Systemrevisjon ved Nordmiljø AS

Systemrevisjon ved Nordmiljø AS Adresse: Nordmiljø AS Postboks 396 8601 Mo i Rana Tillatelse av: Tidsrom for revisjon: 12.3.2009 (Mo i Rana), 13.3.2009 (Alstahaug), 15.7.2002 (Vefsn) 12.11.2008 (Nesna) 2-3. februar og 9.februar (sluttmøte) Organisasjonsnr: Revisjonsleder: Oddlaug E. Knutsen Telefon: 75120170 Revisorer: Hege Rasmussen Kontaktperson: Bjørnulf Tverrå Verifikasjon: nger Katharina Gregersen Rapportens innhold Denne rapporten beskriver de avvik relatert til forurensningsloven med forskrifter og selskapets tillatelse, som ble avdekket innen de områdene som er kontrollert, dvs selskapets internkontrollsystem og utvalgte avfallsanlegg. Hovedkonklusjon Under revisjonen ble det påvist følgende avvik fra forskrifter og tillatelse: Avvik 1 Virksomhetens internkontrollsystem har mangler mhp fokus på ytre miljø. Avvik 2 Virksomheten oppfyller ikke regelverket vedrørende PCB-holdige produkter i bygg Avvik 3 Utslippstillatelsens vilkår om innretning og drift er ikke fullført Avvik 4 Det kunne ikke fremvises logg over farlig avfall på anlegget på Åremma. Avvik 5 Oppsamlingsanlegg på spillolje er ikke gjennomført ihht til tillatelse Avvik 6 Det er ikke iverksatt tilstrekkelig oppfølging av virksomhetens egne oljeutskillere Avvik 7 Rapporteringsplikten er ikke overholdt Dato: 22.2.2010 Hege Rasmussen overingeniør Oddlaug E. Knutsen (e.f.) seksjonsleder Statens hus Miljøvernavdelinga E-post Moloveien 10, 8002 Bodø postmottak@fmno.no Telefon: 75 53 15 00 Telefon: 75 53 15 80 nternett Telefaks: 75 52 09 77 Telefaks: 75 53 16 80 www.fylkesmannen.no/nordland

Side 2 av 10 nnhold Systemrevisjon ved Nordmiljø AS Rapportens innhold Hovedkonklusjon 1 nnledning 2 Dokumentgrunnlag 3 Omfang 4 Avvik Avvik 1 Avvik 2 Avvik 3 Avvik 4 Avvik 5 Avvik 6 Avvik 7 5 Anmerkninger 6 Kommentar 7 Gjennomføring 8 Konklusjon/oppsummering 9 Andre forhold 10 Deltakere

Side 3 av 10 1 nnledning Rapporten er utarbeidet etter en systemrevisjon hos Nordmiljø AS, samt tilsynsbesøk ved Nordmiljø sine anlegg i Vefsn og Brønnøy september 2009 (se vedlagt delrapport om dette). Systemrevisjon er en systematisk granskning av virksomheten for å fastslå om internkontrollaktiviteter og tilhørende resultater stemmer overens med det som er planlagt. En systemrevisjon vil vanligvis omfatte en gjennomgang av virksomhetens HMS-dokumentasjon, intervjuer og verifikasjoner. Verifikasjon er bekreftelse ved å undersøke og fremskaffe objektivt bevis på at spesifiserte krav er oppfylt. Systemrevisjoner inngår som en del av Fylkesmannens arbeid med å håndheve gjeldende krav med hensyn til beskyttelse av det ytre miljø. Kontrollen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Hensikten med kontrollen var å fastslå om selskapets internkontroll er effektiv med hensyn til å nå fastsatte miljømål, om den tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften, hvorvidt forhold som er beskrevet i systemet stemmer overens med praksis i selskapet (kart og terreng) og å påse at krav fastsatt i forurensningsloven med tilhørende forskrifter og vilkår i gitte tillatelser overholdes av selskapet. Kontrollen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer av relevante personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler eventuelle avvik og anmerkninger som er avdekket under kontrollen. Avvik er overtredelse av krav fastsatt i, eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Anmerkning er forhold som tilsynsetaten mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse-, miljø- og sikkerhet, men som ikke omfattes av definisjonen på avvik. 2 Dokumentgrunnlag Følgende dokumenter dannet grunnlaget for kontrollen: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tillatelse av 12.3.2009 (Mo i Rana), 13.3.2009 (Alstahaug), 15.7.2002 (Vefsn), 12.11.2008 (Nesna)til innsamling, håndtering og behandling av avfall

