Saksframlegg Ark.: Lnr.: 6049/15 Arkivsaksnr.: 15/1345-1 Saksbehandler: Cathrine Furu ARBEIDSVILKÅR FOR FOLKEVALGTE - KOMMUNESTYREPERIODEN 2015-2019 Vedlegg: Forslag, reglement - arbeidsvilkår for folkevalgte for kommunestyreperioden 2015-2019 Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Reglement for godtgjøring til folkevalgte 2011-2015 SAMMENDRAG: I denne saken skal kommunestyret vedta reglement arbeidsvilkår for folkevalgte for kommunestyreperioden 2015 2019. Det foreslås at ordførers godtgjørelse økes til å tilsvare stortingsrepresentantenes godtgjøring. Videre er det foreslått nye satser for legitimert og ulegitimert inntektstap. I tillegg bør kommunestyret vurdere å revidere varaordførers godtgjørelse, samt satser for faste godtgjørelser og møtegodtgjørelse knyttet til de ulike politiske utvalg. Ut over dette foreslås gjeldende arbeidsvilkår for folkevalgte i all hovedsak videreført. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunestyret fattet 25.06.2015 følgende vedtak i sak om politisk organisering for kommunestyreperioden 2015 2019, sak 51/15, sitat: Kommunestyret vedtar slik politisk organisering for kommunestyreperioden 2015 2019: 1. Kommunestyrets medlemstall videreføres med 23 medlemmer 2. Formannskapet videreføres med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. 3. Planutvalg videreføres med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. 4. Det opprettes en tjenestekomité med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. Komiteen skal primært drive forberedende behandling av saker med innstillingsrett til kommunestyret. 5. Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer, hvorav 2 kommunestyrerepresentanter.
6. Klagenemnda skal ha 5 medlemmer, der disse kan være representert i andre utvalg med unntak av kontrollutvalget - og/eller der enkelte av medlemmene kan velges blant kommunestyrets varamedlemmer. 7. Partssammensatt utvalg videreføres. Dette er sammensatt av formannskapets medlemmer, samt to representanter for de ansatte. 8. Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne velges høsten 2015 i tråd med eldrerådslova og lov om råd for menneske med nedsatt funksjonsevne. 9. Ungdomsråd videreføres 10. Reglement for politiske utvalg fremmes som egen sak innen utgangen av inneværende valgperiode. 11. Gausdal kommune støtter forslag om opprettelse av felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer for valgperioden 2015 2019. Dette fremmes som egen sak høsten 2015. I forbindelse med kommunestyrets evaluering av eksisterende politisk organisering 19.02.2015, var arbeidsvilkår for folkevalgte ett av temaene i tverrpolitisk gruppearbeid. Ved oppsummering av gruppenes arbeid, fremkom følgende innspill: Hovedsakelig er man fornøyd med arbeidsvilkårene for inneværende periode. Det fremkom ønske om justering av godtgjøringssatsene. Det fremkom ønske om å vurdere å avholde politiske møter på dagtid. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv, jfr. kommuneloven 42. Ihht. kommuneloven 40 nr 3 bokstav a, er de folkevalgte ikke inhabile ved fastsettelsen av godtgjøring for verv som folkevalgt. VURDERING: I forbindelse med kommunestyrets evaluering av gjeldende arbeidsvilkår for folkevalgte, har det ikke fremkommet behov for eller ønsker om større endringer. Gjeldende arbeidsvilkår foreslås derfor i all hovedsak videreført. Tidligere tilsvarte ordførers godtgjøring rådmannens lønn i Gausdal kommune. Med bakgrunn i at rådmannens lønnsfastsettelse skal skje ihht. hovedtariffavtalen og er knyttet til kriterier som oppnådde resultater og utøvelse av lederskap, mens ordfører mottar godtgjøring ihht. kommuneloven 42, ble dette endret ved politisk vedtak. Ordførers godtgjøring justeres nå årlig med en prosentvis sats i tråd med statsbudsjettets lønns- og prisvekst. Rådmannen er kjent med at kommuner har ulike ordninger for ordførers godtgjøring. I flere kommuner følger ordførers godtgjøring stortingsrepresentantenes godtgjøring, der det enten gis tilsvarende eller en prosentvis del av de gjeldende satser for stortingsrepresentantene. Stortinget vedtok 10.6.2015 justerte satser for
