Styremøte Innkalling med sakspapirer kl 10.00 15.00 Sted: Sykehusapoteket i Tromsø
Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord Observatør fra brukerutvalget for Sykehusapotek Nord Deres ref.: Vår ref.: 2014/21 Dato: 20.02.2014 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF torsdag kl 10.00 15.00. Møtet avholdes på Sykehusapoteket i Tromsø. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av saker og/eller orientering som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter er vedlagt. Forfall meldes Sykehusapotek Nord på telefon 77 62 62 56 eller på e-post til Helge.K.Pettersen@unn.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Postadresse: Fakturaadresse: Telefon: 77 62 62 56 Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147, Langnes Sykehusapotek Nord HF Fakturamottak Telefaks: Internett: 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no Helge K. Pettersen Telefon: 77 66 96 26 9291 TROMSØ Postboks 3235 7439 Trondheim E-post: Org.nummer: sykehusapotek.nord@unn.no MVA 983 974 937 NO Saksbehandlers e-post: helge.k.pettersen@unn.no
Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: 1 2014 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet : Sak 1-2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak 2-2014 Godkjenning av protokoll fra styremøte 5. desember Side 2 2013 Sak 3-2014 Økonomirapport per januar 2014 Side 8 Sak 4 2014 Økonomirapport per desember 2013 Side 11 Sak 5 2014 Årlig melding til Helse Nord 2013 Side 22 Sak 6 2014 Oppdragsdokument 2014 Side 50 Sak 7 2014 Miljøledelse og miljøstyringssystem Side 81 Sak 8 2014 Oppnevning av valgstyre for valg av ansatterepresentanter Side 93 til styret Sak 9 2014 Styrets egenevaluering Side 96 Sak 10-2014 Informasjonssaker 1. Legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS) 2. ESA-saken 3. AMU 4. Grossistanbud 2015 5. Rekrutteringsartikkel i Din Fremtid 6. «Morfinmangel» Side 100 Side 101 Side 112 Side 116 Side 118 Side 120 Side 123 Sak 11 2014 Tema: Strategiplan 2015-2019 Side 125 Sak 12 2014 Eventuelt Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den. Espen Mælen Hauge direktør 1
Godkjenning av protokoll fra styremøte 5. desember 2013 Styresak nr: 2 2014 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 5. desember 2013. Espen Mælen Hauge Direktør 2
Protokoll Møtetype: Styremøte i Sykehusapotek Nord HF Tidspunkt: 5. desember 2013 kl 10.00-15.30 Møtested: Tilstede: Sykehusapoteket i Tromsø, videokonferanse fra Helse Nord, telefon Anne Helen Hansen, styreleder Børge Wahl, styrets nestleder (videokonferanse) Kristin Larssen, styremedlem (videokonferanse) Alf Lorentzen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Sissi Lundblad, styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem (videokonferanse) Observatør: Dag Utnes, leder av brukerutvalget (telefon) Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Margareth Aarag Antonsen, fagsjef Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Sak 47/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 53/2013 Styrets egenevaluering utsettes til neste styremøte. Sak 55/2013 Tema pasientsikkerhet utsettes til neste styremøte. Ny sak: 57/2013 - Arbeidsavtale for direktør Ny informasjonssak: Prinsipper for oppnevning av styremedlemmer til RHF/HF-styrene Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 5. desember 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. 3
Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 5. desember 2013. Sak 48/13 Godkjenning av protokoll fra styremøte 31. oktober 2013 Under sak 44 2013 Fastsetting av lønn til direktør, skal følgende tilføyes: Administrasjonen forlot møtet under behandlingen av saken. Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 31. oktober 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 31. oktober 2013.. Sak 49/13 Økonomirapport per oktober 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Sak 50/13 Budsjett 2014 Direktørens innstilling til vedtak: 4
Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar det foreslåtte budsjettet som Sykehusapotek Nord HFs budsjett for 2014. Styremedlem Alf Lorentsen fremmet følgende forsag til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar det foreslåtte budsjettet som Sykehusapotek Nord HFs budsjett for 2014, med følgende endring i forhold til direktørens forslag til budsjett: omsetningen reduseres med 5 millioner, varekostnadene reduseres med 4,25 millioner og personalkostnadene reduseres med 0,75 millioner. Alf Lorentsen, Bjørg Helene Jenssen og Børge Wahl stemte for Alf Lorentsens forslag til vedtak. Sissi Lundblad, Kristin Larssen, Anne Helen Hansen og Svein Iversen stemte for direktørens innstilling til vedtak. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar det foreslåtte budsjettet som Sykehusapotek Nord HFs budsjett for 2014. Sak 51/13 Høring; Seniorpolitikk i Helse Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF gir sin tilslutning til saksfremlegget og innstilling til vedtak for RHF-styret 26.02.14 og den anbefalte seniorpolitikk slik denne fremkommer i prosjektrapporten Seniorpolitikk i Helse Nord. Direktørens innstilling ble vedtatt med 6 mot 1 stemmer. Sissi Lundblad stemte mot direktørens innstilling til vedtak. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF gir sin tilslutning til saksfremlegget og innstilling til vedtak for RHF-styret 26.02.14 og den anbefalte seniorpolitikk slik denne fremkommer i prosjektrapporten Seniorpolitikk i Helse Nord. Sak 52/13 Styrets årsplan for 2014 Direktørens innstilling til vedtak: 5
Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar styrets årsplan for 2014. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar styrets årsplan for 2014. Sak 53/13 Styrets egenevaluering Saken ble utsatt til neste møte. Sak 54/13 Informasjonssaker Ved styreleder: 1. Endring av prinsipper for sammensetning av styrene i RHF/HF Ved direktør: 2. Status strategiplan 3. Vedtekter for SNHF, oppdatert etter foretaksmøte 11. nov. 2013 4. Status SamStem-prosjektet 5. Apotekteknikerutdanning 6. Referat fra Brukerutvalget 7. Oppfylling av avtaler kommunale rådgivningsavtaler 8. ESA-saken Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Sak 55/13 Tema 2013: Pasientsikkerhet Saken ble utsatt til neste møte. 6
Sak 56/13 Eventuelt Evaluering av møtet. Sak 57/13 Arbeidsavtale direktør Møtet ble lukket for offentligheten, administrasjonen og brukerrepresentanten forlot møtet under behandling av saken. Styreleder la frem saken muntlig. Styreleder fremmet følgende forslag til vedtak: Styret gir styreleder fullmakt til å gjøre endringer i direktørens arbeidsavtale i tråd med føringene gitt i styremøtet. Styreleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret gir styreleder fullmakt til å gjøre endringer i direktørens arbeidsavtale i tråd med føringene gitt i styremøtet. 7
Økonomirapport per januar 2014 Styresak nr: 3 2014 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: I henhold til oppdragsdokument legges med dette økonomirapport per januar 2014 fram for styret til orientering. Rapporten er oversendt Helse Nord RHF administrativt. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Espen Mælen Hauge direktør 8
Saksfremlegg Regnskapet per januar 2014 viser et underskudd på 0,05 millioner. For samme periode i 2013 var resultatet et underskudd på 0,19 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 0,13 millioner per januar, slik at resultatet er 0,18 millioner lavere enn budsjettert. Regnskap 2014 Budsjett 2014 Avvik budsjett Regnskap 2013 Endring regnskap Salgs- og driftsinntekt 31 428 31 683-255 30 001 1 427 Varekostnad 25 304 24 980-324 24 343 961 Lønn- og annen personalkostnad 5 161 5 484 323 5 036 125 Annen driftskostnad 1 093 1 167 74 877 216 Finansinntekt og -kostnad 84 78 6 65 19-47 129-176 -190 143 Inntekter Inntektene er 0,3 millioner lavere enn budsjettert, og 1,4 millioner høyere enn på samme tidspunkt i 2013. Salget til Nordlandssykehuset er redusert med 3,0 %, mens salget til UNN har økt med 5,9 % i forhold til januar i 2013. Omsetningen i publikumsavdelingene har økt med 4,5 % i forhold til samme periode i 2013. Lavere omsetning til NLSH enn budsjettert gjør at total omsetning blir noe lavere enn budsjettert. Kostnader Varekostnadene er 0,3 millioner høyre enn budsjettert, og 1,0 millioner høyere enn for januar 2013. Dekningsbidraget er på 6,1 millioner, dette er 0,6 millioner lavere enn budsjettert. Dekningsbidraget har økt med 0,5 millioner i forhold til januar 2013. Det er særlig reduksjonen i salget til Nordlandssykehuset som gjør at dekningsbidraget er lavere enn budsjettert. Personalkostnadene er 0,3 millioner lavere enn budsjettert. Fast lønn er 0,1 millioner lavere enn budsjettert, mens sykelønnsrefusjoner er 0,2 millioner høyere enn budsjettert. Andre driftskostnader er som 0,1 millioner lavere enn budsjettert. Investeringer 9
