FOLLDAL KOMMUNE Møtested: Møtedato: 06.02.2017 Tid: 08:00 MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 18/17 16/823 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK- FILMING AV FEMUNDLØPET 19/17 14/754 EKSTRAORDINÆR SØKNAD OM TILSKUDD TIL PROFILERING I FORBINDELSE MED FEMUNDLØPET OG TV2 FOLLDAL, 03.02.2017 Hilde Frankmo Tveråen ordfører Viser til e-post fra ordfører 03.02.2017 om saksbehandling på e-post.
Sak 18/17 Sak 18/17 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK- FILMING AV FEMUNDLØPET Arkiv: K01 Arkivsaksnr.: 16/823 Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 119/16 Formannskapet 22.11.2016 2/17 Formannskapet 05.01.2017 18/17 Formannskapet 06.02.2017 Saksbehandler: Synnøve Steien Bakken Melding om vedtak sendes til: TV 2 v/ produksjonsleder May-Lis Kleven Femundløpet AS, Tollef Bredalsvei 13, 7374 RØROS Kopi til: Nasjonalparkstyret for Dovrefjell, Fylkesmannen i Oppland,Postboks 987, 2626 LILLEHAMMER Folldal fjellstyre v/odd Enget, 2584 DALHOLEN Fylkesmannen i Hedmark, Miljøvernavdelingen, Postboks 4034, 2306 HAMAR Andre dokumenter i saken: 1. VS: SCOOTER TIL FEMUNDLØPET - TV2, datert 27.01.2017 2. MELDING OM DELEGERT VEDTAK - PERSONELL FOR OPPARBEIDELSE AV LØYPER TIL FEMUNDLØPET 2017-2019, datert 05.01.2017 3. SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK FOR OPPKJØRING AV LØYPER TIL FEMUNDLØPET, datert 21.11.2016 4. MELDING OM POLITISK VEDTAK - SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK FOR OPPKJØRING AV LØYPER TIL FEMUNDLØPET, datert 24.11.2016 5. PERSONELL FOR OPPARBEIDELSE LØYPER FEMUNDLØPET 2017, datert 04.01.2017 6. SØKNAD OM DIPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK, datert 16.11.2016 7. SAMLET SAKSFREMSTILLING - SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK FOR OPPKJØRING AV LØYPER TIL FEMUNDLØPET, datert 24.11.2016 8. SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK FOR OPPKJØRING AV LØYPER TIL FEMUNDLØPET, datert 23.11.2016 9. SØKNAD OM DISPENSASJON FRA LOVEN OM MOTORFERDSEL I UTMARK- FILMING AV FEMUNDLØPET, datert 02.02.2017 Saksopplysninger: Folldal kommune har mottatt en søknad fra Femundløpet AS på vegne av TV 2 om å få kjøre snøscooter i forbindelse med filming av Femundløpet. De skriver i e-posten at de skal filme under hele løpet og har behov for å bruke hele trasèen. De har leid inn scooter med egen sjåfør. Scooteren er spesialbygget med bakovervendt sete for fotograf, og da trengs en fører som er erfaren med denne Folldal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 2 av 7
Sak 18/17 type scooter. Det er oppgitt reg.nr. på scooteren og sjåfør er Tarjei Kristiansen med reservesjåfør Anders Moe. Saksvurdering: Godkjente leiekjørere har tillatelse etter Nasjonal forskrift for bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vassdrag 5a) til å transportere massemedia på reportasjeoppdrag og det ville være naturlig å henvise transporten til disse. I dette tilfellet har TV2 leid egen spesialbygget snøskuter med sjåfør for filming. I og med at det skal benyttes sjåfør som ikke har leiekjøringsløyve i området, må søknaden behandles etter Nasjonal forskrift for bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vassdrag 6 «særlige behov». Det er beklagelig at søknaden kommer så sendt. Søkerne burde være klar over at det kreves egen dispensasjon etter forskriftens 6, når det benyttes sjåfør som ikke har leiekjøringsløyve i området. Det vises til vurdering etter naturmangfoldloven gitt i behandling av søknad om dispensasjon fra loven om motorferdsel i utmark for oppkjøring av løyper til Femundløpet, behandlet i formannskapet den 22.11.2016, sak nr.: 119/16. Det søkes om transport etter allerede godkjent løypetrasé og kun i perioden 10. 13. februar 2017. Rådmannen mener denne transporten er å anse som et «særlig behov» etter forskrifta 6 og at transporten ikke kan løses på annen måte. Rådmannens innstilling: Etter Nasjonal forskrift for bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vassdrag 6 gir Folldal kommune Femundløpet AS v/lars Ivar Eide dispensasjon fra forbudet mot motorferdsel i utmark på følgende vilkår: 1. Tillatelse gjelder bruk av snøskuter for å filme Femundløpet i 2017 i Folldal kommune. 