PROTOKOLL SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Utviklingsfondet for kommunene Nore og Uvdal, Rollag og Sigdal Møtedato: 13.11.2013 TILSTEDE PÅ MØTET MEDLEMMER (angi evnt. Hvem som er fraværende med * foran navnet) Dag Lislien Kari Kolbræk Ask Eli Hovd Prestegården Toini Hilde A. Næss *Beret Mette Haga VARA- MEDLEMMER ANDRE Ingen vara møtte. Jens Sveaass, rådmann Sigdal UTSKRIFTER Hovedutskrift er sendt: Rollag kommune Nore og Uvdal kommune Sigdal kommune Fylkesmann i Buskerud Buskerud fylkeskommune Forvaltningsstyret for Trillemarka-Rolalgsfjell MØTEBOKA GODKJENNES I NESTE MØTE. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 29.11.2013 Jens Sveaass Møtesekretær 1
SAKER TIL BEHANDLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/6 13/1102 FORSLAG TIL STANDARD SØKNADSMAL FOR SØKERE TIL UTVIKLINGSFONDET 13/7 13/268 SØKNADER TIL UTVIKLINGSFONDET 13/8 13/269 EVALUERING SLUTTRAPPORT VER-DI-PROSJEKTET 13/9 13/368 MELDINGER / EVENTUELT 2
UFK-6/13 FORSLAG TIL STANDARD SØKNADSMAL FOR SØKERE TIL UTVIKLINGSFONDET Forslag til skjema for søknader til utviklingsfondet vedtas. Skjema legges sammen med retningslinjer på kommunenes nettsider og søkes distribuert til eventuelle søkere som tar kontakt med spørsmål rundt søknadsprosessen. Det ble til fremlagt forslag fremmet et par innspill til punkter/detaljer ble drøftet nærmere vedr søknadsmalen. Ett punkt gikk på spørsmålet om EØS-avtalens statsstøtteregler, og grep for å sikre formalitetene knytte til dette i søknadsmal og vedtaksformulering. Det var også diskusjon knyttet til detaljeringsgrad i prosjektbudsjett og forståelsen av egeninnsats i økonomisk oppsett fra søker. Avslutningsvis ble det også drøftet om søknadsmalen var i tråd med PLP-modellen. Til behandlingen kommenteres de tre temaene kort nedenfor. 1) Vedr. Bagatellmessig støtte Reglene for tildeling av bagatellmessig støtte «de minimis-støtte» kan oppsummeres som følger: Det kan ikke gis støtte for mer enn 200.000,- Euro, til aktuelle mottaker, over en hvilken som helst treårsperiode. Mottaker må informeres om at støtten er «de minimis» Støttegiver må innhente informasjon fra mottaker om eventuelle tidligere mottak av «de minimis-støtte». Støtte kan kun gis etter å ha sjekket at «de minimis-taket» ikke er overskredet Informasjon skal oppbevares i 10 år Det må sjekkes at foretaket ikke er i «vanskeligheter» 2) Detaljering av budsjett, og forståelse av «egeninnsats» Innspill til diskusjonen var at forutsetninger for tallene i budsjettet må begrunnes. Det samme gjelder prosjektets kostnader. Her bør det legges opp til en kostnadsoversikt som er aktivitetsbasert, der kostnadene er fordelt på egen tid og betalbare kostander. Ved investeringer må disse spesifiseres så detaljert som mulig. I diskusjonen ble det pekt på utviklingsfondets innretting og søknadsmasse så langt. Det er et skjæringspunkt mellom krav til formaliteter, struktur og oppsett, vs det å faktisk kunne møte initiativ og virksomheter som ikke har kompetanse, apparat og forutsetning for å håndtere «alle detaljer». Kanskje skal utviklingsfondet være den muligheten initiativtaker har til å gå «neste skritt» og oppfylle alle formkrav som må til for å starte utviklingen og etableringen, og i neste omgang kunne tilfredsstille krav til øvrig virkemiddelapparat med forretnings- og formalkrav på «neste nivå». Dette blir et viktig moment i videre diskusjon av hva utviklingsfondet «skal være» og det ble ikke konkludert nærmere i møtet. 3
