Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) INNKALLING TIL MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Sted: rom 435, HF-bygget Dato/ tid: mandag 18. februar 2013 kl. 10.00 11.30 Innkalt: Daniel Apollon, Keld Hyldig, Jørgen Bakke, Victoria Rosén, Sigrun Eilertsen, Randi Neteland, Håvard Østrem Peersen, Arnt Robert Leganger, Signe Nilssen, Stig Andreassen Invitert: Gisle Selnes Dersom noen av representantene ikke kan møte, må de selv be vara om å stille i stedet. Dagsorden a) Godkjenning av innkalling og sakspapir b) Protokoll fra sirkulasjonssak 1/13, s. Sak 2/13 Orienteringssaker -Oppnevning av valgstyre, nyvalg til Instituttrådet -Utdanningsmeldingen 2012, vedtatt i UUI 04.02.2013 (s. 4-5) -Internseminar for LLE 13. mars -Oppnevnt forskningsetisk komité ved LLE (s. 6) -Nytt FFU oppnevnt (s. 7) Diskusjonssaker Sak 3/13 Økonomiorientering Regnskapsavslutningen for 2012 er ennå ikke klar, men foreløpige tall viser at LLE gikk med overskudd i 2012. Vi har søkt om en del overføringer til 2013, men størrelsen på overføringene totalt avhenger av størrelsen på fakultetets rammer. Vi ber instituttrådet i første omgang om innspill rundt føringer og prioriteringer for budsjettet i 2013, jf. sak 1/13 Notat vedr. budsjettfordeling 2013. Forslag til vedtak: Rådet tar orienteringen til orientering, og ber om at synspunkt fra diskusjonen tas med i det videre budsjettarbeidet. Sak 4/13 Frikjøp og permisjoner (s. 8, samt eget vedlegg til e-post) Framlegg til vedtak: IR tek saka til vitende og ber om å få ei ny og utførleg sak våren 2013, med sikte på tydelege rutinar. Vedtakssaker Sak 5/13 IR-møteplan våren 2013 Det har vært vanskelig å finne en annen ukedag for møtene denne våren. Opprinnelig plan, diskutert 1
i rådsmøtet i desember, har vært møte rett i forkant av fakultetsstyremøtene. Forslag til møteplan blir dermed mandagene 18. mars, 22. april, 10. juni. Forslag til vedtak: IR vedtar møteplanen for våren 2013. Sak 6/13 HMS-plan 2013 (s. 9-10) Forslag til vedtak: Rådet vedtar LLEs plan for HMS-arbeid 2013, med de endringer som kom fram i møtet. Sak 7/13 Forskningsmelding 2012 Sakspapir ettersendes. Forslag til vedtak: Rådet vedtar forskningsmeldingen for 2012 med de endringer som kom fram i møtet. Sak 8/13 Forskerutdanningsmelding 2012 Sakspapir ettersendes. Forslag til vedtak: Rådet vedtar forskerutdanningsmeldingen for 2012 med de endringer som kom fram i møtet. Sak 9/13 Eventuelt Johan Myking instituttleder Siri Fredrikson adm.sjef/sekretær Vara, instituttrådet ved LLE Gruppe A: Daniel Apollon Daniel.apollon@lle.uib.no Gruppe B: Frode Helmich Pedersen Frode.Pedersen@lle.uib.no Gruppe C: Unn-Therese Thorvaldsson Unn-Therese.Thorvaldsson@lle.uib.no Gruppe D: 2
Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) PROTOKOLL FRA MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Sak 1/13 Sirkulasjonssak: Notat vedr. budsjettfordeling 2013 Ingen merknader mottatt innen fristen 24. januar, saken ble derfor tatt til etterretning. Johan Myking instituttleder Siri Fredrikson sekretær 3
Utdanningsmelding for 2012 Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier Til IR-sak 2/13 LLE - orienteringssaker Studietilbud ved LLE LLE er et mangfoldig institutt, med 13 ulike bachelorgrader (inkl. 3 spesialiseringer i nordisk og 2 i språkvitenskap), 11 mastergrader, integrert lektorutdanning, flere årsstudier, norskkurs for utenlandske studenter og ansatte samt etter- og videreutdanningstilbud. Planer for oppretting av nye studietilbud SKOK arbeider med oppretting av en joint master. Se utdanningsmelding fra SKOK. Evaluering Evaluering har vært et viktig tema i UUI og ved instituttet i 2012. I april ble det arrangert seminar med "evaluering" som tema for fagkoordinatorer og studieadministrasjonen ved instituttet, med innlegg fra Arild Raaheim fra Program for universitetspedagogikk, Jan Reinert Carlsen fra SVT snakket om Integrert evalueringsdesign på dannelsesemnene ved UiB, og Fredrik Longva, leder for studentutvalget ved LLE, snakket om evaluering sett fra studentenes side. Nye og oppdaterte retningslinjer for emneevaluering er utarbeidet og vedtatt i UUI i 2012. 