Versjon: 2014 22 april

Brukerveiledning for: Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen Versjon: 2014 22 april Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 1

Endringslogg Versjon Endringer Dato Utført av 001 Etablert dokument 31.12.2013 OGH 002 Oppdatert etter møte 16 16.01.2014 OGH Januar 003 Oppdatert etter møte 23 23.01.2014 OGH Januar 004 Oppdatert etter møte 12.03.14 12.03.2014 OGH 1.00 Kontrollert og publisert 28.04.2014 OGH Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 2

Innholdsfortegnelse Endringslogg... 2 1. Innholdet... 4 1.1 Bruken av begrepet informasjonsbredde... 4 1.2 Utveksling av produktinformasjon mellom kjøper og selger... 4 1.3 Forvaltning av dokumentet... 4 2. Regler for identifisering... 4 2.1 Identifisering av produkter (GTIN)... 4 2.2 Spesielle regler ved endring av GTIN på et produkt... 5 2.3 Identifisering av fysiske og juridiske enheter (GLN)... 5 2.4 Varens beskrivelse i feltet Varenavn 1... 5 3. Produkter og pakningsnivåer... 6 3.1 Forbrukerpakning (F-pak)... 6 3.2 Detaljistforpakning (D-pak)... 6 3.3 Transportforpakning (T-pak)... 6 4. Informasjonsbredde... 7 5. Produktbilder og linker til videoer o.l....13 Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 3

1. Innholdet Dette dokumentet er en generell brukerveiledning for informasjonsbredde i barneutstyrsbransjen. Dokumentet beskriver informasjonsbredden som skal utveksles mellom kjøper og selger. 1.1 Bruken av begrepet informasjonsbredde Med informasjonsbredde menes i dette dokumentet den produktinformasjon som er relevant for utveksling mellom kjøper og selger. Andre betegnelser for informasjonsbredde kan være grunndata, metadata, masterdata eller stamdata. 1.2 Utveksling av produktinformasjon mellom kjøper og selger For å sikre en korrekt og effektiv informasjonsflyt mellom kjøper og selger av et produkt, er det viktig at både innhold og struktur på informasjonen som skal utveksles er entydig forståelig for begge parter. Det er derfor utviklet et standardisert format i form av en MS excelfil som brukes til utfylling og utveksling av produktinformasjon. 1.3 Forvaltning av dokumentet Første utkast av dokumentet er utarbeidet i prosjektet standardisering av databredde i barneutstyrsbransjen i 2014. Dokumentet skal forvaltes av Virke på vegne av bransjen. 2. Regler for identifisering Dette kapittelet beskriver ulike typer av nomenklatur som skal gi en felles og entydig forståelse av et begrep/terminologi for alle parter. 2.1 Identifisering av produkter (GTIN) Varer eller produkter skal identifiseres med GTIN (Global Trade Item Number), tidligere EAN-artikkelnummer. Det er bare spesielle forhold som åpner for bruk av andre former for identifisering. GTIN skal primært vedlikeholdes av merkeeier. I barneutstyrsbransjen skal produkter identifiseres med GTIN (Global Trade Item Number). GTIN er et globalt nummersystem som sikrer unik identifikasjon av produkter. GTIN kan ha inntil 14 siffer. GTIN 8 GTIN 12 GTIN 13 GTIN 14 har 8 siffer og benyttes på små produkter. har 12 siffer og benyttes i USA og Canada. er det mest vanlige på produkter og har 13 siffer. har 14 siffer og brukes til merking av ytteremballasje. Når GTIN oversettes til en strekkode, kan nummeret raskt leses ved hjelp av skannere. De mest synlige fordelene ved bruk av GTIN og strekkoder er at arbeidet i kassa går raskere og at kunden får en kassalapp som sier nøyaktig hva som er kjøpt, og til hvilken pris. Men fordelene er langt flere enn de vi ser i butikken. All varehåndtering i hele verdikjeden kan effektiviseres ved bruk av GTIN. Her er noen eksempler på hvordan GTIN kommer til uttrykk i en strekkode: Kjeder og butikker mottar og selger Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 4