2. Transporten skal foregå etter merket løypetrasè for Femundløpet gjennom Folldal. 3. Dispensasjonen gjelder i tidsrommet Femundløpet pågår. 4. Sjåfør er Tarjei Kristiansen med reservesjåfør Anders Moe, reg.nr. snøscooter FB 1499. 5. All kjøring skal begrenses til det absolutt nødvendige og foregå hensynsfullt slik at skader på vegetasjon og unødige forstyrrelser av dyrelivet unngås. 6. Kjøringen skal utføres på godt snødekt mark. 7. Ved all ureglementert kjøring vil tillatelsen bli trukket tilbake, og ny dispensasjon kan ikke påregnes. 8. Denne tillatelsen skal være med TV 2 under kjøring. Denne tillatelsen fratar ikke grunneiers rett til selv å bestemme over motorisert ferdsel på sin eiendom. Side 3 av 7
Sak 19/17 EKSTRAORDINÆR SØKNAD OM TILSKUDD TIL PROFILERING I FORBINDELSE MED FEMUNDLØPET OG TV2 Arkiv: 242 Arkivsaksnr.: 14/754 Saksbehandler: Klaas Van Ommeren Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 58/14 Formannskapet 27.11.2014 19/17 Formannskapet 06.02.2017 Vedlegg: EKSTRAORDINÆR SØKNAD OM TILSKUDD TIL PROFILERING I FORBINDELSE MED FEMUNDLØPET OG TV2, datert 29.01.2017 Melding om vedtak sendes til: Femundløpet AS, Tollef Bredalsvei 13, 7374 RØROS Saksopplysninger: Faktaopplysninger I løpet av de siste ukene har avtale om finansiering av TV2 s dekning av Femundløpet kommet på plass. Det er såpass sent at dette har preget informasjonsflyt i negativ retning. Folldal kommune ved næringssjef har hatt en henvendelse for å kunne gjøre noe/sikre aktiviteter mm, men uten at det inntil de siste dagene forelå konkrete relevante data med tidsfestede holdepunkter. Siden produksjon i regi av kommersielle TV-kanaler som oftest medfører betydelig bruk av penger, så måtte det avklares om Folldal kommune skulle ut med penger nå og/eller i 2018 og senere år. Folldal kommune har kun blitt spurt om et finansielt bidrag, samt en nødvendig arbeidsinnsats for å sikre at et eventuelt innsalg fra Folldal skal bli best mulig. Mens man ventet på nærmere informasjon har Folldal kommune ved næringssjef sendt informasjon om Folldal til bruk til redaksjonelt arbeid hos TV2. I løpet av de to siste uker er det foretatt en kartleggingsrunde med regional næringssjef Bjørn Frydenborg, Femundløpet ved daglig leder og prosjektleder, Sjekkpunktet Folldal dvs Grimsbu Turistsenter, samt rådmann og ordføreren i Folldal. Resultatet av denne klarlegging følger her punktvis. TV-produksjonen opprinnelig planlagt Man har arbeidet med en TV-produksjon i regi av TV 2. Hele produksjonen har en ramme på 3,6 mill kroner Finansiering ser ca slik ut Regionrådet Fjellregionen 500 000 Egeninnsats Regionrådet 300 000 Side 4 av 7
Sør Trøndelag Fylkeskommune 400 000 Hedmark Fylkeskommune 400 000 Innovasjon Norge Hedmark 200 000 Innovasjon Norge Sør Trøndelag 200 000 Næringsliv 1 600 000 Total 3 600 000 Opprinnelig omfang av produksjonen 9 timers sending pr dag på TV 2 sporten og noen innslag på hovedkanalen. Småreportasjer som brukes som innsalg daglig fra torsdag til fredag. TV 2 ønsker å lage en ramme rundt dette med betydelig bruk av bakgrunnsstoff à la det man ser ved Tour de France sendingene: men det vil i praksis måtte begrense seg nå på grunn av faktor tid. Søknaden som foreligger nå Dette er en hastesøknad etter at det ble tatt initiativ for å løfte hele sendingen til TV2 s hovedkanal. Dette innebærer en betydelig merkostnad, som etter kontakt med kommunene i Fjellregionen er et bidrag fra hver kommune på kr 25.000,- Men Folldal kommune må ved en eventuell bevilgning i tillegg ta med kostnadene som oppstår som følge av arbeidet for å få opp en aktivitet i et vanskelig tidsrom: søndag morgen fra kl 06.30 12.00 Hva ønsket Femundløpet ut fra innhold i en markedsplan? 1. En kort beskrivelse av kommunens viktigste informasjon. Det er tenkt som innspill som skal være et grunnlag for TV2: til å vite noe om hva som rører seg i den enkelte kommune, sånn at de kan vurdere det som reportasjer, innslag eller ved samtale i studio. 2. Hver kommune lager et kulturinnslag. Kulturinnslaget er i første omgang tenkt på sjekkpunktet for sin egen del, men det vil jo være naturlig å tenke at dette også kan filmes og brukes i sendinga. Enten på nettsending, på TV 2 Sporten eller i kveldssendinga på hovedkanalen. 