stortingsrepresentantenes godtgjøring, der fast årlig godtgjøring fra 1.5.15 settes til kr 885 491. Ordførers lønn er per 01.08.2015 kr 709 900 per år. Ordfører i Gausdal kommune har således hatt en langt svakere lønnsutvikling enn ordførere i kommuner som følger Stortingets satser, og med bakgrunn i dette foreslås ordførers godtgjøring nå endret til å tilsvare stortingsrepresentantenes godtgjøring. Videre foreslås at ordførers godtgjøring for fremtiden årlig justeres i tråd med Stortingets satser per 1.1. Ettersom godtgjøring til varaordfører, samt ledere og medlemmer av ulike politiske utvalg, er en prosentsats av ordførers lønn, vil justering av ordførers lønn automatisk påvirke de øvrige godtgjøringer. Det bør vurderes om satsene for de ulike godtgjøringene i tillegg skal justeres for neste kommunestyreperiode, samt hvilke roller som skal kompenseres ved fast godtgjøring og hvilke roller som skal kompenseres ved møtegodtgjøring per møte. Sammenligner en med f. eks. Lillehammer kommune, er Gausdals prosentsatser for godtgjøring gjennomgående lavere. Til gjengjeld får faste kommunestyrerepresentanter i Lillehammer kommune ingen egen møtegodtgjøring for kommunestyremøter, i motsetning til Gausdal kommune, der de faste representantene gis møtegodtgjøring tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per kommunestyremøte. Gausdal kommune har for inneværende kommunestyreperiode følgende satser: Varaordfører, fast godtgjørelse tilsvarende 5 % av ordførers godtgjørelse i tillegg til formannskapsgodtgjørelse. Formannskapsmedlemmer, fast godtgjørelse tilsvarende 4 % av ordførers godtgjørelse. Ledere av planutvalget og tjenestekomité, fast godtgjørelse tilsvarende 4 % av ordførers godtgjørelse. Planutvalgets medlemmer, fast godtgjørelse tilsvarende 2 % av ordførers godtgjørelse. Leder kontrollutvalget, fast godtgjørelse tilsvarende 4 % av ordførers godtgjørelse. Leder klagenenmd, fast godtgjørelse tilsvarende 2 % av ordførers godtgjørelse. Medlemmer av komité 1 og komité 2, fast godtgjørelse tilsvarende 2 % av ordførers godtgjørelse. Faste kommunestyremedlemmer, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per møte. Medlemmer av kontrollutvalget og klagenemnda, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 Vararepresentanter som møter i faste politiske utvalg, med unntak av formannskapet, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per møte. Vararepresentanter som møter i formannskapet, møtegodtgjørelse tilsvarende 2 Nestleder i utvalg som fungerer som møteleder, møtegodtgjørelse tilsvarende 2
Til sammenligning har Lillehammer kommune følgende satser: Ordførers årlige godtgjøring fastsettes lik stortingsrepresentantenes godtgjøring og reguleres til enhver tid i samsvar med dette. Varaordfører, 42 % av ordførers godtgjøring, der 12 % er godtgjøring som medlem av formannskapet og 30 % er godtgjøring for oppgaver og plikter som utføres i ordførers feriefravær, samt for representasjon og oppdrag på vegne av ordfører. Formannskapsmedlemmer, med unntak av ordfører, 12 % av ordførers godtgjøring. Fagutvalg, planutvalg og kontrollutvalg, medlemmer gis 5 % av ordførers godtgjøring, leder av fagutvalg og kontrollutvalg gis 10 % og leder av planutvalget gis 12 %. Faste medlemmer av klagenemd, administrasjonsutvalg og lønnsutvalg gis et årlig tillegg på kr 2.500 per medlem per utvalg. Gruppeledere gis for funksjonen som gruppeleder en fast årlig godtgjøring med kr 7.500, samt kr 250 for hver representasjonsplass partigruppen til enhver tid har i kommunestyret. Beløpet er ment som kompensasjon for kontakt med ordfører/gruppe/kommuneadministrasjonen vedr. politiske saker, organisering, forfall/møter etc, samt utgifter knyttet til telefon- og IT-bruk. Faste medlemmer av kommunestyret får ikke egen godtgjøring for å møte i kommunestyremøter. Møtende varamedlemmer gis møtegodtgjørelse på kr 500 per møte. Varaordfører representerer på ordførers vegne i ulike sammenhenger og innehar ordførers ansvar og oppgaver ved ferieavvikling. Dette er oppgaver som dekkes av varaordførers faste godtgjøring. Det er rådmannens oppfatning at varaordførers godtgjøring per i dag er lav, sett opp mot de oppgaver og det ansvar vervet innebærer. Godtgjøringen er videre betydelig lavere enn eksempelvis Lillehammer kommunes sats. Rådmannen foreslår således at kommunestyret vurderer å øke varaordførers godtgjøring for neste kommunestyreperiode. Ut over det som inngår i den ordinære godtgjøring, kan varaordfører i enkelte tilfeller måtte fungere som stedfortreder av andre årsaker, eksempelvis ved lengre sykefravær eller andre tilfeller av lengre fravær. Gausdal kommunes reglement for arbeidsvilkår og godtgjøringer ivaretar per dd ikke slike tilfeller. Av Lillehammer kommunes gjeldende reglement, fremgår at varaordførers godtgjøring settes lik ordførers godtgjøring ved «annen sammenhengende tjeneste over 1 uke på full tid som ordfører». Varaordfører trekkes i slike tilfeller for den faste godtgjøringen knyttet til vervet som varaordfører i den aktuelle perioden. En slik ordning foreslås også innført i Gausdal kommune. Lillehammer kommune har videre følgende tilleggsbestemmelse: Før ordførers fravær under 1 uke, kreves at ordfører og vararordfører avklarer varaordførers «tjeneste». Er «tjenesten» at varaordfører skal fungere som ordfører under fravær (for eksempel Stortinget), skal varaordfører ha godtgjøring lik ordførers godtgjøring for fraværsperioder også under 1 uke.
Med bakgrunn i at representasjon på vegne av ordfører er inkludert i varaordførers ordinære godtgjøring, og ettersom det erfaringsmessig ytterst sjelden vil være behov for at varaordfører i Gausdal kommune må tre inn i ordførers fulle ansvar dersom ordfører har kortvarig fravær, ser ikke rådmannen samme behov for å etablere egne godtgjøringsbestemmelser for slikt fravær. Med bakgrunn i at satser for legitimert og ulegitimert inntektstap ikke har vært justert på flere år, foreslår rådmannen at det etableres et system lik det Lillehammer kommune praktiserer. Ordførers lønn setter taket for satsene, slik at ingen kan kreve kompensasjon som overstiger ordførers times- og dagslønn. Dette innebærer en økning i satser fra inneværende kommunestyreperiode. De folkevalgte har en viktig rolle i Gausdal kommune, og bruker store deler av sin fritid på dette arbeidet. Rammevilkårene må oppleves som gode både for å rekruttere og beholde folk til politisk arbeid. Rådmannen overlater til kommunestyret å vurdere størrelsen på satser knyttet til de ulike utvalg/roller. Merkostnader som eventuell økning i godtgjøring til folkevalgte utgjør, må legges inn i budsjett for 2016 og merkostnader for 2015 foreslås dekket ved bruk av fond. Møter i formannskap, planutvalg og kontrollutvalg har i inneværende periode vært gjennomført på dagtid. Ettersom det i reglement for politiske utvalg for neste kommunestyreperiode foreslås at tjenestekomiteens møter inngår