Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 12/131 Møtedato/tid: 27.08.2012, kl. 17:00 Møtested: Formannskapssalen Deltagere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng Arild Øyan Tove Grendstad Kerstin Leistad Grete Mebust Hepsø Gunnar Lohse Ole Christian Iversen, daglig leder i Malvik Næringsbygg AS (Sak 24) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Rådmannen og Revisjon Midt-Norge (RMN) deltar hvis det er behov Ingen Forfall: Kopi: Ordfører, kontrollutvalgets varamedlemmer, Wenche Holt ( RMN), Tor Arne Stubbe (RMN), postmottak RMN og postmottak Malvik kommune Sakliste 023/12 024/12 025/12 026/12 027/12 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.05.2012. Orientering om Malvik Næringsbygg AS - status og utfordringer. Referatsaker. Kontrollutvalgets arbeidsform og erfaringer så langt i valgperioden. Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 20.08.12. Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av2 Arvid Hanssen Daglig leder KonSek, KonSek 1
Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.05.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.08.2012 Saksnr 023/12 Gunn Kari Skavhaug, 12/131-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik. 2
Orientering om Malvik Næringsbygg AS - status og utfordringer. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.08.2012 Saksnr 024/12 Arvid Hanssen 219 11/210-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Årsoppgjør 2011 - Malvik Næringsbygg AS Plan for selskapskontroll Malvik kommune - 2012-2013 Oversikt planer Selskapskontroll, KonSek-kommuner Saksutredning Malvik kommune er 100% eier av Malvik Næringsbygg AS. Selskapet ble prioritert som nummer 2 i forhold til å gjennomføre selskapskontroll, da kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll for 2012-2013 i mai. Viser til vedlagte plan for selskapskontroll. Daglig leder i selskapet er invitert til møte for å orientere om selskapet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. I tillegg til å få bedre innsikt i virksomheten må kontrollutvalget gjennom dialogen i møtet vurdere om det skal settes i gang selskapskontroll i selskapet og i så fall vinklingen på prosjektet. Eventuell bestilling kan gjøres i egen sak, i neste møte, dersom dette er ønskelig. Årsoppgjør for 2011 følger som vedlegg i saken. Oversikt over utvikling av omsetning, egenkapital og totalkapital i perioden 2008-2011 er tilgjengelig i møtet. Sekretariatet mener at økonomisk utvikling, likviditet, drift i forhold til lovverk, vedtekter og signaler fra eier, kan være elementer i et eventuelt prosjekt. Dialogen mellom eier og selskapet er også viktig. Denne saken er også et ledd i kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll generelt. Derfor vedlegges også en oversikt over prioriteringene andre kommuner i det interkommunale kontrollsamarbeidet har gjort i forhold til selskapskontroll. Oversikten gir et grunnlag for å vurdere felleskontroller i forhold til selskap med mange kommunale eiere. Det bør være et bredt nok grunnlag for at Malvik kontrollutvalg slutter seg til et fellesprosjekt i forhold til å igangsette selskapskontroll hvor en ser på forhold knyttet til TrønderEnergi AS sin virksomhet. Sekretariatet tar, i samråd med Revisjon Midt-Norge IKS, sikte på å konkretisere innholdet i en slik kontroll og legge prosjektplan frem for flere kontrollutvalg i løpet av året. Til orientering kan det opplyses at kontrollutvalget fortsatt har ca 280 timer til disposisjon som kan benyttes til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2012. Dette er i tillegg til timene som er avsatt til KOSTRA-prosjektet som ble bestilt i mars, med levering innen utgangen av 2012. 3
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å prioritere ledige ressurser til selskapskontroll i 2012. Denne type kontroll har vært nedprioritert, delvis pga manglende eierstrategi tidligere. Når deler av tidligere kommunal virksomhet settes ut i selskaper er det viktig å følge opp også i forhold til tilsyn og kontroll. Sekretariatets forutsetter at kontrollutvalget gjennom egen innstilling til vedtak, eller klare signaler i møtet, gir føringer for sekretariatets videre oppfølging. 4
