Sertifiseringssøknad for Oslo Sustainability Summit 2011- FFE Norways kriterier for Miljøgodkjent arrangement: Internt miljøarbeid 1. Det interne miljøarbeidet er avgjørende for hele arrangementet. Det skal finnes en miljøansvarlig person, som også er kontaktperson mot FEE Norway. (o) Elin Staurem, MSc i Industriell Økologi fra NTNU, har relevant bakgrunn fra miljørettet studie og nåværende stilling på BI som forskningsassistent på prosjekter knyttet til miljø og CSR, og er utnevnt til miljøansvarlig for OSS 2011. 2. De ansatte, hel- eller deltid, samt frivillige arbeidere, skal ha gjennomgått minst en halvdags miljøopplæring. Dette er viktig i og med at disse personene må ha tilstrekkelig kunnskap om miljøspørsmål for å kunne fatte de riktige beslutningene om for eksempel innkjøp og å kunne svare på spørsmål fra besøkende. Vedlegg kursopplegg/kursplan. (o) Arrangørene for OSS 2011 har gått igjennom miljøopplæring på planleggingsmøte onsdag 23. mars og fredag 25. mars. Som arrangører regnes initiativtakerne til OSS, Atle Midttun og Nina Witoszek, og sekretariatet for OSS, Nina Brochmann, Ingebjørg Torgersen og Elin Staurem. Eventuelle frivillige som hjelper til under selv arrangementet vil få informasjon på siste møte før arrangementet finner sted, samt på e-post. Renhold vil bli utført av profesjonelt personell (UiOs renholdspersonell) som har sine egne rutiner for reduseringen av miljøpåvirkning (se også kriterier om renhold, avfallshåndtering og hygiene) Opplæringen/planleggingen av miljøtiltak blant arrangører ble ledet av miljøansvarlig. Plan: - Diskusjon av miljø-poliy og hvorfor vi skal jobbe mot miljøgodkjenning av arrangementet. - Gjennomgang av kriteriene. - Gjennomgang av plan for å oppfylle kriteriene. - Brainstorming om eventuelle tilleggstiltak. 3. Det må utvikles en miljøpolitikk for arrangementet. Miljøpolitikken skal være en kort tekst med arrangementets ambisjoner for miljøarbeidet. Ettersom miljøpolitikken er et veiledende dokument er det viktig at den avspeiler virksomheten og den miljøpåvirkningen som arrangementet bidrar til. I tillegg bør politikken inneholde løfter om hvordan miljøarbeidet kan forbedres, den skal være tydelig og lett å forstå, og skal finnes tilgjengelig for alle. (o) As a conference focusing on possible paths towards a sustainable future, the Oslo Sustainability Summit will strive to make actions reflect words by reducing the environmental impact of the conference to a minimum. Our ecological impact includes mainly emissions and resource use in connection with the execution of the event; i.e. transportation, catering of food and drink, promotion materials, cleaning etc. To reduce this impact, we will take social and environmental considerations
into account in all decisions regarding the planning and execution of the event. We aim to have a holistic, life-cycle perspective on the purchase and use of products and services and will always consider whether the task can be carried out in another way with less negative influence on the environment. We aspire to use environmentally friendly products, if at all possible. 4. Arrangementet skal oppfylle alle regler og miljøkrav som er påbudt for å drive et arrangement (blant annet HMS retningslinjer). Kontakt kommunen og gjerne politiet. (o) Arrangementet vil overholde alle regler og miljøkrav påkrevd for å gjennomføre et arrangement i henhold til Universitetet i Oslo og Handelshøyskolen BIs retningslinjer og regler. Kommunen er kontaktet angående arrangementets miljøprofil, men utover dette vil ikke for eksempel politiet bli kontaktet spesielt da dette er et relativt lite arrangement, som foregår innendørs i en av arrangørenes egne lokaler (UiOs lokaler). Markedsføring 5. Arrangementet skal tydelig vise sitt miljøengasjement under arrangementet. Deltakerne og publikum skal informeres om hvordan de kan bidra til å redusere arrangementets miljøpåvirkning. Dette kan gjøres gjennom trykksaker, informasjonstavler eller på arrangementets hjemmeside. Gjennom å vise sitt engasjement påvirker arrangementet sine omgivelser på en positiv måte. (o) Arrangementet vil tydelig vise sitt miljøengasjement både i forkant av og under konferansen. Kort informasjon om konferansens tiltak for å redusere sin miljøpåvirkning og hva publikum kan gjøre er publisert på arrangements nettside (sum.uio.no/oss/environment), og planen er å legge ut vår oppfylling av sertifiseringskriteriene når dette er endelig godkjent av FEE. Under konferansen vil det være oppslag med informasjon om hva konferansen har gjort av tiltak og hva de oppfordrer publikum til å bidra med mht gjenvinning, bruk av kollektivtransport osv. 6. I markedsføringen av Miljøgodkjent arrangement skal logoen alltid benyttes. Den kan brukes i informasjonsmateriell og annonsering, både før, under og etter arrangementet. Og kan trykkes i både farger og svart-hvitt. (o) Logoen Miljøgodkjent arrangement vil bli brukt på alt markedsføringsmateriell der det anses som hensiktsmessig av arrangørene, i hovedsak elektronisk materiell som bl.a. nettsiden til konferansen, sum.uio.no/oss (både på forside og på underside om Environment ). Vi vil også selvfølgelig bruke plakater/banner fra Miljøgodkjent arrangement som vi har forstått at vi får låne fra FEE for bruk under arrangementet.