55 emner ved LLE har blitt evaluert i løpet av 2012. Programsensor og programevaluering LLE har nå oppnevnt programsensor på 10 BA-program med sine respektive MA-program. Samtlige av disse programmene eller deler av dem er under evaluering og vil fortsatt være det i 2013. Det gjenstår fortsatt å engasjere programsensor på 2 program. Studiekvalitet og læringsmiljø Det nettbaserte studiet PRISME, videreutdanning for lærere som underviser i norsk som andrespråk, ble i 2012 tildelt HFs Spurveuglepris og deretter Ugleprisen for utdanningskvalitet fra UiB, og har også blitt nominert til den nasjonale læringsmiljøprisen. Ved LLE er vi stolte og glade for den innsatsen som fagmiljøet i norsk som andrespråk har lagt ned i dette utdanningstilbudet, og vil samtidig understreke at samarbeid med SEVU har hatt stor betydning for studiets ubetingede suksess, slik det er dokumentert i flere evalueringsrunder og -rapporter fra VOX. Studenter og fagutvalg LLE har et svært aktivt studentutvalg, som på tampen av 2012 skiftet navn til Instituttutvalget, i tillegg til aktive fagutvalg på de fleste fagene. Også i 2012 var det satt av midler til studentutvalg, og det ble blant annet tildelt midler til en flott og informativ brosjyre om studentdemokrati fra Instituttutvalget. Den relativt høye utskiftingsraten på studentrepresentanter gjør at det er viktig å ha kontinuerlig oppfølging og kontakt med studentutvalgene, og ett slikt middel som er tatt i bruk 4
ved LLE er frokostmøter med instituttledelse og studentrepresentanter fra både Instituttutvalget og fagutvalgene. Undervisningsressurser Det har vært høyt forbruk av vikarer ved LLE også i 2012 på grunn av fravær og frikjøp som skyldes varierte årsaker. Økt bruk av II-stillinger kan være ett virkemiddel for å bidra til å avhjelpe de ressursproblemene som oppstår i faglig ansattes fraværsperioder, men samtidig er det viktig å sikre kontinuitet med og gjennom faste stillinger. Flere av fagene ved LLE som tidligere har blitt omtalt som "små" har hatt og opplever fortsatt vekst i antall oppmeldte studenter. Som tidligere meldt understreker vi at LLE er et stort og mangfoldig institutt, og det er instituttledelsens mål å føre en solidarisk politikk som sørge for at alle fag og programmer får så gode betingelser som mulig å arbeide under. Med vennlig hilsen Hilde G. Corneliussen Undervisningsleder LLE 07.02.2013 Johan Myking Instituttleder LLE 5
6
7
IR-sak 4/13 Diskusjonssak: Om reglar for frikjøp ved innhenting av prosjekt Bakgrunnsdokument (vedlegg, pdf): 1. Stein Haugom-Olsen: Notat om frikjøp og permisjon 1.11.09 innkalling IR-sak 27/09, sjå http://www.uib.no/filearchive/innkalling-nov-09.pdf 2. Referat frå IR 16.11.2009, sak 27/09, sjå http://www.uib.no/filearchive/referat-16-11-09.pdf 3. Retningslinjer for frikjøp og permisjon, 28.01.10, sjå Rutinesamling LLE, utdelt til alle Som grunnlagsdokumenta viser, er dette ei gammal sak som det sitjande IR har fått og diskutert før. Bakgrunnen var ein altfor høg bruk av vikarar og mellombels tilsette på grunn av praksisen med å gje fullt frikjøp for forskarar som får tilslag på eksternfinansierte prosjekt. Som datoane viser, kom denne saka opp mot slutten av regimet til den første instituttleiaren ved LLE. Etter den tid har instituttet skifta leiar tre gonger og administrasjonssjef éin gong, og desse reglane har aldri fått tid til å verta skikkeleg innarbeidde. Saka har komme opp att i fakultetssamanheng og på sentralt hald, og det ser ut til å vera politisk brei semje om ein politik lik den som kjem til syne i notatet frå SHO 1.11.09. Dette trass i at ein del av den restruktureringa somer omtala i notatet, i mellomtida er gjennomført. Alle institutta har fått signal om å gjennomgå sin eigen praksis på dette området. Det er liten tvil om at dagens vikarbruk framleis er for høg. Leiinga ønskjer derfor å ta opp att denne diskusjonen, i første omgang slik at reglane daterte 28.01.10 vert praktiserte ved nye prosjektsøknader, i neste omgang slik at ein vurderer innstramming til det nivået notatet frå 1.11.09 gjev uttrykk for. Leiinga vil òg henta inn meir dokumentasjon frå sentralt hald. Framlegg til vedtak: IR tek saka til vitende og ber om å få ei ny og utførleg sak våren 2013, med sikte på tydelege rutinar. 8