5
6
7
8
9
10
11
12
Vedtatt av kommunestyret i sak 33/12, 7.mai 2012 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2013 Malvik kommune 13
1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 14
1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 15
1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 16
2 Eierskap og eierstyring i Malvik kommune Kommunestyret vedtok i sak 50/10 en eierskapsmelding. Denne meldingen omfatter kommunale aksjeselskap hvor kommunen er 100 % eier. Dette gjelder Malvik Everk AS, Malvik Næringsbygg AS og Malvik Næringsutvikling AS. I forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapport om Interkommunalt samarbeid som ble behandlet av kommunestyret i mai 2011, ble det gitt anbefalinger fra revisjonen om at eierskapsmeldingen ble benyttet som basis for andre typer selskaper og samarbeidsformer. Per 13.03.12 er sekretariatet kjent med at rådmannen har foreslått at det opprettes et eierskapssekretariat med følgende ansvarsområder: - Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller - Bindeledd mellom kommunen og du ulike selskap - Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter - Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av styreprotokoller - Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc. - Revidering av eiermelding Saken behandles i formannskapet 13.03.12 og sannsynligvis i kommunestyret 26.03.12. 17
3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås etter at eiersekretariatet, som foreslås opprettet, har virket en tid. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrøndEnergi AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Når det gjelder Malvik Næringsbygg AS er fremtidig økonomi/likviditet avhengig om det settes i gang virksomhet på Moanområdet. Kontrollutvalget har tidligere fått oppdatering rundt problemene knyttet til drift av Norsk Biodrivstoff AS. Det foreslås at det tas en gjennomgang for å få status og også for å høste erfaringer rundt deltakelse i ulike virksomheter. Prioritering 1. Prosjekt Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Involverte selskaper1 TrønderEnergi AS, TrønderEnergi Nett AS 2. Malvik Næringsbygg AS. (Moan) Bomvegselskaper Malvik Næringsbygg AS Involverte kommuner2 Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Selbu, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre Malvik Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Fosenvegene Ei Tim Te By N AS Hitra Frøya fastlandssamband AS (avviklet) Trøndelag bomveiselskap AS Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Norsk Biodrivstoff AS Fokus på selvkostprinsippet Norsk Biodrivstoff AS Innherred Renovasjon IKS Malvik Malvik, Selbu,Stjørdal, Meråker,Frosta, Levanger,Verdal. Inderøy og Leksvik. Malvik 3. 4. 5. 6. 1 2 Oppfølging av Malvik Vurderes av kontrollutvalget. kommunes eierstyring. Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 18
4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Malvik kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapsty 910568183 Biblioteksentralen AL BA 0,00% Nei 971217391 Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Ja 971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,66% Ja 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja 988237272 Malvik everk AS AS 100,00% Ja 974408740 Malvik næringsbygg AS AS 100,00% Ja 955903730 Malvik næringsutvikling AS AS 100,00% Ja 917393222 Norservice Eiendom AS AS 1,60% Nei 991191771 Norsk Biodrivstoff AS AS 38,94% Nei 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja 935162718 Trøndelag Bomveiselskap AS AS 8,33% Nei 992047364 Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 8,10% Ja 980417824 TrønderEnergi AS AS 2,71% Ja 19 Eierand Off.hele
