OPPDRAGSDOKUMENT 2011 TIL LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Selskapsmøte xx. xx 2011
INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP... 3 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2011... 4 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2011... 9 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2011... 9 6. RAPPORTERING TIL EIERNE... 10 2
1. INNLEDNING Formålet med Luftambulansetjenesten ANS er å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Selskapets primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Luftambulansetjenesten ANS skal drive den flyoperative ambulansetjenesten som ligger innenfor de regionale helseforetakenes ansvar, herunder bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til sikkerhet i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeid for bedre kvalitet, koordinering samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Luftambulansetjenesten ANS skal utføre pålagte oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet i dokumentet. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Luftambulansetjenesten ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Luftambulansetjenesten ANS for 2011 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helseplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS er også regulert av en rekke lover innen luftfart, herunder norsk og internasjonalt regelverk for luftfart. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets stiftelsesdokument, vedtekter og selskapsavtale. Luftambulansetjenesten ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester og integrert i den samlede akuttmedisinske kjede. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Luftambulansetjenesten ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. 3
3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2011 a) Selskapsmøter Det etableres en årssyklus med to ordinære selskapsmøter der eierne bl.a. behandler følgende tema: Februar: Oppdragsdokument for året Forhold av betydning for de regionale helseforetakenes arbeid med budsjett og økonomisk langtidsplan. Oppnevning av styre Innen utgangen av juni: Årlig melding, herunder styrets rapport i forhold til forrige års oppdragsdokument samt styrets overordnede plan for virksomheten i et 3-4 års perspektiv Årsberetning og regnskap for det foregående år I tillegg kan det være aktuelt å avholde et møte i september/oktober vedrørende: Rapport og gjennomgang av status for driften av selskapet (økonomi, aktivitet, styrets forretningsplan) Økonomiske prognoser og andre forhold av betydning for neste års bevilgning fra eierne Forbruksutvikling endring i forbruksmønster mv av betydning for de regionale helseforetakenes styring, planlegging og utvikling Rapport fra styrets gjennomgang av intern kontroll og risikostyring De fire regionale helseforetakenes administrerende direktører har etablert en eierstyringsgruppe for å koordinere eierstyringen av de felleseide selskapene. Eierstyringsgruppen vil også bidra i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføring av selskapsmøtene. b) Helhetlig opplegg for god virksomhetsstyring Styret for Luftambulansetjenesten ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2-13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet startes og drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). 4
Styret for Luftambulansetjenesten ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: Styret skal påse at Luftambulansetjenesten ANS har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Risikofaktorer som kan medvirke til at målene for selskapet ikke nås, skal identifiseres og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse skal iverksettes. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i organisasjonen. Styret skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det skal redegjøres for styrets arbeid i årlig melding. Ved omstilling av virksomheten må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Luftambulansetjenesten ANS skal sikre en systematisk oppfølging av rapporter fra ulike tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta en gjennomgang av alt grunnlagsmateriale som er levert i forbindelse med rapportering i forhold til virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS, herunder også i underliggende samarbeidspartnere og kontraktsparter. Luftambulansetjenesten ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer. d) Kontraktsregulering mellom Luftambulansetjenesten ANS og operatørene Det vises til brev av 05.07.10 fra Luftambulansetjenesten ANS vedr. avtaleforhold mellom Luftambulansetjenesten ANS og operatørene. Luftambulansetjenesten ANS skal i samsvar med dette sikre at det til enhver tid er etablert gode rutiner for samhandling, informasjon og varsling av eventuelle avvik mellom Luftambulansetjenesten ANS og operatørene. Tilsvarende rutiner skal være etablert mellom Luftambulansetjenesten ANS, de fire eierne, helseforetak med ansvar for helsepersonellbemanningen, Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet. Risiko- og sårbarhetsanalyser skal legges til grunn for endringer og i varsling av hendelser. e) Forberedelse til ny kontraktsrunde Luftambulansetjenesten ANS skal i løpet av 2011 utarbeide plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde. Planen må bl.a. beskrive nødvendig samspill mellom Luftambulansetjenesten ANS og RHF når det gjelder faglige rammer og forutsetninger, herunder 5
