KONTROLLUTVALGET I NESODDEN KOMMUNE ÅRS MELDING 2010 1
1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsmelding som framlegges for kommunestyret. Meldingen tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgs oppgaver I forskriftens 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå 2
avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2010 Kontrollutvalget i Nesodden har 7 medlemmer, og har i 2010 bestått av følgende: Medlemmer: Hans Petter Andresen, leder (AP) Øivind Stenbek, nestleder/sekretær (H) Anette Løes Hokholt Wiik (H) Turid Skule (SV) Karin Bergstrøm (AP) Odd Edvardsen (R) Jean Jyrkinen (H) Varamedlemmer: Karin Wallner (AP) Geir Prøven (H) Astrid Løes Hokholt (H) Ellen Jakobsen (SV) Anne-Lise Hilmen (AP) Helge Pettersen (Krf) Varamedlem ikke valgt Helge Pettersen flyttet fra kommunen i september, men nytt varamedlem er ikke oppnevnt. Anne-Lise Hilmen ble løst fra vervet gjennom kommunestyrevedtak 17. juni. På grunn av forfall har varamedlemmene Astrid Løes Hokholt, Anne-Lise Hilmen og Ellen Jacobsen deltatt i ett eller flere møter i 2010. Kontrollutvalget hadde i 2010 til sammen 11 møter og behandlet 62 saker. 4 av utvalgets medlemmer deltok på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar og fire deltok den 25. august i Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo arrangert av FIKS. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte den 15. desember om endringer av sitt reglement. Endringene skyldes hovedsakelig ny revisjons- og sekretærordning og åpne dører under utvalgsmøtene, jf. nedenfor. Reglementet skal vedtas av kommunestyret. For å styrke innbyggernes innsynsmulighetene innstilte kontrollutvalget, jf sak 51/10 i møtet den 15. desember, om å holde sine møter for åpne dører. Utvalget vedtok samtidig at møtene med innkallinger, sakspapirer og vedtatte protokoller skal kunngjøres på kommunens internettsider. Unntatt er saker som er undergitt taushetsplikt. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet i utvalget, vil bli lettere tilgjengelig for publikum ved at de vil bli lagt ut på FIKS Internettsider. 3. SEKRETARIAT I kontrollutvalgsforskriften 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Utvalget valgte 12. desember 2007 Øivind Stenbek til å ivareta sekretærfunksjonen for utvalget. Samtidig ble avtalen med revisor om praktisk hjelp i forbindelse med kontrollutvalgets og sekretærens arbeid, fornyet. Kommunestyret vedtok den 16. juni 2010 en ny revisjonsordning for kommunen (se nedenfor) og å slutte seg til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) med virkning fra den dato kommunerevisoren går av med pensjon. FIKS overtok etter dette sekretærfunksjonen 3
for utvalget fra 16. oktober og avtalen med Øivind Stenbek og revisor vedr. sekretæroppgavene opphørte samtidig. FIKS består nå av alle de syv kommunene i Follo: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtekten for FIKS, 7.5, for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Opptaket av Nesodden som deltaker skal godkjennes av kommunestyrene i deltakerkommunene. Fra FIKS overtok ansvaret har sekretariatsleder Jan T. Løkken vært utvalgets sekretær. 4. BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for 2011 for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 20. oktober. