9.1 Årsavslutningsrutine Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0 Ansvarlig: Den som har (løpende) ansvar Godkjent av: Regnskapsprogrammet Gyldig fra: 01.12.2014 Utarbeidet av: Regnskapsprogrammet Arkivreferanse 12/1488 Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet: Bilagsart: MV Avsetning SRS Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i Agresso for en bruttobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Denne rutinen omhandler: Vurdering av balanseposter Inntektsføring av driftsbevilgning Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Avregning av årets resultat Gjennomføring av overføring til nytt år Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført. Ansvarlig(e) gjennomfører(e): Rolle 1: Regnskapsansvarlige i virksomheten. Rolle 2: Kundebehandler i DFØ Berører andre rutiner: Definisjoner: Ingen Fremgangsmåte og arbeidsdeling:(**= henvisning til nummer i rollekart/prosessdiagram) utføres av ** oppgave handling Referanse Virksomheten 1 Gjennomfør en ordinær periodeavslutning Foreta en ordinær periodeavslutning, se rutiner for periodeavslutning. Virksomheten 1 Gjennomfør en vurdering av alle balanseposter Foreta en fullstendig vurdering av alle balanseposter i regnskapet. Hvis det er forhold som ikke blir vurdert løpende gjennom året må disse vurderes særskilt ved årets slutt. Eksempler på dette kan være kostnader for ikke avviklet Side 1 av 5
utføres av ** oppgave handling Referanse ferie pr 31.12. Virksomheten 1 Utarbeid og godkjenn et posteringsbilag for Tilskuddsforvaltning Jf. Veiledningsnotat til standard kontoplan skal tilskuddsforvaltning i kontogruppe 85 og 87 presenteres etter kontantprinsippet. På minimum aggregert nivå foretas en tilbakeføring av differansen mellom saldo i virksomhets- og kontantregnskapet, f.eks. slik: 1. På konto 851 855 og 870 878 tilbakeføres saldo (K) over ikke avregnet og utbetalt for året mot ny konto 2407 Leverandørgjeld motkonto (D). Ved eventuell bruk av kontogruppe 25 istedenfor 24 må denne kontogruppen gå i null ved regnskapsavleggelsen. 2. På konto 859 og 879 bokføres saldo avregnet og utbetalt for året (K) mot konto 1998 Tilskuddsforvaltning (motpost konto 859 og 879 (D). Utarbeide og godkjenne posteringsbilag for Innkrevingsvirksomhet Innkrevingsvirksomhet i kontogruppe 82 84 skal presenteres etter kontantprinsippet 1. På konto 821 825, 830 831 og 840 848 tilbakeføres saldo på ikke oppgjorte poster (D) mot ny konto 1509 Fordringer motkonto (K). 2. På konto 829, 839 og 849 bokføres saldo over oppgjort for året (D) mot konto 1997 Innkrevingsvirksomhet (motpost 829, 839 og 849) (K). Virksomheten 1 Inntektsføre årets driftsbevilgning Ved årsslutt skal endelig driftsbevilgning for det aktuelle år inntektsføres selv om ikke hele bevilgningen er forbrukt. Det er kun den delen av den ubenyttede bevilgningen som man regner med å få overført til neste budsjettår som skal inntektsføres. Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgning. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag D 1991 Inntektsført bevilgning ordinær drift K 3900 Inntekt fra bevilgning til ordinær drift Side 2 av 5 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten 1 Investeringsbevilgning Inntektsføring av investeringsbevilgning skjer løpende ihht forpliktelsesmodellen, jfr. rutine Inntektsføring av investeringsbevilgning. Kontroller at dette er foretatt. DFØ 1 Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Før det kan kjøres avskrivninger på neste år må serverprosessen (AT14) Oppdatere avskrivningsgrunnlag kjøres ved årets slutt. Denne jobben sikrer at det er kjørt avskrivninger i alle perioder i inneværende år og den klargjør modulen for bruk for neste år. Se brukerhåndboken for Anleggsmodulen for detaljert beskrivelse. Virksomheten 1 Avregning av årets resultat Den siste bokføring i regnskapet i periode 12 er avregning av periodens resultat. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag Nettosummen av alle inntekter og kostnader i kontoklasse 3 til 7 og kontogruppe 80 og 81 i virksomhetsregnskapet bokføres på konto 8950 Avregning med statskassen, med motpost i balansen på konto 1999 Avregning resultat av periodens aktiviteter. NB! Posteringen skal gjøres med bilagsart MV. I endelig kontospesifikasjon skal summen av alle resultatkonti, inklusive årsavslutningsposteringen, være null. Sum eiendeler skal være lik sum virksomhetskapital og gjeld. Side 3 av 5 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten 1 OVERFØRING AV UTGÅENDE BALANSE TIL NYTT ÅR - GJENNOMFØRING Kontroller at alle avstemminger er foretatt. Klargjør balansen for overføring til nytt år ved å foreta posteringene beskrevet nedenfor i periode 14. Alle posteringer skal gjøres med bilagsart MV. Kontantmellomværende Ta ut S-rapport for siste innrapportering til Statsregnskapet for året. Bokfør endring i kontantmellomværende for året på konto 1980 Avregning mellomværende med statskassen Kontantrelatert med motpost på konto 1990 Avregning NB! Utgående saldo på 1980 akkumulert pr. periode 14 skal tilsvare kontantmellomværende i S-rapporten. Oppgjørskonti Norges Bank Overfør saldo på oppgjørskontiene 1939 og 1949 til konto 1990 Avregning mellomværende med statskassen andre Arbeidsgiveravgift og gruppelivsforsikring Overfør saldo på konto 1985 Gruppelivsforsikring og 1986 Arbeidsgiveravgift til konto 1990 Avregning Periodisert mellomværende Overfør saldi på kontoene 1991, 1992, 1993, 1996, 1997, 1998 og 1999 til konto 1990 Avregning Side 4 av 5 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
DFØ 2 Foreta trigging av balanse til nytt år Sett opp triggere for overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår. Kjør testkjøring av overføring av utgående balanse i hovedbok og i kontantregnskapet til nytt år og kontroller resultatet før endelig bokføring. Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen. Virksomheten 1 Kontroll av overføring til nytt år Inngående balanse kontrolleres av virksomheten. Utdyping/ forklaring tips Side 5 av 5 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0