Protokoll frå føretaksmøte 19. juni 2013 Protokoll frå føretaksmøte Helse Møre og Romsdal HF Godkjenning av årsrekneskap og årsmelding for 2012, behandling av årleg melding 2012 med meir
Innhald Sak 1 Føretaksmøtet blir konstituert... 2 Sak 2 Dagsorden... 2 Sak 3 Godkjenning av styret si årsmelding og årsrekneskap, jf. helseføretakslova 43 og vedtektene til føretaket, samt godkjenning av retningslinene for fastsetting av lønn og godtgjering til leiande personell, jf vedtektene 14 a... 2 Sak 4 Godkjenning av revisor si godtgjering, jf lov om helseføretak 44... 3 Sak 5 Årleg melding, jf vedtektene til føretaket... 3 Sak 6 Tiltak for å utvide sjukehusa si opningstid for planlagt verksemd... 4 Sak 7 Andre styringskrav... 4 7.1 Oppfølging av Meld. St. 10 (2012 2013) ansvaret tilstyra og leiinga for gjennomgang av verksemda. 4 7.2 Eigedom... 5 Sak 8 Endring i vedtektene 11 Låneopptak... 6
PROTOKOLL FRÅ FØRETAKSMØTE I HELSE MØRE OG ROMSDAL HF Onsdag 19. juni 2013 kl. 13.00 blei det halde føretaksmøte i Helse Møre og Romsdal HF i Helse Midt Norge RHF sine lokaler i Strandveien 1, Stjørdal. Dagsorden Sak 1 Føretaksmøtet blir konstituert Sak 2 Dagsorden Sak 3 Godkjenning av styret si årsmelding og årsrekneskap, jf. Lov om helseføretak 43 og Vedtektene til føretaket, samt godkjenning av retningslinene for fastsettelse av lønn og godtgjering til leiande personell, jf vedtektene 14 a Sak 4 Godkjenning av revisor si godtgjering, jf lov om helseføretak 44 Sak 5 Årleg melding, jf vedtektene til føretaket Sak 6 Tiltak for å utvide sjukehusa si opningstid for planlagt verksemd Sak 7 Andre styringskrav Sak 8 Endring i vedtektene 11 Låneopptak Frå Helse Midt Norge RHF møtte Styreleiar Marthe Styve Holte Administrerande direktør Daniel Haga Direktør for stab og prosjektstyring Ingerid Gunnerød Frå Helse Møre og Romsdal HF møtte Styreleiar John Harry Kvalshaug Administrerande direktør Astrid Eidsvik Også til stede Seniorrådgiver Venke Reiten, Helse Midt Norge RHF. Sign: JHK: DH: Side 1
Sak 1 Føretaksmøtet blir konstituert Styreleiar Marthe Styve Holte ønskte, som øvste eigarmyndigheit og møteleiar, velkomen. Ho spurde om det var merknader til innkallinga. Det var ingen merknader til innkallinga. Styreleiar Marthe Styve Holte foreslo at Helse Møre og Romsdal HF sin styreleiar John Harry Kvalshaug og administrerande direktør Daniel Haga blei valt til å underskrive protokollen. Føretaksmøtet sa seg einige i dette. Innkallinga er godkjent. Føretaksmøtet er lovleg sett. Sak 2 Dagsorden Styreleiar Marthe Styve Holte spurde om det var merknader til dagsorden. Det var ingen merknader til dagsorden. Dagsorden er godkjent. Sak 3 Godkjenning av styret si årsmelding og årsrekneskap, jf. helseføretakslova 43 og vedtektene til føretaket, samt godkjenning av retningslinene for fastsetting av lønn og godtgjering til leiande personell, jf vedtektene 14 a Styreleiar i Helse Møre og Romsdal HF la fram årsmelding og årsrekneskap, inklusive styrets forslag til bruk av overskott. Helseføretaket ga ei kort orientering om økonomisk resultat i 2012 og styret sitt vidare arbeid på dette området. Rekneskapsmessig resultat for året 2012 for helseføretaket syner eit overskot på tkr 49 910. Føretaksmøtet føresett at arbeidet med kostnadskontroll og omstilling vidareførast slik at helseføretaket blir i stand til å handtere dei økonomiske utfordringane helseføretaket og helseregionen samla står foran. Føretaksmøtet har merka seg at Helse Møre og Romsdal ikkje har utarbeidd erklæring om leiarane sine tilsettingsvilkår i tråd med allmennaksjelova 6 16a og vedtektene 14 a. Føretaksmøtet har vidare merka seg at det ikkje er sagt noko om kva for retningsliner som skal gjelde for rekneskapsåret 2013. Føretaksmøtet legg derfor til grunn at styret fastsett retningsliner for 2013 i tråd med gjeldande vedtekter, inklusive Statens Retningsliner for tilsettingsvilkår for leiarar i statlege føretak og selskap. Retningslinene skal iht. allmennaksjelovas 5 6, 3 ledd, jf vedtektenes 14 a godkjennast av føretaksmøte. Sign: JHK: DH: Side 2
