Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 16/151 Møtedato/tid: 07.11.2016 Kl 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Aud H. Kvalvik, leder Eirik Grøset Sund, nestleder Morten Wehn Sidsel Bodsberg Anne Marte Høgsnes Forfall: Andre møtende: Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 31.10.2016 Aud H. Kvalvik (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, Konsek 1
Sakliste Saksnr. Sakstittel 31/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem - rådmannens oppfølging av vedtak 32/16 Forvaltningsrevisjon Skolehelsetjenesten - prosjektplan 33/16 Den finansielle revisjonen i Melhus kommune - Orientering fra revisor 34/16 Referatsaker 35/16 Eventuelt 36/16 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2
Forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem - rådmannens oppfølging av vedtak Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune 07.11.2016 31/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 15/66-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon Buen sykehjem Rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 24/2016 Vedlegg til rådmannens oppfølging Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 5/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem Kommunestyrets sak 24/2016 Forvaltningsrevisjon Buen sykehjem Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 29. februar 2016 i sak 5/2016 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Buen sykehjem - Medvirkning og etterlevelse av regelverket behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er medvirkning fra brukere og pårørende i tråd med pasient- og brukerrettighetsloven? 2. Drives Buen sykehjem i tråd med regelverket? Revisjonens konklusjon Er medvirkning fra brukere og pårørende i tråd med pasient- og brukerrettighetsloven? Denne loven har som formål å sikre brukerne trygghet, respekt og integritet gjennom medvirkning og rett til å bestemme over eget liv. I dette ligger også at helsehjelp bare kan gis med pasientens samtykke, med mindre det foreligger et rettsgrunnlag for å gi helsehjelpen uten samtykke. Revisor konkluderer med at bruker og pårørendemedvirkningen ved Buen sykehjem synes å være varierende og personavhengig. Revisor er ikke kjent med at virksomhetsledelsen innhenter noen systematisk informasjon om tilstanden for bruker og pårørendemedvirkning ved sykehjemmet, eller at det gjøres jevnlige vurderinger av denne medvirkningen. Revisor har undersøkt rutiner og praksis for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Ut ifra de data som er framlagt, er vår konklusjon at en del ansatte har for svak kunnskap om vurdering av samtykkekompetanse og det å identifisere mulige tvangssituasjoner. I tillegg konkluderer vi med at Buen ikke dokumenterer vurderinger av samtykkekompetanse i tilstrekkelig grad. Våre data gir flere indikasjoner på at det kan forekomme ulovlige tvangssituasjoner ved Buen, men de gir også uttrykk for at ansatte ved Buen er flinke til å bruke tillitsskapende tiltak, og gjennom det unngår tvangssituasjoner. De tvangsvedtakene vi har kontrollert, var etter vår vurdering fattet i tråd med loven. 3
Et særlig spørsmål er om Buen har praksis for å holde pasienter innesperret ved hjelp av ulovlig tvang. Spørsmålet kommer på spissen fordi det p.t. kun er én pasient som har vedtak om tilbakeholdelse, men det er likevel praksis for å låse en del dører, og hoveddøren ut fra demensavdelingen har dørlås som er krevende å få opp for mange pasienter (tvillingknapp). Noen ansatte sier imidlertid at de i praksis håndterer dette innenfor regelverket ved hjelp av tillitsskapende tiltak. Revisor kan derfor ikke konkludere med at pasienter holdes tilbake ved hjelp av ulovlig tvang, men anser det som klart at sykehjemmet i større grad må sørge for opplæring, drøfting og refleksjon rundt dette temaet, slik at alle ansatte har en omforent forståelse for de grensene regelverket setter. Drives Buen sykehjem i tråd med regelverket? For den andre problemstillingen, så konkluderer revisor med at sykehjemmet i all hovedsak drives i tråd med det regelverk som har vært gjenstand for revisors undersøkelser. Dette gjelder i hovedsak aspekter ved kvalitet i tjenestene, internkontroll og legemiddelhåndtering. Revisor vil allikevel påpeke to forhold som fremstår som utfordringer knyttet til sykehjemmets etterlevelse av