i fast møtekalender, og ettersom det er grunn til å tro at opptil flere representanter fra administrasjonen kan bli bedt om å stille i slike møter, er det naturlig at også disse møtene gjennomføres på dagtid. Ved større utredningsoppdrag for kommunestyret kan det avtales ekstra komitémøter, og komiteen kan i det enkelte tilfelle vurdere om slike møter skal gjennomføres i eller utenom ordinær arbeidstid. I forbindelse med evaluering av eksisterende politisk organisering, fremkom et ønske fra enkelte om at kommunestyremøter gjennomføres på dagtid. Kommunestyret har i denne forbindelse mulighet til å vurdere om kommunestyremøter fortsatt skal gjennomføres på ettermiddag/kveld. Rådmannen foreslår at godtgjøringsregler knyttet til utvalg der det ikke utbetales fast godtgjørelse også gjøres gjeldende for eventuelle ad-hoc utvalg utnevnt eller beordret av kommunestyret, formannskapet eller ordfører. Det er i tillegg gjort noen redaksjonelle endringer og presiseringer i reglementet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar reglement for arbeidsvilkår for folkevalgte for kommunestyreperioden 2015 2019, med de presiseringer som fremgår av
vedtakspunktene 2-8. 2. Ordførers godtgjøring for kommunestyreperioden 2015 2019 skal tilsvare stortingsrepresentantenes godtgjøring. Godtgjøringen justeres årlig i tråd med Stortingets satser per 1.1. 3. Kommunestyret vedtar følgende satser for fast godtgjøring for varaordfører, samt ledere og medlemmer av ulike faste utvalg for kommunestyreperioden 2015 2019: Varaordfører, % av ordførers godtgjørelse i tillegg til formannskapsgodtgjørelse. Formannskapsmedlemmer, % av ordførers godtgjørelse. Leder av planutvalget Planutvalgets medlemmer, % av ordførers godtgjørelse. Leder av tjenestekomité, % av ordførers godtgjørelse. Medlemmer av tjenestekomité, % av ordførers godtgjørelse Leder kontrollutvalget, % av ordførers godtgjørelse. Leder av klagenemnda, % av ordførers godtgjørelse. 4. Kommunestyret vedtar følgende satser for møtegodtgjørelse for kommunestyreperioden 2015 2019: Faste kommunestyremedlemmer, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per møte. Faste medlemmer av kontrollutvalget, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 Faste medlemmer av klagenemnda, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per møte. Vararepresentanter som møter i faste politiske utvalg, med unntak av formannskapet, møtegodtgjørelse tilsvarende 1 promille av ordførers godtgjøring per møte. Vararepresentanter som møter i formannskapet, møtegodtgjørelse tilsvarende 2 Nestleder i utvalg som fungerer som møteleder, møtegodtgjørelse tilsvarende 2 5. Satser for legitimert og ulegitimert inntektstap vedtas i tråd med vedlagt forslag til reglement. 6. Ordinære kommunestyremøter avholdes normalt siste torsdag i måneden, med oppstart kl 18.00. Ordfører kan i spesielle tilfeller beslutte at kommunestyremøter flyttes til dagtid, eksempelvis når større saker skal behandles eller der saklisten er spesielt
omfattende. 7. Møter i formannskap, planutvalg, kontrollutvalg og tjenestekomité gjennomføres fortrinnsvis på dagtid, og inngår i fast årlig møtekalender. 8. Ved sammenhengende tjeneste over 1 uke på full tid som ordfører, settes varaordførers godtgjøring lik ordførers godtgjøring for den aktuelle perioden. Dette gjelder ikke ved ordførers ferieavvikling. Varaordfører trekkes i slike tilfeller for den faste godtgjøringen knyttet til vervet som varaordfører i samme periode. 9. Eventuelle merkostnader knyttet til økte godtgjøringer for ordfører, varaordfører, samt ledere og medlemmer av ulike faste utvalg, legges inn i budsjett 2016. Merkostnader for 2015 dekkes ved bruk av fond.