7. Miljøansvarlig i kommunen skal informeres om arrangementets miljøarbeid. Kommunen kan selv markedsføre dette da det er positivt for kommunene og dens innbyggere. (v) Miljøansvarlig for OSS 2011 har tatt kontakt med miljøleder i Oslo Kommune, Kjersti Helgeland Bohlin (kjersti.helgeland@byr.oslo.kommune.no, 23 46 19 39). Bohlin bekrefter at informasjon om arrangementets planlagte miljøtiltak er oversendt, og Oslo Kommune har sagt seg villige til å legge inn arrangement under kalenderen på sin Miljøportal (http://www.miljo.oslo.kommune.no/kalender/article192899-40973.html ). Avfall og renhold 8. Det skal finnes tilstrekkelig rene og regelmessig tømte avfallstasjoner. Avfallet er ofte det området som påvirker miljøet mest, og det er derfor viktig at antallet avfallsstasjoner står i forhold til antall besøkende. Beskriv hvordan avfallshåndteringen er organisert. For eksempel antall avfallsstasjoner og tømmingsfrekvens. (o) Universitet i Oslo, som er vert for arrangementet, har allerede gode rutiner på innsamling av avfall og har flere avfallsstasjoner i alle bygg. Det vil bli satt opp ekstra avfallsstasjoner i de delene av lokalene det er behov for dette. Organisering av avfallshåndetering vil følge UiOs faste rutiner (container for restavfall tømmes tre ganger i uken, glass/metall en gang i uken). 9. Arrangementet skal kildesortere og gjenvinne avfallet så langt det er mulig. Minst fire ulike fraksjoner (inkl. panting av flasker), som glass og metall, papir, plast og våtorganiske materialer. I oppfølgingen av et Miljøgodkjent arrangement er det ønskelig om arrangementet kan beskrive og regne opp fraksjonene. (o) Arrangementet vil kildesortere og gjenvinne avfallet så langt som mulig. Per i dag sorterer UiO i flere fraskjoner; papir, glass/metall, panting av flasker og restavfall (samt elektronisk avfall og farlig avfall, dog dette ikke er så relevant i denne sammenheng). Kildesortering av plast og matavfall er i ferd med å bli innført over hele Oslo, men dette har ikke enda kommet på plass i alle UiOs lokaler. Det vil dog bli satt opp avfallsbeholdere for plast og matavfall/våtorganiske materialer spesielt for arrangementet, som da vil bli tømt ved nærmeste gjenvinningspunkt i sentrum. Dette er avtalt med renholdspersonalet ved UiO ved arbeidsleder Nibaldo Miguel Escobar (n.m.b.escobar@admin.uio.no, 22 85 94 79). 10. Hvilke tiltak er iverksatt for å redusere den totale avfallsmengden? Her spør vi om arrangementet har gjort noen ekstra innsats for å minke avfallet som blir til under arrangementet. For eksempel redusert mengde engangsartikler og emballasje.(v) Arrangementet har som mål å redusere avfallsmengden av dets aktiviteter så mye som mulig. Vi vil bl.a. gjennomføre følgende tiltak for å nå dette: - Program vil ikke bli trykt opp i flyer-format til hver enkelt deltaker. Dette blir som regel bare kastet på slutten av dagen uansett, og ofte har publikum selv skrevet ut program fra nettsiden. I stedet vil programmet bli slått opp på noen få
større plakater som vil henge ved inngangen og i mingle-områdene, samt stå som skjermsparer på prosjektorlerret i pausene. - Vi vil bruke keramikk-krus og glass i stedet for engangskopper for kaffe, te og vann servert under lunsj og pauser. - Siden lunsjen består av sandwicher og publikum skal gå rundt og mingle vil vi ikke bruke engangtallerkener, kun servietter. - For melk og sukker, som er tilbehør til kaffe og te, vil vi unngå bruk av singleporsjonsemballasjer. Melk vil dermed bli servert fra melkemugger (melk fra kartong) og sukker vil være i form av sukkerbiter uten porsjonsemballasje. 11. Det skal finnes eget personal til renhold og tømming av avfallsstasjonene. Det bør være noen som har hovedansvar for renholdet. Ved et lite arrangement kan det være noen av arrangørene, mens ved større arrangement kan det være en mulighet å la en entreprenør ha ansvaret for dette. (v) UiOs tekniske/renholdspersonal sørger for renhold og tømming av avfallsstasjonene. 