regelverket: Det ene er at beboernes aktivitetstilbud ikke synes å være tilfredsstillende, med utgangspunkt i dette skal være variert og tilpasset, og at tilbud om fysioterapi ikke er prioritert for beboere med behov. Det andre er at ansattes kunnskap om og bruk av de ulike elektroniske dokumentasjonssystemene synes å være for svak. Dette innebærer i praksis stor risiko for at Buens rutiner på flere områder ikke fungerer. Revisors anbefalinger: Revisor vil anbefale rådmannen å: Framskaffe en oversikt over områder ved Buen sykehjem der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, samt en plan med tiltak for å redusere risikoer. Iverksettes tiltak som sikrer en forutsigbar bruker- og pårørendemedvirkning. Sørge for at alle ansatte har god kunnskap om vurdering og dokumentasjon av pasienters samtykkekompetanse. Sørge for at alle ansatte er i stand til å identifisere pasienters motstand mot helsehjelp og at vilkår for bruk av tvungen helsehjelp overholdes. Sørge for at digitale systemer fungerer optimalt, at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i bruk av dokumentasjonssystemene, og at disse brukes. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5/2016: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem - Medvirkning og etterlevelse av regelverket til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 01.09.2016. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 19.04.2016 i sak 24/2016 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem - Medvirkning og etterlevelse av regelverket til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten som 4
er som følger: fremskaffe en oversikt over områder ved Buen sykehjem der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, samt en plan med tiltak for å redusere risikoer Iverksette tiltak som sikrer en forutsigbar bruker- og pårørendemedvirkning sørge for at alle ansatte er i stand til å identifisere pasienters motstand mot helsehjelp og at vilkår for bruk av tvungen helsehjelp overholdes sørge for at digitale systemer fungerer optimalt, at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i bruk av dokumentasjonssystemene, og at disse brukes. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 01.09.2016. Anbefalingene oversendes til komite for helse og omsorg og kommunestyret. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen ser forvaltningsrevisjon om Buen sykehjem i forbindelse med gjennomgangen av helse- og omsorgstjenestene. Komite for helse og omsorg fikk på sitt møte 15.06.2016 i sak 34/16 rådmannens tiltaksplan for å følge opp forvaltningsrevisjonsrapporten. Tiltaksplanen ble tatt til orientering. Komiteen ba også om en orientering, hvert halvår, om hvordan tiltaksplanen følges opp og evalueres. Kommunestyret hadde tiltaksplanen opp til behandling på sitt møte 21.06.2016 i sak 72/2016 og gjorde følgende vedtak: Tiltaksplanen for å følge opp anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Buen sykehjem Medvirkning og etterlevelse av regelverket» tas til orientering. Rådmannens tilbakemelding Rådmannen har i brev av 16.08.2016 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget (vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 6.2, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 5
6
7
8
9
10
11
12
13
Forvaltningsrevisjon Skolehelsetjenesten - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune 07.11.2016 32/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/128-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Prosjektplan skolehelsetjenesten Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelse og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Melhus kommune for 2016-2018 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut 2018. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2018 ble vedtatt av kommunestyret på møte den 31. mai 2016, i sak 39/2016. Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for 2016-2018: Mobbing Skolehelsetjenesten Sykefravær Ulovlighetsoppfølging Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon vedr. mobbing på sitt møte i juni 2016, revisjonen skal levere ferdig rapport innen 15.02.2017. På kontrollutvalgets møte 5. september bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på skolehelsetjenesten i skolen i Melhus kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 30/16: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2018 og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på skolehelsetjenesten i Melhus kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 7. november 2016. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen mai 2017. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Revisjonen har konkretisert følgende problemstillinger for prosjektet: Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? a) Har skolehelsetjenesten nødvendig informasjon om og dialog med brukere, andre interne og eksterne tjenester innen psykisk helse for barn og unge? b) Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kompetanse til å drive forebyggende psykososialt arbeid? c) Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kapasitet til å drive forebyggende psykososialt arbeid? 14
Forvaltningsrevisjon med fokus på skolehelsetjenesten i Melhus kommune gjennomføres med et timeforbruk på 350 timer, 110 timer i 2016 og 240 timer i 2017. Ferdig rapport leveres sekretariatet innen 31.03.2017. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, Anna Ølnes, vil være tilstede under kontrollutvalgets behandling av planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. På bakgrunn av dette så legges saken frem uten forslag til vedtak. 15
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 Skolehelsetjenesten i Melhus kommune BAKGRUNN Kontrollutvalget i Melhus kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten. I brevet fra kontrollutvalgets sekretariat refereres det til Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2018, hvor temaet er beskrevet på følgende måte: For barn og unge i alderen 0 20 år er helsestasjons- og skolehelsetjenesten en lovpålagt tjeneste som skal ivareta den fysiske og psyke [psykisk] helse og gi helsefremmende og forebyggende tilbud. En forvaltningsrevisjon kan gi svar på om skolehelsetjenesten i Melhus kommune er i tråd med lovverket. Det kan for eksempel være aktuelt å se på om helsestasjonen og skolehelsetjenesten er involvert i forebyggende aktiviteter og om kommunen legger tilrette for tverrfaglig samarbeid. Videre i brevet refereres det til innspill til revisor fra kontrollutvalget. Her nevnes følgende: Psykisk helse: intervju med elever, lærere og familiesenteret? Nok ressurser? Rett kompetanse på skolen? Hva er grunnen til økning i svakere psykisk helse? Kommunens plikter når det gjelder skolehelsetjeneste er hjemlet i Lov om helse- og omsorgstjenester i kommuner (helse- og omsorgstjenesteloven), og Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Vi kommer tilbake til dette regelverket under avsnittet om revisjonskriterier. Kontrollutvalget har, som nevnt over, følgende innspill til revisor: - Intervju med elever, lærere og familiesenteret Det metodiske opplegget vil følge av problemstillinger og revisjonskriterier. Videre vil behov for ytterligere metodiske grep og endringer komme fram gjennom undersøkelsesprosessen. Det tilhører revisors ansvar å utforme det metodiske opplegget for forvaltningsrevisjonen, fra konkretisering av målbare problemstillinger, autoritative revisjonskriterier og opplegg for å innhente data som belyser problemstil- 16 side 1 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 lingene på en gyldig og pålitelig måte. Revisor registrerer likevel at kontrollutvalget ønsker å få belyst problemstillinger fra ulike perspektiv; brukerperspektiv, perspektivet til andre tjenester for barn og unge (i første rekke skolene og familiesenterets perspektiv). Vi vil komme tilbake til dette i avsnittene om problemstillinger og metodisk opplegg. - Nok ressurser Det er kommunens politiske ledelse som prioriterer ressursbruk til ulike formål i kommunen. Revisjonens vurderinger er som oftest rettet mot om tjenester og arbeidsprosesser blir organisert og utført hensiktsmessig innenfor vedtatte rammer og regelverk. - Rett kompetanse på skolen Vi er litt usikker på hva kontrollutvalget sikter til her: Er det om skolehelsetjenesten innretter sin kompetanse riktig i skolene, eller om skolene har riktig kompetanse? Vi anbefaler å se på skolehelsetjenestens kompetanse, ikke kompetansekravene som gjelder for skolene i henhold til Lov om opplæringa i grunnskolen og vidaregåande opplæring (opplæringsloven). - Hva er grunnen til økning i svakere psykisk helse Revisor kjenner ikke til om den psykiske helsen