Det har ikke vært gjennomført investeringer i januar. Investeringer for 0,5 millioner er ikke aktivert per januar. Dette gjelder isolator til Sykehusapoteket i Tromsø, ombygging av publikumsavdelingen i Tromsø, og flytting av Sykehusapoteket i Harstad. Resultat Resultatet for januar er 0,18 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av at dekningsbidraget er lavere enn budsjettert. Dette oppveies delvis av at lønns- og personalkostnader og andre driftskostnader er lavere enn budsjettert. Prognose Prognostisert resultat er et resultat i balanse. 10
Økonomirapport per desember 2013 Styresak nr: 4 2014 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: Målekort (u.off. 23 første ledd) Tidligere år har økonomirapport per desember/foreløpig regnskap vært en del av årlig melding til Helse Nord. Denne delen er tatt ut av malen for årlig melding for 2013. Det er derfor laget en egen økonomirapport for desember 2013. Regnskapet for 2013 er avsluttet, så det forventes at det fremlagte resultatet vil bli det endelige resultatet for 2013. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Espen Mælen Hauge direktør 11
Saksfremlegg Foreløpig regnskap for 2013 viser et overskudd på kr 2 270 424,-. For 2012 var resultatet et underskudd på kr 2 576 723,-. Det er budsjettert med et resultat for 2013 på kr 0,-. Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Salgs- og driftsinntekt 346 578 351 532 332 781 Varekostnad 275 001 279 211 268 297 Lønn- og annen personalkostnad 57 211 58 842 54 343 Annen driftskostnad 13 052 14 283 13 566 Finansinntekt og -kostnad 948 804 849 2 270 0-2 577 Figuren over viser resultat per måned for 2012, resultat per måned for 2013, budsjett per måned i 2013 og akkumulert budsjettavvik i 2013. Med unntak av for januar, februar og april har resultatet vært bedre enn budsjettert. Også i forhold til i 2012 har resultatene de fleste måneder vært positive. Inntekter Omsetningen i 2013 ble 5,2 millioner lavere enn budsjettert. I forhold til 2012 har omsetningen økt med 13,8 millioner (4,2 %). Salg av medikamenter til sykehus Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge økte med 3,1 %, mens omsetningen til Nordlandssykehuset økte med 0,1 %. 12
Figuren over viser omsetningen av medikamenter til UNN og NLSH de siste årene. For UNN var det en stor omsetningsvekst fra 2007 til 2008. Omsetningen ble så redusert i 2009. Fra 2011 til 2012 var det nesten ingen økning, mens det var økning fra 2012 til 2013. Økningen har primært vært i Tromsø. I Tromsø var det en økning på 4,0 %, i Narvik på 2,8 % mens det var en reduksjon på 1,3 % i 2013. For NLSH har det vært en jevn omsetningsøkning hele perioden. Denne veksten stoppet nesten opp i 2012 og 2013. I Bodø var det en reduksjon på 2,2 %, mens det var en økning på 14,9 % i Lofoten og 1,8 % i Vesterålen i 2013. Salg i publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene økte med 2,6 % i 2013. Økningen var størst i Harstad, der omsetningen økte med 25,9 %. I Tromsø økte omsetningen med 5,6 %, mens den ble redusert med 5,2 % i Bodø. Det har vært økning både i antall solgte pakninger på resept og i salget av handelsvarer. Salg av rådgivning og klinisk farmasi Omsetningen tilknyttet rådgivning og klinisk farmasi ble 0,70 millioner lavere enn budsjettert. Omsetningen til sykehus er 0,19 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av at stillingene på Helgeland ble besatt senere enn budsjettert. Dette medførte et negativt budsjettavvik på 0,48 millioner. UNN har redusert økt sitt kjøp av klinisk farmasi, noe som medførte et positivt budsjettavvik på 0,20 millioner. Omsetningen til kommuner er 0,46 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av at det ikke har vært tilstrekkelig kapasitet i rådgivningsavdelingene, samt at antall kommuner som Sykehusapotek Nord har avtale med er redusert da det ikke er anledning til å levere anbud på kommunal rådgivning. 13
