1 av 4 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag 10.12.2013, kl. 08.15 ca. 11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Fakultetet X Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Institutt for biologi (IBI) Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Vara: Nestleder or utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Erik Wahlström Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder for forsking Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Professor Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien Ingvild Marie Sørlie X Vara: Yngve M. Hereide X Espen Tjønneland Wefring Vara: Nora Kleinknecht Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien Ingvild Marie Sørlie Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seniorrådgiver Hanne Sørgjerd Seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem Seksjonssjef Heidi Hugdal Sekretær/referent for ledergruppen: førstekonsulent Ludwika Osiak
2 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 111/13 Implementering av leiestedsmodellen ved NT Orientering ved prodekanus Tor Grande Presentasjon i møtet presentasjonen vedlegges referatet Konklusjon: Det er oppnevnt styringsgruppe og arbeidsgruppe for å implementere Leiestedsmodellen ved NT. Gruppenes oppgaver/mandat er spesifisert i den vedlagte presentasjonen. Det skal kjøres piloter ifm. implementering av modellen med tidsfrist 1.3.2014. Dette skal per d.d. omfatte RECX, NanoLab, NORTEM, Mikrobiell bioteknologi og MS Lab (jf. også den vedlagte presentasjonen). NTL-sak 112/13 Informasjon om og gjennomgang av institusjonelle rådgiveravtaler med SINTEF Orientering ved seniorrådgiver Hanne Sørgjerd Presentasjon i møtet presentasjonen vedlegges referatet Konklusjon: Avtalene må prøves ut før man vurderer hvilke fordeler/ulemper den nye ordningen vil ha (vinnvinn-situasjon for begge partene?). Hvis denne vil innebære mer administrativt arbeid, bes instituttlederne om å melde det tilbake til Hanne Sørgjerd. Godtgjørelsen skal være i form av et B-tillegg. Tillegget foreslås av instituttleder og godkjennes av dekan. Hanne Sørgjerd sender listen over aktuelle rådgiverne til instituttlederne. Man skal erstatte de gamle avtalene med de nye (ikke si opp). Instituttlederne (NTNU) og forskningssjefen (SINTEF) bør se på omfang, timepris, tidligere avlønning etc. i felleskapet, og deretter ta aktuelle problemstillinger opp men hver enkel ansatt. Orienteringssaker: Tildeling av RSO-stillinger Konklusjon: Instituttene bes om å finne ut hvor mange RD-stipendiatstillinger blir ledige ila. 2014. Oversikten sendes til Bjørn Steinar Tanem og Tor Grande ila. uka, før ledermøtet 17.12 (saken RSO+RD = «utlysning» tas opp da). Gaveprofessorat (DNV) ved IKP Konklusjon: Tilsettingsprosessen settes i gang
3 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet: Godkjenning av referatet 26.11.13 utsettes til neste møte. SAKSKART NTL-sak 111/13 Implementering av leiestedsmodellen ved NT Orientering ved prodekanus Tor Grande Saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlegges referatet Prodekanus Tor Grande har orientert om saken. Konklusjon: Det er oppnevnt styringsgruppe og arbeidsgruppe for å implementere Leiestedsmodellen ved NT. Gruppenes oppgaver/mandat er spesifisert i den vedlagte presentasjonen. Det skal kjøres piloter ifm. implementering av modellen med tidsfrist 1.3.2014. Dette skal per d.d. omfatte RECX, NanoLab, NORTEM, Mikrobiell bioteknologi og MS Lab (jf. også den vedlagte presentasjonen). NTL-sak 112/13 Informasjon om og gjennomgang av institusjonelle rådgiveravtaler med SINTEF Orientering ved seniorrådgiver Hanne Sørgjerd Saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlegges referatet Seniorrådgiver Hanne Sørgjerd har orientert i saken (jf. presentasjonen). Viktige momenter: Eksisterende rådgiveravtaler erstattes av institusjonelle avtaler. De nye avtalene gjelder ikke samarbeidet mellom NTNU og SINTEF på prosjektbasis (i slike tilfeller gjelder den gamle ordningen med konsortieavtaler). Overordnet strategi ved