Møteprotokoll Utvalg: Fellesnemnda Indre Fosen kommune Møtested: Kommunestyresalen, Leksvik kommunehus Dato: 28.01.2016 Tid: 18:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Steinar Saghaug Leder LE-H Bjørnar Buhaug Medlem RI-SP Ove Vollan Medlem RI-HØ Bjørn Vangen Medlem RI-HØ Linda Renate Lutdal Medlem LE-H Per Kristian Skjærvik Medlem RI-AP Knut Ola Vang Medlem LE-AP Torun Skjærvø Bakken Medlem RI-AP Merethe Kopreitan Dahl Medlem LE-AP Line Marie Rosvold Abel Medlem LE-V Marthe Helen Småvik Medlem RI-FRP Harald Fagervold Medlem RI-PP Jon Normann Tviberg Medlem LE-KRF Kurt Håvard Myrabakk Medlem LE-FRP Vegard Heide Medlem RI-MDG Per Brovold Medlem RI-SV Odd-Arne Sakseid Medlem RI-KRF Stefan Hansen Medlem RI-V Sigurd Saue Medlem LE-SV Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Camilla Sollie Finsmyr Medlem LE-SP Liv Darell Medlem LE-SP Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Arve Myran Camilla Sollie Finsmyr LE-SP Erling Pedersen Liv Darell LE-SP Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Kai Terje Dretvik Rådmann Leksvik Kjersti Lerstad Utvalgssekretær/Prosjektstilling kommunereformen Kristoffer Fjeldvær Økonomisjef/Prosjektmedarbeider Rissa Odd-Robert Solvåg Kommunalsjef TLM Leksvik
Karsten Bergersen Bjørn Ståle Aalberg Kristin Andreassen Sissel Grimsrud Økonomisjef Leksvik Kommunalsjef Helse Leksvik Personalsjef Leksvik Prosjektmedarbeider Rissa Merknader: Ingen merknader til innkalling og dermed godkjent. Drøftingssaker Aktuelle FoU-prosjekter (forskning og utvikling). Det er forespørsler om masteroppgaver og doktorgradsoppgaver tilknyttet sammenslåingsprosessen og utvikling av ny kommune. Utvikling av en ny kommune innebærer en stor omstilling for ansatte, ledere og folkevalgte. For å lykkes med omstillingen og utvikling av en ny organisasjonskultur, er det viktig at prosjektledelsen er oppmerksom på, og er i stand til å forsterke, de faktorene som bidrar til at ansatte, ledere og folkevalgte drar i samme retning. Et viktig hensyn er at prosjektet utvikling av Indre Fosen blir forsket for, og ikke bare på, dvs at det gjennom denne typen forskning samtidig gis veiledning og gis mulighet til å sette inn tiltak som med stor sannsynlighet virker. Det er ellers stadig utviklingsprosjekter som settes i gang i begge kommunene. Når prosjektene er relevante for begge kommunene, så bør den andre kommunen inviteres inn slik at man jobber mot Indre Fosen kommune. Det er ønske om å samarbeide for å være / bli en innovativ kommune som har fokus på utvikling. Det er flere eksempler på aktuelle utviklingsprosjekter å samarbeide om: o Interreg-prosjekt om «samfunnsentreprenørskap» initiert av Nord Universitet (tidligere HiNT), Mittuniversitetet i Jämtland og NTNU. Det ble nylig avklart at EU finansierer dette prosjektet, og Rissa kommune er en aktør sammen med andre kommuner, regioner, Nord-Trøndelag fylkeskommune og private aktører. For Rissa handler dette om integrering av flyktninger der frivilligheten, kunnskapsmiljø, næringsliv og offentlig sektor samarbeider om konkrete tiltak man har tro på. Erfaringsutveksling og kunnskapsoverføring om temaet er sentralt. Dette har Rissa sagt at vi ønsker å invitere Leksvik med på fra 2016. o EU-prosjekt i Rissa: KulMin (kulturminner), ecreate, digitalisering av kulturminner/historien kommer fram på en spennende måte. o Tetris, vertsrollen, få bedre økonomi i reiselivsbedrifter o RissaMat. Kostholdets betydning for mestring og trivsel i barnehager og skoler. o Skoleprosjekt. Henvendelse fra Ungarn. o Innovasjon i omsorg. Teknologi. o Brua over Trondheimsfjorden. Egne prosjekt, EU, forskningsråd, eksterne midler. Horisont 2020 er verdens største forskningsog innovasjonsprogram med 80 milliarder euro 700 mrd norske fram til 2020. Vi kan delta på linje med kolleger og konkurrenter i andre europeiske land. Målet må være å få tak i halvparten og ha kontakt med miljøene som er lengst framme på alle de ulike områdene. Innhold i felles kommunestyremøte. Det er anbefalt å involvere kommunestyrene i arbeidet som fellesnemnda har ansvar for. Ordførere og rådmenn har derfor forslag om at det avholdes et felles kommunestyremøte
