Inventar og utstyrskontroll Jf. Rapport av november 2013
Formål Undersøke om Nordland fylkeskommune har tilfredsstillende oversikt og kontroll med inventar og utstyr Undersøke i hvilken grad Nordland fylkeskommune har fulgt opp fylkesrevisjonens anbefalinger fra forrige undersøkelse i 2007
Rapportens problemstillinger 1. I hvilken grad har Nordland fylkeskommune et felles, overordnet system for registrering av inventar og utstyr? 2. I hvilken grad har Nordland fylkeskommunes driftsenheter rutiner for registrering og kontroll med inventar og utstyr? 3. Hvordan har Nordland fylkeskommune fulgt opp arbeidet med å revidere kassasjonsreglementet?
Grunnlaget for våre vurderinger Kommunelovens 20 nr. 2 Kommunerådet og fylkesrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Nordland fylkeskommunes økonomihåndbok (2009) del 2. s. 88 Økonomiavdelingen har ansvar for å etablere et felles løsøreregister for fylkeskommunen. I mangel av et slikt register har den enkelte driftsenhet ansvar for å løpende registrere og holde oversikt over sitt inventar/løsøre
Problemstilling 1- felles overordnet system Vurdert om det foreligger: Overordnet system for registrering av inventar og utstyr Felles retningslinjer og rutiner for registrering av inventar og utstyr Funn fra forrige rapport, januar 2007: Det foreligger ikke et felles overordnet system for registrering og sikring av inventar og utstyr
Funn 2013 Nordland fylkeskommune har pr i dag ikke et felles overordnet system for registrering av inventar og utstyr Nordland fylkeskommune har ikke utarbeidet felles retningslinjer for registrering av inventar og utstyr for et overordnet system Økonomiavdelingen har siden rapporten i 2007 blant annet kjøpt inn et system som var ment å fungere som et felles inventar- og utstyrsregister for alle enheter i Nordland fylkeskommune, men systemet er ikke tatt i bruk
Problemstilling 2 - driftsenhetenes rutiner Vurdert om driftsenhetene: Registrerer og holder oversikt over sitt inventar og utstyr Har skriftlige rutiner for registrering av inventar og utstyr Oppdaterer registeret fortløpende Funn fra forrige rapport, januar 2007: Varierende praksis, herunder ulike beløpsgrenser for registrering av inventar og utstyr Halvparten av de som fører register holder registeret oppdatert og gjennomfører kontroll av fysisk tilstedeværelse Registrering av eiendeler er ikke integrert med bokføringen
Funn 2013 Flertallet av driftsenhetene foretar registrering av inventar og utstyr Et fåtall av driftsenhetene har skriftlige rutiner for registering av inventar og utstyr Et fåtall av driftsenhetene oppdaterer registeret fortløpende med hensyn til merking, utlån, kontroll og registrering av tilgang og avgang Det er fortsatt ikke fastsatt en nedre beløpsgrense for registrering av inventar og utstyr Registrering av eiendeler er ikke integrert med bokføringen
Problemstilling 3 kassasjonsreglementet Anbefalinger fra forrige rapport, januar 2007: Fylkesadministrasjonen bør vurdere om reglementet kan forenkles Driftsenhetene opplever fylkeskommunens reglement for utrangering, kassasjon og avhending av materiell som omstendelig og vanskelig å etterleve
Funn 2013 Fylkeskommunens økonomiavdeling har laget et utkast til nytt reglement Utkastet ble imidlertid forkastet, slik at det fortsatt er det gamle reglementet som gjelder
Høringsuttalelse fra fylkesråden for plan og økonomi Fylkesråden har merket seg fylkesrevisjonens konklusjoner og anbefalinger og tatt rapporten til orientering, med noen kommentarer knyttet til rapportens problemstillinger Høringsuttalelsen har ikke medført behov for endringer i rapporten.
Noen observasjoner Økonomihåndboken legger til grunn at den enkelte driftsenhet har et lokalt ansvar for registrering av inventar og utstyr Det foreligger imidlertid ikke en entydig definisjon av begrepet driftsenhet, herunder om fylkesadministrasjonen er en driftsenhet, eller om hver avdeling er en driftsenhet Det er uklart om økonomiavdelingen kan bestemme at hele fylkeskommunen innfører et overordnet system og felles rutiner
Konklusjon Nordland fylkeskommune har pr i dag ikke et felles overordnet system for registrering av inventar og utstyr Nordland fylkeskommune har ikke utarbeidet felles retningslinjer for registrering av inventar og utstyr På bakgrunn av de funn som er gjort i denne undersøkelsen mener fylkesrevisjonen at Nordland fylkeskommune ikke har tilfredsstillende oversikt og kontroll med sitt inventar og utstyr