Kommuner Prioriterte selskaper Selskaper med medeiere Agdenes 1. System og praksis for eierstyring 2. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Hamos IKS 4.Bomveiselskaper 2. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Hamos IKS 4.Bomveiselskaper Frøya Vedtatt av kommunestyret Nei Behandles KU 22.08.12. Ja Hemne 1.Hamos forvaltning IKS 2.Bomvegselskaper 3.Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi 1.Hamos forvaltning IKS 2.Bomvegselskaper 3.Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi Hitra 1. DalPro AS 2. TrønderEnergi AS 3.Hamos Forvaltning IKS 1.TrønderEnergi AS 2.Envina IKS 3.Klæbu Industrier AS 4.System og praksis for eierstyring 1.TrønderEnergi AS 2. Malvik Næringsbygg AS 3. Bomveiselskaper 4. Norsk Biodrivstoff AS 5. Innherred Renovasjon AS 6. Oppfølgning av Malvik kommunes eierstyring 1.TrønderEnergi AS 2. Bomvedselskapet Øysand Thamnshavn AS 3.Hamos Forvaltning IKS 4. Meldal næringssenter AS 1.System og praksis for eierstyring 2. Aksjeselskapet Lundemo Bruk 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og Redning IKS 1. DalPro AS 2. TrønderEnergi AS 3.Hamos Forvaltning IKS 1.TrønderEnergi AS 2. Envina IKS Ja 1.TrønderEnergi AS 3. Bomveiselskaper 5. Innherred Renovasjon AS Ja 1.TrønderEnergi AS 2. Bomvedselskapet Øysand Thamnshavn AS 3.Hamos Forvaltning IKS Ja 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og Redning IKS 5. Eierstyring og nettvirksomhet itrønderenergi AS 6.Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn Ja Klæbu Malvik Meldal Melhus 20 Ja
Kommuner Midtre Gauldal Orkdal Selbu Skaun Snillfjord STFK Selskaper med medeiere Prioriterte selskaper 5. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 6.Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn 1.Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2.Envina IKS 3. Gauldal Brann og Redning IKS 4. System og praksis for eierstyring 1.Hamos IKS 2.Trønderenergi AS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand 4. System og praksis for eierstyring 5. Orkladal Bedriftsutvikling 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Selbu-Trykk AS 3. ASTI AS. Trøndelag industrielektronikk 4. Oppfølging av Selbu kommunes eierstyring 5. Sifa AS 6. Årsøya Fritidspark AS 7. Selbu Energiverk AS 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomveiselskaper 1.Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS og ny RV 714 AS 4. System og praksis for eierstyring 1.AtB AS 2.Bomvegselskaper 3. Profesjonelle institusjoner for utøvende kunst 4. Medtech Trondheim AS 21 Vedtatt av kommunestyret 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Envina IKS 1.Hamos IKS 2.Trønderenergi AS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand 5. Orkladal bedriftsutvikling Ja 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS Nei (i møte til høsten) 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomveiselskaper 1. Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS og ny RV 714 AS Ja 2. Bomvegselskaper Ja
Kommuner Prioriterte selskaper Tydal 5. Filmsatsing Minimale eierinteresser mindre enn 1 % Selskaper med medeiere Vedtatt av kommunestyret Plan før 31.12.12 22
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.08.2012 Saksnr 025/12 Arvid Hanssen, 12/131-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Kurs for kontrollutvalg m.f, samhandling Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene Møteprotokoll representantskapet KonSek 27.04.2012 Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april 2012. Rapport fra rep.skap møte IKA Trøndelag IKS 2012 Rapport fra generalforsamling TrønderEnergi AS 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering fra fagkonferanse og årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim 6.og 7. juni 2012. 4 av kontrollutvalgets medlemmer deltok. 2. Kurs for KU-ledere, nestledere, rådmenn, ordførere/varaordførere 12.september (Stjørdal) og 18.september (Orkanger). Arrangør KS-Trøndelag. Påmeldingsfrist 25.august. www.ks.no (Program vedlagt) 3. Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Kommunal - og regionaldepartementet (Pressemelding vedlagt) 4. Protokoll fra møte i representantskapet for KonSek 27.04 2012. (Vedlagt) 5. Rapport/referat fra møte i representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS 17.04.12. (Vedlagt) 6. Rapport fra generalforsamlingen til TrønderEnergi AS 29.05.12 (Vedlagt) 7. Rapport/referat fra møte i representantskapet i IKA Trøndelag IKS 17.04.12. (Vedlagt) 8. Status for arbeid med Overordnet analyse Malvik kommune. (Grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon Malvik kommune 2013-2014.) 23