institusjonelle avtaler er at NTNU og SINTEF skal være likestilte partnere. Ordningen kan også brukes mot andre samarbeidspartnere. NTNUs ansatte deltar i SINTEFs virksomhet mot kompensasjon på samme nivå som i dag (!). Instituttleder inngår avtale om B-tillegg med sine ansatte. Dette kan gjøres for hvert enkelt prosjekt eller for en gitt periode (normalt ikke utover ett år) Den eksisterende generiske prosjektavtalen kan gjøres om til en rammeavtale. Seniorrådgiver Hanne Sørgjerd ønsker tilbakemelding hvis det dukker opp nye problemstillinger knyttet til den nye avtalemalen. Institusjonelle avtaler er en foretrukket arbeidsform. Det er gjensidig forståelse mellom begge parter at bistillinger brukes i unntakstilfeller (prof. II er alltid godkjent som bistilling). I så fall krever dette godkjenning fra nærmeste leder. Per d.d. er det ikke sikkert at de nye avtalene blir 100 % gunstige for instituttene. Avregning av B- tillegg/avlønning av ansatte kan faktisk innebære mer administrativt arbeid. Konklusjon: Avtalene må prøves ut før man vurderer hvilke fordeler/ulemper den nye ordningen vil ha (vinn-vinnsituasjon for begge partene?). Hvis denne vil innebære mer administrativt arbeid, bes instituttlederne om å melde det tilbake til Hanne Sørgjerd.
4 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godtgjørelsen skal være i form av et B-tillegg. Tillegget foreslås av instituttleder og godkjennes av dekan. Hanne Sørgjerd sender listen over aktuelle rådgiverne til instituttlederne. Man skal erstatte de gamle avtalene med de nye (ikke si opp). Instituttlederne (NTNU) og forskningssjefen (SINTEF) bør se på omfang, timepris, tidligere avlønning etc. i felleskapet, og deretter ta aktuelle problemstillinger opp men hver enkel ansatt. ORIENTERINGSSAKER Saker tatt opp på møtet i Utdanningsutvalget 6.12.2013 + orientering om studieplan 2014/15 (orientering ved prodekanus Øyvind Weiby Gregersen) o Emner som inngår i A-listene i teknologistudiene tillates ikke undervist annet hvert år. IFY avklarer hvilke emner som kan undervises annet hvert år. o EiT: BI2099 Klimakvoter fremtid eller avlat ønskes nedlagt ved IBI. IBI ønsker å tilby landsbyen BI2096 System Biology and Syntetic Biology hvert år. Disse endringene vil medføre at NT kun tilbyr 9 landsbyer, mens prognosene tilsier at vi bør tilby 10. IBT bes om å gi en landsby til innenfor temaet System Biology and Syntetic Biology; IFY følger opp oppfordringen om å melde inn nye navn på sine to landsbyer. o IKJ foreslår å opprette en tredje hovedprofil med navn Analytisk kjemi i MTKJ og MIKJ. Dette er en sak for studieprogramrådet (!). o IKJ har gjort en bra jobb ifm. omstrukturering av BKJ (nedleggelse av studieretninger) og MKJ. o Omleggingen av MSCHEM har medført at tilbudet innenfor naturmiljø- og analytisk kjemi kun gis innenfor MSENVITOX f.o.m. 2014-2015. Tildeling av RSO-stillinger (orientering ved prodekanus Tor Grande, jf. den vedlagte presentasjonen) Konklusjon: Instituttene bes om å finne ut hvor mange RD-stipendiatstillinger blir ledige ila. 2014. Oversikten sendes til Bjørn Steinar Tanem og Tor Grande ila. uka, før ledermøtet 17.12 (saken RSO+RD = «utlysning» tas opp da). Gaveprofessorat (DNV) ved IKP (kommentarer til saken kan sendes til trude.r.gjersvold@ntnu.no). Stillingen står sentralt i IKP sin strategi: bl.a. videreføring av fagområdet, arbeidet med SFI-søknad innen dette feltet. Det er hensiktsmessig å sjekke at professoratet kvalifiseres for gaveforsterkningsmidler. Konklusjon: Tilsettingsprosessen settes i gang. SFI-prosess NT ønsker å kvalitetssikre alle søknadene som er kommet, men grunnet kapasitetsproblemet gjelder det kun 2 søknader. Det er derfor viktig at aktuelle fagmiljøer sender ferdig skisse ila. 2-3 uke i januar 2014. Det blir opp til Anne Borg å foreta den endelige prioriteringen blant søknadene som kommer innen den fristen. Intervjurunden ifm. de utlyste TSO-lederstillingene (muligens bortsett fra TSO Energi?) planlegges i uke 2 2014. Lederopplæring (9.15 ca. 11.00; oppfølging fra Selbu) lederopplæringen ble gjennomført.