generelt er svekket, eller om dette er en tiltakende tendens. Det er trolig mer oppmerksomhet rundt psykisk helse nå enn for f.eks. ti år siden, og det rapporteres om at flere søker hjelp for psykiske lidelser. Det er også rettet søkelys på den psykiske helsen blant barn og unge, og at flere i perioder sliter psykisk. Det er et komplekst og sammensatt område, og hva som er grunnene til det vil neppe la seg belyse på god og forsvarlig måte som del av en forvaltningsrevisjon om skolehelsetjenesten. Det ble gjennomført Ungdata-undersøkelse i blant ungdomsskoleelever og elever i den videregående skolen i Melhus i 2014. Resultatene for ungdommene i Melhus (både ungdomsskoler og videregående skole) er mer positive på spørsmål om helse og trivsel (inklusive psykisk helse) enn landsgjennomsnittet. Unntaket er mobbing. Men der er det en egen forvaltningsrevisjon under gjennomføring. Vi vet ikke noe om tendensen over tid, før og etter 2014, men det er informasjon som kommunens helsetjenester bør ha, og som vi kan følge opp. 17 side 2 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 1.1 SKOLEHELSETJENESTEN I MELHUS KOMMUNE Den administrative organiseringen i Melhus kommune omfatter 23 virksomheter og 4 stabsseksjoner. Familie og forebygging er en av virksomhetene, som bl.a. organiserer helsestasjon, helsestasjon for ungdom og skolehelsetjenesten (se vedlegg 1). Tall i KOSTRA er gjengitt i tabellene 1 og 2 i vedlegg 2. Melhus kommune skiller seg noe ut fra øvrige kommuner ved prosentvis større økning i netto driftsutgifter til helsestasjon/skolehelsetjeneste enn de andre, sammenlignbare kommunene. Det kommer fram av tallene for netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjenester pr. innbygger 0-5 år og pr. innbygger 0 20 år. Revisjonen har ikke informasjon om hvorfor det har vært stor økning i driftsutgiftene. Videre skiller Melhus seg ut ved at de har et lavere antall timer åpent ved helsestasjon for ungdom. Det kommer fram gjennom antall timer åpningstid pr. 1000 innbygger 13 20 år. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dette kapitlet beskriver vi hvordan vi har innrettet undersøkelsen ut fra bestilling, bakgrunnsinformasjon, risikovurderinger og krav til faglig forsvarlig gjennomføring (Standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, Norges kommunerevisorforbund). 2.1 AVGRENSNING I kontrollutvalgets bestilling er det skolehelsetjenesten som er tema. Vi avgrenser derfor undersøkelsen mot helsestasjonstjenester for barn i førskolealder. Videre tolker vi bestillingen dit at det ikke primært er de rutinemessige undersøkelsene (veiing, måling, vaksiner osv.) som er sentralt for kontrollutvalgets risikovurdering, men det forebyggende arbeidet og tverrfaglig samarbeid. Videre er kontrollutvalget opptatt av psykisk helse, og skolehelsetjenesten forutsetninger for å gi hjelp innenfor dette temaet. Det er skolehelsetjenesten, med dennes føringer i regelverket, som er utgangspunktet for vår undersøkelse. Vi vil se på skolehelsetjenestens dialog med andre viktige tjenester for barn og unge, 18 side 3 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 men disse tjenestenes respektive regelverk vil i liten, eller ingen grad ligge til grunn for våre vurderinger. På bakgrunn av dette har vi konkretisert problemstillingene som følger i kapittel 2.2. 2.2 PROBLEMSTILLING Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? a. Har skolehelsetjenesten nødvendig informasjon om og dialog med brukere, andre interne og eksterne tjenester innen psykisk helse for barn og unge? b. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kompetanse til å drive forebyggende psykososialt arbeid? c. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kapasitet til å drive forebyggende psykososialt arbeid? REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene for denne undersøkelsen vil ha regelverk og føringer som gjelder skolehelsetjenesten i kommunene som utgangspunkt. 3.1 LOV, FORSKRIFT OG LOKALE POLITISKE VEDTAK Kommunenes plikter når det gjelder skolehelsetjeneste er hjemlet i kapittel 3 i Lov om helse- og omsorgstjenester (helse- og omsorgstjenesteloven). Det inngår i bestemmelsene i 3-1, kommunens overordna ansvar for helse- og omsorgstjenester, og i 3-2, kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester; 1) Helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder a) helsetjenester i skoler. Bestemmelsene i loven om skolehelsetjeneste er nærmere beskrevet i forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjeneste. 