Å R S M E L D I N G

Transkript

1 NESODDEN KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Å R S M E L D I N G KONTROLLUTVALGET Det følger av kommuneloven kapittel 12 at hver kommune skal ha et kontrollutvalg som på vegne av kommunestyrets skal føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (forskrift om kontrollutvalg) 2 har regler om utvalgets sammensetning. Kontrollutvalget består av følgende medlemmer med varamedlemmer. Medlemmer. Hans Petter Andresen, leder (AP) Øivind Stenbek, nestleder/sekretær (H) Anette Løes Hokholt Wiik (H) Turid Skule (SV) Karin Bergstrøm (AP) Odd Edvardsen (R) Jean Jyrkinen (H) Varamedlemmer. Karin Wallner (AP) Geir Prøven (H) Astrid Løes Hokholt (H) Ellen Jacobsen (SV) Anne-Lise Hilmen (AP) Helge Pettersen (Krf) Varamedlem ikke valgt. Kommunestyret valgte i møte 29/ Jean Jyrkinen (H) til nytt medlem av kontrollutvalget og erstattet Morten Hoff (FrP) som medlem resten av kommunevalgperioden. Leder for kontrollutvalget har lagt fram uttalelse og revisjonsrapport, årsmelding, regnskap og plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret og er for øvrig tilstede som observatør på alle kommunestyremøter. Organisasjonskart K O M M U N E S T Y R E T KONTROLLUTVALGET KOMMUNEREVISJONEN 1

2 2. UTVALGETS OPPGAVER Forskriften om kontrollutvalg, kapittel 3 4, har alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. I tillegg har kommunestyret 16/6-05 fastsatt reglement for kontrollutvalget. I tråd med forskrift om kontrollutvalg har kommunestyret 4/12-08 behandlet og vedtatt en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Nesodden kommune for Planen regulerer virksomheten i utvalget og gir, sammen med årsmeldingene, kommunestyret en mulighet til å diskutere og instruere den utøvende tilsyns- og kontrollmyndighet. Kommunaldepartementet har gitt følgende merknader til 4: Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens virksomhet, men har prinsipielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Kontrollutvalget har anledning til å føre kontroll og tilsyn med alle deler av den kommunale virksomheten, herunder kommunale foretak etter kommuneloven kap. 11. Kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret og utøver kontroll og tilsyn på vegne av dette, jf. kommuneloven 77 nr. 1. I dette ligger at kommunestyret kan gi generelle eller spesielle instrukser for kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunen blir revidert, herunder påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommuneloven 76 og 78 nr. 3. Konkret innebærer dette at kontrollutvalget bl.a. må gjennomføre kommunestyrets vedtak om revisjonsordning, sørge for at det enten blir ansatt revisorer i kommunen, at det blir videreført eller etablert interkommunalt samarbeid om revisjon eller at det blir inngått avtale med et revisjonsselskap. Det ligger også til utvalget å føre kontroll med kommunens forbindelser med private tjenesteprodusenter som utfører lovpålagte eller andre oppgaver på vegne av kommunen, eller er leverandører av varer og tjenester til kommunen. Slik kontroll vil likevel ikke kunne omfatte den interne drift hos private aktører. Kontrollutvalgets plikt til å sørge for at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m., reguleres i kap. 6 om selskapskontroll. Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter annet ledd ligger det ikke til kontrollutvalget å vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. Det samme gjelder vedtak truffet av administrasjonen, med hjemmel i delegert myndighet. 2

3 Dette er en videreføring av begrensningen som fremgikk i departementets merknader til den tidligere forskriften om kontrollutvalg av 13. januar 1993 nr Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. KOMMUNENS ØKONOMI SÅRBARHET OG RISIKO. Kontrollutvalget er bekymret for kommunens økonomi. I den forbindelse viser vi til budsjett vedtatt i 2009 for 2010 hvor rådmannen hadde lagt inn til fond kr. 8.0 mill som kommunestyret valgte å benytte til drift. Videre var det en reserve på kr. 9.0 mill i prosjektet nytt kommunesenter som kommunestyret valgte å benytte til å finanseiere nytt bibliotek. Av e-verks fondet på kr mill. er det kun kr. 43` igjen. 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I Utvalgets møter m.v. Kontrollutvalgets sekretærfunksjon er regulert i kommuneloven 77 nr. 10 samt forskrift om kontrollutvalg 20. Kommunestyret fattet i møtet 17/2-05 følgende vedtak: Kontrollutvalget gis fullmakt til å engasjere sekretær. Det forutsettes at ordningen etableres innenfor de økonomiske rammer som i dag er bevilget til revisjon, tilsyn og kontroll. Ordningen gjelder foreløpig for 1 år. Senere har kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget vedtatt at ordningen skal gjelde inntil videre. Det fremgår av forskriften 3 at det praktiske forholdet mellom revisjonen og utvalget skal reguleres i egen avtale. Slik avtale ble inngått 15/ I kontrollutvalgets møte 03/10-07 i sak 43/07 ble ny avtale mellom kontrollutvalget og revisjonen vedtatt. I utvalgets møte 29/4-09 ble det informert om møte med Follo distriktsrevisjon 20/4-09 og Deres tilbud på revisjon og forvaltningstjeneste. Fra kommunens side var til stede ordfører, rådmann, revisjonssjefen, leder og nestleder av kontrollutvalget. Det var Follo distriktsrevisjon som ba om møte. 3