Varekostnader Som følge av at omsetningen er lavere enn budsjettert er varekostnadene 4,3 millioner lavere enn budsjettert og 6,6 millioner høyere enn i 2012. Dette sammen med lavere inntekter enn budsjettert, gjør at dekningsbidraget er 0,7 millioner laver enn budsjettert. Endringer i dekningsbidrag er oppsummert i følgende tabell: Regnskap 2013 Budsjett 2013 Avvik budsjett Endring fra 2012 Bodø 24 472 26 752-2 279-1 196 Harstad 6 649 6 586 63 216 Tromsø 37 932 36 459 1 473 2 867 Felles 2 624 2602 22 2 362 Totalt 71 677 72 399-722 4 249 Dekningsbidraget er lavere enn budsjettert for Sykehusapoteket i Bodø mens det er høyre enn budsjettert for resten av foretaket. Årsaken til avviket i Bodø er lavere salg av rådgivningstjenester enn budsjettert, primært til Helgelandssykehuset, og reduksjon i omsetningen kombinert med økt vareforbruk. For Sykehusapoteket i Tromsø er effekten motsatt, høyere omsetning av varer og tjenester enn budsjettert og bare en mindre økning i vareforbruket, har medført høyere dekningsbidrag enn budsjettert. Personalkostnader Personalkostnadene er 1,7 millioner lavere enn budsjettert, og har økt med 2,9 millioner i forhold til i 2012. Lønn til fast ansatte og vikarer er 0,18 millioner lavere enn budsjettert, og har økt med 1,97 millioner i forhold til i 2012. Økningen kommer av generelle lønnsøkninger, ansettelser på Helgeland og økt bruk av vikarer som følge av svangerskapspermisjoner. Pensjonskostnaden er 0,85 millioner høyere enn budsjettert og 1,23 millioner høyere enn i 2012. Svangerskaps- og sykelønnsrefusjoner er 2,38 millioner høyere enn budsjettert. Andre driftskostnader Andre driftskostnader er 1,25 millioner lavere enn budsjettert, og har økt med 0,39 millioner i forhold til i 2012. Finansinntekter Finansinntektene ble 0,14 millioner høyere enn budsjettert, og 0,10 millioner høyere enn i 2012. Dette kommer av inngåelse av ny bankavtale, og høyere likviditet enn tidligere. 14
Oppsummering av resultat Resultatet for 2013 er 2,27 millioner høyere enn budsjettert. Inntektene var lavere enn budsjettert, det samme var dekningsbidraget. Dette oppveies av at lønn- og personalkostnadene og andre driftskostnader ble lavere enn budsjettert. Likviditet Det har vært en positiv likviditetsutvikling i 2013. Figuren under viser utviklingen i løpet av året. Investeringer I 2013 ble følgende investeringer påbegynt: Isolator til Sykehusapoteket i Tromsø påløpt kr 445 000,- Ombygging og flytting av Sykehusapoteket i Harstad påløpt kr 74 848,- Modernisering av publikumsavdelingen ved Sykehusapoteket i Tromsø påløpt kr 23 970,- Ingen av investeringene er ferdigstilt per 31.12.2013. 15
Bemanning Antall brutto årsverk i 2013 var 88,7. Dette er en økning på 3 årsverk i forhold til i 2012. Årsaken til økningen er ansettelser på Helgeland og økning i antall svangerskapsvikariater. Sykefravær Totalt sykefravær ble på 7,0 % i 2013. I 2012 var sykefraværet på 7,5 %. Figuren viser utviklingen i sykefraværet i 2012 og 2013. Fraværet har vært lavere enn i 2012 de fleste månedene i 2013. Fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 2012 1,6 % 0,7 % 1,9 % 3,3 % 7,5 % 2013 1,0 % 1,2 % 2,2 % 2,6 % 7,0 % Endring -0,6 % 0,5 % 0,3 % -0,7 % -0,5 % Det korteste og det lengste fraværet er redusert, mens det har vært en økning i det mellomlange fraværet. 16
Årlig melding til Helse Nord RHF Styresak nr: 5 2014 Møtedato: Saksbehandler: Fagsjef Margaret A. Antonsen og økonomisjef Helge K. Pettersen Vedlegg: Årlig melding til Helse Nord RHF Årlig melding er Sykehusapotek Nord HFs tilbakemelding til Helse Nord RHF på gjennomføringen av oppdragsdokumentet. Sykehusapotek Nord har mottatt en mal for årlig melding som er brukt under utarbeidelsen. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte melding som Sykehusapotek Nord HFs årlige melding til Helse Nord RHF for 2013. Espen Mælen Hauge direktør 22
Rapporteringsmal for Sykehusapotek Nord HF Årlig melding 2013 til HelseNord RHF 23