tilknyttet møteplanen for kommunestyremøtene. 10. mars har begge kommunestyremøte, og forslaget er at felles kommunestyremøte avholdes 9. mars med middag på kvelden, i LIVbygget. Forslag på tema: - Orientering om forskningsresultater fra sammenslåingsprosesser i ut- og innland v/ Geir Almlid, Distriktssenteret på Steinkjer. - Media- / kommunikasjonstrening med Nils Heldal. - Orientering om investeringsbudsjettene i Leksvik og Rissa. Noe drøfting omkring datoer / mange dager som går med til møter osv. Prosjektleder kommer tilbake til eksakt dato. Orienteringer: Inntektssystemet Leder i Fellesnemnda ber prosjektleder om å legge fram en oversikt som viser statlige overføringer til Rissa kommune og Leksvik kommune hver for seg basert på dagens inntektssystem (2016), sammenliknet med forslag til nytt inntektssystem. Oversikten bør også vise statlige overføringer til den nye kommunen Indre Fosen. Dette kan sendes fellesnemnda så snart oversikten foreligger, evt legges fram i neste møte i fellesnemnda. Informasjon fra prosjektleder: - Det er et stort arbeid som ligger foran oss for alle involverte parter. Tillitsvalgte inviteres med, administrativt og politisk er arbeidet omfattende. Det er nødvendig at prosjektleder får et team med prosjektmedarbeidere. Prinsippet når ledere i arbeidsgruppene foreslås, er 50 % fordeling mellom kommunene. Dette satser vi også på når det gjelder fordeling av en stilling som prosjektmedarbeider fram til Indre Fosen kommune er etablert. I Rissa er det avklart at Sissel Grimsrud blir prosjektmedarbeider i 50 % stilling. I Leksvik er ikke dette helt avklart ennå. - ephorte og einnsyn: Fellesnemnda er nå eget utvalg med brukere i Leksvik og Rissa. - Prosjektbudsjett / -regnskap: Det opprettes et eget ansvarssted i Rissa kommune for «Indre Fosen kommune» i perioden fram til 01.01.2018, og anvisning foretas i Rissa. - Felles formannskapsmøte for Sør-Trøndelag 21.02.2016 med tema kommunereform der også Leksvik deltok. Begge fylkesmennene var representert der og sa klart fra om at de vil begge være behjelpelig i prosessen ved behov framover. - De administrative arbeidsgruppene skal samles 15. februar: Formål: visjon for arbeidet i 2016 og 2017, verdier for arbeidet, og ikke minst å komme i gang med arbeidet. Administrativ styringsgruppe vil ha et møte i forkant av det. Informasjon fra fellesnemndas leder og nestleder: - Innbyggerinvolvering er meget viktig. Vi har alle et felles ansvar. Møte med tillitsvalgte i Leksvik uke 10. - Arbeidsgiveravgiften positivt møte med NIBR sist mandag. Møtet ble avsluttet kl. 20:00.
Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling i Fellesnemda PS 1/16 Framdriftsplan for utvikling av Indre Fosen kommune - pr januar 2016 PS 2/16 Inndeling i arbeidsgrupper i prosjektorganisasjonen PS 3/16 Prosjektbudsjett for 2016 og 2017, utvikling av Indre Fosen kommune PS 4/16 Møteplan 2016 for fellesnemnda PS 5/16 Høring - Trøndelagsutredningen
Saker til behandling i Fellesnemda PS 1/16 Framdriftsplan for utvikling av Indre Fosen kommune - pr januar 2016 1. Framdriftsplan for arbeidet med utvikling av Indre Fosen kommune vedtas som framlagt. 2. Det skal rapporteres på framdriftsplanen på alle møter i fellesnemnda, og framdriftsplanen revideres ved behov. Revidert framdriftsplan skal legges fram for behandling i fellesnemnda. Behandling: Sigurd Saue (LE-SV) ønsker at man kan synliggjøre hvordan man vil implementere kulturbygging i den nye kommunen. Prosjektleder henviser til de ulike utvalgene som skal settes, og vil komme tilbake til dette. Enstemmig som innstillingen. 1. Framdriftsplan for arbeidet med utvikling av Indre Fosen kommune vedtas som framlagt. 2. Det skal rapporteres på framdriftsplanen på alle møter i fellesnemnda, og framdriftsplanen revideres ved behov. Revidert framdriftsplan skal legges fram for behandling i fellesnemnda. PS 2/16 Inndeling i arbeidsgrupper i prosjektorganisasjonen 1. Inndeling i arbeidsgrupper vedtas som framlagt. 2. Leder / nestleder i gruppe 12 «Videregående skole» blir: 3. Leder / nestleder i gruppe 13 «Politisk organisering» blir: 4. Leder og nestleder i gruppe 20, «Eiendomsskatt, avgifter, gebyrer» blir: 5. Leder / nestleder i gruppe 21 «Kroa Produkter AS / Noris AS» blir: 6. Arbeidet som skal foregå i de politiske arbeidsgruppene, skal ikke behandles av administrativ styringsgruppe, men tas direkte inn til drøfting i partssammensatt utvalg før sakene legges fram for fellesnemnda. Prosjektleder har ansvar for at dette blir håndtert riktig.
