Oslo kommune Utdanningsetaten Møteprotokoll Medbestemmelsesutvalget (MBU) Møtedato: 24.04.2014 kl. 13:00 Møtested: Møterom 10B - skolestyrerommet Til stede: Arbeidsgiverrepresentantene: Astrid Søgnen (Direktør) Anne Tveitan Ferignac (HR-direktør) Margaret Westgaard (Avdelingsdirektør EFP) Hilde Gran (Avdelingsdirektør PED) Arbeidstakerrepresentantene: Hilde Bentsen (Utdanningsforbundet) Anita Guldahl (Fagforbundet) Ulrich Vollmerhaus (Skolelederforbundet) Rune Lang (Utdanningsforbundet) Møtende varamedlemmer: Marianne Krogh for Aina Skjefstad Andersen (Utdanningsforbundet) Ole Kristian Hanssen (Musikernes fellesorganisasjon) Forfall: Andre: Tone Tenfjord (Områdedirektør), Aina Skjefstad Andersen (Utdanningsforbundet) Kjell Richard Andersen (Ass.dir) sak SO-33/14 Bård Busterud (EFP) sak BS-4/14 Bjarte Rørmark (PED) EV-4/14 Protokollfører: Elie Montanarelli Saksnummer 12/00004 Arkivkode: 041 1
Sakskart Side Godkjenning av innkalling og sakliste GI-4/14 12/00004-106 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 Godkjenning av protokoll GP-4/14 12/00004-107 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.03.2014 4 Oppfølgingsliste OP-4/14 12/00229-37 Saker til orientering Gjennomgang og ajourføring av oppfølgingsliste til MBU 24.04.2014 5 SO-33/14 SO-34/14 12/02750-315 13/04716-186 Pågående prosjekter i Skolebehovsplanen 6 HR-systemet 7 SO-35/14 12/02086-34 Rektortilsettinger 8 SO-36/14 13/06880-4 Budsjettforslag for neste budsjettår 9 Saker til beslutning BS-3/14 13/01277-4 Forslag til møteplan for skoleåret 2014/15. 10 BS-4/14 13/05679-55 Eventuelt Justering av aktivitetsplanen for videregående skole for skoleåret 2014-15 11 EV-4/14 12/00004-108 Eventuelt 12 Astrid Søgnen Direktør Hilde Bentsen Sekretær 2
Godkjenning av innkalling og sakliste GI-4/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 GI-4/14 Innkalling og saksliste til møtet 24.04.2014 godkjennes. Innkallingen og sakslisten til møtet 24.04.2014 ble gjennomgått. Følgende ble kommentert. Det må innkalles til ekstraordinært møte i MBU så snart som mulig, pga et par saker som ikke kan vente til neste ordinære MBU-møte. Innkalling og saksliste til møtet 24.04.2014 ble godkjent med følgende kommentarer: Det innkalles til ekstraordinært møte i MBU mandag 12.05.2014 kl. 11.30 til 13.30. 3
Godkjenning av protokoll GP-4/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.03.2014 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 GP-4/14 Protokoll fra møtet 27.03.2014 godkjennes. Protokoll fra møtet 27.03.2014 godkjennes med følgende korrigeringer: Sak SO-2714 Rektortilsettinger under : "Arbeidstakerrepresentantene ønsker å fremheve at de på prinsipielt grunnlag ønsker at det skal være én rektor på hver skole." Erstattes med: "Arbeidstakerrepresentantene mener at det i prinsippet skal være én rektor på hver skole." Sak EV-3/14: setningen "I fjor ble 142 søknader innvilget" strykes fordi tallet ikke er korrekt. Protokoll fra møtet 27.03.2014 ble godkjent med følgende korrigeringer: Sak SO-2714 Rektortilsettinger under : "Arbeidstakerrepresentantene ønsker å fremheve at de på prinsipielt grunnlag ønsker at det skal være én rektor på hver skole". Erstattes med: "Arbeidstakerrepresentantene mener at det i prinsippet skal være én rektor på hver skole." Sak EV-3/14: setningen "I fjor ble 142 søknader innvilget" strykes.. 4
