Møteprotokoll Kontrollkomite Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 26.05.2008 Tid: 16.30 Til stede på møtet Medlemmer: Meldt forfall: Fra administrasjonen: Fra revisjonen: Møteleder: Fra sekretariatet: Morten Kokaas (leder), Kenneth T. Brodal (nestleder), Nils A. Nesjan, Erling Moe, Rita Kumar, Jon Steinar Gudmundsson Sissel Kotte Kommunaldirektør Elin Rognes Solbu Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen, plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen, forvaltningsrevisor Berit Juul, forvaltningsrevisor Hans Petter Wollebæk Morten Kokaas Sekretariatsleder Monica Grøtte, rådgiver Lars Settemsdal Pkt.1: Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste enstemmig godkjent. Pkt.2: Godkjenning av møteprotokoll fra møtet i kontrollkomiteen 05.05.2008-05-26 Møteprotokollen enstemmig godkjent. Pkt.3: Melding av saker til eventuelt Nils Nesjan meldte en sak. Jon Steinar Gudmundson meldte en sak. Møteprotokoll for Kontrollkomite, 26.05.2008 (08/20529) 1
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. 23/08 07/12646 Forvaltningsrevisjon - mål- og resultatstyring i Trondheim kommune 24/08 07/41528 Åpne møter i kontrollkomiteen 25/08 08/20509 Vedtaksoppfølging i kontrollkomiteen - status pr 19.05.08 Møteprotokoll for Kontrollkomite, 26.05.2008 (08/20529) 2
Sak 23/08 Forvaltningsrevisjon - mål- og resultatstyring i Trondheim kommune Forslag til innstilling: 1. Bystyret er tilfreds med at rådmannen har etablert et mål- og resultatstyringssystem, og at prosessene med målfastsettelsen i det alt vesentlige er hensiktsmessig. 2. Resultatrapporteringen har et vesentlig forbedringspotensial. Bystyret ber rådmannen forbedre resultatrapporteringen i tråd med revisjonsrapporten. 3. Bystyret bes om å gi tilbakemelding til formannskapet innen 01.11.2008 om hvordan de forhold som er påpekt i rapporten er fulgt opp. 4. Bystyret tar forøvrig rapporten til orientering. Forvaltningsrevisor Berit Juul orienterte om rapporten. Kommunaldirektør Elin Rognes Solbu kommenterte rapporten og besvarte spørsmål fra komiteen. Innstillingen enstemmig vedtatt. Saken oversendes bystyret med følgende INNSTILLING: 1. Bystyret er tilfreds med at rådmannen har etablert et mål- og resultatstyringssystem, og at prosessene med målfastsettelsen i det alt vesentlige er hensiktsmessig. 2. Resultatrapporteringen har et vesentlig forbedringspotensial. Bystyret ber rådmannen forbedre resultatrapporteringen i tråd med revisjonsrapporten. 3. Bystyret bes om å gi tilbakemelding til formannskapet innen 01.11.2008 om hvordan de forhold som er påpekt i rapporten er fulgt opp. 4. Bystyret tar forøvrig rapporten til orientering. Saksordfører: Rita Kumar (AP) Møteprotokoll for Kontrollkomite, 26.05.2008 (08/20529) 3
Sak 24/08 Åpne møter i kontrollkomiteen Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Sekretariatsleder Monica Grøtte orienterte om saken. Kontrollkomiteen fremmet følgende omforente forslag til vedtak: 1. Kontrollkomiteens møter holdes for åpne dører, men må lukkes i følgende tilfeller: a) Ved behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. b) Ved behandling av saker hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. c) Ved behandling av personalsaker. For øvrig kan kontrollkomiteens møter lukkes ved spesielle tilfeller. 2. Publisering av kontrollkomiteens saker følger gjeldende praksis for bystyrekomiteene. Komiteens omforente forslag til vedtak enstemmig vedtatt. 1.Kontrollkomiteens møter holdes for åpne dører, men må lukkes i følgende tilfeller: d) Ved behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. e) Ved behandling av saker hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. f) Ved behandling av personalsaker. For øvrig kan kontrollkomiteens møter lukkes ved spesielle tilfeller. 2. Publisering av kontrollkomiteens saker følger gjeldende praksis for bystyrekomiteene Sak 25/08 Møteprotokoll for Kontrollkomite, 26.05.2008 (08/20529) 4
Vedtaksoppfølging i kontrollkomiteen - status pr 19.05.08 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar saken til orientering. Rådgiver Lars Settemsdal orienterte om vedtaksoppfølgingen. Innstilling enstemmig vedtatt. Kontrollkomiteen tar saken til orientering. Eventuelt Nils Nesjan stilte spørsmål i forbindelse med evalueringen av kontrollkomiteens sekretariat. Jon Steinar Gudsmundson stilte spørsmål om vedtaksoppfølging generelt i Trondheim kommune, Trondheim Spektrum, skjenkekontroll, vann og avløp og sammenheng mellom størrelse og kvalitet på sykehjem. Møtet hevet kl. 19:00. Morten Kokaas komiteleder Monica Grøtte sekretariatsleder Møteprotokoll for Kontrollkomite, 26.05.2008 (08/20529) 5