Styret si årsmelding og årsrekneskap for Helse Møre og Romsdal HF for regnskapsåret 2012 blir godkjent. Føretaksmøtet ba Helse Møre og Romsdal HF sitt styre sjå til at det blir utarbeida retningsliner for leiarlønnsfastsetting for 2013 og fremje disse for godkjenning av føretaksmøtet. Sak 4 Godkjenning av revisor si godtgjering, jf lov om helseføretak 44 Lovpålagt revisjonshonorar omfattar honorar for nødvendig arbeid i samband med avlagt revisjonsmelding for 2012. Godtgjersle til eksterne revisorar for lovpålagt revisjon for 2012 på tkr 325 inkl. mva. blir godkjent. Sak 5 Årleg melding, jf vedtektene til føretaket I vedtektene 6 og 13 går det fram at ein skal behandle årleg melding på føretaksmøtet som skal haldast innan utgangen av juni kvart år. Styret for helseføretaket skal kvart år sende ei melding til Helse Midt Norge RHF som omfattar plandokument for verksemda frå styret og rapport frå styret for føregåande år. Det skal gå fram av den årlege meldinga om vilkåra i styringsdokumenta er oppfylte. Vilkår for løyvinga går fram av styringsdokumentet og protokollar frå føretaksmøte for 2011. Basert på dei årlege meldingane frå alle helseføretak i regionen utarbeider HMN RHF ei samla årleg melding for regionen. Helse Midt Norge RHF har ei målsetting om kvart år å levere ei god årleg melding til eigar. For at den samla årlege meldinga for regionen skal ha høg kvalitet, er ein av føresetnadene at det enkelte HF i regionen leverer gode årlege meldingar. Helseføretaket gav ei orientering om årleg melding for 2012 og vidare arbeid i styret på utvalde område. Føretaksmøtet meiner Årleg melding 2012 frå Helse Møre og Romsdal HF gjev ein god gjennomgang av aktiviteten i føretaket, korleis dei har arbeidd med oppgåvene og resultatet av arbeidet. Føretaksmøtet har merka seg dei positive resultata som er nådd i 2012, mellom anna å få på plass ny organisasjonsstruktur, omlegginga av tilbodet innan psykisk helsevern for born og unge, arbeidet kring helikopterlandingsplassane i Kristiansund og Molde, kirurgisk og ortopedisk poliklinikk i Ålesund og samarbeidsavtalane med kommunane. Føretaksmøtet er særs nøgd med at Helse Møre og Romsdal HF fekk arbeidsmiljøpris for det arbeidet dei har gjort med branntryggleik og brannvernopplæring i helseføretaket. Vidare er det gjort ein god og solid prosess knytt til Utviklingsplanen. Føretaksmøtet er uroa over at ein ikkje har klart å tilpasse drifta til økonomisk tilgjengelege ressursar. Det er viktig å sette i verk tiltak som gjev ei langsiktig effektivisering av drifta utan at pasientbehandlinga blir skadelidande. Føretaksmøtet er ikkje nøgd med graden av detaljering på alle rapporteringspunkta frå styringsdokumentet ein saknar særskilt rapportering på mål 2012 knytt til betring av kvalitet. Føretaksmøtet vil og presisere at ein skal rapportere klart om målet er nådd eller ikkje, og om det Sign: JHK: DH: Side 3