Deltakelse av NTNUs vitenskapelig personale i SINTEFs virksomhet gjennom institusjonelle avtaler Forskningssjef Sintef NTNU vitenskapelig ansatt Instituttleder NTNU 1
Hva skal endres? Eksisterende rådgiveravtaler utfases i løpet av våren 2013 og erstattes av nye institusjonelle avtaler. Oppgjør for NTNU-ansattes arbeid for SINTEF skjer mellom NTNU og SINTEF. NTNU-ansatte kompenseres for arbeid for SINTEF av NTNU. Hva skal ikke endres? Det tette og gode samarbeidet mellom NTNU og SINTEF på prosjektbasis. NTNU-ansattes mulighet for å delta i SINTEFs virksomhet mot kompensasjon på samme nivå som i dag. 2
Avtaleforhold institusjonelt samarbeid NTNU/SINTEF samarbeidsavtale (2007) Deltakelse av vitenskapelig personale i den annen parts virksomhet (2012) Generelle avtaler inngått på sentralnivå Prosjektavtale (Oppdrag/Bidrag) Avtale mellom NTNUinstitutt og NTNU-ansatt Avtale om tilleggslønn (B-tillegg) Konkret prosjekt Prosjekt ikke avtalt Avtale mellom NTNU-institutt og SINTEF- avdeling 3
Hvorfor institusjonelle avtaler? Muliggjøre fortsatt tett samarbeid mellom NTNU og SINTEF innenfor rammer som tåler mediefokus og innsyn fra Riksrevisjonen Gjøre eksternt finansiert virksomhet ved NTNU transparent og synliggjøre omfanget Rydde opp i uklar rolledeling og ansvarsforhold for ansatte Bedre mulighet for strategisk ledelse på instituttnivå/avdelings-nivå NTNU-instituttet vil få økte inntekter på BOA gjennom IFM og vil sidestille arbeid for SINTEF med annen ekstern virksomhet. Dette vil trolig gi økt omfang av samarbeid mellom NTNU og SINTEF 4
Tilleggsavtalens innhold Gjennomføring av oppdrag/bidrag I henhold til prosjektavtale Eiendomsrett Tilfaller oppdragsgiver ved oppdrag Generell kompetanse kan benyttes fritt IP-avtalen mellom NTNU og SINTEF gjelder Taushetsplikt All mottatt informasjon er konfidensiell Publisering NTNUs resultater skal publiseres varig hemmelighold er ikke tillatt (vanlige regler for BOA gjelder) Økonomiske forhold Fakturering fra NTNU til SINTEF basert på timelister Mva tilkommer på oppdrag 5
Hva betyr dette for SINTEF-enheten? Det må inngås prosjektavtale for hvert enkelt prosjekt mellom NTNU-instituttet og SINTEF-enhet og ikke mellom den vit. ansatte og SINTEF/NTNU Det må avtales med NTNU hvem ordningen skal omfatte SINTEF mottar faktura fra NTNU for påløpte timer og direkte kostnader Det benyttes standard timesatser som er avtalt sentralt Mva tilkommer på oppdrag, men ikke på bidrag 6
Hva betyr dette for NTNU-instituttet? Det må inngås prosjektavtale for hvert enkelt prosjekt mellom NTNU-instituttet og vedkommende SINTEF-enhet Det må avtales med SINTEF hvem ordningen skal omfatte Det må inngås avtaler om tilleggslønn NTNU-institutt må ta ut prosjektnummer i Maconomy Det er faste prislister for NTNU-ansattes timer Arbeidet inngår som en del av instituttets vanlige eksternfinansierte oppgaver Arbeidet registreres som BOA og gir uttelling i IFM 7
Hva med bistillinger? Institusjonelle avtaler er foretrukket samarbeidsform siden avtale mellom NTNU og SINTEF av 2007 Bistillinger brukes i unntakstilfeller Konkret vurdering iht partenes retningslinjer for sidegjøremål Universitets- og høyskolelovens krav om akademisk frihet gjelder ikke for midlertidig bistilling i SINTEF Krever forhåndsgodkjenning fra nærmeste leder Må gjøres utenfor stilling 8