24
25
26
Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene 25.05.2012 (nkrf.no - 2012/uke 21) Regjeringen la i dag fram en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a. kommuneloven. 1 Regjeringen følger opp forslag om å styrke kommunenes egenkontroll, og la i dag fram en lovproposisjon med flere gode endringsforslag. Proposisjonen ligger nær opp til høringsutkastet, og har derfor også mange av de samme svakhetene. Lovproposisjonen er et resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for en bedre egenkontroll i kommunene, og en oppfølging av arbeidsgrupperapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Lovproposisjonen avviker ikke mye fra høringsutkastet som kom for ett år siden. Blant forslagene er bl.a. at åpne møter blir hovedregelen også for både kontrollutvalg og styrer i kommunale foretak. I tilknytning til forslaget om åpne møter i kontrollutvalgene presiserer departementet at dette ikke er til hinder for at revisor - til tross for sin taushetsplikt uttaler seg i et åpent møte i kontrollutvalget. Videre foreslås det at kontrollutvalget og revisor får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 og i alle aksjeselskaper som er direkte eller indirekte eid av kommunen. - Ansvaret for ein styrkt eigenkontroll ligg fyrst og fremst hos kommunane. Departementet sitt ansvar er mellom anna å sørgje for eit godt regelverk. Desse lovframlegga vil bidra til det, sier Navarsete i en pressemelding. Styrket egenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen. Det sikrer også effektiv og rett ressursbruk i kommunen. Statsråden peker også på sammenhengen mellom egenkontrollen og statlig tilsyn i pressemeldingen: Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt. 27
Forslagene innebærer også at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, samt at utvalget trer i funksjon fra det samme møtet. Regjeringen fremmer ikke forslag om å øke det lovbestemte antallet i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer. Spørsmålet bør vurderes av hver enkelt kommune. Det fremmes heller ikke forslag om å gi mindretallet i utvalget særskilte rettigheter eller å lovregulere at mindretallet i kommunestyret skal ha flertallet i kontrollutvalget. Det samme for gjelder spørsmålet om å lovregulere at ledere og styremedlemmer i kommunale selskaper ikke er valgbare til kontrollutvalget. Etter forslaget skal kommunen i sin årsberetning redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll i virksomheten. Dette er en endring i forhold til høringsutkastet, og i samsvar med intensjonen i NKRFs høringssvar. Regjeringen foreslår dessuten at hvitvaskingsloven utvides til også å gjelde for oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer i kommuner og kommunale foretak. Denne bestemmelsen vil merkelig nok ikke omfatte oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Høringsutkastets forslag angående kommunenes adgang til å ta opp lån, foreslås avgrenset til netto anskaffelseskost og vil først gjelde fra 1. januar 2014. Her kan du lese hele Prop. 119 L (2011 2012) En dringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.)» 28
29
30
31
32
33
34
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 27.april 2012 Arkivsaknr: 11/161-9 Møtende repr.: Hans B. Meland, Gudbjørn Singstad, Tom Skare, Jomar Aftret, Per Walseth, Are Hilstad, Sigmund Gråbak, Bjørn Enge, Oddbjørn Bang, Per Røsseth, Bjørn Hammer, John Geir Stølan og Hans Wendelbo. Alle kommuner utenom Tydal var representert. Følgende møtende representanter er KU-ledere: Tom Skare, Hitra Per Walseth, Malvik Jomar Aftret, Klæbu Fra KU: Fra KonSek: Fra styret: Eva Bekkavik og Arvid Hanssen Sivert Løvseth, styreleder Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april 2012. Sakliste 01/2012 02/2012 03/2012 04/2012 05/2012 Valg av leder og nestleder i representantskapet Valg av styret Orienteringer fra daglig leder Regnskap og årsberetning 2012 Reglement for godtgjøring styret 35