ikkje er nådd, skrive når ein reknar med at det vil bli nådd. Føretaksmøtet ber styret om å fylgje opp dette i forhold til undervegsrapportering i 2013 og årleg melding for 2013. Føretaksmøtet tek rapportdelen av årleg melding til etterretning, og tek til orientering dei utfordringsområda som er omhandla i plandelen og føretakets strategiske planar for å møte desse. Sak 6 Tiltak for å utvide sjukehusa si opningstid for planlagt verksemd Betre bruk av sjukehusdøgnet er eit tiltak for å vidareutvikle spesialisthelsetenesta for å møte utfordringane i framtida. Det er forventa at veksten i spesialisthelsetenesta vil halde fram, både som følgje av befolkningsvekst, endra alderssamansetning, ny teknologi og nye behandlingsmoglegheiter. Ved å organisere verksemda slik at personell startar og sluttar på ulike tidspunkt gjennom dagen, kan poliklinikkane m.m. være opne i tidsrommet kl 08 17. Det vises i den samanheng til protokoll frå føretaksmøte i februar 2013, der helseføretaket ble bedt om å fullføre prosessane med årsplanlegging og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Utvida opningstid styrker behovet for å fullføre dette. Det vises også til IKT strategi Helse Midt Norge del 2, tiltak 4.5 knytt til forbetring av systemstøtta knytt til aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. I tillegg bør det bli lagt til rette for utvida opningstid innan arbeidsmiljølova sine rammer for dagsarbeid (kl 06 21) når det er behov for auka kapasitet for utredning, behandling og bruk av utstyr for å behandle pasientar som står på venteliste og for å gi betre service til publikum. Det er eit vilkår at løysingane blir gjennomførte innanfor dei til einkvar tid gjeldande budsjettrammer og at det vil gi minst like kostnadseffektiv drift som i dag. Undersøkingar visar at talet på pasientar som ikkje møter til avtalt time kan svare til 200 000 250 000 polikliniske konsultasjonar kvart år på nasjonalt nivå. Til samanlikning ventar 270 000 på behandling. Føretaksmøtet la til grunn at helseføretaket sett i verk tiltak for å redusere talet på pasientar som ikkje møter til avtalt time. Føretaksmøtet ber Helse Møre og Romsdal HF om å - Setje i verk tiltak innanfor gjeldande regelverk og tariffavtalar for å utvide opningstida for planlagt verksemd ved sjukehusa innanfor tidsrommet 08 17. - Setje i verk betre rutinar for innkalling og påminning, og betre tilgjenge for å endre timeavtale. - Leggje til rette for betre oppgåvedeling mellom yrkesgruppene. Sak 7 Andre styringskrav 7.1 Oppfølging av Meld. St. 10 (2012 2013) ansvaret tilstyra og leiinga for gjennomgang av verksemda. I Meld. St. 10 (2012 2013) God Kvalitet Trygge tjenester er det lagt vekt på å utvikle ei meir brukarorientert helse og omsorgsteneste, med meir satsing på systematisk kvalitetsbetring, betre pasienttryggleik og færre uønskte hendingar. Sign: JHK: DH: Side 4
Meldinga seier m.a. følgjande om styret og leiinga sitt ansvar: Å sikre en god og trygg pasientbehandling utgjør kjernen i styrenes og ledelsens overordnede ansvar. Styrene i helseforetakene og lederne i kommunen må sette kvalitet, læring og forbedring på agendaen på faste møter, og ledere og ansatte må sammen identifisere forbedringsområder for kvalitet og pasientsikkerhet og utvikle en kultur for læring. I tillegg til ei rekkje konkrete tiltak for å systematisere kvalitetsarbeidet i spesialisthelsetenesta, er det ønskjeleg å sjå ansvaret som styret har for å sikre at organiseringa av verksemda og disponeringa av ressursane til leiinga legg til rette for at arbeidet skjer i samsvar med god fagleg praksis. For å kunne vurdere dette bør styra og eigar ha tilgang til ei heilskapeleg vurdering av i kva for grad organiseringa og leiinga av verksemda bidrar til at pasientane får tilbod om kvalitativt gode tenester. Ei slik heilskapeleg vurdering bør ta utgangspunkt i eksisterande, objektivt målbare data, som kan samanliknast på tvers av verksemder. Helse Midt Norge RHF skal i samarbeid med dei andre regionale helseføretaka koma med forslag til korleis styra for helseføretak, på ein meir systematisk måte enn i dag, årleg kan gå gjennom kvaliteten i verksemda, basert på det som ligg føre av samanliknbar, nasjonal statistikk. - Føretaksmøtet føresett at Helse Møre og Romsdal HF på førespurnad bidrar i arbeidet. 