3.2 NASJONALE FØRINGER OG ANBEFALINGER På Helsedirektoratets nettsider er det lagt ut en rekke veiledningsmateriale som vedrører skolehelsetjenesten. Dette vil også ligge til grunn for våre vurderinger. 19 side 4 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus METODE Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 Problemstillingene for denne forvaltningsrevisjonen handler om kapasitet, kompetanse, informasjon om utfordringer og dialog med brukere og andre tjenester for barn og unge. Dataene som trengs for å belyse dette vil i stor grad hentes gjennom intervju, dokumentgjennomgang og analyser av eventuelt tallmateriale som gjelder skolehelsetjenesten. Vi vil da se etter kompetanseoversikter, og hvordan kompetansen er organisert for å yte tilfredsstillende tjenester. Videre vil vi se på hvilken informasjon som er utarbeidet eller framskaffet, og hvordan den brukes og følges opp. Kontrollutvalget ønsker at også brukerperspektivet blir dekket gjennom denne undersøkelsen. Dette kan dekkes på flere måter. Det kan dekkes gjennom dokument og informasjon som skolehelsetjenesten har samlet inn blant sine brukere. I den grad det er hensiktsmessig, og gir gyldig og presis informasjon på problemstillingene, kan intervju (samtaleintervju eller spørreskjemaintervju) med skoleelever/noen som representerer skoleelever være aktuelt. Intervju med representanter i foreldrenes arbeidsutvalg (FAU). En av problemstillingene vedrører dialog med andre tjenester for barn og unge. Skolene er aktuelle tjenester her, og nøkkelpersoner i grunnskolen og videregående skole kan være aktuelle informanter. Også her kan det være tallmateriale og andre dokumenter som kan være vel så egnet til å belyse problemstillingene, som intervju med lærere. ORGANISERING AV PROSJEKTET Anna Ølnes er oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført innenfor en timeressurs på 350 timer, og en rapport vil bli ferdig og levert innen utgangen av mars 2017. 20 side 5 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 VEDLEGG 1 Familie og forebygging Familie og forebygging omfatter barnevern, PP-tjeneste, helsesøstertjeneste, familiesenter, psykisk helsetjeneste, rus- og tiltakstjeneste og NAV(kommune). Virksomhetsleder Inger Marie Aarstad Publisert 12.05.15 Oppdatert 25.06.15 Fant du det du var på jakt etter?* Ja Nei Fylles ikke ut om du er et menneske: current tab:mer informasjon Skjema Dokumenter Aktuelle lenker Mer informasjon Aktuelle lenker Andre sosiale tjenester Barn og utdanning Barnevern Barnevernet i Melhus Bekymringsmelding Boligtilskudd Flyktninghelsetjenesten Foreldreveileder/psykolog Helse Helsestasjon Helsestasjon for ungdom Home-Start Familiekontakten Jordmortjenesten Lundamo helsestasjon 21 side 6 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 Melhus familiesenter Melhus helsestasjon Melhus helsestasjon og skolehelsetjeneste Melhus helsestasjon og skolehelsetjeneste NAV Melhus PP-tjenesten Psykisk helsetjeneste Rusomsorg Skolehelsetjenesten Sosial og helse Startlån til bolig Vergemål Økonomisk rådgiving 22 side 7 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten VEDLEGG 2 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Tabell 1: Nøkkeltall for helsestasjons- og skolehelsetjenester Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 å Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 Andel nyfødte med hjemmebesøk innen to uker etter hjemkomst Andel spedbarn som har fullført helseundersøkelse innen utg. av 8. leveuke Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Åpningstid ved helsestasjon for ungdom. Sum timer per uke Åpningstid ved helsestasjon for ungdom per 1000 innbyggere 13-20 år Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 Melhus Orkdal Skaun Malvik 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 5263 6620 7810 7818 5714 5959 7017 8006 5682 5399 5939 6190 5858 6653 9283 9617 1422 1819 2150 2156 1679 1744 2016 2162 1853 1761 1980 2023 1591 1834 2498 2633 94 95 98 99 96 99 95 98 131 105 101 107 66 63 74 93 86 93 97 100 96 94 98 100 103 106 101 111 92 98 88 93 89 83 107 94 92 100 94 108 107 99 93 102 87 81 98 90 92 74 108 91 104 105 99 95 97 96 102 99 78 88 103 79 98 90 95 83 82 111 108 101 98 107 96 88 81 92 98 93 2 2 2 2 10 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 1,1 1,1 1,1 1,1 8,9 2,6 2,6 2,6 2,1 2,8 2,7 2,6 1,3 1,3 1,2 1,3 23 side 8 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 24 side 9 av 10