produkter fra en rekke leverandører, både nasjonalt og internasjonalt, og må derfor kunne håndtere alle typer GTIN. For leverandører som skal nummerere og merke sine produkter, anbefales det å benytte GTIN-13. For nærmere informasjon om oppbygning og struktur for GTIN og merking, henviser det til GS1 Guiden om nummerering og merking med GTIN, som kan fås ved henvendelse til GS1 Norway eller som kan lastes ned elektronisk fra GS1 Norway s hjemmeside http://www.gs1.no For mer informasjon om GTIN og GS1 sine globale standarder, se http://www.gs1.no 2.2 Spesielle regler ved endring av GTIN på et produkt Endring av et GTIN nummer på en eksisterende vare skal ALDRI forekomme. Hvis det skal lages et nytt GTIN nummer skal det alltid medføre opprettelse av en ny vare. GTIN nummer blir lest inn i ulike datasystemer. For å sikre unikhet og muligheten for å følge med på endringer gjelder denne regelen. 2.3 Identifisering av fysiske og juridiske enheter (GLN) Fysiske eller juridiske enheter skal identifiseres med GLN (Global Location Number). Det er bare spesielle forhold som åpner for bruk av andre former for identifisering. Søknad om nytt GLN kan gjøres på http://glnservice.gs1.no/glnwebskjema/ For mer informasjon om GLN og GS1 sine globale standarder, se http://www.gs1.no 2.4 Varens beskrivelse i feltet Varenavn 1 Å lage en regel på hvordan beskrivelsen skal være er vanskelig. Det må ses i sammenheng med de andre feltene som er i bruk. Dette feltet vil som regel leses inn i datasystemene som varens beskrivelse -1. Det skal ikke forkomme andre tegn i teksten enn vanlige alfanumeriske tegn a...å samt 0..9. 1. Bare store bokstaver er tillatt maksimalt 30 tegn. Varenavn1 skal unikt beskrive og identifisere varen. Vareteksten skal begynne med beskrivelse av varen. Da vareteksten skal leses og forstås av en rekke personer med forskjellige funksjoner i systemet og i tillegg også brukes som opplysning til sluttbruker (hylleforkanter i butikk, prisbøker, e-handelsløsning), er det viktig at det legges flid og omtanke i oppbyggingen av disse. 2. Varenavnet skal begynne med betegnelsen på varen, for eksempel Vognpose. Det er mulig å legge merkenavn først i varenavnet, dette forutsetter at varenavnet er beskrivende nok til entydig å identifisere varen. 3. Etter betegnelsen legges det så inn spesifikasjon på varen, for eksempel 20x70 (enheten trengs ikke oppgis) 4. Deretter andre spesifikasjoner for eksempel farge, typenummer etc. 5. Varenavnet er unik per vareeier, det må ikke etableres like varetekster. Feltet «varebeskrivelse» kan benyttes til videre utdypninger av beskrivelsen av varen. For eksempel til å angi (eller annet) i en eske når dette er minste salgsenhet. Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 5

3. Produkter og pakningsnivåer Dette kapittelet tar for seg de ulike regler og rutiner som er knyttet til registrering av informasjonsbredde. Kapittelet er viktig for at begge parter skal ha en entydig oppfatning av innholdet. 3.1 Forbrukerpakning (F-pak) Enheten som kjøpes av forbruker og som skannes i butikkassen(pos). F-pak betegnes også ofte som minste salgbare enhet. F-pak kan også komme i en eller flere pakninger. Ved strekkodemerking av F-pak skal EAN-13-symbolet benyttes. Unntaket er for produkter som er så små at det ikke er mulig å benytte et EAN-13-symbol. Da må man benytte GTIN-8-nummeret samt EAN-8 strekkodesymbolet. Når det gjelder størrelse og plassering av strekkodesymbolet, viser vi til GS1 Guiden om nummerering og merking med GTIN. Alle produkter skal ha en FPAK definert og denne skal være identifisert med et GTIN nummer som er unikt for dette produktet og FPAK-en. 3.2 Detaljistforpakning (D-pak) Enheten (kartong) som bestilles av butikk fra grossist eller leverandør og som inneholder flere F-pak. 3.3 Transportforpakning (T-pak) Enheten (for eksempel pall) som transporteres mellom aktørene i verdikjeden. T-pak inneholder som oftest flere D-pak, men kan i enkelte tilfeller kun inneholde F-pak. 11 Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 6