7.2 Eigedom Helse Midt Norge RHF har i sitt reglement for bygg og eigedomsverksemda vedtatt at alle byggesaker større enn 10 mill. kr i ide, konsept og forprosjektfasen skal leggjast fram for det regionale helseføretaket. Saker større enn 30 mill. kr vil i samsvar med det same reglementet bli førelagd styret for Helse Midt Norge RHF. Helse Midt Norge RHF ønskjer å legge til rette for kompetanseutvikling og formidling i samband med gjennomføring av byggeprosjekt for å oppnå kvalitative gevinstar og redusere kjøp av tenester. Helsebygg Midt Norge vil såleis bli vidareført som ei avdeling i Helse Midt Norge RHF som ei felles kompetanseeining for føretaksgruppa. Helse Midt Norge RHF vil be om at helseføretaket legg vekt på bruk av eigen kompetanse eller kompetanse i føretaksgruppa i samband med planlegging og gjennomføring av byggesaker. Helseføretaket føresettes å gjere greie for organisering av prosjektet og bruk av eigen kompetanse eller kompetanse i helseføretaksgruppa og innkjøpt kompetanse når det sender saker til det regionale helseføretaket. - Helse Møre og Romsdal HF skal bruke eigen kompetanse eller kompetanse i føretaksgruppa i samband med planlegging og gjennomføring av byggesaker. Det føresettes at Helse Møre og Romsdal HF gjer greie for organisering av byggeprosjekt og bruk av eigen kompetanse, kompetanse i føretaksgruppa og innkjøpt kompetanse i samband med at dei sender byggesaker for behandling i Helse Midt Norge RHF. For å sikre ønska framdrift i planlegging av nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal vil det bli satt av ressursar for gjennomføringa av plan og prosjekteringsarbeidet. Det føresettes at Helse Møre og Romsdal HF engasjerer Helsebygg Midt Norge for å ta del i dette arbeidet og at det blir etablert eit prosjektstyre som skal rapportere til adm. direktør i Helse Møre og Romsdal HF. Prosjektstyret skal settast saman av personar med kompetanse tilpassa ulike stadium i prosjektet. Det føresettes at Helse Midt Norge RHF er representert i styret. Mandat for prosjektstyret føresettes utarbeidet i samarbeid med Helse Midt Norge RHF. Sign: JHK: DH: Side 5
- Føretaksmøtet føresett at Helse Møre og Romsdal HF engasjerer Helsebygg Midt Norge for å bidra i plan og prosjekteringsarbeidet og etablerer eit eige prosjektstyre. Det føresettes at Helse Midt Norge RHF er representert i prosjektstyret. Andre styringskrav for 2013 vert lagt til grunn for styret sitt arbeid. Sak 8 Endring i vedtektene 11 Låneopptak I samsvar med lov om helseføretak 12 og vedtektene 17 skal endringar i vedtektene fastsetjast av føretaksmøtet. Vedtektene endrast slik at det er mogleg for helseføretaket å inngå langsiktige leieavtaler med andre offentlege verksemder i tilknyting til samhandlingstiltak. 11 Låneopptak endrast frå: Helse Møre og Romsdal HF kan ikke oppta lån fra andre enn Helse Midt Norge RHF. Eventuelle låneopptak skal godkjennes av styret i Helse Midt Norge RHF. Til ny 11 Låneopptak Helse Møre og Romsdal HF kan ikke oppta lån fra andre enn Helse Midt Norge RHF. Helse Møre og Romsdal HF gis anledning til å inngå langsiktige leieavtaler med andre offentlige virksomheter i tilknytning til samhandlingstiltak. Eventuelle låneopptak skal godkjennes av styret i Helse Midt Norge RHF. Foretaksmøtet vedtok: Føretaksmøtet fastsett ny 11 i vedtektene. Helse Møre og Romsdal HF skal oppdatere sine vedtekter i samsvar med dette og sende lovpålagt melding til Brønnøysundregistrene. Møtet vart heva kl. 13:55 Stjørdal 19. juni 2013 Daniel Haga John Harry Kvalshaug Sign: JHK: DH: Side 6