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Melhus Prosjekt: Skolehelsetjenesten Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2446 Styringsgruppe, dato: 21.10.2016 Tabell 2: Prosentvis økning i netto driftsutgifter fra 2012 2015. Melhus Orkdal Skaun Malvik 2012-15 2012-15 2012-15 2012-15 Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 å 49 % 40 % 9 % 64 % Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 52 % 29 % 9 % 65 % 25 side 10 av 10
Den finansielle revisjonen i Melhus kommune - Orientering fra revisor Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune 07.11.2016 33/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216 Arkivsaknr 15/178-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Melhus kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2016 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 26
Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune 07.11.2016 34/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/151-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets sak 18-2015 Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og KonSek Midt-Norge IKS Informasjon vedr. utredning av sammenslåing mellom KomRev og RMN Høringsuttalelse til ny kommunelov - FKT Høringsuttalelse til ny kommunelov - NKRF Høringsuttalelse til ny kommunelov - KonSek Protokoll Representantskapet Konsek 26.9.16 Protokoll Representantskapet RMN 26.09.2016 Kommunereformen - Hva vil skje med de kommunale bedriftene Rapport om antikorrupsjonsarbeid Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Kan ikke saksøke rådmann eller politikere Kan ikke stoppe omkamp Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2015 Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Informasjon om eventuell sammenslåing av KonSek Midt-Norge IKS og KomSek Trøndelag IKS 3. Informasjon om eventuell sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag. 4. Høringsbrev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet om NOU 2016:4 Ny kommunelov. 5. Protokoll fra representantskapsmøte 26.09.2016 i KonSek Midt-Norge IKS. 6. Protokoll fra representantskapsmøte 26.09.2016 i Revisjon Midt-Norge IKS. 7. KS Advokatene har utredet hvilke juridiske konsekvenser en ny kommunestruktur kan ha for kommunalt eide bedrifter. 8. Nærings- og fiskeridepartementet har mottatt en rapport fra PwC om antikorrupsjon. Les hele rapporten her: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/gjennomgangavkorrupsjonsregelverkantikorrupsjonstiltakog-eierstyring/id2510463/ 9. Rådmannen kan ikke nekte politikere å besøke skoler og barnehager for å få kunnskap, eller å nekte ansatte å snakke med dem. 10. Det er bare i helt spesielle tilfeller det er mulig å fremme søksmål mot rådmannen og enkeltpolitikere som følge av et vedtak i kommunestyret. 11. En ordfører kan ikke nekte kommunestyret å ta omkamp i kontroversielle saker når et flertall krever at saken blir behandlet på nytt. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 27
Melding om politisk vedtak Melhus kommunestyre Kommunestyrets møte 24.03.2015 Sak 18/15 Selskapskontroll av revisjon Midt-Norge IKS Innstilling til Kommunestyret: 1. Kommunestyret i Melhus kommune bevilger inntil kr. 450.000,- til en selskapskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Kommunestyret i Melhus kommune slutter seg til hovedproblemstillinger og delproblemstillinger som fremkommer av prosjektskissen. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å sende invitasjon til de andre kommunene i IKS samarbeidet om å delta i selskapskontrollen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge ut selskapskontrollen på anbud i henhold til de innkjøpsavtaler Melhus kommune har på området. Behandling i Kommunestyret: Utsettelsesforslag fra H v/ Guro Angell Gimse: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS et med anmodning om et spleiselag. Votering: Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Utvalgets vedtak: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS et med anmodning om et spleiselag. 28