Oppfølgingsliste OP-4/14 Gjennomgang og ajourføring av oppfølgingsliste til MBU 24.04.2014 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 OP-4/14 Oppfølgingsliste til møtet 24.04.2014 gjennomgås og ajourføres. Oppfølgingslisten til møtet 24.04.2014 gjennomgått. Følgende endringer ble gjort: Sak SD-1/14 Kartlegging seniortiltak går ut, og vil bli tatt opp i eget drøftingsmøte. Sak vedr ny IA-avtale tilføyes. Oppfølgingsliste til møtet 24.04.2014 ble ajourført med følgende endringer: Sak SD-1/14 Kartlegging seniortiltak går ut, og vil bli tatt opp i eget drøftingsmøte. Sak vedr ny IA-avtale tilføyes. 5
Saker til orientering SO-33/14 Pågående prosjekter i Skolebehovsplanen 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 SO-33/14 Pågående prosjekter i Skolebehovsplanen tas til orientering. Harald Øvland (avdelingsdirektør ASA) informerte: Alle 18 prosjekter som skal ferdigstilles til skolestart høsten 2014 er i rute ifølge UBF. Liste over prosjektene sendes arbeidstakerrepresentantene. Arbeidstakerrepresentantene uttrykte bekymring om hvorvidt informasjon til ansatte som berøres av Skolebehovsplanen blir godt nok ivaretatt. Det ble vist til et konkret eksempel i forbindelse med mulig flytting av et studietilbud fra Etterstad vgs til gamle Sogn vgs, hvor det i følge arbeidstakerorganisasjonene er gitt ulik informasjon fra henholdsvis UDE og UBF. Arbeidsgiversiden vil undersøke saken nærmere, men er så langt ikke kjent med endringer i de opprinnelige planene om flytting til Sogn vgs Arbeidsgiversiden setter pris på denne typen tilbakemeldinger fra arbeidstakerrepresentantene og oppfordrer til å melde om slike saker også utenom MBU-møter. Det er viktig å sørge for god og entydige informasjon i slike prosesser. Kjell Richard Andersen deltok under dette punktet. Pågående prosjekter i Skolebehovsplanen tas til orientering. 6
SO-34/14 HR-systemet 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 SO-34/14 Saken tas til orientering. Anne Tveitan Ferignac (HR-direktør) orienterte: Det er lite nytt å melde siden forrige møte. I forbindelse med registrering av kompetanse i HR-systemet ønsket arbeidstakerrepresentantene en klargjøring av arkivsituasjonen for personalmapper i UDE, og hvor eventuelt manglende dokumenter er å finne. Det ble informert om at det enkelte tjenestested er ansvarlig for å opprette personalmapper på sine ansatte og at personalmapper ikke følger den ansatte til nye tjenestesteder. Den ansatte er selv ansvarlig for å fremskaffe dokumentasjon på utdanning og praksis dersom dette ikke foreligger på tjenestestedet. Arbeidstakerorganisasjonene ønsket en redegjørelse for hvordan registering av CV i Kompetansemodulen i HR-systemet blir kvalitetssikret. Det ble informert om det er nærmeste personalleders ansvar å godkjenne CV på bakgrunn av fremvist dokumentasjon. Ved alle senere endringer/tilføyelser i CV, vil det gå automatisk varsel om ny godkjenning til leder. Saken tas til orientering. 7
SO-35/14 Rektortilsettinger 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 SO-35/14 Medbestemmelsesutvalget tar oversikten over rektortilsettinger til orientering. Oversikt over rektortilsettinger ble sendt ut i forkant av møtet. Anne Tveitan Ferignac (HR-direktør) orienterte. Medbestemmelsesutvalget tar oversikten over rektortilsettinger til orientering. 8