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2010 5.1 Innstilling om ny revisjons- og sekretærordning Kommunestyret bestemmer, etter innstilling fra kontrollutvalget kommunens revisjonsordning, jf. kommuneloven 78 nr. 3. På bakgrunn av kommunerevisorens forestående avgang som pensjonist, satte kontrollutvalget høsten 2009 i gang en gjennomgang av ulike ordninger for revisjon og sekretærordninger. Kontrollutvalget oppnevnte leder og nestleder til å forestå utredningsarbeidet. Leder og nestleder innhentet erfaringer fra flere andre kommuner og hadde samtaler med ulike revisjonsselskaper og FIKS. Saken ble drøftet på flere møter i kontrollutvalget 1. halvår 2010: 20. januar, 24. mars, 28. april og 26. mai. På det siste møtet avga kontrollutvalget innstilling om framtidig revisjonsordning/ sekretariatsordning i kommunen. Ingen av alternativene for revisjonsordning fikk flertall og innstillingen pekte på tre alternativer: opprettholde kommunerevisjonen, konkurranseutsette revisjonen og søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Utvalget avga en enstemmig innstilling om å søke om medlemskap i Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS). Kommunestyret vedtok den 17. juni 2010 å søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon og FIKS med virkning fra det tidspunkt nåværende kommunerevisor fratrer stillingen. Saken ble sendt tilbake til kontrollutvalget for videre oppfølging og gjennomføring. Etter kommunerevisorens fratreden den 15. oktober overtok FDR som revisor for Nesodden kommune fra den 16. oktober 2010. Alle kommunestyrene i deltakerkommunene sluttet seg i løpet av høsten til forslaget om å ta opp Nesodden som nytt medlem i FDR. Kommunen kan derfor fra nyttår tiltre styret for FDR som fullverdig medlem. 4
I kontrollutvalgets møte den 17. november, jf. sak 50/10, innstilte kontrollutvalget overfor kommunestyret om en økonomisk avtale med FDR for perioden fram til 1. januar 2010. Fra årsskiftet vil Nesodden refundere revisjonens utgifter etter de samme regler som de andre deltakerkommunene. Kontrollutvalget innstilte samtidig om at kontrollutvalgets leder og nestleder velges som henholdsvis medlem og varamedlem av styret for FDR for resten av perioden. Kommunestyret sluttet seg i sitt møte den 16. desember til kontrollutvalgets innstilling. 5.2 Tilsyn med revisjonen Nesodden kommunerevisjon har i 2010 hatt to medarbeidere: kommunerevisor Svein Helge Johansen, og en revisjonsrådgiver, Kristin Marki Solheim. Revisor rapporterer om sitt arbeid til kontrollutvalget. Svein Helge Johansen avga i brev av 3. mars 2010 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet til utvalget. Follo distriktsrevisjon (FDR)overtok som kommunens revisor fra den 16. oktober med revisjonssjef Steinar Neby som oppdragsansvarlig revisor. FDRs oppgaver omfatter revisjon av kommuneregnskaper og forvaltningsrevisjon. Prosessen som ledet fram til dette skiftet er beskrevet under kap. 5.1. Den nye revisoren la fram en uavhengighetserklæring som ble behandlet av kontrollutvalget den 17. oktober, jf. sak 47/10. Med deltakelsen i FDR viderefører kommunen sin ordning med revisjon i egenregi, men organisert som et samarbeid mellom seks kommuner: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. FDR har ni faglige medarbeidere og deltakerkommunene har utviklet selskapet gjennom et mangeårig samarbeid. Gjennom deltakelsen i styret vil Nesodden kommune sikres eierinnflytelse på selskapet på lik linje med de andre deltakerkommunene. FDRs inntekter baseres i hovedsak på refusjoner fra kommunene. Selskapets budsjett baserer seg på selvkost-prinsippet. Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisorene, jf. kontrollutvalgsforskriften 6, er særlig ivaretatt ved at revisorene har deltatt på alle møtene i kontrollutvalget og orientert om aktuelle saker og ved at kontrollutvalget har fått seg forelagt revisjonsberetninger og forvaltningsrevisjonsrapporter fra revisjonen. 5.2. Regnskapssaker Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget ga i sitt vedtak i møtet den 28. april, sak 17/10 uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap for 2009. I uttalelsen het det blant annet: Etter kontrollutvalgets mening var 2009 et spesielt år på grunn av alle statlige tiltak som ga positive resultater. Rådmannen gir i årsberetningen god innføring i dette. Imidlertid kan kommunen ikke regne med tilsvarende tiltak fra Storting/Regjering i årene fremover. Allerede i 2010 budsjettet varsler rådmannen innsparing i flere stillinger, samt flere effektiviseringstiltak for å bedre kostnadsbilde. Videre vil det bli stor aktivitet på investeringsfronten i forbindelse med de store prosjekter som er i gang og vil bli startet i årene fremover. Det er nødvendig med en sterk styring og nøkternhet av økonomien også fra politikernes side. 5