12. Deltakere og besøkende skal informeres om hvordan de kan medvirke til å minske arrangementets miljøpåvirkning, bl.a. gjennom å kildesortere sitt avfall. Dette kan blant annet gjøres gjennom høytalere, informasjonsskilt og tilgjengelighet. (o) Deltakere vil bli informert gjennom arrangementets nettside (sum.uio.no/oss/environment) og med plakater på stedet om hvordan de kan bidra til å redusere arrangementets miljøpåvirkning, bl.a. med klar skilting for avfallssortering, oppfordring til å ta kollektivtransport og oppfordring til å begrense utskrifter av konferansemateriell. Hygiene 13. Det skal være tilstrekkelig og rene sanitærforhold på arrangementets område. For eksempel skal antall toaletter være tilpasset antall deltakere og besøkende. (o) Det er allerede tilstrekklig og rene sanitærforhold i lokalene hvor arrangementet vil bli holdt. Det vil bli satt opp skilt til toalettene fra konferansesalen. Innkjøp 14. Til rengjøring skal det brukes miljømerkede produkter (anerkjent miljømerke) eller mikrofiberprodukter. Overdreven bruk, overdosering og bruk av unødvendig sterke rengjøringsprodukter resulterer i at store mengder unødvendige kjemikalier slippes ut i naturen. (v) Arbeidsleder for renholdsgruppen ved UiO har bekreftet at UiOs renholdspersonale, som vi samarbeider med under dette arrangementet, bruker mikrofiberkluter og mikromopper for
å redusere forbruk av kjemikalier, de bruker bevisst tørre metoder av samme grunn, rengjøringsproduktene er Svanemerket (vennligst se datablad), de bruker doseringsapparater for rengjøringsmidler (kjemikalier til toalett og daglig rengjøring, såpetil vaskemaskin etc), og de bruker stadig oftere voks på gulvet i stedet for polish (ved bruk av polish må man skure opp og bruke store mengder kjemikalier, voks trenger ikke byttes ut). 15. Hygieneproduktene som brukes under arrangementet skal være miljømerkede (anerkjent miljømerke). (v) Arbeidsleder for renholdsgruppen ved UiO har bekreftet at hygieneprodukter (toalettpapir, tørkeservietter osv.) som brukes i lokalene er Svanemerket. Transport 18. Besøkende skal oppmuntres til å reise kollektivt til og fra arrangementet. Dette er både miljøvennlig og minsker behovet for parkering. Informasjon om hvordan en skal reise kollektivt kan legges ut på arrangementets hjemmeside eller annen informasjonskilde.(o) Besøkende oppmuntres til å reise kollektivt til og fra arrangementet. Informasjon om nærliggende buss/trikk/t-bane-stasjoner er lagt ut på arrangementets nettside (sum.uio.no/oss/venue) og vil bli slått opp på en informasjonsplakat ved inngangen til arrangementet. Det er også blitt lagt ut link til Trafikantens ruteplanlegger. 19. Informasjon om kollektivtransport bør finnes lett tilgjengelig på for eksempel oppslagstavler, der øvrig informasjon om arrangementet finnes. (o) Informasjon om kollektivtransport vil bli slått opp på informasjonstavler i lokalet hvor arrangementet finner sted, men det viktigste er informasjon i forkant av arrangementet for å oppfordre publikum til å reise kollektivt til og fra. 20. Kollektiv persontransport skal arrangeres for deltakere, publikum og funksjonærer innen arrangementets område. For eksempel for å frakte deltakere eller publikum til ulike idrettsarenaer. (v) Kollektivtransport vil også i så stor grad som mulig bli brukt for å transportere funksjonærer og foredragsholdere mellom for eksempel flyplass, hotell og arrangementets lokaler. Vi vil legge opp til felles oppmøte for innledere hvor en funksjonær vil ta våre gjester med til ønsket destinasjon ved bruk av kollektivtransport (for eksempel til konferanselokalene, til felles mottakelser osv.). Vi vil også tilrettelegge for våre innledere slik at det er enkelt for dem å benytte kollektivtransport systemet selv om de er lite kjent i Oslo, for eksempel ved å gi dem klippekort for kollektivtransport, informere om nærmeste stasjoner osv.