Behandling: Bjørn Vangen (RI-H) fremmet forslag om at «Gruppe 16 Eksterne avtaler» blir en politisk gruppe, ikke en administrativ gruppe. Prosjektleder Vigdis Bolås mener kartleggingen av alle avtaler bør gjøres administrativt før det blir politisk behandlet. Ordfører Ove Vollan, nestleder Fellesnemnda: Når vi går inn i de ulike gruppene er det viktig å tenke nytt, ikke gjennomføre det vi allerede har som praksis. Politikerne går først inn etter at kartlegging i de administrative gruppene er gjort. Torun Skjervø Bakken (RI-AP): Ønsker at forslag på navn blir drøftet før det blir fremlagt i møtet. Hva er mandatet til gruppene? Prosjektleder Vigdis Bolås greide ut om fasene i prosjektbeskrivelsene som beskriver hvordan gruppene skal jobbe. Per Kristian Skjærvik (RI-AP): Vi må være ambassadører for det som er vedtatt. Framsnakking, bli kjent med hverandre og bli kjent med kommunene, også geografisk. Erling Pedersen (RI-SP): Viltnemdene må ha egen gruppe. Bjørn Vangen (RI-H) fremmet forslag om at Gruppe 13 politisk organisering ilegges ulike råd og utvalg som dukker opp. Møtet ble hevet i 10 minutter for interne diskusjoner i hver kommune. Knut Ola Vang (LE-AP) fremmet følgende forslag til tilleggsgruppe: Det opprettes et eget utvalg for Kirkelig Fellesråd. Votering: Votering Prosjektleders opprinnelige innstilling: Votering tilleggsforslag «Gruppe 13 politisk organisering ilegges ulike råd og utvalg som dukker opp»: 1. Inndeling i arbeidsgrupper vedtas som framlagt. 2. Leder / nestleder i gruppe 12 «Videregående skole» blir: Leder Ove Vollan, nestleder Bjørnar Buhaug, medlem Knut Ola Vang, medlem Tone
Sumstad Nyeng. 3. Leder / nestleder i gruppe 13 «Politisk organisering» blir: Leder Steinar Saghaug, nestleder Liv Darell, medlemmer ledere for hovedutvalg/komiteer, Marthe Helen Småvik (RI-FRP), Jon Normann Tviberg (LE- KRF), Torun Skjærvø Bakken (RI-AP). 4. Leder og nestleder i gruppe 20, «Eiendomsskatt, avgifter, gebyrer» blir: Leder Harald Fagervold, nestleder Line Marie Rosvold Abel, medlem Camilla Sollie Finsmyr, medlem Per Brovold. 5. Leder / nestleder i gruppe 21 «Kroa Produkter AS/NORIS AS» blir: Leder Anne Berit Skjerve Sæther, nestleder Vegard Heide, medlem Åge Bjørvik (Kroa Produkter) og Eva Lian (NORIS). 6. Arbeidet som skal foregå i de politiske arbeidsgruppene, skal ikke behandles av administrativ styringsgruppe, men tas direkte inn til drøfting i partssammensatt utvalg før sakene legges fram for fellesnemnda. Prosjektleder har ansvar for at dette blir håndtert riktig. PS 3/16 Prosjektbudsjett for 2016 og 2017, utvikling av Indre Fosen kommune 1. Prosjektbudsjettet for utvikling av Indre Fosen kommune vedtas som framlagt. 2. Prosjektorganisasjonen må starte arbeidet med en gang selv om beløp på kr 22 mill utbetales først når det nasjonale vedtaket er gjort. 3. Dersom det ikke blir et positivt nasjonalt vedtak, må Leksvik og Rissa kommuner ta ansvar for de utgiftene prosjektet har pådratt seg fram til tidspunktet for denne avgjørelsen. 4. Det skal rapporteres på prosjektbudsjettet på alle møtene i fellesnemnda. Revidert prosjektbudsjett skal behandles av fellesnemnda. Behandling: Line Marie Rosvold Abel (LE-V) mente det er satt av for lite midler til: - ekstern kulturbygging - ombygging rådhus/kommunehus - godtgjøring folkevalgte Torunn Skjervø Bakken (RI-AP) fremmet forslag om å doble summen avsatt til ekstern kulturbygging. Votering: Votering prosjektleders innstilling med justering: Enstemmig som innstillingen med justering av sum til ekstern kulturbygging.