4. Informasjonsbredde 1 Leverandør Navn på leverandør levnavn 40a Tekst Møbelprodusent AS 2 Leverandør_GLN Global Location Number (GLN) for leverandør levgln 13n GLN, 13 siffer 7080000704705 som juridisk enhet. Se kapittel 2.2 i brukerveiledningen for bruk av GLN. 3 Organisasjonsnummer Leverandøren organisasjonsnummer i tilfeller der leverandøren er Norsk orgnr 8n 12345678 4 Distribusjonssted Global Location Number (GLN) for disgln 13n GLN, 13 siffer 7080000704712 distribusjonssted som fysisk lokasjon. Se kapittel 2.2 i brukerveiledningen for bruk av GLN. 5 Forbrukerpakning Global Trade Item Number (GTIN) for gtinfpak 13n GTIN, 13 siffer 7046592255308 forbrukerpakning (fpak). Se kapittel 2.1 i brukerveiledningen for bruk av GTIN. 6 Detaljistpakning Global Trade Item Number (GTIN) for gtindpak 13n GTIN, 13 siffer 7046592255315 detaljistforpakning (dpak). Se kapittel 2.1 i brukerveiledningen for bruk av GTIN. 7 Leverandørens Leverandørens eget produktnummer. levproduktnr 30a Tekst/tall 1234567 artikkelnummer Nummeret vil være likt for alle kjeder. 8 Antall FPAK i DPAK Antall FPAK i DPAK ved bestilling AntFpak 3n Tall 123 9 Minimum bestillingsantall Antall i minste bestillingsenhet Hvis denne er ulik 1 betyr det at leverandør har minste forpakningsenhet > 1 og at Kjedene må bestille i denne enheten bestantall 4n tall 1000 10 Varenavn 1 Leverandørens varenavn 1 prodnavn 30a Tekst Svane Classic Vendbar 11 Kasse bongtekst Produktbeskrivelse på kassekvittering til sluttkunde legges inn av den enkelte leverandør, må forkortes med fornuft prodbeskskrivelse 30a Tekst 12 Varebeskrivelse Leverandørens varebeskrivelse Forklarende tekst på varen, der varetekstene blir for like eller der forkortelser kan forklares proddetaljer 60a Tekst Vevd teppe i ull med soumak veveteknikk, 100 % ren ull, Håndvevd Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 7

13 Utvidet Varebeskrivelse Lang varebeskrivelse, Til Nettbutikker, DM, utvidet produktinformasjon nokkelegenskap 120a Tekst fylles ut med tekst 14 Ingress Hvis behov fylle dette ut som en innledende tekst vedlikehold 350a Tekst Tørrenses/Må ikke ristes/støvsuges regelmessig. 15 Salgstøtte URL URL til leverandørens produktbeskrivelser Salgsstotte 120a URL Tekst http:// 16 Plakattekst 1 Prisplakater Plakat_1 78a Tekst Felt som kan overføres til program for utskrift av plakater 17 Plakattekst 2 Prisplakater Plakat_2 78a Tekst «18 Plakattekst 3 Prisplakater Plakat_3 78a Tekst «19 Materialbeskrivelse 1 Beskrivelse av materiale som er brukt i dette produktet 20 Materialbeskrivelse 2 Beskrivelse av materiale som er brukt i dette produktet 21 Materialbeskrivelse 3 Beskrivelse av materiale som er brukt i dette produktet 22 Materialbeskrivelse 4 Feltet kan brukes til spesielle behov for noen produkter Material_1 78a Tekst Material_2 78a Tekst Material_3 78a Tekst Material_4 78a Tekst 23 Merkenavn SERIE (Produktets familienavn) Merkenavn 30a Tekst Eksempel: STOKKE Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 8

24 Modellnavn Modell 30a Tekst Eksempel: TRIPP TRAPP Her mener vi "navnet på varen" / "stylenavn". Hvis varen ikke har et modellnavn, la feltet stå tomt 25 Type Produkt Produkt type, kategori Ptype 30a Tekst Eksempel: Stol Her skal det fylles inn type produkt. For eksempel Kombivogn, Bilstol, Body Ull. 26 Farge Produktets farge. følge leverandørens fargevalg 27 Størrelse Betegnelse som angir størrelse Brukes til å bestemme størrelse på bruk Farge 20a Tekst Blå Size 10a Tekst XXXL 28 HMS Hvis produktet oppfyller spesifikke HMS krav 29 Miljø Hvis produktet har fått miljømerking f.eks svanemerket 30 Garanti Hvis produkt har garanti som går utover standard 5 år Hms 3a Tekst Ja/Nei Fremtidig bruk Miljo 3a Tekst Ja/Nei Fremtidig bruk Garanti 3a Tekst Ja/Nei Fremtidig bruk 31 Montering Montering. Hvordan leveres produktet: Montering 1n Tall Et av følgende må brukes: 1=delvis montert, 2=montert, 3=ferdigprodukt. Produktinformasjon til kunde. Kommer frem på plakater etc. 32 Bestilling fra dato For nye produkter, dato når produkt kan bestilles fra Åpner produktet for salg i butikk bdato 8n Dato ddmmyyyy Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 9