Side 4 av 10 Fylkesmannen hadde følgende dokumenter fra Nordmiljø AS tilgjengelig før gjennomføringen av systemrevisjonen: 1) Organisasjonsplan generell. 2) Målsetninger for ytre miljø (3.0 HMS Målsetninger og KS policy) 3) Opplæring se NM-49 Prosedyre opplæring ansatte og opplæringsplan. 4) Kartlegginger og risikovurderinger a. Kartlegginger se støy og støvmålinger b. Risikovurderinger se farlig avfallslager, papp og papirhall, grovsorteringshall, makuleringsmaskin c. Handlingsplaner 5) Oversikt innsendte avvik se journal avviksmeldinger for 2009 6) Rapporter for vernerunder i 2009 7) Prosedyrer for lagerhold, prosedyre for mottak av farlig avfall, prosedyre for ref. olje. 3 Omfang Systemrevisjon av Nordmiljø AS sin internkontroll, omfattet oppfølgingen av krav fastsatt i medhold av forurensningsloven med tilhørende forskrifter og selskapets tillatelse til drift av avfallsanleggene. Revisjonen er basert på gransking av dokumenter og opplysninger som har kommet fram under 8 intervjuer. Det er også gjennomført tilsynsbesøk ved: Anlegget i Mosjøen, Vefsn kommune (Åremma) Anlegget i Sandnessjøen, Alstahaug kommune (Strendene) Fylkesmannen har ikke vurdert andre forhold ved selskapets virksomhet. 4 Avvik Følgende avvik ble avdekket under revisjonen: Avvik 1 Virksomhetens internkontrollsystem har mangler mhp fokus på ytre miljø. Avvik fra: HMS - forskriftens 5 andre ledd. HMS arbeidet inneholder mange av de elementene som bør være på plass (kartlegging, risikovurdering, handlingsplaner, interne prosedyrer og avvikssystem er kjente verktøy), men fokus på ytre miljø er manglende. Vi konkretiserer dette i avsnittet under. Målsetting for HMS arbeidet er på overordna nivå formelt på plass, men er ikke videreført i tidsavgrensa, konkretiserte delmål - slik at organisasjonen vet når målet er nådd. Dette arbeidet er inne i en fornyingsprosess, der også arbeidet med kartlegging av egen miljøpåvirkning er en god start. følge HMS forskriften (se kommentardelen til forskriften)

Side 5 av 10 5 nr 4 bør målene settes så konkret som mulig. Målsettinger av mer overordna karakter må også fastsettes, og dette ansees som formelt på plass. Mål skal dokumenteres skriftlig. Mangler i opplæring/prosedyrer Det er ikke iverksatt opplæring eller prosedyrer/policy for opplæringsplaner for å sikre god kunnskap om ulike avfallsfraksjoner. Dette kan eksemplifiseres med hvordan de ansatte i organisasjonen skal tilegne seg kunnskap om, og sikre at avfallsfraksjoner med nye miljøgifter ivaretas. HMS forskriften 5 omhandler hvilke elementer som skal være på plass i organisasjonen for å ha et velfungerende system, herunder krav om at virksomheten må gi arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i HMS arbeidet, samt at vilkår i utslippstillatelsens pkt 1.4 omhandler virksomhetens/ansattes kompetanse. Slik Fylkesmannen oppfatter det er det i organisasjonen en god del kunnskaper om hvilke typer