4 I utvalgets møte 28/10-09 orienterte leder om fremtidige revisorordninger i kommunen da revisjonssjefen regner med å gå i pensjon i løpet av Prosessen er nå i gang og utvalget blir løpende orientert av arbeidsgruppen som består av leder, nestleder og revisjonssjefen. Det foreligger nå forslag om at kontrollutvalgets møter skal være åpne, men kontrollutvalget kan vedta å holde møtene lukket Innkalling til møtene sendes ordfører, rådmann og kontrollutvalgets medlemmer. I tillegg til ovennevnte mottar også varamedlemmene møteprotokollen. Kontrollutvalget har i 2009 avholdt 9 møter og behandlet 54 saker. I tillegg kommer meldinger og orienteringer. 3.2 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget har fra regnskapsåret 1997 hatt en avtale med Vestfold kommunerevisjon om revisjon av kommunerevisjonen og kontrollutvalgets virksomhet. Regnskapet for 2009 ble behandlet i utvalget 20/1-10 og revisjonsberetning fra ekstern revisor er datert 22/ Kontrollutvalget har også i 2009 vært meget godt fornøyd med det arbeid revisjonen utfører og ser ingen grunn til fornyet vurdering av ordningen med egen kommunerevisjon. Nærheten og kunnskapen om kommunen har stor betydning både for valg av revisjonsprosjekter og for oppfølging av tiltak. Utvalget mener revisjonen likevel har tilstrekkelig uavhengighet i forhold til ansvarlig politisk og administrativ ledelse. For øvrig avgir revisjonssjefen hvert år en egen uavhengighetserklæring til kontrollutvalget Nesodden kommunerevisjon har i 2009 hatt to medarbeidere; en revisjonssjef og en revisjonsrådgiver. 3.3 Regnskap år 2009 for kontrollutvalget og revisjonen. Kontrollutvalget hadde en netto utgift for 2009 på kr som er kr mindre enn budsjett. Revisjonen hadde en netto utgift for 2009 på kr som er kr mindre enn budsjett. 4

5 3.4 Tilsyn med forvaltningen Etter bestemmelser i forskrift om kontrollutvalg 4, skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, forestå løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. I 2009 har det i tillegg til årsmeldingen for 2008 og uttalelse til kommuneregnskapet for 2008 fra kontrollutvalget vært rapportert 1 sak til kommunestyret. I tillegg er de årlige regnskapssaker med revisjonsberetninger blitt rapportert. 1. Forvaltningsrevisjon. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77, nr. 4 i kommuneloven. Forvaltningsrevisjonen er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7. Revisjonen har utarbeidet en overordnet analyse som ble behandlet i kontrollutvalget i sak 38/08 den 27/ Kontrollutvalget fattet vedtak om at det utarbeides forsalg til forvaltningsprosjekter innenfor områdene: Byggesaksbehandling, Innkjøp og Rutiner for tilgang og autorisasjon i IKT. Kontrollutvalget behandlet Plan for forvaltningsrevisjon i sak 43/08 den 29/ Plan for forvaltningsrevisjon med kontrollutvalgets vedtak er oversendt kommunestyret sammen med Plan for selskapskontroll Kommunestyret sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling i sak 133/08 den 04/ Kontrollutvalget fattet i møte 27/ i sak 22/09 og igangsette forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling. Rapporten om Byggesaksbehandling i Nesodden kommune datert 7/12-09 gjennomført av Nesodden kommunerevisjon ble behandlet i kontrollutvalget 9/12-09 og 20/1-10 og oversendt kommunestyret med utvalget uttalelse. Rapporten ble behandlet i kommunestyret 4/02-10 med følgende vedtak. Kommunestyret takker revisjonen og kontrollutvalget for forvaltningsrapporten. Kommunestyret tar rapporten til foreløpig orientering. Kommunestyret ber om at en sender rapporten til planutvalget, og ber disse behandle rapporten med særlig vekt på de punktene som er nevnt på side 6 i rapporten. Kommunestyret ber om en tilbakemelding hvor det skisseres eventuelle forslag til endringer i arbeidsrutiner, praktisering av selvkostprinsippet osv, senest innen sommeren. 5