IR-sak 6/13 HMS-plan 2013 Plan for HMS-arbeidet ved Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier 2013 MÅL for HMS-arbeidet - Vårt overordnede mål er et arbeidsmiljø der alle trives og utvikler seg profesjonelt - Vår arbeidskultur skal være bygget på dialog, åpenhet og gjensidig tillit i fagmiljøene, mellom de ulike fagmiljø og mellom fagmiljø, administrasjon og ledelse - Vi skal ha et godt fysisk arbeidsmiljø Oversikt over HMS-ansvarlige ved instituttet -HMS-ansvarlig: Instituttleder -HMS-kontakter i administrasjonen: Siri Fredrikson og Jorunn Nedreberg -Verneombud: Keld Hyldig. Vara: Alf Edgar Andresen -Byggansvarlig (brannvern): Eli Kristine Knudsen (LLE). Vara: Anne Hestnes (IF). For plassansvarlig, se egen oversikt. Forslag til handlingsplan og tiltak Sosiale tiltak/samlinger TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Kakelunsjene Fortsette tiltaket Administrasjonen Ca. en fredag i måneden Vi feirer en bok I forbindelse med kakelunsjer Kontaktpersoner: Forskningsleder Forskningsrådgiver Ca. en fredag i måneden Presentasjon av nye prosjekt I forbindelse med kakelunsjer Instituttleder Presentasjon av nye medarbeidere Markering av jubilanter (50/60 år, 25/40 år ved UiB) Markering, avganger og 70 år Sommeravslutning I forbindelse med kakelunsjer Instituttleder / administrasjonen I forbindelse med kakelunsjer Instituttleder / administrasjonen Eget arrangement Instituttleder / administrasjonen For dato og initiativ: administrasjonen Medio juni Juleavslutning Egen komité Medio desember Det fysiske arbeidsmiljøet TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR HMS-runde Gjennomføre HMS-runde og følge opp resultatene Verneombud /adm.konsulent Vår 2013 Brannvernrutiner, Brannøvelser og kjennskap til HF-bygget Øvelser: Byggansvarlig Minst en gang i 9
brannvernopplæring, kjennskap til HF-bygget Henge opp oppdatert brannverninstruks på instituttet og ved lesesalsplassene i HFbygget Verneombud/ adm.konsulent året Ved endringer Sende ut tilbud om brannvernkurs til alle ansatte ved LLE, Instituttutvalget ved LLE (IU), fagutvalgene ved LLE, lesesalsansvarlige i 3. og 4. etasje i HFbygget Verneombud/ adm.konsulent Hvert semester Sende massepost til alle ansatte ved LLE med lenke til info om brannvern Verneombud/ adm.konsulent Hvert semester Sende masseepost til alle studentene ved LLE med lenke til info. om brannvern Studieleder Hvert semester Sosiale og faglig-sosiale møteplasser, HF-bygget Oppussing Tilrettelegging av rom Instituttledelsen Kommunikasjon og samhandling TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Kommunikasjon i fagmiljøene Regelmessige møter i fagmiljøene, både formelle og uformelle Fagkoordinator Kommunikasjon fra fagmiljøene til ledelse / utvalg Fremme saker overfor utvalgs- og komitemedlemmer og/eller direkte med ledelsen Fagkoordinator / den enkelte Hele året Informasjonsflyt angående utvalgsarbeid Alle innkallinger og referater fra IR/UUI/FFU sendes til alle til info Instituttledelsen og utvalgssekretærene Innkallingene til fakultetsstyremøtet videreformidles til alle Adm.sjef Mottak av nye medarbeider -Integrering i fagmiljøene -Samtaler med ledelsen -Administrativ organisering -Fagmiljøene -Instituttledelse -Administrasjonen Medarbeidersamtaler Med faste vitenskapelige Instituttleder Medarbeidersamtaler Med stipendiater/ postdoc / midl. forskere Forskningsleder Medarbeidersamtaler Med midlertidige undervisningstilsatte Undervisningsleder Medarbeidersamtaler Med administrativ stab Administrasjonssjef Brannvernrutiner Utvikle rutiner, sørge for at alle har fått tilstrekkelig brannvernopplæring Adm.sjef, adm.konsulent brannvernansvarlige Løpende HMS-møte Felles HMS-møte Instituttledelsen Mars 10