avfall man møter i sorteringshallen, som kan inneholde nye miljøgifter. Det mangler imidlertid en målsetting og et arbeid innen HMS for å konkretisere hvilke handlinger som skal til for å redusere risiko for at farlig avfall ikke blir sortert ut dvs kommer på avveie. nterne revisjonsrutiner har mangler Vernerunder er iverksatt for å dekke opp intern revisjon. Fylkesmannen vurderer det slik at det er lite synliggjort at ytre miljø er et tema i interne revisjonsrutiner. Det er imidlertid bra fokus på brann og arbeidsmiljø og i enkelte tilfeller vil disse temaene overlappe. For eksempel vil vurderinger ift branntilløp og beredskap på brann være et tema som er viktig også innenfor tema ytre miljø. Fylkesmannen vurderer det likevel slik at ytre miljø bør være et eget tema innenfor arbeidet med intern revisjon. Det er også en organisasjonsmessig svakhet knyttet til hvor ansvar er plassert, at avdelingsleder har ansvar for både å planlegge, gjennomføre og å følge opp intern revisjon på sitt anlegg. Dette vil kunne gi fare for at arbeidet kan bli ensidig. Vi har i sluttmøte også fått påpekt at HMS leder deltar i revisjonene, men ansvar slik det er beskrevet i HMS dokumentene beskriver at ansvar er plassert på avdelingsleder. følge 5 annet ledd nr 5) skal ansvar være avklart og dokumentert i HMS arbeidet. Det følger av HMS forskriften 5 annet ledd nr 7) og 8) at virksomhetens skal iverksette rutiner for å avdekke overtredelser av krav i lovgivningen og at det skal være iverksatt en systematisk overvåking av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Mangler i dokumentasjon i deler av organisasjonen På tilsynet kunne det ikke dokumenteres at det var gjennomført risikovurderinger, intern kontroll og melding av avvik (gjelder Åremma) HMS forskriften 5. 4 ledd sier at det er krav til skriftlig dokumentasjon av organisasjonens arbeide med risikovurderinger, interne revisjoner, og rutiner for å avdekke overtredelser (avvikssystem og meldinger). Fylkesmannen vurderer det slik at det generelt var liten grad av skriftlighet på anlegget på Åremma. Avvik 2 Virksomheten oppfyller ikke regelverket vedrørende PCB-holdige produkter i bygg

Side 6 av 10 Avvik fra: Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften). 3-1, produkter som inneholder PCB 1. solerglassruter er ikke kartlagt tilstrekkelig og evt merket i så fall de er PCB holdige. 2. PCB holdig lysarmaturer er ikke skiftet ut innen tidsfristen satt i kjemikalie regelverket (2008). 1. solerglassruter. Virksomheten eier bygg oppført i innenfor perioden hvor det ble brukt PCB i bygg i Norge. Det er derfor mulig at bygget har isolerglassruter med PCB. Alle PCB- holdige isolerglassruter montert i bygg eller anlegg skal være merket med et gult merke med sort tekst. Hensikten er å sikre at isolerglassrutene leveres som PCB-holdig farlig avfall når de kasseres. Eier av bygget er ansvarlig for at rutene blir merket. isolerglassruter produsert i Norge i perioden 1965-1975 og importerte opp til 1980 kan det være PCB i forseglingslimet rundt glasset. PCB-holdige isolerglassruter som er i bruk er lovlige, men SKAL merkes, se www.ruteretur.no. Det er forbudt å gjenbruke eller omsette PCB-holdige isolerglassruter som skiftes ut. Slike ruter må håndteres som farlig avfall. Dersom et bygg skal pusses opp eller rives, må man forsikre seg om at avfall med PCB blir tatt forsvarlig hånd om. Det må fremgå av merking eller på annen måte at avfallet inneholder PCB. PCB ble forbudt å bruke i Norge i 1979. Likevel finnes PCB i en rekke ulike lovlige produkter og bygningsdeler som ennå er i bruk. De viktigste produktene med PCB i dag er: kondensatorer i lysarmaturer bygningsartikler som isolerglass, fugemasse, mørtel, avrettingsmasse, maling og lignende transformatorer og strømgjennomføringer. 