Sak 1 Valg av leder og nestleder i representantskapet Følgende ble valgt: Leder: Hans Wendelbo, Sør-Trøndelag fylkeskommune Nestleder: Berit Flåmo, Frøya kommune Sak 2 Valg av styre Det kom frem noen kommentarer til prosessen knyttet til valgkomiteens arbeid. Flere mente at en før neste valg bør gå bredere ut til kommunene for å få forslag til kandidater. Følgende ble valgt: Sivert Løvseth, leder Randi Berg, nestleder Finn Skogvang Karin Galåen Personlig vara Knut Sundet Mildrid Gimseng Jorun W. Asbøll Gunnar Lohse I tillegg har de ansatte valgt Anne Gråberg til styret, med Frode Singstad som personlig varamedlem. Sak 3 Orienteringer fra daglig leder Daglig leder ga en generell orientering om selskapet og om årshjulet. Årshjulet er et hjelpemiddel for styret til å planlegge aktiviteten i selskapet. Daglig leder orienterte videre om at strategiske dokumenter for selskapet vil bli presentert på nytt representantskapsmøte til høsten. Sak 4 Regnskap og årsberetning 2012 Det var få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr 317.571 som er avsatt til disposisjonsfond. Sak 5 Reglement for godtgjøring styret Daglig leder orienterte om at representantskapets medlemmer fra 2012 skal få sin godtgjørelse fra de enkelte kommuner. Fremlagt forslag til reglement ble vedtatt uten endringer. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold. 36
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Arkivsenteret, Dora, Trondheim Dato og tid: 17.4.2012 kl 1200 Arkivsaknr: 11/161-11 Møtende repr.: Bjugn Kommune Hans Eide Frosta Kommune Tove Rolseth Bratsvedal Hemne Kommune Eva Randi Oldervik Hitra Kommune Edel Myhren Holtålen kommune Ragnhild Volden Klæbu kommune Lillian Waaden Leksvik kommune Einar Strøm Levanger kommune Eva Kristin Lian Meldal Kommune Roy Fritzon m/fullmakt Meråker kommune Bård Langsåvold Midtre Gauldal komune Kristin Gunhildsøien Oppdal kommune Gerd S. Måren Orkdal kommune Anne Grethe Hovde Rennebu kommune Gerd Krovoll Rissa kommune Øyvind Lindseth Røros kommune Erling Sven Busch Selbu kommune Heidi Saur Skaun kommune Jon P. Husby Snillfjord kommune John Geir Støren Steinkjer kommune Gjertrud Holand Stjørdal kommune Ole Sandvik Trondheim kommune Elin Solbu Tydal kommune John Paulsby Verdal kommune Eva Kristin Lian Ørland kommune Britt Brevik NTFK Johannes Sandstad STFK Stein Terje Eriksen Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Hitra, Holtålen, Klæbu, Meldal, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal og STFK 37
Representantskap Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS 17.4.2012 Sakliste 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av setteleder, referenter og 2 personer til å underskrive protokollen 3. Valg av leder og nestleder til representantskapet 4. Årsrapport 2011 5. Regnskap 2011 6. Virksomhetsplan 2012 7. Strategiplan 2012-2016 8. Budsjett 2012 9. Økonomiplan 2012-2016 10. Kontor og depot (tilleggssak) Valg av leder og nestleder til representantskapet Jon P. Husby (Skaun) ble valgt til leder. Bård Langsåvold (Meråker) ble valgt til nestleder. Valg av styre Styret var ikke på valg. Behandling av Årsmelding/regnskap Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. Selskapet tærer på sine disposisjonsfond, på tross av driftsoverskudd. Dette på grunn av store avsetning til bundne fond (prosjektmidler). I forbindelse med økonomiplan ble det reist spørsmål fra Klæbu, på bakgrunn av diskusjon i kommunestyret, om muligheter for effektivisering av selskapets drift med bakgrunn av at det har kommet til flere eiere. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Tilleggssak ble lagt frem angående lokaler for kontor og depot. Selskapet har behov for større arealer, men tilbud fra Dora på kostnader er etter styrets mening for høyt. Styret er på jakt etter et rimeligere alternativ. Representanter fra Holtålen, Meldal og Steinkjer kommuner møtte med fullmakt. Dette er i strid med Lov om interkommunale selskaper. Representant for Sør-Trøndelag fylkeskommune møtte etter fullmakt fra fylkesrådmannen. I følge selskapets daglige leder anser fylkesrådmannen dette for å være tillatt når fylkesrådmannen er valgt av fylkestinget til representant. 38