Utvalget har til orientering blitt forelagt revisjonsberetninger for overformynderiet, kirkelige organer og stiftelser samt revisjonsuttalelse om bruken avregjeringens tiltakspakke til Nesodden kommune. 5.3. Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen, jf. 77 nr. 4 i kommuneloven. Kontrollutvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon baserer seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2008 2011 som kommunestyret sluttet seg til den 4.12 2008, jf. sak 133/08. Planen prioriterte forvaltningsrevisjon innen tre områder: byggesaksbehandling, innkjøp og IKT-rutiner. Forvaltningsrevisjonsrapport om byggesaksbehandlingen - Rapporten om byggesaksbehandlingen fra kommunerevisjonen ble behandlet av kontrollutvalget 9.12.09 og 20.1.10, jf. sak 03/10. Utvalget konkluderte sin uttalelse med: Ut fra de saker og punkter som rapporten har avdekket bør kommunestyret stille klare krav om endringer av byggesaksbehandlingen i Nesodden kommune. Kommunestyret behandlet rapporten første gang 4. 2.10. Det ble vedtatt å oversende rapporten til planutvalget for behandling og frist for tilbakemelding til kommunestyret innen sommeren. Ved behandlingen i planutvalget la rådmannen fram et notat datert 27.5.10 med forslag til oppfølging av strekpunktene i forvaltningsrevisjonsrapporten. Saken ble tatt opp på nytt kommunestyret 17. 6, jf. sak 40/10. Kommunestyret vedtok da å ta notatet fra rådmannen til orientering. Forvaltningsrevisjonsrapport om innkjøp i Nesoddden kommune - Kommunerevisjonens rapport om innkjøp ble behandlet av kontrollutvalget den 29. 9.10, jf. sak 36/10. I utvalgets uttalelse het det blant annet: Rapporten avdekker systematiske og meget alvorlige brudd på regelverket. og Kontrollutvalget ser meget alvorlig på det som har kommet fram, og ber kommunestyret fatte nødvendig vedtak med bakgrunn i revisjonens anbefalinger. Kommunestyret behandlet rapporten den 11.11, jf. sak 078/10, og uttalte blant annet at det ser meget alvorlig på det som har kommet frem i rapporten. Kommunestyret ber rådmannen legge frem for kommunestyret en samlet vurdering av nødvendige tiltak, senest innen utgangen av januar. 6
Kontrollutvalget ba i sitt møte den 27.10, jf. sak 44/10, om kommuneadvokatens vurdering av kommunerevisorens habilitet i forbindelse med rapporten om kommunens innkjøp. Kommuneadvokatens konkluderte, under tvil, med at revisor var inhabil i denne saken. Vurderingen ble lagt fram for kommunestyret i forbindelse med behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten. Kommunestyret fant, i likhet med kommuneadvokaten og kontrollutvalget, at den saksbehandlingsfeilen som forelå, ikke hadde hatt innvirkning på innholdet i rapporten. Kontrollutvalget pekte i et brev til ordfører og rådmann på at kommuneadvokatens uttalelse først burde vært forelagt kontrollutvalget. Informasjonssikkerhet og IT-drift Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 17. 11 å gjennomføre en forvaltningsrevisjon om informasjonssikkerhet og IT-drift i 2011. Denne vil bli gjennomført av Follo distriktsrevisjon. 6. ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET Årsmeldingen fra kontrollutvalget for 2010 framlegges for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Nesodden kommunen, den 12. januar 2011 Han Petter Andersen Leder Øivind Stenbek Nestleder Anette Løes Hokholt Wiik Turid Skule Karin Bergstrøm Medlem Medlem Medlem Odd Edvardsen Medlem Jean Jyrkinen Medlem 7