2. Lysarmatur med PCB Produktforskriften fastsetter krav til produkter som inneholder PCB i 3-1. Kravene innebærer bl.a. forbud mot å importere, eksportere, omsette, ta i bruk og gjenbruke produkter med PCB. Det er også forbud bruk av visse typer produkter (kondensatorer i innendørs lysrørarmaturer produsert fra 1965 79 eller innendørs og utendørs damplampearmaturer produsert fra 1960 79). Endring vedtatt 01.12.04 om utfasing av PCB-kondensatorer innebar at utfasing kunne utsettes inntil 01.01.08. Vi ser svært alvorlig på at Nordmiljø AS ikke har fått med seg utfasingsplikten på PCB når det gjelder lysarmatur med PCB holdige kondensatorer. På tilsynet den 2. Februar 2010 får vi opplyst at utskiftning av lysarmatur var pågående, og i sluttmøte ble det avtalt at dokumentasjon på utskiftning vil foreligge som tilbakemelding på Fylkesmannens rapport. Fylkesmannen i Nordland anser dette lovbruddet som alvorlig, og vi knytter derfor tvangsmulkt til pålegget vi gir til dere om å informere om tiltak etter revisjonen. Tvangsmulkt brukes som et virkemiddel for å sikre at frister og tiltak blir fulgt opp (se i oversendelses brevet om dette). Miljøvernmyndighetene har laget en handlingsplan for å redusere nye tilførsler av PCB. Planen innebærer både utfasing og opprydding av PCB i produkter, avfall, forurenset grunn og sedimenter. Ytterligere informasjon om regelverk og hjelpemidler finnes www.klif.no og www.regelverk.no

Side 7 av 10 Avvik 3 Utslippstillatelsens vilkår om innretning og drift er ikke fullført 1. Vurdering/iverksetting av skjerming mot innsyn er ikke fullført 2. nngjerdingen er ikke fullført Avvik fra: vilkår 2.2 om innretning og drift i utslippstillatelse gitt Nordmiljø AS den 12.3.2009, 13.3.2009, 15.7.2002 Nordmiljø AS har i sin utslippstillatelse vilkår om tiltak ift 1) innsyn og om 2) inngjerding av området der avfall blir oppbevart. Områdene på Åremma, Strendene, Vikholmen og Koksverkstomta ligger alle på område regulert til industri, men har likevel ulik beliggenhet ift publikum og nærmeste nabo. 1) Når det gjelder innsyn vil man måtte vurdere i hvert enkelt tilfelle om innsyn er sjenerende. Etter Fylkemannens kjennskap er det kun i Rana vi har hørt (fra kommunen) at det er kommet inn klager på anlegget ift innsyn, og vi oppfatter det som at det er innsyn fra jernbanen det må være snakk om. Fra virksomheten får vi opplyst at det er vurdert å bygge opp jordvollen mot jernbanen og beplante denne, men at dette ikke er avklart med Jernbaneverket. 