Sak 5. Vedtektene Administrasjonen trekte framlegget om å setja talet på styremedlemer ned til eit fast tal på fem (5) styremedlemer (d.e. ubunde av talet på oppnemnarorganisasjonar), og taka inn føresegner om ein konferanse i vedtektene. Administrasjonen meiner desse to framlegga samanfattar tidlegare merknader frå KMD og Stiftelsestilsynet om større representasjon og lågare kostnader knytte til styremøta, men ser at det ikkje er "klima" for desse framlegga no. Administrasjonen fremjar i staden eit framlegg til ny føresegn, der styret anten får sju (7) styremedlemer (dersom talet på oppnemnarorganisasjonar er tre (3)) eller fem (5) styremedlemer (dersom talet på oppnemnarorganisasjonar er lågare eller høgare enn tre (3) oppnemnarorganisasjonar). Styret sluttar seg til det endra framlegget frå administrasjonen. Røysting: Seks røysta for det endra framlegget frå admistasjonen, og éin røysta blankt. Nora C. Pettersen kravde tilført møteboka at ho røysta blankt. VEDTAK: I Styret viser til vedtakene angående vedtektene på styremøtene 2015 samt administrasjonens reviderte forslag om reduksjon av antall styremedlemmer. Styret slutter seg til det reviderte forslaget fra administrasjonen. II Vedtektenes helhet blir som følgende etter vedtakene: 1 Stiftelsens navn Stiftelsens navn er «Stiftelsen romanifolkets/taternes kulturfond». 2 Stiftelsens forretningssted Stiftelsen har forretningssted i Oslo. 3 Formål Stiftelsens formål er å bidra til tiltak og aktiviteter som fremmer bevaring og utvikling av romanifolkets/taternes kultur, språk og historie. Stiftelsens midler skal ikke brukes til individuelle erstatninger. 4 Stiftelseskapital Stiftelsens grunnkapital skal utgjøre minst 100 000 kroner. Grunnkapitalen kan ikke brukes til tildeling. Stiftelsen finansieres gjennom årlige bevilgninger over statsbudsjettet. Stiftelsen skal søke å framskaffe ytterligere midler til stiftelsen. 5 Stiftelsens virksomhet og retningslinjer for tildelinger Stiftelsens styre skal utarbeide retningslinjer for søknads- og tildelingsprosedyrer. Styret foretar tildeling etter disse retningslinjene. Vedtak og endringer av retningslinjene må vedtas med minst 2/3 flertall i styret. 12 av 36
Stiftelsen er ikke en næringsdrivende stiftelse. Stiftelsen kan samarbeide med institusjoner og organisasjoner med lignende formål som stiftelsen, slik formålet er beskrevet i 3. Formelt og langvarig samarbeid må imidlertid vedtas med 2/3 flertall i styret. 6 Styrets sammensetning Om styret a) Styret er stiftelsens øverste organ. b) Stiftelsens styre skal bestå av syv (alternativt fem) styremedlemmer. Seks (alternativt fire) styremedlemmer velges av romanifolk-/taterorganisasjoner som er gitt rett til å velge styremedlemmer (heretter kalt oppnevnerorganisasjon). I tillegg oppnevnes ett styremedlem av departementet. Valg av styret c) Er det én organisasjon som oppfyller kriteriene til å være oppnevnerorganisasjon etter denne paragraf, velger denne alle fire styremedlemmer. Er det to eller tre oppnevnerorganisasjoner, velger hver av disse to styremedlemmer. Er det fire oppnevnerorganisasjoner, velger hver av disse ett styremedlem. Er det flere enn fire oppnevnerorganisasjoner, velger hver av de fire som har flest betalende medlemmer i kalenderåret forut for styreperiodens begynnelse, ett styremedlem. d) Styrets medlemmer velges på årsmøtet til oppnevnerorganisasjonene. Alle styremedlemmene velges for to år av gangen. Styremedlemmene kan gjenvelges. Styret velger leder og nestleder for hele styreperioden. Gjenvalg til leder og nestleder krever 2/3 flertall. e) Hver oppnevnerorganisasjon kan velge én stedfortreder. Stedfortrederen velges for samme periode som de faste styremedlemmene. f) Begge kjønn bør være representert i styret. Dersom en oppnevnerorganisasjon skal velge flere enn to styremedlemmer, skal begge kjønn være representert med minst 40 prosent. Dersom organisasjonen velger færre enn tre styremedlemmer, og disse er av samme kjønn, skal stedfortreder være av motsatt kjønn. Oppnevnerorganisasjon g) Krav til oppnevnerorganisasjon: Organisasjonen må være medlemsbasert og ha medlemsgrunnlaget blant romanifolket/taterne i Norge, og kunne oppfattes som representativ for hele eller en del av romanifolket/taterne i Norge, samt godta stiftelsens vedtekter og ha til formål å: i. fremme romanifolkets/taternes interesser i Norge, ii. bevare og utvikle romanifolkets/taternes kultur og identitet, språk, tradisjon eller kulturarv i Norge, 13 av 36
