Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012 Stord kommune Revidert 2010 Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon 3 1.2 Risiko- og vesentleganalyse 3 2. Prioritert liste over forvaltningsrevisjonsprosjekt... 4 2.1 Gruppe 1 Prioritert liste 4 2.2 Gruppe 2 Uprioritert liste 6 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 7 3.1 Dokumentanalyse 7 3.2 Spørjeskjema 8 3.3 Intervju 8 3.4 Stikkprøvar 8 4. Gjennomføring og rapportering... 8 Side 2
1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnadar (forvaltningsrevisjon) 1. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2. Føremålet med den overordna risiko- og vesentlegsanalysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen for forvaltningsrevisjon er basert på ein risiko- og vesentleganalyse som vart gjennomført i 2008. I 2010 vart det gjennomført ei ny risikovurdering, og prosjekta i planen vart omprioritert. 1.2 Risiko- og vesentleganalyse Risiko omgrepet viser til moglegheita for at ei hending vil oppstå og påverke måloppnåing og etterleving av regleverk på ein negativ måte. Risikovurdering er både eit planleggingsverktøy og ein overvakingsaktivitet (at risiko til einkvar tid er på eit akseptabelt nivå). I omgrepet risiko- og vesentlegsvurderingar ligg at det skal bli gjort ei vurdering av på kva område av kommunen si verksemd det er risiko for vesentlege avvik i forhold til dei vedtak, føresetnadar og mål som er sett for verksemda. Analysen gjev grunnlag for å velje ut områda kor det skal settast i verk forvaltningsrevisjon (systematiske vurderingar) 3. 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 3 Merknad til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Side 3
Prosessen er gjennomført på ein slik måte at det er mogleg å identifisere hendingar eller forhold som kan påverke kommunen si oppgåveutføring internt og eksternt. Dette gjer kommunen i stand til å styre risiko i tråd med kommunens risikofilosofi slik at ein har rimelig grad av tryggleik for at verksemda når sine mål og etterlever regelverk. Datainnsamlinga som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse Prosessmøte i kontrollutvalet Spørjeundersøking for administrative leiarar Intervju med administrative og politiske leiarar Data som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i kommunen. Analysen er samla i eit arbeidsdokument/analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ved revisjon av planen i 2010 har det vorte gjort intervju og gjennomgang av oppdatert statistikkgrunnlag. Det vart i etterkant gjennomført eit prosessmøte i kontrollutvalet, samt ei oppdatering av analysegrunnlaget. 2. Prioritert liste over forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste over dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste over prosjekter med lågare risiko og vesentlegheit. Sannsynlegvis vil den prioriterte lista dekke behovet for forvaltningsrevisjonar i løpet av perioden. Ved ytterlegare behov vil kontrollutvalet kunne velje frå den uprioriterte lista ut frå ei ny prioritering av desse prosjekta. I prosessmøtet i samband med revisjon av plan for forvaltningsrevisjon i Stord kommune i 2010 har kontrollutvalet laga ei ny prioritert liste over dei viktigaste prosjekta. Kontrollutvalet har ikkje valt å inkludere nye prosjekt i planen. Prosjektet Sjukefråvær innan pleie og omsorg som er gjennomført i planperioden er teke vekk. I tillegg har kontrollutvalet i planperioden valt å gjennomføre ei forvaltningsrevisjon av sal av kommunale eigedommar i Stord kommune. Dette prosjektet var ikkje med i opphavleg plan frå 2008. 2.1 Gruppe 1 Prioritert liste Lista over prosjekter er prioritert i tråd med ein risiko- og vesentleganalyse. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i tråd med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Side 4