2) Kravet til inngjerding er satt ut fra hensynet til at uvedkommende ikke skal kunne ta seg inn i området virksomheten disponerer til avfallsanleggene sine. Slik det er i dag er anleggene delvis inngjerdet, og hallene der farlig avfall er lagret er avlåst utenom arbeidstid. En inngjerding er ment å ytterligere forebygge at uvedkommende tar seg inn i området med de ulemper det kan medføre. Avvik 4 Det kunne ikke fremvises logg over farlig avfall på anlegget på Åremma. Avvik fra: tillatelsens vilkår 1.10 og 3.2 drift Farlig avfall skal ihht til vilkårene i tillatelsen snarest mulig og seinest når avfallet forlater anlegget være merket med deklarasjonsskjemaets løpenummer. Alt avfall som kommer inn skal føres i lagerjournal og ha sitt eget løpenummer. Av journalen skal fremgå dato for mottak, deklarasjonsnummer, avfallsprodusent, avfallstype, fareklasse, mengde avfall og antall kolli. Det skal også noteres i journalen når avfallet forlater plassen og hvor det leveres. hht til avfallsforskriftens krav skal alt avfall være forsvarlig lagres, og det betyr normalt at alt avfall skal være merket for å sikre den videre behandling. Avvik 5 Oppsamlingsanlegg på spillolje er ikke gjennomført ihht til tillatelse Avvik fra: Vilkår 3.2 om 80 % oppsamling (vilkår 2.2 i Nesna-tillatelsen)

Side 8 av 10 Det ble under revisjonen lagt frem risikovurderingen som er utført for tankanlegget på Ågaflaget. Denne ivartar den risiko og de hendelser man kan tenke seg oppstår ved anlegget på Ågaflaget. Det er imidlertid ikke tatt stilling til vilkår om 80% oppsamling som et beredskapstiltak ift lekkasje på spilloljetankene. verksetting av et slikt tiltak vil dreie seg om en stor investering og en praktisk utfordring. Kravet er opprinnelig satt ut fra en generell vurdering fra Fylkesmannens side. Vi har i sluttmøte åpnet for en diskusjon rundt beredskap i vurderingen knyttet til tankanlegget. Det er viktig å få både risikovurdering og tiltak på plass. Avvik 6 Det er ikke iverksatt tilstrekkelig oppfølging av virksomhetens egne oljeutskillere Avvik fra: tillatelsens vilkår 3.1.5 der det refereres til kapittel 15 i forurensningsforskriften ( 15-7) Det er gode tømmerutiner for virksomhetens egne oljeutskillere (de tømmes 4 ganger i året), men det kan ikke dokumenteres at kravet på 50 mg/l overholdes i avløpsvannet. Rana kommune har etterlyst økt kontroll av virksomheter spesielt ift oljeholdig avløpsvann, da tiltaksplan for Ranfjorden gir målsettinger om reduserte utslipp til fjordområdet ndre Ranfjorden. Det opplyses på sluttmøte at en av oljeutskillerne er montert feil slik at prøvetaking ikke er mulig. Fylkesmannen innser også at pga årstiden bør evt gravearbeider utsettes til seinere på året. Avvik 7 Rapporteringsplikten er ikke overholdt Avvik fra: Vilkår 1.11 om årlig rapportering innen 1. mars er ikke fulgt opp av virksomheten Fylkesmannen har satt vilkår om rapportering for å holde seg orientert om driften på anlegget og avfallsflyten mellom anlegg. Det er derfor satt krav om årsrapportering som skal inneholde opplysninger om avfallsmengde, avfallsfraksjoner, avfallets opprinnelse, transportmiddel, bestemmelsessted, behandlingsmetode mv. Det skal rapporteres om stikkprøvekontroller og resultatet av disse, og evt avvik fra tillatelsen som er registrert ila året. Fylkesmannen vil sende et eksempel på e-post til Nordmiljø AS til orientering. 5 Anmerkninger Det var ikke påvist anmerkninger under revisjonen. 6 Kommentar Fylkesmannen har siden 2002 gjennomført en rekke kontrollaksjoner rettet mot småbedrifters håndtering av farlig avfall, særlig i verkstedbransjen. Kontrollresultatene viser at kun et fåtall småbedrifter kan dokumentere levering av alle aktuelle typer farlig