iii. være brobygger mellom romanifolket/taterne i Norge og det norske majoritetssamfunnet, iv. fungere som diskusjonspartner overfor norske myndigheter. I tillegg må vedkommende organisasjon: v. være demokratisk oppbygd med et styre som er valgt på årsmøte, vi. ha vedtekter som er fastsatt på årsmøtet, hvor organisasjonens formål klart fremgår, vii. være registrert i Brønnøysundregistrene, viii. fremlegge bekreftelse fra statsautorisert eller registrert revisor på å ha minst 100 betalende medlemmer i Norge. Eventuelle familiemedlemsskap regnes som 2,5 medlemskap. ix. organisasjonen må ha eksistert i 12 måneder før søknad om oppnevnerrett kan sendes. Eksistensen må kunne dokumenteres gjennom årsrapport og årsregnskap, samt revisjonsberetning. h) Søknad om status som oppnevnerorganisasjon: Organisasjoner som oppfyller vilkårene ovenfor, kan søke styret om rett til å være oppnevnerorganisasjon. Status som oppnevnerorganisasjon har kun varighet for én styreperiode. Oppnevnerorganisasjonen må derfor fremlegge dokumentasjon på at den oppfyller kriteriene for å være oppnevnerorganisasjon for hver ny styreperiode. Søkerorganisasjonene har selv ansvar for å dokumentere at de oppfyller vilkårene. Søknad om rett til å være oppnevnerorganisasjon til stiftelsen må sendes innen 1. april i det året ny styreperiode starter. Dokumentasjonen må være sendt innen samme frist. Protokoll for årsmøtet som viser valg av styremedlem og stedfortreder, må sendes innen 10. mai i det året ny styreperiode starter. Departementet som oppnevnerorganisasjon i) Departementet oppnevner ett styremedlem med fulle rettigheter og én stedfortreder. Departementet skal forut for sin oppnevning av styremedlem og stedfortreder innhente forslag fra oppnevnerorganisasjonene og det avtroppende styret. Styremedlemmer og stedfortredere j) Krav til styremedlemmer og stedfortredere: Personer som oppnevnes av romanifolkets/taternes organisasjoner til styret, skal definere seg som av romanifolk/tater, og i tillegg enten: i. ha tilhørighet til eller levd i den tradisjonelle kulturen, eller utøvd ambulerende handel eller håndverk som er knyttet til romanifolket/taterne, eller ii. ha eller ha hatt forelder eller besteforelder som oppfylte kriteriet etter punkt i. Personer som har mottatt støtte eller er styremedlem eller daglig leder for en enhet som har mottatt støtte fra fondet, men ikke har kunnet avgi tilfredsstillende sluttrapport eller statusrapport for et prosjekt, etter skriftlig oppfordring og innenfor en frist satt av styret, kan ikke velges som styremedlem eller stedfortreder. Dersom en situasjon som beskrevet ovenfor skulle oppstå for et sittende styremedlem eller stedfortreder, skal vedkommende fratre sitt verv med øyeblikkelig virkning. 14 av 36
Personer som er styremedlem eller daglig leder i en samarbeidende organisasjon, jfr 5, som mottar betydelig del av den totale finansiering av vedkommende organisasjon fra stiftelsen, kan ikke velges som styremedlem i stiftelsen. Styremedlem i stiftelsen som blir styremedlem eller daglig leder i samarbeidende organisasjon som omhandlet i første punktum, fratrer styrevervet i stiftelsen. k) Forholdet til oppnevnerorganisasjonen: Styremedlemmer valgt fra en organisasjon som ikke lenger oppfyller kriteriene for å være oppnevnerorganisasjon etter disse vedtektene, eller som ikke lenger ønsker å være oppnevnerorganisasjon, sitter som styremedlemmer ut styreperioden. Tilsvarende gjelder for stedfortredere. l) Uttreden: Styremedlemmer som ønsker å tre ut av styret, skal skriftlig meddele dette til styret. Stedfortrederen blir da fast styremedlem. Ved forfall på minst seks måneder, eller forfall som antas å vare minst seks måneder, kan stedfortrederen fungere midlertidig i denne tiden. Oppnevnerorganisasjonen styremedlemmet er valgt fra, har da anledning til å velge ny stedfortreder som fungerer ut styreperioden. Dersom leder eller nestleder ønsker å tre ut av styret, utpeker styret ny leder eller nestleder som fungerer ut styreperioden. Klagenemnd m) Innvilgelse av og avslag på søknad om rett til å velge styremedlemmer til stiftelsen kan bringes inn for klagenemnden, se 10. 