Prioritet Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2010 1 Institusjonstenesta Planlegging Regeletterleving (kvalitet, venteliste, pasientrettar) Organisering og rutinar Arbeidsmiljø 2 Rehabilitering Organisering og rutinar (samhandling med andre etater) Økonomi Etterleving av mål, rutinar, vedtak og regelverk 3 Budsjettering Budsjetteringsprosess Budsjettstyringsrutinar 4 Psykiatri Regeletterleving Organisering og rutinar Samhandling med andre etatar Bortfall i ungdomsskuletrinnet 5 Handtering av elevar med åtferdsproblem Praksis og behov Regeletterleving 6 Tilpassa opplæring og spesialundervisning Regeletterleving Oppfølging av førre fvl.revisjon 7 Utadretta tekniske tenester (brukarperspektiv) Regeletterleving (sakshandsaming) Organisering og rutinar 8 Drift og vedlikehald Organisering og rutinar Økonomi Regeletterleving 9 Prosjektstyring Organisering og rapportering Regeletterleving Kompetanse Økonomi Prioritet 2008 5 3 4 6 10 12 7 2 8 Side 5
Prioritet Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2010 10 Innkjøp Kompetanse Regeletterleving Organisering og rutinar Prioritet 2008 9 11 IKT Organisering Kapasitet Komptanse 11 12 Integrering av innvandrarar og flyktningar Samordning mellom tenester Integreringstiltak Mottaksforhold Regeletterleving 13 Heimesjukepleie Ressursbruk Organisering og rutinar Arbeidsforhold Regeletterleving 13 14 14 PPT Kvalitet på tenesta Kompetanse Organisering og rutinar Økonomi 15 2.2 Gruppe 2 Uprioritert liste Under er prosjekta som er vurdert, men som ikkje er prioritert denne perioden. Forvaltningsrevisjonsprosjekt Aktivitetstilbod for barn og unge Førebyggjande arbeid Organisasjonsliv Kvalitetssikringssystem i forvaltninga (internkontroll) Rutinar for avviksrapportering Rutinar for oppfølging av rapporterte avvik Side 6
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Samordning av tenestetilbodet innan helse Regeletterleving m.o.t. tverrfagleg samarbeid Organisering og rutinar Kompetanse Brannvern og ulukker Beredskap Økonomi Regeletterleving Vatn og kloakk Regeletterleving Kapasitet Organisering Barnehagar Økonomiske rammer Regeletterleving Organisering og rutinar Bemanning Helsestasjon Kvalitet på tenesta Kompetanse Organisering og rutinar Måloppnåing 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som vert brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta avhenger av endelige problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig bredde i datamaterialet for å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. 3.1 Dokumentanalyse Ein kvar forvaltningsrevisjon inneber som regel ein dokumentanalyse. Dette gjelder dokumenter i samband med revisjonskriteria og dokument som er relevant for å undersøke grad av regeletterleving, måloppnåing, eksistensen av system og rutinar m.m. Det vil også i mange tilfelle være relevant å analysere rapportering og statistikk slik som t.d. KOSTRA-tal. Side 7
3.2 Spørjeskjema I fleire forvaltningsrevisjonar vil det vere aktuelt å nytte spørjeundersøking. Ved hjelp av programmet Questback vil ein på ein effektiv måte sende ut elektronisk spørjeskjema til tilsette i kommunen og andre som det kan vere relevant å inkludere i undersøkingane. Bruk av spørjeundersøking sikrar bredde i datagrunnlaget. 3.3 Intervju Ein sentral metode innan forvaltningsrevisjon er gjennomføring av intervju. Intervju med tilsette og ev. brukarar sikrar inngåande kunnskap om dei områda som blir undersøkt. Alle intervju blir verifisert og godkjent av dei intervjua. 3.4 Stikkprøvar I nokre tilfelle kan det vere aktuelt å nytte stikkprøvar for å vurdere om mål, regelverk, rutinar m.m. blir etterlevd. Dette kan t.d. vere ein analyse av vedtak innan barnevernsområde, vedtak om spesialundervisning i skulen m.m. 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkt og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for kommunestyret. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomført og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til kommunestyret om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. Kontrollutvalet vil komme tilbake til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsaka til slike eventuelle endringar blir rapportert til kommunestyret i kontrollutvalet si årsmelding. 4 Normer og standarder som forvaltninga blir vurdert opp mot (vedtak, regelverk, mål). Side 8