Noen konsekvenser Den vesentligste endringen er at betalingsstrømmen går mellom NTNU og SINTEF i stedet for mellom person og SINTEF Det blir enhetlige regler for avregning NTNU opptrer som underleverandør til SINTEF NTNU kan ikke delta i prosjekter hvor SINTEFs oppdragsgiver krever varig hemmelighold av resultatene Kravet om publisering gjelder bare resultatene av NTNUs forskning NTNU-aktivitet kan legges til egne arbeidspakker hvor resultatene kan publiseres Annen kunnskap NTNU får om prosjektet er bakgrunn og kan hemmeligholdes 9
Videre prosess SINTEF og NTNU-ansatt avtaler at rådgiveravtale opphører fra gitt tidspunkt For pågående prosjekter utarbeides prosjektavtale og arbeidet videreføres gjennom denne Instituttleder (NTNU) og forskningssjef (SINTEF) blir enige om hvem som skal omfattes av ordningen og diskuterer prognoser for omfang. Det er naturlig at størrelse på B-tillegg diskuteres. Instituttleder inngår avtale om B-tillegg med sine ansatte. Dette kan gjøres for hvert enkelt prosjekt eller det kan avtales et tillegg for en gitt periode (normalt ikke ut over ett år) Instituttleder og forskningssjef bør ha faste møter for oppfølging og videreutvikling av samarbeidet 10
1 Leiestedsmodellen Styringsgruppe og arbeidsgruppe for å implementere Leiestedsmodellen ved NT-fakultetet (vedlegg)
2 Styringsgruppe Identifisere de første pilotene som benyttes i første fase for å utarbeide retningslinjer og beste praksis. Fastsette overordnede prinsipper for allokering av ressurser til (personell, areal, etc.), leiested og avklare andre overordnede betingelser for implementering av leiestedsordningen. Gi råd med tanke på implementering av modellen for mindre laboratorium/leiested med mindre grad av eksterne brukere og BOA aktivitet. Styringsgruppen første møte torsdag 5. desember
3 Arbeidsgruppe Bistå med å implementere leiestedsordningen for pilotene og utarbeide beste praksis for implementeringen. Hente inn erfaringer og praksis fra NTNUs TDi/Leiestedsgruppe, og andre fakultet/universitet som arbeider med implementering av modellen. Gi bistand til alle instituttene for implementering av modellen med basis i beste praksis utarbeidet for pilotene. Oppsummere erfaringene og gi råd om eventuelle justeringer i modellen eller NTs implementeringspraksis.
4 Piloter RECX: Julian Tolchard, Tor Grande, Dag Breiby/Ragnvald Mathiesen, Astrid Bjørkøy, Gorm Beck NanoLab: Kay Gastinger, Ida Noddeland, Vidar Broholm NORTEM : Tor Grande, Bjørn Gunnar Soleim, Randi Holmestad, Lise Sagdal Mikrobiell bioteknologi: Torunn Forberg, Helga Ertesvåg, Kjetil Rasmussen, Morten Valseth MS Lab: Per Bruheim, Susana Vila Gonzalez, Morten Valseth Tidsfrist 1. mars
5 Tildeling RSO-stillinger 2014 12 + 4 (MNT) ph.d. stillinger 4 post doc stillinger Øremerkede RSO-stillinger (1/3 av NTNUs RSO stillinger) Bioteknologi, nanoteknologi, etc. Forskuttert 15 stillinger (6 utlysning 2013, 8 startpakker, GTS) Begrenset handlingsrom for utlysning 20014 «frie ph.d. stillinger»
6 Utlysning frie stillinger 2014 Konvertere post doc til ph.d. Forskuttere tildeling 2015 Ledige RD stipendiater (instituttene) Tema 17. desember RSO+RD = «utlysning»?