strategier for baseplassering og ressursbruk. Videre må planen beskrive hva som må være på plass før ny kontraktsrunde, hvilke elementer som inngår og hvordan prosessen skal gjennomføres. f) Kartlegging av landingsforhold De regionale helseforetakene har etablert et felles prosjekt for å ivareta kravet om forsvarlige landingsmuligheter for ambulanse- og redningshelikoptrene ved akuttsykehusene. Luftambulansetjenesten ANS er gitt i oppdrag å lede dette arbeidet. Arbeidet skal sluttføres i 2011. g) Likeverdig tjenestetilbud Nødmelde- og ambulansetjenesten skal ha god kompetanse og rask respons. Det skal være likeverdig tilgang til tjenesten for funksjonshemmede, minoritetsspråklige og den samiske befolkningen. Det er et mål å bedre samarbeid og kommunikasjon mellom akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, øvrig kommunal helse- og omsorgstjeneste og de frivillige organisasjonene. Luftambulansetjenesten ANS skal iverksette tiltak for å sikre nødvendig språk- og kulturkompetanse i tjenesten. h) Utvikling av data fra de akuttmedisinske tjenestene De regionale helseforetakene skal samarbeide med Helsedirektoratet om å etablere et nasjonalt system for rapportering og bearbeiding av data fra de akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra i dette arbeidet. i) Videreutvikling av måleindikatorer for tjenesten Selskapet skal i 2011 videreutvikle måleindikatorer for kvalitet, produktivitet og effektivitet i tjenesten. j) Øvrige styringskrav i 2011 fra foretaksmøtene i de regionale helseforetakene som gjøres gjeldende for Luftambulansetjenesten ANS Veileder for styrearbeid og fastsetting av instrukser. Helse- og omsorgsdepartementet har utarbeidet en veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Veilederen inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. De regionale helseforetakene vil sørge for at det utarbeides veileder for styrearbeid i helseforetakene og de felleseide selskapene. - Det legges til grunn at styret for Luftambulansetjenesten ANS følger opp denne veilederen og ser til at det bl.a. er fastsatt instruks for styret og instruks for daglig leder. Regjeringens eierskapspolitikk Dokumentet Regjeringens eierpolitikk er forankret i Stortingets behandling av St. meld. nr. 13 (2006-2007) Et aktivt og langsiktig eierskap. Det legges til grunn at styret og ledelsen for Luftambulansetjenesten ANS er kjent med forventninger og krav som følger av regjeringens eierskapspolitikk. - Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS har utarbeidet etiske retningslinjer for sin virksomhet og at retningslinjene er gjort kjent og er publisert på virksomhetenes 6
hjemmesider. Retningslinjene skal gjøres gjeldende for alle ansatte, og så langt de passer også for styremedlemmer og andre som representerer selskapet. - Det forventes at styret og daglig ledelse er kjent med kravene til samfunnsansvar og håndterer dette i sin strategiske og operasjonelle virksomhetsstyring og årlig evaluerer egen virksomhet. En oppsummering av evalueringen skal videreformidles til eierne i årlig melding. - Det forutsettes videre at styret og ledelsen i Luftambulansetjenesten ANS forholder seg til retningslinjene for lederlønn. Retningslinjene slår fast at lederlønningene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Det forutsettes videre at styret og ledelsen er kjent med Riksrevisjonens lederlønnsundersøkelse (Dokument 3:2 (2010-2011)). Utdanning, etisk rekruttering og gode tilsettingsrutiner Luftambulansetjenesten ANS har ansvar for - at rekruttering av personell gjøres slik at det bidrar til å sikre tilstrekkelig kapasitet og en kvalitativ god tjeneste - å kunne bistå Helsedirektoratet i å vurdere og fremskaffe kunnskap om fremtidig kompetanse- og personalbehov i sektoren, med fokus på kompetansebehov utover grunnutdanningene - at WHOs internasjonale retningslinjer for etisk rekruttering av helsepersonell implementeres i 2011. - gode rutiner ved tilsetting av personell, jf. Helsedirektoratets veileder Gode rutiner Gode tilsettinger. Faste stillinger og deltid Luftambulansetjenesten ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk for alle ansatte. - Bruk av midlertidige stillinger og vikariater skal begrenses til et nødvendig minimum (jf. Arbeidsmiljøloven 14-9). - Luftambulansetjenesten ANS skal i årlig melding rapportere om utviklingen i andelen deltid og hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere andelen deltid. Inkluderende Arbeidsliv (IA) og sykefravær m.m. Det vises til Regjeringens og partenes arbeid med en ny og mer målrettet IA-avtale for perioden 1. mars 2010 til 31. desember 2013 for å redusere sykefraværet, hindre utstøting og frafall, øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne, og stimulere til forlenget yrkesaktivitet etter fylte 50 år. - Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS setter aktivitets- og resultatmål i arbeidet med å nå IA-avtalen. - Luftambulansetjenesten ANS bes utvikle indikatorer for målsettingene med IA-avtalen gjennom Nasjonalt program for stabs- og støttefunksjoner HR standardisering. Konsulentbruk Bruken av eksterne konsulenter bør avgrenses til områder der det er nødvendig med kompetanse eller kapasitet utover det som er tilgjengelig i egen organisasjon og for en tidsbegrenset periode. Bruk av eksterne konsulenter skal vurderes opp mot å rekruttere aktuell kompetanse. - Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS skal ha et bevisst forhold til og begrenser bruken av eksterne konsulenter. Permisjonspraksis Det er et nasjonalt ansvar å sørge for kvalifisert helsepersonell på Svalbard. Det vises videre til at deltakelse i internasjonalt solidaritetsarbeid blant helseforetakenes ansatte er positivt og viktig. 7
