RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - -
Innholdsfortegnelse 1 Hjemmel for forvaltningsrevisjon... 2 2 Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011... 2 3 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon... 3 4 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt... 3 4.1 Fagopplæringen... 3 4.2 Tannhelse... 4 4.3 Fylkesrådets intern kontroll... 4 4.4 Vedlikehold av bygningsmassen... 5 4.5 Økonomistyring... 6 4.6 Nord-Trøndelag fylkeskommune som arbeidsgiver... 6 4.7 Transporttjenesten for funksjonshemmede/bestillingstransport... 7
1 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon utføres med hjemmel i kommuneloven 77 nr 4, og er definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Forvaltningsrevisjonens innhold er nærmere definert i forskrift om revisjon 7. Ifølge forskrift om kontrollutvalg 10, skal det minst én gang i valgperioden utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune er delegert myndighet til å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden, det vil si endre prioriteringsrekkefølge eller foreslå nye prosjekt. 2 Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011 ble behandlet i kontrollutvalget 20.05.08 sak 24/08 og fylkestinget 12.06.08 sak 08/39. Prosjektene ble vedtatt gjennomført i følgende prioriteringsrekkefølge: 1. Rådgivning i videregående skole 2. Veg 3. Regionalt utviklingsprogram forprosjekt 4. Innkjøp/investeringer 5. Fagopplæringen 6. Transporttjenesten for funksjonshemmede 7. Etikk 8. System for kvalitetsutvikling i videregående skole forprosjekt 9. Skoleskyss Kontrollutvalget rullerte planen i møte 09.06.09 sak 33/09. Følgende prioriteringsrekkefølge for de gjenværende prosjektene ble vedtatt: 1. Innkjøp/investeringer 2. System for kvalitetsutvikling i videregående skole forprosjekt 3. Fagopplæringen 4. Transporttjenesten for funksjonshemmede 5. Etikk 6. Skoleskyss Status pr juni 2010: Prosjekt nr. 1 Innkjøp/investeringer under arbeid. Prosjektet handler om byggingen av nye Steinkjer videregående skole, og er todelt: Første del omhandler planleggingsfasen for prosjektet og rapporten er ventet ferdig i oktober 2010. Andre del omhandler gjennomføringsfasen for prosjektet. Prosjekt nr 2. System for kvalitetsutvikling i videregående skole forprosjekt er avsluttet, og ble behandlet i kontrollutvalget 28.04.10 sak 19/10. 2
3 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Før revisjonen går i gang med nye prosjekt, er det viktig å ta en vurdering av hvilke prosjekt som skal prioriteres. Hva som er aktuelle og interessante prosjekt kan endre seg i løpet av en fireårsperiode, og det er derfor nødvendig å rullere planen i løpet av perioden. Kontrollutvalget skal nå prioritere prosjekt for det gjenstående av planperioden, det vil si ut 2011. Ny overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon for årene 2012-2015 skal behandles i fylkestinget innen utgangen av 2011. Prosjekter som er beskrevet i dette dokumentet, men ikke gjennomført innen den tid, vil kunne vurderes på nytt i forbindelse med ny plan. For Nord-Trøndelag fylkeskommune er det lagt opp til et estimat på 1500 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 3 prosjekt per år. 4 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Revisors vurderinger bygger på en analyse av fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at fylkeskommunen ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at fylkeskommunen ikke oppfyller mål fastsatt av fylkestinget Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Revisor presenterer her forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt. Her foreslås både prosjekt som står på den opprinnelige planen, samt flere nye forslag. Prosjektene Etikk og Skoleskyss er, på bakgrunn av revisors risiko- og vesentlighetsvurderinger, ikke lenger med som forslag. Det er opp til kontrollutvalget å prioritere rekkefølgen på prosjektene. Vi gjør oppmerksom på at kontrollutvalget og fylkestinget står fritt til å velge prosjekt som ikke er listet opp i denne planen. 4.1 Fagopplæringen Fylkeskommunen har ansvar for videregående opplæring, inklusive yrkesrettet opplæring. Fagopplæring fram til fag-/svenneprøve skjer med opplæring både i skole og bedrift. Dersom fylkeskommunen ikke kan formidle opplæring i bedrift til de som ønsker det, må også bedriftsdelen av opplæringen skje i skole. Ifølge fylkeskommunens årsmelding for 2009 ble det i fjor godkjent til sammen 649 nye lærekontrakter i Nord-Trøndelag, noe som er en nedgang fra 2008. Årsmeldingen beskriver at 3