1. Prosjektbudsjettet for utvikling av Indre Fosen kommune vedtas som framlagt, med justering av sum til ekstern kulturbygging. 2. Prosjektorganisasjonen må starte arbeidet med en gang selv om beløp på kr 22 mill utbetales først når det nasjonale vedtaket er gjort. 3. Dersom det ikke blir et positivt nasjonalt vedtak, må Leksvik og Rissa kommuner ta ansvar for de utgiftene prosjektet har pådratt seg fram til tidspunktet for denne avgjørelsen. 4. Det skal rapporteres på prosjektbudsjettet på alle møtene i fellesnemnda. Revidert prosjektbudsjett skal behandles av fellesnemnda. PS 4/16 Møteplan 2016 for fellesnemnda Møteplan 2016 for fellesnemnda vedtas som framlagt. Behandling: Jon Normann Tviberg (LE-KRF) fremmet forslag om at fellesnemnda har flere møtesteder enn Rissa, Leksvik, Vanvikan. Prosjektleder, leder og nestleder kommer med forslag om ulike møtesteder. Møteplan 2016 for fellesnemnda vedtas som framlagt. PS 5/16 Høring - Trøndelagsutredningen 1. Fellesnemnda i Leksvik og Rissa kommuner støtter fullt ut utredningen som den foreligger. 2. Fellesnemnda vil understreke at ett fylke i Trøndelag er særdeles viktig for den nye Indre Fosen kommune da det i søknaden til Kommunal- og moderniseringsdepartementet om sammenslåing av Leksvik og Rissa kommuner er tatt et forbehold: «Det tas forbehold om enighet om fylkestilhørighet hvis Nord-Trøndelag fylkeskommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune ikke fatter beslutning om sammenslåing av de to fylkene.»
3. Fellesnemnda henstiller fylkestingene om at behandling av saken om sammenslåing av de to Trøndelagsfylkene skjer i tråd med framdriftsplanen, innen 1. mai 2016. Behandling: Bjørnar Buhaug (LE-SP) fremmet skriftlig forslag: Avsnitt 2 under «vurdering» erstattes med: God involvering av innbyggerne er viktig. I en så stor og viktig sak bør innbyggerne få uttale seg i form av en folkeavstemning. Punkt 2: stryk «særdeles» Punkt 3 strykes. Nytt punkt 3: Fellesnemnda anbefaler at innbyggerne rådføres gjennom en folkeavstemming. Votering over forslag til endring av Avsnitt 2: 4 for og falt. Votering over prosjektleders punkt 1i innstilling: Votering over forslag til endring av punkt 2, der «særdeles» strykes: 4 for og falt. Votering over forslag til nytt punkt 3 - folkeavstemming: 5 for og falt. Prosjektleders innstilling ble dermed vedtatt. 1. Fellesnemnda i Leksvik og Rissa kommuner støtter fullt ut utredningen som den foreligger. 2. Fellesnemnda vil understreke at ett fylke i Trøndelag er særdeles viktig for den nye Indre Fosen kommune da det i søknaden til Kommunal- og moderniseringsdepartementet om sammenslåing av Leksvik og Rissa kommuner er tatt et forbehold: «Det tas forbehold om enighet om fylkestilhørighet hvis Nord-Trøndelag fylkeskommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune ikke fatter beslutning om sammenslåing av de to fylkene.» 3. Fellesnemnda henstiller fylkestingene om at behandling av saken om sammenslåing av de to Trøndelagsfylkene skjer i tråd med framdriftsplanen, innen 1. mai 2016.