SO-36/14 Budsjettforslag for neste budsjettår 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 SO-36/14 Saken tas til orientering. Astrid Søgnen (Direktør) orienterte kort om prosessen rundt budsjettinnspill fra UDE for 2015. Innspill fra UDE skal være klart til oversendelse primo mai. Saken tas til orientering. 9
Saker til beslutning BS-3/14 Forslag til møteplan for skoleåret 2014/15. 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 BS-3/14 Utdanningsetatens medbestemmelsesutvalg godkjenner vedlagte forslag til møteplan for skoleåret 2014/15. Fast møtedag for MBU blir onsdager. AU MBU fastsetter selv hensiktsmessige tidspunkt for møtene. Utdanningsetatens medbestemmelsesutvalg godkjenner vedlagte forslag til møteplan for skoleåret 2014/15. Fast møtedag for MBU blir onsdager. AU MBU fastsetter selv hensiktsmessige tidspunkt for møtene 10
BS-4/14 Justering av aktivitetsplanen for videregående skole for skoleåret 2014-15 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 BS-4/14 Medbestemmelsesutvalget slutter seg til endringsforslagene i vedlegg 3, 4, 5 og 6 Assisterende direktør og avdelingsdirektør for EFP har fullmakt til å gjøre endringer i aktivitetsplanen fra vedtaksdato og fram til 1. september. Utdanningsadministrasjonen legger fram sak for MBU i september hvor det redegjøres for eventuelle endringer gjort fra d.d. til 1. september. Bård Busterud (EFP) orienterte. Det påpekes at det kan oppstå behov for noen flere endringer når man ser konsekvensene av ny inntaksordning. Arbeidstakerrepresentantene slutter seg til endringsforslagene som er gjort og har full tillit til at dette er erfaringsbaserte og kvalifiserte vurderinger. Medbestemmelsesutvalget slutter seg til endringsforslagene i vedlegg 3, 4, 5 og 6. Assisterende direktør og avdelingsdirektør for EFP har fullmakt til å gjøre endringer i aktivitetsplanen fra vedtaksdato og fram til 1. september. Utdanningsadministrasjonen legger fram sak for MBU i september hvor det redegjøres for eventuelle endringer gjort fra d.d. til 1. september. 11
Eventuelt EV-4/14 Eventuelt 1 Medbestemmelsesutvalget (MBU) 24.04.2014 EV-4/14 Sakene drøftes og konkluderes i møtet. Eventuelle saker: Ingen saker. Informasjon: Bjarte Rørmark (PED) orienterte om anskaffelse av ny læringsplattform (heretter LMS). Bakgrunnen for anskaffelsene av er tilpasning til nye krav og brukerbehov, samt avtaler som løper ut. Målet er at Osloskolens ansatte, elever og foresatte får moderne og brukervennlige verktøy, som gir en bedre arbeidsflyt og mer effektive IKT-løsninger. Det er inngått kontrakt med itslearning AS, og den nye læringsplattformen skal være operativ i Osloskolen fra og med skolestart 2015. Det er etablert et prosjekt som skal arbeide med etablering av den nye løsningen for å sikre en god overgang fra dagens løsning. Astrid Søgnen (Direktør) informerte om at følgende tre stillinger utlyses: 1. Assisterende direktør (nyopprettet stilling). Osloskolen er i en ekspansiv utvikling og omfattende økning i antall elever, utbygging av skoleanlegg og store IKT-prosjekter gjør at toppledelsen, som i dag består av direktør og assisterende direktør, må utvides med ytterligere en assisterende direktør. 2. Kommunikasjonsdirektør Trine Melgård har sagt opp og stillingen lyses ut. 3. Leder for Oslo VO lyses ut på seksjonssjefsnivå tilknyttet EFP. Astrid Søgnen (Direktør) og Margaret Westgaard (Avd.direktør EFP) orienterte om pågående og kommende tilsyn fra Kommunerevisjonen og Fylkesmannen. Evaluering av møtet: Et godt og effektivt møte Sakene tas til orientering. 12