3) Søknadsmal og oppfyllelse av PLP-modellen for prosjektgjennomføring Søknadsmalen er i hovedsak basert på hovedpunkter fra «Regionalforvaltning.no» sin søknadsmal for bolystmidler tillyst av KRD. Disse søknadene legges som regel opp til PLP metoden, og søknadsmal for utviklingsfondet skulle kunne ivareta dette på en god måte. Formålet med PLP metoden er å sikre oppfølging og kvalitetssikring gjennom måldefinering, beslutningspunkter, milepæler og identifisering av kritiske suksessfaktorer. Videre skal metoden ivareta administrativ organisering hvor prosjektansvarlig og prosjektleder er de sentrale personene. Søknadsmalen er altså ikke til hinder for å ivareta PLP. I hvilken grad Utviklingsfondet skal vektlegge formalitetene i dette, blir på samme måte som i punkt 2 over, vedr detaljering av budsjett og formaliteter i dette. På samme måte avventes derfor en strategidiskusjon i Utviklingsfondet der man går klare inn i hvilke typer prosjekter og initiativ fondet skal understøtte, før man konkluderer på disse formalitetene. Konklusjon Rådmennene innarbeider momenter vedr «bagatellmessig støtte» i søknadsmal, og for øvrig i dokumenter og praksis rundt dialog/meddelelse av vedtak til søkere. Det tas inn en formulering/forklaring i søknadsmalen vedr budsjett- / finansieringsoppsett som understreker at det må skilles på betalbare og ikke betalbare kostnader (eks. egeninnsats), slik at støttegiver kan se faktiske betalbare utgifter som det søkes støtte til å få dekket. Øvrig detaljering og formalisering av krav til søker avventes til man har klarere redegjort for hva slags type prosjekter og initiativ Utviklingsfondet ser for seg å understøtte i fremtiden. Det arrangeres et arbeidsmøte for utviklingsfondets styre den 10.12.13 som forberedelse til et felles formannskapsmøte med sikte på en bred diskusjon av fondets formål og videre innretting. Utviklingsfondet for Nore og Uvdal, Rollag og Sigdal fremmet følgende tilleggsforslag: Rådmennene innarbeider momenter vedr «bagatellmessig støtte» i søknadsmal, og for øvrig i dokumenter og praksis rundt dialog/meddelelse av vedtak til søkere. Det tas inn en formulering/forklaring i søknadsmalen vedr budsjett- / finansieringsoppsett som understreker at det må skilles på betalbare og ikke betalbare kostnader (eks. egeninnsats), slik at støttegiver kan se faktiske betalbare utgifter som det søkes støtte til å få dekket. Øvrig detaljering og formalisering av krav til søker avventes til man har klarere redegjort for hva slags type prosjekter og initiativ Utviklingsfondet ser for seg å understøtte i fremtiden. Det arrangeres et arbeidsmøte for utviklingsfondets styre den 10.12.13 som forberedelse til et felles formannskapsmøte med sikte på en bred diskusjon av fondets formål og videre innretting. Rådmennenes forslag til vedtak og tilleggsforslag enstemmig vedtatt. 4