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Sted: TrønderEnergi AS Bårdshaug Herregård. Orkanger Dato og tid: 29.mai kl 18.30-19.30 Arkivsaknr: 11/161-12 Møtende repr.: Fra KU: Alle eiere utenom Tydal kommune var representert. Ingen av de valgte representanter er kontrollutvalgsmedlemmer Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Agdenes, Frøya, Hitra, Hemne, Malvik, Melhus, Klæbu, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord Selskap: Generalforsamling i TrønderEnergi AS 2012 Sakliste Sak 01/12 Sak 02/12 Sak 03/12 Sak 04/12 Sak 05/12 Sak 06/12 Sak 07/12 Sak 08/12 Sak 09/12 Sak 10/12 Sak 11/12 Sak 12/12 Sak 07/12 Navneopprop Fullmakter Valg av møteleder Godkjenning av innkalling og dagsorden Valg av to deltakere til å undertegne protokollen sammen med møteleder Protokoll fra forrige møte Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2011 og styrets forslag til utbytte for TrønderEnergi AS 2011 Godtgjørelse til revisor Valg av revisor Valg av 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen Valg av valgkomite Fastsettelse av godtgjørelse for bedriftsforsamling og valgkomite for 2012 Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2011 Årsresultat for 2011 var på 204.545.000 kr. Utbytte til eierkommuner ble vedtatt satt til 163.235.000 kr. Utbyttet for 2010 var på 161.232.000 kr. 39
Sak 10/12: Valg av bedriftsforsamling: Følgende ble valgt til bedriftsforsamlingens faste medlemmer: Medlemmer: Arnfinn Astad, Bjugn (leder) Berit Flåmo, Frøya (nestleder) Ola Røtvei, Oppdal Ole Haugen, Hitra Erling Lenvik, Midtre Gauldal Terje Granmo, Malvik Gunnar Lysholm, Orkdal Ståle Vaag, Hemne Jon P. Husby, Skaun Erling Bøhle, Melhus 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2012-2014 2011-2013 2011-2013 Interne representanter: Jan Erik Wang, Ansattevalg Helge Grønning, Ansattevalg Rune Aagesen, Ansattevalg Stein Inge Solum, Ansattevalg Astrid Houen Ler, Ansattevalg 2012-2014 2011-2013 2012-2014 2011-2013 2012-2014 Sak 11/12: Instruks for valgkomiteen i TrønderEnergi AS valg av valgkomite Tidligere instruks var fra 1998. Ny instruks ble vedtatt. Det kom frem synspunkter på at det er viktig at valgkomiteen går bredt ut når de starter sitt arbeid i tilknytning til fremtidige valg. Det kom benkeforslag med forslag til 2 nye navn (Haugen og Momyr) i valgkomiteen i forhold til styrets innstilling. Følgende ble valgt: Arne L. Haugen, leder Berit Rian Michael Momyr Andre kommentarer fra møtet Det ble i tilknytning til møtet opplyst at det ikke kan forventes at de kommende års utbytte blir på samme nivå som de 2 siste år. Viser for øvrig til protokoll som er sendt alle eierkommuner. Kontrollutvalgets medlemmer kan også få protokollen ved henvendelse til KonSek. 40
Kontrollutvalgets arbeidsform og erfaringer så langt i valgperioden Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.08.2012 Saksnr 026/12 Arvid Hanssen 089 11/209-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget legger de foreløpige tanker og synspunkter det ble enighet om i møtet til grunn for arbeidet fremover. 2. Kontrollutvalget vurderer arbeidsformen løpende og formell sak settes på dagsorden når utvalget har behov for dette. Saksutredning Det er viktig at kontrollutvalget selv diskuterer hvordan utvalget skal legge opp arbeidet og hvordan utvalgets medlemmer skal holde seg orientert om kommunens virksomhet for å kunne ivareta tilsynsoppgaven på en god måte. Sekretariatet gjennomgikk en del formelle bestemmelser rundt tilsynsfunksjonen i tilknytning til sak 26/11 i kontrollutvalgets første møte den 09.11.11. I dette møtet deltok også ordfører, rådmann og revisor. Erfaringer fra forrige valgperiode ble diskutert. Det ble fremhevet at dialog er viktig. Flere av utvalgets faste medlemmer deltok på opplæringsdag for kontrollutvalg den 15.11.11, og har senere deltatt på samlinger i regi av Norges kommunerevisorforbund og Forum for kontroll og tilsyn. 