33 Sesong sesong 12A Årstall Årstall for "når kom varen" For eksempel : 2013 VÅR 34 Opprinnelse Produksjonsland origin 30a Tekst China 35 Utgår dato Hvis leverandør skal slutte å produsere dette produktet skal siste bestillingsdato angis udato 8n Dato ddmmyyyy 36 Montert høyde Montert høyde Montert_h 4n Tall i cm. 1 37 Montert bredde Montert bredde Montert_b 4n Tall i cm. 1 38 Montert dybde Montert dybde Montert_d 4n Tall i cm. 1 39 Montert lengde Montert lengde Montert_l 4n Tall i cm. 1 40 Transport høyde Transportmål høyde Transport_h 4n Tall i cm. 1 41 Transport bredde Transportmål bredde Transport_b 4n Tall i cm. 1 Må ha mål i 3 dimensjoner, f.eks lengde+bredde+høyde. Hvis produktet er rundt erstattes 2 av dimensjonene av diameter. Må ha mål i 3 dimensjoner, f.eks lengde+bredde+høyde. Hvis produktet er rundt erstattes 2 av dimensjonene av diameter. Må ha mål i 3 dimensjoner, f.eks lengde+bredde+høyde. Hvis produktet er rundt erstattes 2 av dimensjonene av diameter. Må ha mål i 3 dimensjoner, f.eks lengde+bredde+høyde. Hvis produktet er rundt erstattes 2 av dimensjonene av diameter. Fremtidig bruk Fremtidig bruk Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 10

42 Transport dybde Transportmål dybde Transport_d 4n Tall i cm. 1 43 Transport lengde Transportmål høyde Transport_l 4n Tall i cm. 1 44 Bruttovekt Bruttovekt i Kg Brutto_kg 6n Tall i kg. 2 er 45 Nettovekt Nettovekt i Kg Netto_kg 6n Tall i kg. 2 er Fremtidig bruk Fremtidig bruk 46 Antall kolli Til bruk for lagerdrift Antall_K 3n Tall Antall kolli som blir levert (1av X) 47 Basisenhet Forpakning på produktets basisenhet (STK, PAK, ESK, ) Lagerenhet og grunnlag for varebeholdningsverdier. Settes av mottaker av informasjonen og kan være annerledes enn leverandørens verdier. som regel være FPAK Benhet 3a Tekst 48 Salgsenhet Forpakning på produktets salgsenhet (STK, PAK, ESK) 49 Lagerenhet Forpakning på produktets lagerenhet fra leverandør(stk,pak,esk,pal) etc.. Senhet 3a Tekst Lenhet 3a Tekst 50 Brutto innkjøpspris i Valuta Leverandørenes grunnpris/ listepris eks MVA pr. salgsenhet, for en gitt periode, før rabatter/bonuser/påslag. B_Innpris_Val 7n Numerisk, 2 er 51 Valutakode Valutakode for den valuta som leverandøren sender på faktura Val_Kode 3a Tekst NOK;SEK Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 11

52 Veil.utsalgspris i NOK Leverandørens veiledende utsalgspris inkl MVA pr Salgsenhet Veil_pris 7n Numerisk, 2 er 53 Mva Mva sats i prosent(%) Mva 4n Numerisk, 2 er 54 Ny prisdato Tidspunkt ny pris er gyldig fra Nypdato 8 Dato ddmmyyyy 55 Ledetid Produktets ledetid i antall dager (Antatt verdi) Denne verdien skal inneholde leverandørens leveringstid i antall dager fra ønsker leveringsdato som angitt fra kjøper til faktisk leveringsdato 56 Supplering produktet suppleres etter opprinnelig bestilling ledetid 4n Heltall suppl 1a J/N Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 12

5. Produktbilder og linker til videoer o.l. Bilde av et produkt skal tas enkeltvis. Det skal helst være en ren bakgrunn og underlag, som for eksempel en hvit vegg og ingen detaljer som ligger over produktet. Oppløsning for bilder skal være 300 dpi i 1:1 størrelse og minste tillatte størrelse er bredde 800 x høyde 491 pixler. Hvis det skal tas nye bilder er det ønskelig at hovedbilder av produktene tas forfra. Unntaket er stoler og senger som tas litt ovenfra og fra siden. Bildefil skal navnes med leverandørens eget GTIN (7030128098765_produkt.jpg), og hvis det finnes flere bilder av samme produkt skal de nummeres (7030128098765_produkt_1. etc.) Miljøbilder skal navnes 7030128098765_miljo.jpg, og hvis det finnes flere bilder av samme produkt skal de nummeres (7030128098765_miljo_1. etc.) Produktbilder er noe som skal leveres, mens miljøbilde er valgfritt (kan). Versjon 1.00 Informasjonsbredde i Barneutstyrsbransjen 13