Mottakere ifølge liste Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf. 915 82 102 E-post: arvid.hanssen@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 16/116-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 24.10.2016 Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) har begge vedtatt å gå i dialog om mulig sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Konsek vedtok følgende i sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing den 26.9.16: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april 2017. Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Det er samlet 9 ansatte i de 2 selskapene. En administrativ arbeidsgruppe med 2 representanter for hvert av selskapene har startet utredningsarbeidet og rapporterer til de respektive styrer. Felles styremøte avholdes 17.11.16. Det er lagt opp til at styrene har innstilling til representantskapene klar innen utgangen av januar 2017. De 11 kommunene i Sør-Trøndelag som ikke er eiere/får sine sekretariatstjenester for kontrollutvalg dekket gjennom Konsek, fikk 11.10.16 oversendt brev med vedtaket i sak 10/16. Det er ikke mottatt henvendelser i tilknytning til brevet. Kommunene er tidligere gjort kjent med vedtaket prosessen gjennom utsending av møteinnkalling til representantskapsmøte i Konsek 26.9.16 (sendt per epost 26.8.16) og i protokoll utsendt 27.9.16. Særutskrift av sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing følger likevel som vedlegg. Det er viktig at den enkelte kommune har dialog med valgt eierskapsrepresentant før representantskapet i Konsek tar endelig stilling til en eventuell sammenslåing våren 2017. Det er lagt opp til at et eventuelt sammenslått selskap er operativt fra 1.1.18. Det kan bli aktuelt med et ekstra representantskapsmøte i slutten av februar 2017. Dette vil styret ta stilling til i januar 2017. Kommunene vil få nødvendig informasjon. Møteinnkalling og saksdokumenter vil bli sendt ut i rimelig tid før møtet og i henhold til gjeldende vedtekter. Er det spørsmål eller uklarheter, ta kontakt. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 29 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475
Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Sak 10-16 Konsekvenser av fylkessammenslåing. Kopi til: Styreleder Leder representantskapet Side 2 of 3 30
Mottakere: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Frøya kommune Rådhuset 7260 SISTRANDA Hemne kommune Rådhuset 7200 KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Malvik kommune Rådhuset 7550 HOMMELVIK Meldal kommune Rådhuset 7336 MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Selbu kommune Rådhuset 7580 SELBU Skaun kommune Rådhuset 7353 BØRSA Snillfjord kommune Rådhuset 7257 SNILLFJORD Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Tydal kommune Rådhuset 7590 TYDAL 31 Side 3 of 3
32
33
En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 4.4.2016. Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra 2004. I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv. 12.2 Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for 34
revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel 25.1.4. FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll. 23.2 Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse. 23.3 Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. 35
23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen. 23.7 Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet 25.1.1 Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer. 25.1.4 Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel 12.2. FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.). 36
25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer. 25.3 Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i 2004. Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen. 25.3.4.1 Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert 24.2.2016 der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 37
Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen. 25.3.4.2 Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven 23.2. Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel 25.3.4.2 sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.» 38
Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel 25.3.4.2 argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass. 25.3.4.3 Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat. 39