7 Styrets arbeidsform Styremøte a) Styremøte skal avholdes når styret beslutter det, men likevel minst én gang pr. halvår. Styremøte skal dessuten avholdes når mer enn 50 prosent av styrets medlemmer skriftlig ber om det, likeledes kan stiftelsens revisor eller Stiftelsestilsynet kreve at det innkalles til styremøte for behandling av bestemte saker. Styremøtet må avholdes innen én måned etter at anmodningen er framsatt. b) Styremøte skal innkalles med minst to ukers varsel. Innkallingen skal være skriftlig og inneholde tid og sted for møtet, forslag til dagsorden og sakspapirer. c) Styremøtene ledes av stiftelsens styreleder. Ved styreleders forfall skal styrets nestleder lede møtet. Ved nestleders forfall skal en av de frammøtte faste styremedlemmer lede møtet. d) Styret avgjør spørsmål om hvem som skal ha adgang til å overvære styremøtet. Styremøtene bør være åpne for media. Behandling av personalsaker og andre saker som er taushetsbelagt, skjer i lukket møte. 15 av 36
e) Skjæringsdatoen mellom to styreperioder er 30. juni annet hvert år. Den avtroppende styreleder må innen 1. juni det året ny styreperiode tar til, innkalle det påtroppende styret til første styremøte. Beslutningsdyktighet og stemmegivning f) For at styret skal være beslutningsdyktig, må mer enn 50 prosent av styret være til stedet. Med mindre noe annet er bestemt, fattes vedtak i styret med simpelt flertall. g) Ved stemmelikhet i vedtakssaker har den som leder styremøtet, dobbeltstemme. Dobbeltstemme kan likevel ikke brukes for å vedta tildelinger. Protokollføring h) Det skal føres protokoll for alle styremøter. Protokoller er som hovedregel offentlige og skal nummereres fortløpende etter år og sak. Protokollene skal minst inneholde: i. tid og sted for styremøtet ii. hvem som var til stede iii. hvem som hadde meldt forfall iv. dagsorden for styremøtet v. kort redegjørelse for de enkelte sakene vi. vedtak som ble fattet i) Et styremedlem som ikke er enig i styrets vedtak, kan kreve sin oppfatning ført inn i protokollen. Denne oppfatning må leveres skriftlig til den som fører protokoll for møtet. Protokollen skal underskrives av alle styremedlemmene som har deltatt i styrebehandlingen. j) Hvis protokollen ikke underskrives av alle møtedeltagerne i tilknytning til møtet, skal den sendes ut til styremedlemmene senest to uker etter at styremøtet er avholdt. Dersom det ikke er kommet frem skriftlige innsigelser mot protokollen senest to uker etter at den er blitt sendt ut, anses protokollen som vedtatt. Dersom det kommer skriftlig innsigelse til protokollen, skal denne tas opp på førstkommende styremøte. Taushetsplikt k) Styremedlemmene og stedfortrederne har taushetsplikt om noens personlige forhold de får kjennskap til i forbindelse med utøvelse av vervet. 8 Styrets oppgaver Styret skal: a) sørge for at stiftelsens økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med stiftelsens formål og vedtekter, stiftelsesloven, god regnskapsskikk og øvrige bestemmelser som gjelder for stiftelsen, b) utarbeide retningslinjer for tildelinger fra fondets avkastning, c) fastsette størrelsen på tildelingene og sørge for at utbetalingene blir foretatt, 16 av 36
d) sørge for at det rapporteres tilfredsstillende fra tiltak/prosjekter som har fått støtte fra fondet, herunder forsvarlig regnskapsrapportering, e) fastsette størrelsen på honoraret til styremedlemmene. Fastsettelse blir gyldig etter godkjennelse fra klagenemnden, jfr. 10. Honoraret kan ikke overstige nivået for godtgjøring som gjelder for deltakelse i statlige utvalg. Styret kan vedta å fastsette årlige honorar for styremedlemmer. f) behandle andre saker om stiftelsens drift, g) representere stiftelsen utad, men kan likevel delegere slik representasjon til én eller flere styremedlemmer, eventuelt til daglig leder, h) sørge for at styreprotokoller oversendes departementet så snart de er godkjent og undertegnet. 