6 2. Møte med forvaltningen Kontrollutvalget følger nøye med i kommunens økonomi og blir løpende orientert om skatteinngangen. Medlemmene mottar formannskaps- og kommunestyresakene direkte og økonomisjefen møter i utvalget for å orientere ved behandlingen av regnskapssakene. I tråd med tidligere år innkalles administrative ledere til fellesmøte med utvalget. I 2009 har kontrollutvalget hatt følgende møter: Plan og bygningssjef Kari Myhre Hellem. 25/3-09 Tema: Det ble fokusert på følgende: Presentasjon av avdelingen. Utfordringer fremover, Bemanning-kompetansekrav. Kostra. Tallene viser høye gebyrer. Behandlingstid. Gebyrer. Bøter. Utvikling. Synspunkter på forvaltningsprosjekt. Forholdet til media og forhold til den øvrige administrasjonen. Andre forhold som kartverk, kommunens prosjekter og avdelingens renome i befolkningen ble berørt. Økonomisjefen: 25/03-09 Tema: Regnskap 2009 samt den økonomiske situasjonen i kommunen. Ordfører og Rådmannen: 28/10-09 Tema: Budsjettprosessen og den økonomiske situasjonen i kommunen. Økonomisjefen: 9/ Tema: Budsjettsituasjonen i kommunen. Utvalget får, gjennom kopi av brev og rapporter fra revisjonen til administrasjonen, en god oversikt over virksomheten. Revisjonen har for øvrig gjennom året arbeidet mye med informasjon og kommunikasjon med administrasjonen. Vi tror en aktiv holdning sammen med nærhet og kjennskap gir det beste resultatet for god intern og forvaltningskontroll og vil fortsette dette arbeidet i For øvrig vises det konkret til utvalgets protokoller og vedtak, revisjonens rapporter samt revisjonsberetninger i forbindelse med regnskapsavleggelse. I tråd med egne revisjonsstandarder avgir rådmannen hvert år en fullstendighetserklæring i forbindelse med det avlagte kommuneregnskap. 6

7 3.5 Forvaltning av kommunale midler Det følger av kommuneloven 77 at Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det følger av forskrift om kontrollutvalg 12 at: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget har i 2009 vært opptatt av hvordan kommunestyrets merknader til revisjonsrapportene blir fulgt opp. Utvalget planlegger å fortsette med dette i Også i 2009 har det kommet nye avsløringer av korrupsjon i kommune-norge. Utvalget og revisjonen ser korrupsjon som en trussel mot rettsstaten og demokratiet. Det undergraver dessuten den redelige konkurransen. I tillegg til økonomiske tap som kommunen blir påført. Utvalget har ingen indikasjoner på at det foregår korrupsjon i Nesodden kommune. Men med de avsløringene man har sett de siste årene må vi ikke tro at det ikke også kan skje på halvøya vår. Utvalget er seg bevisst sitt ansvar for å bidra til å forhindre og avdekke korrupsjon. Derfor er forvaltningsrevisjon viktig og kontroll med at ansvarlig administrativ og politisk ledelse følger opp at kommunestyrets merknader til revisjonsrapporter. Korrupsjon vil særlig være en trussel der det er store økonomiske verdier involvert. Det er en viktig grunn til at kontrollutvalget har brukt mye tid på at rutinene blir fulgt i byggesaker og at arbeidet med egen forvaltningsrevisjonsrapport om INNKJØP er startet opp. 3.6 Intern kontroll Kontrollutvalget ser det som viktig at den interne kontrollen er organisert og dokumentert, og virker på en betryggende måte. Utvalget og revisjonen følger dette arbeidet løpende og forutsetter at avdelingene nå følger det avtalte opplegget. Systematisk opplæring og økt kompetanse innen offentlig anskaffelser bør prioriteres av administrasjonen i

8 3.7 Regnskapssaker Som kommunestyrets kontrollorgan skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi en uttalelse til kommunestyret. I år 2009 har kontrollutvalget behandlet følgende regnskaper: Sak nr. 17/2009: Nesodden kommunes årsregnskap Sak nr. 18/2009: Regnskap 2008 Revisjon og kontrollutvalget Alle regnskapene er, i samsvar med revisjonsberetningene, anbefalt godkjent. Regnskapsuttalelsen til kommunestyret fra kontrollutvalget er datert 29/ Utvalget har til orientering blitt forelagt revisjonsberetninger for overformynderi og stiftelser samt revisjonsuttalelser vedrørende diverse spillemidler og Nesodden Alpinanlegg. Årsmelding fra kontrollutvalget for 2008 ble vedtatt og oversendt kommunestyret 29/ Kurs og konferanser Revisjonen har i løpet av året fulgt de kurs og etterutdanningsopplegg som NKRF har anbefalt og er nå klart innenfor de rammer den obligatoriske etterutdanningen angir. Kontrollutvalget og revisjonen var representert på den årlige fagkonferansen for kontrollutvalg som NKRF arrangerer Leder, nestleder og revisjonssjefen var også deltagere på kommunestyrets budsjettkonferanse 4-5/ ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET Årsmeldingen fra kontrollutvalget om utvalgets virksomhet i år 2009 framlegges kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Nesodden kommune, den 24. mars Hans Petter Andresen Øivind Stenbek Anette Løes Hokholt Wiik Leder Nestleder/sekretær Medlem Turid Skule Karin Bergstrøm Odd Edvardsen Medlem Medlem Medlem Jean Jyrkinen Medlem 8

9 9