21. Hvilke tiltak er iversatt for å redusere varetransport, avfallstransport eller transportbehov for deltakere, publikum eller funksjonærer? Felles transport og/eller innkjøp av kortreist mat kan være alternativ. (v) For å redusere transportbehov for publikum og funksjonærer har arrangørene gjort følgende tiltak: - Valget av et av UiOs mest sentralt plasserte lokaler vil forhåpentligvis redusere transportbehovet til en viss grad for publikum. - Våre foredragsholdere vil bo på hoteller i sentrum slik at det er mulig å gå eller reise kollektivt til arrangementets lokaler. - I den grad det er mulig vil felles transport (for eksempel felles oppmøte for å ta kollektivtransport, eller maxi taxi hvis kollektiv transport ikke er hensiktsmessig i fohold til destinasjon) bli organisert for våre foredragsholdere. For å redusere varetransport har vi blitt enige med vår catering-leverandør, Elvebredden Catering, at de skal bruke mest mulig kortreist mat. De bruker generelt stort sett bare norske råvarer, og vil om mulig bruke lokale varer tilgjengelig i sesongen. NB: For å kompensere for utslipp i forbindelse med flyreiser til og fra Oslo for våre foredragsholdere har vi kjøpt Klimakvoter gjennom KLIF. Siden dette bare kompenserer og ikke reduserer transport vil dette tiltaket bli ført opp under kriterium 26. Øvrige 24. Gjør greie for hvilke tiltak som er planlagt for å sette arrangementsområdet til opprinnelig stand. Dette kriteriet berører først og fremst utendørsarrangementer. (o) Sett at arrangementet arrangeres innendørs vil ikke dette kriteriet være av høy relevans for vårt arrangement. Arrangørene vil dog selvfølgelig forsikre seg om at alle lokaler som har blitt brukt vil bli rengjort og at alt avfall blir forsvarlig håndtert. 26. Beskriv tiltak for øvrig som er satt inn for å redusere arrangementets miljøpåvirkning? (v) Arrangementet har kjøpt FN-godkjente klimakvoter gjennom det frivillige kvotekjøpsystemet administrert av Klima- og forurensningsdirektoratet (KLIF). Mengden kvoter tilsvarer omtrent kompensering av utslipp for flyreiser for foredragsholdere til og fra Oslo (ca 10 000 kg CO 2 ), dette i følge beregninger utført med KLIFs CO 2 -kalkulator for bedrifter (http://co2.klif.no/en/-hovedmeny-/slik-beregnes-dine-utslipp/.) Sertifikat for kvotekjøp er vedlagt søknaden, og er tilgjengelig på http://co2.klif.no/oss. 28. Arrangementet bør være tilrettelagt for funksjonshemmede. (v) Konferanselokalene er tilrettelagt for funksjonshemmede. For rullestolbrukere kan inngang på byggets bakside benyttes (kontakt funksjonærer), og innendørs er alle dører brede nok til rullestoler. Teleslynger er tilgjengelig for hørselshemmede. Dette vil bli informert om på arrangementets hjemmesider.