9 Daglig leder Dersom styret finner det organisatorisk hensiktsmessig og økonomisk forsvarlig, kan styret ansette daglig leder, og/eller annen administrativ ansatt, på hel- eller deltid. Daglig leder kan ikke sitte i stiftelsens styre eller i styret til noen av oppnevnerorganisasjonene. Styret har arbeidsgiveransvaret og skal utarbeide ansettelsesavtale og stillingsinstruks for daglig leder. 10 Klagenemd a) Styret fatter vedtak angående retten til å velge styremedlemmer (status som oppnevnerorganisasjon). Styrets vedtak kan av berørt organisasjon, departementet eller andre organisasjoner som er gitt rett til å velge styremedlemmer, bringes inn for klagenemnden. b) Klagenemnden oppnevnes fra sak til sak. Klagenemnden består av ett medlem oppnevnt av de styremedlemmene som utgjorde flertallet i styrebehandlingen, ett medlem oppnevnt av departementet og ett medlem oppnevnt av Den norske Helsingforskomité. Styremedlemmer og andre personer som har deltatt i saksbehandlingen forut for klagenemndens behandling, kan ikke utpekes som medlem i klagenemnden. Klagenemnden kan ikke avgjøre andre saker enn de som uttrykkelig er nevnt i 10 a) og e). c) Klagenemnden kan vurdere og fatte beslutning om alle sider ved saken, herunder kan den kreve at saken behandles på nytt i styret med anvisning på forhold som menes utelatt eller feilvurdert. d) Klagenemndens beslutning er endelig for styret og vedkommende organisasjon, men vedtaket binder ikke Stiftelsestilsynet i en eventuell saksgang ut fra dets regelverk og mandat. e) Klagenemnden skal godkjenne styrets vedtak angående størrelsen på honoraret og annen godtgjørelse til styremedlemmene. 17 av 36
f) Stiftelsen betaler honorar og andre nødvendige kostnader som medlemmene av klagenemnden har i forbindelse med sitt verv i klagenemnden. Kostnader som klager har i forbindelse med klagebehandlingen, må den selv betale. g) Ansees klagen av styret som helt uholdbar, kan styret kreve at søker betaler stiftelsens kostnader etter f) første setning. Styret kan, når klagen ansees helt uholdbar, også kreve at en klager stiller sikkerhet for mulige kostnader som stiftelsen kan få, jfr. f) første setning, før klagen oversendes klagenemnden. Stilles ikke sikkerheten innen den frist som er satt, skal saken avvises. Klagenemnden tar avgjørelse om klager skal pålegges å betale stiftelsens sakskostnader, jfr. f) første setning og om frigivelse av sikkerhetsstillelsen. h) Styret kan med 2/3 flertall fastsette generelle saksbehandlingsretningslinjer. 11 Regnskap og revisjon Stiftelsen er regnskaps- og revisjonspliktig etter de til enhver tid gjeldende lovbestemmelser som omfatter stiftelser, og styret er ansvarlig for at det gjennomføres forsvarlig regnskapsføring. Stiftelsen skal ha statsautorisert eller registrert revisor som velges av stiftelsens styre. 12 Ansvarlig departement Ansvarlig departement overfor stiftelsen og det som er gitt rettigheter i disse vedtektene, er det departement som til enhver tid har ansvar for saker som gjelder nasjonale minoriteter. 13 Omdanning Stiftelsens styre kan omdanne stiftelsen etter stiftelseslovens bestemmelser. For vedtak om omdanning (vedtektsendringer) som gjelder opphevelse, formål eller andre bestemmelser som det må antas at det ved opprettelsen ble lagt vesentlig vekt på, kreves 3/4 flertall blant styrets medlemmer. Andre omdannelsessaker krever 2/3 flertall. Opphevelse av stiftelsen må vedtas av styret med 3/4 flertall i to påfølgende styremøter med minimum 30 dagers mellomrom. Før det fattes vedtak om omdanning, skal det innhentes uttalelse fra ansvarlig departement og oppnevnerorganisasjonene. III Vedtektene sendes ut på høring hos organisasjonene og andre berørte samt KMD som oppretter. Høringsfristen settes til 1 mnd, regnet fra det tidspunktet administrasjonen får sendt ut høringsbrevet. IV Hvis det ikke fremkommer tungtveiende merknader og det bare kommer redaksjonelle/språklige rettinger, oversendes forslaget direkte fra administrasjonen. Hvis det fremkommer andre merknader/forslag enn forannevnt, skal disse opp til ny (andregangsbehandling) i styret. 18 av 36