4 medlemmer, herav tidligere leder, har erfaringer fra kontrollutvalget i forrige valgperiode. Rapporten fra kontrollutvalgsarbeidet i 2007-2011 som ligger som vedlegg i kontrollutvalgssak 26/11, kan gi impulser i forhold til kontrollarbeid. Alt som er nevnt ovenfor, sammen med mange gode eksempler på arbeid/uttalelser fra andre kommuner som er gjengitt i Kontrollutvalgsboka, er et godt utgangspunkt for å se på egen arbeidsform. Samlet har kontrollutvalget en bred kompetanse. Det anbefales at kontrollutvalgsboken (delt ut tidligere) tas med til møtet. Elektronisk utgave ligger også på KonSek sine hjemmesider. www.konsek.no Kontrollutvalget kan innledningsvis i møte bestemme hvilke områder det ønsker å drøfte nærmere og hva utvalget eventuelt vil ta i senere møter, slik at en ikke gaper over for mye. Sekretariatet gjengir nedenfor en del punkter i uprioritert rekkefølge, som det kan være aktuelt å berøre: - Kontakten/samspillet med kommunestyret Kontakten med ordfører/rådmann (Ønskelig med formalisert kontakt? Gjennom leder? Kontakten med sekretariatet, eventuelt med revisjonen mellom møtene. Samspillet i kontrollutvalget i møter. Kontakt mellom møter. Hvilken informasjon ønsker KU å få tilgang til? I hvilken form? Alt av saksdokumenter fra kommunen vil komme på lesebrett? Alt av saksdokumenter og annet fra sekretariat på lesebrett? 41
- Ønskes rapporter fra andre tilsyn, brukerundersøkelser, mv? (Er gitt signaler på dette) Skal KU-medlemmer fordele og ha spesielt ansvar for å følge opp politiske saker? Hvordan håndtere henvendelser fra innbyggere og andre? Hvem inviteres/innkalles til kontrollutvalgets møter? Legge kontrollutvalgsmøter ute i kommunale enheter? (Ikke gjort i denne perioden) Avtroppende kontrollutvalg diskuterte en del forhold. Sekretariatet nevner her noen stikkord som kan være av interesse å berøre, nå eller senere: Synlighet Er utvalget og utvalgets oppgaver er lite kjent politisk, blant innbyggerne og delvis også i administrasjonen? I forhold til dette kan ulike tiltak/årsaker drøftes. - Kommunen drives godt, derfor lite fokus. Lite fokus kan være positivt. - Har god administrasjon, dermed lite behov for store oppslag/profilering rundt saker. - Viktig hvordan en profilerer kontrollutvalget KU en del av kvalitetssikringen i kommunen. - Profilering av KU i Malvik-Bladet? - Kommunens hjemmesider- nok INFO der? - Opplysninger om KU på KonSek sine hjemmesider. Ønskelig med e-postadresser, telefonnummer? - Publisere kommende FR-rapporter? Pressemeldinger i tilknytning til rapporter eller andre saker? Samspillet innad i kontrollutvalget. Viktig å ha et godt arbeidsklima innad i utvalget. - Ikke gå inn for å vinne tapte slag. - Viktig å opptre som et kollegium. - Viktig at KU opptrer objektivt. Andre forhold av betydning for tilsynsoppgaven/spørsmålsstillinger. - Viktig å bli godt kjent med kommunens forvaltning? - Noen/flere møter avvikles ute i virksomheter? - Brukerundersøkelser, opplever innbyggerne at servicen er god? - Avvik, avvikshåndtering, lukke avviket i kommunen. KU er iflg fylkesmannen viktig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har i fremlegget kun pekt på områder som kan være av interesse å diskutere. Utvalget er godt forankret med medlemmer fra tidligere kontrollutvalg og flere nye medlemmer med forskjellig bakgrunn. Dette gjør at en har alle muligheter til å legge et godt grunnlag for gode diskusjoner og nyttig arbeide for kommunen/kommunens innbyggere i den resterende del av valgperioden. 42
Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.08.2012 Arvid Hanssen, 12/131-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 43 Saksnr 027/12