Side 9 av 10 avfall. Mange bedrifter har også fått avvik på grunn av utilfredsstillende lagringsforhold for farlig avfall. Nordmiljø AS er i stadig kontakt med denne kundegruppen, særlig i forbindelse med innsamling av spillolje/tømming av tanker. noen tilfeller kan det virke som om bedriftene har misforstått hva som ligger i det å ha en kontrakt med godkjent innsamler av farlig avfall, og tror de har alt på plass siden Nordmiljø AS henter deres farlige avfall. Vi ber dere derfor om å være bevisst på denne problemstillingen. 7 Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Åpningsmøte Åpningsmøtet ble avholdt 2. februar på Nordmiljø AS på Svartbygget på Koksverktomta. Her informerte Fylkesmannen om gjennomføringen av kontrollen. Videre ga Nordmiljø AS en kort presentasjon av virksomheten og internkontrollarbeidet. ntervjuer og verifikasjoner alt 7 personer ble intervjuet den 2 og 3. februar. Det ble også foretatt en verifikasjon ved et utvalg av selskapets avfallsanlegg som vist i tabellen under kapittel 9. Avslutningsmøte Avslutningsmøtet ble avholdt 9. februar kl 11.00 12.30 på Koksverktomta. Registrerte avvik ble presentert. Fylkesmannen oppfattet det slik at representantene fra Nordmiljø AS var inneforstått med de avvikene som ble presentert på møtet. 8 Konklusjon/oppsummering Generelt sett gir Nordmiljø AS sitt anlegg et godt inntrykk med tanke på ordnede driftsforhold og ryddighet. Normiljø AS har mange av de elementene som kreves i HMS forskriften på plass. Det mangler imidlertid noe fokus på ytre miljø. Det vil alltid være en utfordring i internkontrollarbeidet å ha et tilstrekkelig fokus på ivaretakelse av ytre miljø, da dette ofte blir noe mindre håndgripelig enn arbeidsmiljø og sikkerhet. Vi ser likevel at de ansatte i hos Nordmiljø AS har miljøbevissthet med seg i det daglige arbeidet, de ansatte viser også delaktighet og bevissthet om hva HMS systemet er og er ment å være. En del avvik er vi overrasket over å finne, siden dette er en revisjon av en virksomhet med høy kompetanse på avfall. Utfasing av PCB i bygget og oppfølging med dokumentasjon av utslipp fra oljeutskillere og dokumentasjon på beredskap på tankanlegg forventer vi derfor får høy prioritet videre. 9 Andre forhold Fylkesmannen takker selskapets representanter for et godt og konstruktivt samarbeid under hele revisjonen. Som nevnt i innledningen, er dette en avviksrapport og gir således ikke en totalvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Vi vil derfor

Åpningsmøte ntervju Avslutningsmøte Alstahaug Vefsn Koksv.tomta Åga Side 10 av 10 legge til her at vi observerte svært mange positive forhold med hensyn til arbeidet med å ivareta det ytre miljøet ved bedriften. Vi vil spesielt trekke fram det at hver enkelt i bedriften virker å ha stor grad av ansvarsfølelse i forhold til gjennomføringen av egne arbeidsoppgaver, og høy bevissthet rundt arbeide med miljø og avfall. 10 Deltakere tabellen er det gitt en oversikt over deltakerne ved revisjonen, samt hvilke anlegg som ble besøkt. Verifikasjoner Navn Funksjon Nordmiljø AS Bjørnulf Tverrå Kontraktskoordinator/ KHMS X X X X X leder og vikar for daglig leder Roar Høgås Driftssjef farlig avfall X X X X Stefan Berglund Lageransvarlig X X X X Harald Kråkstad Driftssjef sorteringshallen X X X X Magnus Danielsen Ansvarlig tankpark X X Lars E Larssen Operatør sorteringshallen X X X Rune Johansen Driftssjef Strendene X X Reidar Jacobsen Avdelingsleder Åremma X X Fylkesmannen Oddlaug E. Knutsen Revisjonsleder X X X X X X Hege Rasmussen Revisor X X X X X nger K. Gregersen Verifikasjon X