- Luftambulansetjenesten ANS bes legge rette for permisjon til ansatte som får tilbud om stilling ved UNN, Longyearbyen sykehus - Luftambulansetjenesten ANS bes sørge for en hensiktsmessig permisjonspraksis når det gjelder ansattes deltakelse i internasjonalt solidaritetsarbeid. Kvalitet i anskaffelsesprosessene Luftambulansetjenesten ANS` anskaffelser er omfattende og har stor samfunnsbetydning. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS har god internkontroll og etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke kompetansen på området. Tilsvarende gjelder for krav knyttet til miljø- og samfunnsansvar og krav om oppfølging av ILO-konvensjon nr. 94 for å sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Det går fram av lov om offentlig anskaffelser, at leverandører skal pålegges å sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS kontinuerlig lærer av erfaringer ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester, for å hindre uheldige konsekvenser ved fremtidige anskaffelser. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS - Følger opp anbefalingene fra de regionale helseforetakenes fellesprosjekt knyttet til miljø og samfunnsansvar, delprosjekt innkjøp. - Ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester sikrer en tilfredsstillende geografisk tilgjengelighet til tjenester for befolkningen. - Gjennomfører eksterne evalueringer av sine anskaffelser av helsetjenester. Evalueringer må omfatte hele anskaffelsesprosessen. Evalueringer skal bl.a. omfatte konsekvenser for pasienttilbudet mht. kontinuitet, geografisk tilgjengelighet, bredde og mangfold, og evne til fornyelse og utvikling. I tillegg bør evalueringer se på anskaffelsen fra et leverandørperspektiv mht. forutsigbarhet, ryddighet og profesjonalitet, samt anskaffelsenes konsekvenser for fremtidig konkurransesituasjon. - Ved konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes. Miljø- og klimatiltak Det vises til arbeidet med det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og til sluttrapport om miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten. Det vises videre til krav om oppfølging av nasjonal klimapolitikk og at sektoren gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming må bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. - Luftambulansetjenesten ANS bes om å etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO 14001-standarden. Dette arbeidet skal ta sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av 2014. - Luftambulansetjenesten ANS bes om å følge opp og iverksette de øvrige målene med anbefalte tiltak som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport. Nasjonalt profilprogram Det nasjonale profilprogrammet som ble utarbeidet ved opprettelsen av de regionale helseforetakene og helseforetakene i 2002 er revidert. En enhetlig profilering har informasjonsverdi for pasienter, pårørende og andre samarbeidsparter og synliggjør også felles identitet og tilhørighet. 8
- Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS forholder seg til revidert nasjonalt profilprogram når det foreligger. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2011 Det legges til grunn følgende aktivitet i 2011: Helse Nord RHF Ambulansefly Kirkenes 1205 timer Tromsø 1259 timer Alta 1 og 2 1943 timer Bodø 1375 timer Brønnøysund 1150 timer Ambulansehelikopter Tromsø 690 timer Brønnøysund 550 timer Helse Midt-Norge Ambulansefly Ålesund 1400 timer RHF Ambulansehelikopter Ålesund 660 timer Trondheim 670 timer Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Førde 730 timer Bergen 550 timer Stavanger 650 timer Helse Sør-Øst RHF Ambulansefly Gardermoen 1 1276 timer Gardermoen 2 990 timer Ambulansehelikopter Ål 750 timer Arendal 740 timer Dombås 670 timer Lørenskog 1 900 timer Lørenskog 2 750 timer 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2011 Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Fra og med 2007 har Administrasjonen i tråd med eiernes og styrets ønske styrt mot et nullresultat. Det har medført justering av tilskudd i siste kvartal. Tilskuddene justeres iht. kostnadsutvikling pr base i hver helseregion. Det gjør at eierne kan påregne både ned- og oppjustering av tilskuddene for å avslutte året i balanse. For 2011 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: RHF Kroner Helse Nord RHF 288 355 080 Helse Midt-Norge RHF 97 289 227 Helse Vest RHF 70 172 508 Helse Sør-Øst RHF 181 017 390 9
I tillegg blir det overført kr 71 300 000 fra Helse- og omsorgsdepartementet til dekning av nasjonale oppgaver. Midlene utbetales via Helse Nord RHF. Luftambulansetjenesten ANS skal gå i balanse i 2011. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Luftambulansetjenesten ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2011 i årlig melding innen 1. mars 2012. Jf. også punkt 3 a). Selskapets aktivitets- og resultatutvikling skal rapporteres tertialvis. 10