fylkeskommunen fortsatt har utfordringer knyttet til alternative opplæringsarenaer for Vg3 i skole og å redusere antallet som slutter. Har fylkeskommunen tilfredsstillende tilsyn med og oppfølging av lærlinger og lærebedrifter? Sikrer fylkeskommunen et tilfredsstillende tilbud til dem som får alternativ fagopplæring i skolen? Har fylkeskommunen satt i gang tiltak for å tilpasse kapasitet til etterspørsel på læreplasser? 4.2 Tannhelse Den offentlige tannhelsetjenesten var sist gjenstand for forvaltningsrevisjon i 2007/2008. Da var problemstillingen oppfølging av tiltakene i Strategisk utviklingsplan for tannhelsesektoren i Nord-Trøndelag (2006) for å rekruttere og beholde tannleger, særlig i distriktene. Lov om tannhelsetjenester pålegger den offentlige tannhelsetjenesten et ansvar for prioriterte grupper av pasienter. Tannhelsetjenesten skal både sette i verk forebyggende tiltak og drive et oppsøkende behandlingstilbud overfor prioriterte grupper. De prioriterte gruppene er blant annet barn og ungdom, eldre og langtidssyke og rusmiddelmisbrukere. I tillegg til de prioriterte gruppene kan fylkeskommunen yte tannhelsetjenester til voksent betalende klientell etter fylkeskommunens egne retningslinjer. Det betalende klientellet bidrar til å styrke det økonomiske grunnlaget for tannklinikkene, men det kan være grunn til å vurdere om omfanget av voksent betalende klientell fortrenger det prioriterte klientellet. Utfører tannhelsetjenesten de forebygging, tilsyn og behandling som de er forpliktet til overfor de prioriterte gruppene? Er det en riktig balanse mellom tilsyn og behandling av prioriterte grupper og behandling av voksent betalende klientell? En annen mulig vinkling er knyttet til oppfølging av forrige forvaltningsrevisjonsrapport om rekruttering av tannhelsepersonell. Dette vil være et mindre prosjekt der status for bemanningssituasjonen kartlegges, med særlig fokus på turnover, pensjonering og nyrekruttering. 4.3 Fylkesrådets intern kontroll I kommuneloven er det et implisitt krav om at fylkesrådet skal sørge for et system for intern kontroll: (...) Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll (Kommuneloven 23-2). 4
Revisjonen gjennomførte i 2007 et forvaltningsrevisjonsprosjekt om intern kontroll på innkjøpsområdet i fylkeskommunen. Gjennomgangen avdekket svakheter knyttet til kommunikasjonen mellom sentral ledelse og virksomhetene, samt oppdatering av rutinebeskrivelser. Rapporten konkluderte også med at fylkeskommunen manglet en systematisk tilnærming i forhold til oppfølging og kvalitetssikring av om regler og rutiner på innkjøpsområdet følges. En arbeidsgruppe oppnevnt av Kommunal- og Regionaldepartementet (KRD) la i desember 2009 fram en rapport om styrking av egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten slår fast at intern kontrollen er det viktigste elementet i egenkontrollen. COSO-rammeverket, med beskrivelse av hvilke elementer som bør være på plass i et internt kontrollsystem, kan brukes som utgangspunkt for revisjonskriterier. Et slikt prosjekt kan ha mange ulike vinklinger, og fokusere på ulike områder av fylkeskommunens virksomhet alt etter hva kontrollutvalget ønsker. Har Nord-Trøndelag fylkeskommune et betryggende system for intern kontroll? o Har fylkeskommunen et tilfredsstillende kontrollmiljø? o Foretar fylkeskommunen risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål? o Deltar hele organisasjonen i kontrollaktiviteter? o Får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? o Hvordan sikrer fylkeskommunen at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering? En annen mulig vinkling er å bygge videre på forvaltningsrevisjonsrapporten om intern kontroll på innkjøpsområdet, og se på bruken av rammeavtaler i virksomheten: Foretas det innkjøp utenfor innkjøpsavtalene i NN virksomhet? 4.4 Vedlikehold av bygningsmassen Fylkestinget har vedtatt et omfattende investeringsprogram for skolene gjennom En skole for framtida videregående skoler i Nord-Trøndelag mot 2020. Ifølge økonomiplanen 2010-2013 er totalt vedtatt/foreslått investeringsvolum i perioden 2006-2013 ca 1,2 milliarder kroner. Virksomhet Eiendom ivaretar det formelle eieransvaret for de fylkeskommunale eiendommene, og er ansvarlig for vedlikeholdet av eiendommene. I forbindelse med de store investeringene, er det viktig at fylkeskommunen har et godt system for vedlikehold av eiendomsmassen. 5
NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren lister opp kriterier for god eiendomsforvaltning, og det vil i et forvaltningsrevisjonsprosjekt være naturlig å ta utgangspunkt i disse. Forslag til problemstilling: Har fylkeskommunen et tilfredsstillende system for kartlegging av bygningsmassens tilstand/vedlikeholdsbehovet? Har fylkeskommunen gode systemer for planmessig vedlikehold av fylkeskommunal bygningsmasse? 4.5 Økonomistyring Økonomistyring dreier seg om å skaffe oversikt over den økonomiske situasjonen, kartlegge økonomiske konsekvenser av ulike handlinger og legge planer for virksomheten. På grunn av inntektene fra NTE har Nord-Trøndelag fylkeskommune relativt god økonomi. Flere sektorer har imidlertid opplevd utfordringer knyttet til aktivitetsøkning og merforbruk de senere årene. Dette gjelder både videregående opplæring og på tannhelseområdet. Økonomifunksjonen på Fylkets Hus er økonomistøtte for virksomheten. Ifølge budsjettet for 2010 ser fylkeskommunen behovet for bedre oppfølging av virksomhetene på økonomiområdet. Har NN virksomhet god økonomistyring? o Er budsjettet realistisk? o Er forutsetningene for god økonomistyring til stede (lojalitet til budsjettet, kompetanse, verktøy med mer)? o Er rapporteringen gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og reglementer både internt i administrasjonen og til Fylkestinget? o Er oppfølgingen av avvik i tråd med kravene i lov, forskrift og reglementer? 4.6 Nord-Trøndelag fylkeskommune som arbeidsgiver Fylkestinget har vedtatt personalpolitiske retningslinjer for fylkeskommunen. Personalpolitikkens hovedmål er å rekruttere, ivareta og utvikle medarbeiderne for å nå fylkeskommunens mål. Fylkesrådet ivaretar fylkeskommunens arbeidsgiveransvar, og fatter alle nødvendige vedtak på vegne av fylkeskommunen som arbeidsgiver. Fylkeskommunen har de siste årene opplevd saker som for eksempel teatersaken og MINT-saken, der personalpolitikk har vært et tema. I lys av disse sakene kan det være interessant å se på fylkeskommunen som arbeidsgiver, med fokus på blant annet oppfølging av ansatte og mellomledere, håndtering av personalreglementer med mer. Fylkeskommunen har et mål om å legge til rette for arbeidstakerne i alle livets faser. Fylkesrådet har vedtatt en seniorpolitikk, som skal evalueres av fylkeskommunen selv i 2010. 6
Det kan imidlertid også være interessant å undersøke hvordan personalpolitikken er fulgt opp overfor ansatte i andre livsfaser enn seniorfasen. Et annet tema kan være samarbeidet mellom ledelsen i fylkeskommunen og arbeidstakerorganisasjonen/tillitsvalgte, med utgangspunkt i bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen. Varsling er å melde/si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, uetiske eller ulovlige. Ifølge Arbeidsmiljøloven skal fylkeskommunen legge til rette for et godt ytringsklima og ha interne rutiner for varsling. Nord-Trøndelag fylkeskommune har vedtatt rutiner for varsling. Håndtering av personalreglement i de ulike virksomhetene hvordan sikrer fylkeskommunen lik praksis? Driver fylkeskommunen en livsfasepolitikk i tråd med egne retningslinjer? Utøver fylkeskommunen en arbeidsgiverpolitikk i tråd med lov- og avtaleverks bestemmelser om ansattes medvirkning? Er det lagt til rette for varsling i tråd med kravene i lovverket? Har fylkeskommunen et godt system for å håndtere varslinger? 4.7 Transporttjenesten for funksjonshemmede/bestillingstransport Formålet med transporttjenesten er å gi funksjonshemmede som er avhengig av dør-til-dørtransport et tilbud slik at de har muligheter til å delta i aktiviteter i nærmiljøet på lik linje med den øvrige befolkningen. Tjenesten omfatter ca 1900 brukere. Ifølge årsmeldingen for 2009 har utgiftene til TT-transport økt jevnt de siste årene. Fylkesrådet har vedtatt retningslinjer for transporttjenesten som beskriver det tilbudet som skal gis til brukerne og hvordan tjenesten skal administreres. Nord-Trøndelag fylkeskommune har etablert et tilbud om bestillingstransport, som er et kollektivtilbud der kunden melder inn til et bestillingspunkt at man ønsker å benytte seg av et kollektivtilbud. Disse kollektivtilbudene deles inn i to typer: tilbringertransport (transport til og fra andre kollektivruter) og servicetransport (til faste punkter med fast avgangstid). Prisen er det samme som en bussbillett. Det vil i løpet av 2010 bli etablert tilbud om bestillingstransport i samtlige kommuner i fylket. Statusrapporten pr november 2009 viste at gjenstående kommuner var Mosvik, Leksvik, Meråker og Stjørdal. I 2009 ble det igangsatt et prøveprosjekt med formål å samordne bestillingstransporten med TT-transporten. Målet er at flest mulig av dagens TT-brukere skal kunne benytte den ordinære kollektivtransporten, inklusive bestillingstransport og serviceruter som er åpne for alle. I første omgang er fire kommuner invitert til å delta i prosjekt: Verdal, Verran, Snåsa og Steinkjer. Videre arbeid med bestillingstransporten vil bli koordinert med TT-prosjektet. Aktuelle problemstillinger: Følges retningslinjene i saksbehandling og tildeling av transporttjenester for funksjonshemmede? Fungerer ordningen med bestillingstransport etter hensikten? 7
Nr. Prosjekt Vinkling Fagopplæringen Tannhelse Fylkesrådets intern kontroll Vedlikehold av bygningsmassen Økonomistyring Nord-Trøndelag fylkeskommune som arbeidsgiver Transporttjenesten for funksjonshemmede/ bestillingstransport 8