere heradsstyret i starten av perioden om arbeidet i kontrollutvalet. KU har foreslått at leiar bør ha fast sete i heradsstyret. Sjå punkt 6 Ja, god ny heimeside Nei God samhandling med revisor. Planar for inneverande periode kunne vore betre. Kontrollutvalet fornøgde. Lett å kome i kontakt med sekretariatet, lydhøyr. God tone og trivelige møter Ordførar; Partsbrev i samme epost? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? 16 Anna Utvalet: Bra sist på Solstrand. Begrep og rutinar som er spesielle for kontrollutvala. Blir kjend med KU i andre kommunar. Grunnleggjande. Gruppearbeid bør kome i bolk 2 Opplæring med fokus på dei nye Ja. Kontrollutvalet hadde kanskje fått ein betre start om KU vore med sist. Tinging til KS om opplæring bør og omhandle kontroll og tilsyn.
Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Ulvik herad i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. PS 22/15 IHR presenterer revisjonsstrategi 2015 og rekneskapsrevisjonen så langt Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar revisjonsstrategien og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2015 frå IHR til orientering. Odd Storebø frå IHR orienterte kontrollutvalet og svarte på spørsmål. Revisjonen vurderer å gå noko djupare i undersøking i finansiell revisjon i 2015 Kontrollutvalet tar revisjonsstrategien og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2015 frå IHR til orientering. PS 23/15 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp Forslag til vedtak Orienteringa vert teken til orientering.
Arne Gilbakken frå IHR orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. Revisjonen prøvde å få til eit oppstartsmøte i slutten av juni 2015, det var ikkje mogleg å få til dermed vart oppstartsmøte utsett til i dag. Revisor har begynt å gjennomgå anskaffingar i heradet. Ulvik herad brukar meir og meir Hardanger innkjøpssamarbeid. Revisor presenterte metode for rådmann i oppstartsmøtet, og han hadde ikkje kommentarar på valgt metode. Rapporten er forventa levert i neste møte i kontrollutvalet Orienteringa vert teken til orientering. PS 24/15 Budsjett for kontroll og tilsyn i Ulvik herad 2016 Forslag til innstilling Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ulvik herad til vidare handsaming. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ulvik herad til vidare handsaming. PS 25/15 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering
Referatsakene vart tekne til orientering. RS 12/15 Første tertialrapport 2015 RS 13/15 Fylkesmannen i Hordaland - Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 RS 14/15 Notat frå Thommessen dagsett 12.6.15 om hablitetsvurdering RS 15/15 Partsbrev frå heradsstyret i Ulvik herad, Årsmelding for Kontrollutvalet 2014 RS 16/15 Handlingsplan Hardangerbrua RS 17/15 Vedtak heradsstyret årsmelding og rekneskap for 2014 PS 26/15 Eventuelt Ingen saker meldt. Kontrollutval, sekretariat og revisjon avslutta fira års godt samarbeid med lunsj på Brakanes Hotel. Ingen saker meldt.