4. Eventuelt et stuntinnslag langs traseen. Når skal dette skje og hva er omfanget Vi har fått tilsendt en oversikt over passeringstider for alle sjekkpunkter, riktignok uten datosetting, men det gikk an å lese seg frem til dette ved bruk av Femundløpets nettside. NB: Sjekkkpunktet Grimsbu er kun med i klassen F600 dvs den lengste traseen og klasse etter at Orkelbogen kom inn som et nytt sjekkpunkt. I løpet av det siste døgnet har det kommet informasjon fra Femundløpet at det primært skal sendes i tiden kl 06.00 11.00. Programmet/skjema for denne klassen er slik 1. F600 Start Røros fredag den 10. februar kl.11:00 Side 5 av 7
1. Røros - Tufsingdalen 75 km. Ca 4,30 timer. Forventet ankomst fredag fra ca kl 15:30. 4 timer hvile + tidsutligning må tas ut på sjekkpunkt Tufsingdalen. 2. Tufsingdalen - Drevsjø 64 km. Ca 4,20 timer. Forventet ankomst natt til lørdag fra ca kl 00:00. 3. Drevsjø - Søvollen 68 km. Ca 5 timer. Forventet ankomst lørdag fra ca kl. 06:00 4. Søvollen - Orkelbogen 106 km. Ca 8 timer. Forventet ankomst lørdag den 11. februar fra ca kl 16:30. (En 8 timers hvile må tas ut på sjekkpunkt Drevsjø, Søvollen, Orkelbogen eller Grimsbu). 5. Orkelbogen - Grimsbu 70 km. Ca 5,30 timer. Forventet ankomst søndag fra ca kl 6:30 Av punkt 5 fremgår Folldals oppgave: Det må skapes en aktivitet i tilknytning til sjekkpunktet Grimsbu i tiden kl 06.30 12.00. Dersom noen kjørere tar sin 8 timers hvile på sjekkpunkt Grimsbu, kan det være litt utover dagen. 6. Grimsbu - Orkelbogen 63 km. Ca 4,30 timer. Forventet ankomst søndag den 12. februar fra ca kl. 12:00 7. Orkelbogen - Tolga 75 km. Ca 6 timer. Forventet ankomst søndag fra ca kl 19:00. En 8 timers hvile må tas på Tolga. Tidsbegrensning for passering av sjekkpunkt Tolga: kl 24:00 tirsdag 14. februar 2017 8. Tolga - Røros 67 km. Ca 4,30 timer. Målgang vinner forventet mandag morgen fra ca kl 08:00 Totaldistanse 588 km Oppgaven for Folldal Å sette Folldal og Grimsbu på kartet gjennom 1. Relevant og attraktiv informasjon om Folldal til TV2: Dette er levert. 2. Kulturinnslag/aktivitet som kan filmes -kulturinnslag i tilknytning til sjekkpunktet i tidsperioden søndag kl 06.30 ca kl 12-13.00 Konsekvensene med grunnlag i svært kort organisasjonstid Skal man få dette til på såpass kort tid, må en velge en aktivitet, som gjør det lett å få det i gang, samt at man gjør noe ekstra for å sikre at det dukker opp tilstrekkelig med folk for å kunne skape en aktivitet. Med kun vel en uke til rådighet legges opp til følgende aktivitet i samarbeid med sjekkpunktet dvs Grimsbu Turistsenter: 1. En bygdefrokost til ca. 150 personer. Frokosten blir gratis, med påmelding opp til maks Side 6 av 7
serveringskapasitet.(spleiselag mellom Grimsbu Turistsenter og Folldal kommune) Sjekkpunktet har strukket seg langt for å få dette på plass på et for dem hektisk tidspunkt. 2. Folldal kommune sørger for musikk/kulturinnslag i tilknytning til nevnte bygdefrokost. 3. For sikkerhets skyld må en sikre deltagelse fra passende intervjuobjekter. Budsjett Post beløp Bidrag til sending TV2 25 000 Bidrag til bygdefrokost, 150 pers a kr 65 9 750 Bidrag underholdning 8 000 Plakater lokalt 1 000 Uforutsette kostnader 2 250 Sum 46 000 Ved en eventuell bevilgning til dette formålet vil saldoen på næringsfondet være 1.242.695,-. Saksvurdering: Å sette Femundløpet og ikke minst Folldal på kartet i forbindelse med en større, landsdekkende TV-produksjon er verdt en del penger, selv om en i forkant ikke vet innholdet på dekningen. For Folldal Kommune må en innsats på kr 46.000,- fordelt på kr 25.000 i rent bidrag, samt maks kr 21.000,- for å sikre en aktivitet på kort varsel betraktes som moderat. Men på bevilgningstidspunktet påpekes det at Folldal kommune ikke binder seg til noen form for bidrag en tilsvarende produksjon i tiden som kommer. Rådmannens innstilling: Rådmann tilrår formannskapet til å fatte følgende vedtak Formannskapet bevilger kr 25.000,- til Femundløpet som bidrag til TV-produksjonen, samt inntil kr 21.000,- til kommunens arbeide for å få i stand en aktivitet i forbindelse med aktivitetene rundt Sjekkpunktet Grimsbu søndag den 12. februar 2017. Bevilgningen tas fra Næringsfondet, ansvar 731 Side 7 av 7