Utviklingsfondet for Nore og Uvdal, Rollag og Sigdals vedtak: Forslag til skjema for søknader til utviklingsfondet vedtas. Skjema legges sammen med retningslinjer på kommunenes nettsider og søkes distribuert til eventuelle søkere som tar kontakt med spørsmål rundt søknadsprosessen. Rådmennene innarbeider momenter vedr «bagatellmessig støtte» i søknadsmal, og for øvrig i dokumenter og praksis rundt dialog/meddelelse av vedtak til søkere. Det tas inn en formulering/forklaring i søknadsmalen vedr budsjett- / finansieringsoppsett som understreker at det må skilles på betalbare og ikke betalbare kostnader (eks. egeninnsats), slik at støttegiver kan se faktiske betalbare utgifter som det søkes støtte til å få dekket. Øvrig detaljering og formalisering av krav til søker avventes til man har klarere redegjort for hva slags type prosjekter og initiativ Utviklingsfondet ser for seg å understøtte i fremtiden. Det arrangeres et arbeidsmøte for utviklingsfondets styre den 10.12.13 som forberedelse til et felles formannskapsmøte med sikte på en bred diskusjon av fondets formål og videre innretting. UFK-7/13 SØKNADER TIL UTVIKLINGSFONDET Innstilling/vurdering fremlegges i møtet Det var til behandlingen av innkomne søknader forberedt 3 søknader for styret. Disse tre ble saksforberedt av rådmennene. Innstillingene ble omdelt i møtet, og ligger vedlagt protokollen. Rett i forkant av møtet ble det imidlertid avdekket at det var mottatt en fjerde søknad i Sigdal kommune som ikke var forberedt til møtet. Selve søknaden ble ettersendt uten saksutredning, og styret tok stilling til eventuell behandling av denne direkte i møtet. - Søknad «Opplev Trillemarka», innvilges som omsøkt, enstemmig vedtatt - Søknad «Sigdal og Eggedal Turistservice/Buskerud Næringshage Nettsider», innvilges som omsøkt, enstemmig vedtatt. - Søknad «Bokprosjekt, Sigdalskviss», avslås, enstemmig vedtatt - Søknad «Støtte til innkjøp av automatisk vegbom» - UTSATT til neste styremøte Til søknaden vedr Bokprosjektet «Sigdalskviss», som ble avslått, ble det fra styret knyttet følgende tilleggskommentar, ut over foreliggende innstilling. Denne kommentaren inntas i svarbrev til søker: 5
«Styret viser til saksutredningen og avslår søknaden med bakgrunn i rådmennenes begrunnelse. Styret i Utviklingsfondet for Trillemarka imøteser imidlertid gjerne et videre arbeid hvor man bruker ideen om «kunnskapsspill /-bok» knyttet til hele Trillemarka-regionen, og at initiativtakere ser dette som del av total «produktutvikling» innenfor reiseliv og destinasjonsarbeid. En slik ide kan muligens være del av en «produktpakke» som flere reiselivsaktører rundt Trillemarka kan ha interesse i, - og på den måten også være del av konkret næringsutvikling hos eksisterende og eventuelt nye aktører?» Utviklingsfondet for Nore og Uvdal, Rollag og Sigdals vedtak: - Søknad «Opplev Trillemarka», innvilges som omsøkt, enstemmig vedtatt - Søknad «Sigdal og Eggedal Turistservice/Buskerud Næringshage Nettsider», innvilges som omsøkt, enstemmig vedtatt. - Søknad «Bokprosjekt, Sigdalskviss», avslås, enstemmig vedtatt - Søknad «Støtte til innkjøp av automatisk vegbom» - UTSATT til neste styremøte UFK-8/13 EVALUERING SLUTTRAPPORT VER-DI-PROSJEKTET Saken tas til orientering. Styret mottok til møtet endelig avklaring fra Buskerud Fylkeskommune. Restbetaling effektueres av Sigdal kommune, og oppdatert økonomistatus utarbeides og fremlegges til styrets neste møte. Rådmennenes forslag, saken tas til orientering, ble enstemmig vedtatt. Utviklingsfondet for Nore og Uvdal, Rollag og Sigdals vedtak: Saken tas til orientering 6
UFK-9/13 MELDINGER / EVENTUELT Meldinger tas til orientering Rådmennenes forslag, saken tas til orientering, ble enstemmig vedtatt. Utviklingsfondet for Nore og Uvdal, Rollag og Sigdals vedtak: Meldinger tas til orientering. 7