Innholdsfortegnelse 1. OM RAPPORTERINGEN 3 2. KVALITET OG PASIENTSIKKERHET 4 2.1 KVALITETSFORBEDRING 4 2.2 PASIENTSIKKERHET 6 3. TILGJENGELIGHET, BRUKERVENNLIGHET OG BRUKERMEDVIRKNING 9 4. SAMHANDLINGSREFORMEN 10 5. PASIENTTILBUD 11 5.1 PASIENT- OG PÅRØRENDEOPPLÆRING 11 6. ANDRE OMRÅDER 12 6.1 BEREDSKAP OG SMITTEVERN 12 6.2 FOREBYGGING OG FOLKEHELSESAMARBEID 13 6.3 BARENTS HELSESAMARBEID/NORDOMRÅDESATSINGEN 14 7. UTDANNING AV HELSEPERSONELL 14 8. FORSKNING OG INNOVASJON 15 8.1 FORSKNING 15 8.2 INNOVASJON 16 9. FELLES ØKONOMISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER 17 RESULTATKRAV 17 9.1 RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL 17 9.2 INVESTERINGSRAMMER, BYGG OG EIENDOMSFORVALTNING 18 9.3 INNKJØP 20 9.4 GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND 20 9.5 KLIMA- OG MILJØTILTAK 20 9.6 ORGANISASJONS- OG LEDERUTVIKLING, ARBEIDSGIVERSTRATEGI 21 9.6.1 Personal og kompetanse 21 9.6.2 Helse, miljø og sikkerhet 24 9.6.3 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) 24 10. OPPFØLGING OG RAPPORTERING 26 2 24
1. Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlige melding for 2013 til Helse Nord RHF. Det er laget en mal gjeldende for Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Nordlandssykehuset HF, Helse Finnmark HF og Helgelandssykehuset HF. De punkter som gjelder spesifikke foretak er merket med dette. Tertialrapport og årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD). Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporterings krav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Med andre ord er hensikten med tilbakemeldingene i denne rapporten ikke å gjengi tall fra tabeller, men å få en kort og utfyllende forklaring på hva som gjøres. Det er også viktig at rapporteringsteksten utformes slik at andre har tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering i forhold til status og måloppnåelse. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametere mv. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg slik som tidligere år. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametere det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det er også her viktig å gi inntrykk en analyse av bakenforliggende årsaker fremfor bare en gjengiving av tallene. Kildene for tallene finnes i vedlegg 2 Styringsparametere for 2013 med tilhørende linker Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: http://nesstar2.shdir.no/webview/ Lenke til månedlige ventelistestatistikk: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/rhf/sider/helse-nord.aspx Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/statistikkalender/sider/default.aspx Rapporter fra Nasjonalt kunnskapssenter for spesialisthelsetjenesten vil bli publisert her: http://www.kunnskapssenteret.no/ I denne offisielle rapporteringen er det de kildene fra Vedlegg 2 Styringsparametere 2013 i oppdragsdokumentet som skal stå som grunnlag. Dersom det brukes grunnlag fra andre tall for å forklare utviklingen må dette presiseres 3 25
2. Kvalitet og pasientsikkerhet 2.1 Kvalitetsforbedring Sykehusapotek Nord HF skal: Antall gjennomførte mini-metodevurderinger som er sendt til Kunnskapssenterets database (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Det er ikke blitt gjennomført mini-metodevurderinger hvor vi har bidratt i foretakene. Vurderinger på legemidler gjennomføres av Legemiddelverket. Antall søknader om metodevurderinger for alle metodeområder som er ferdigbehandlet (Ref vedlegg 3 OD 2013 - rapportering på særskilte områder) Det er ikke blitt gjennomført mini-metodevurderinger hvor vi har bidratt i foretakene. Vurderinger på legemidler gjennomføres av Legemiddelverket. Antall bestillinger for hurtig metodevurdering og fullstendig metodevurdering som er sendt til Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten.(ref vedlegg 3 OD 2013 - rapportering på særskilte områder) Sykehusapotek Nord har ikke sendt inn bestillinger. Vurderinger på legemidler gjennomføres av Legemiddelverket. Antall bestillinger for hurtig metodevurderinger for legemidler som er sendt til Statens Legemiddelverk (Ref vedlegg 3 OD 2013 -rapportering på særskilte områder) Sykehusapotek Nord har ikke sendt inn bestillinger. Det er naturlig at dette gjøres i samarbeid med sykehusene, men dette har ikke vært aktuelt i 2013, da vi ikke har fått noen forespørsler fra sykehusene om dette. Delta i regionalt arbeid for å gjøre faglige retningslinjer mv. i Docmap 1 tilgjengelig for kommunene. Sykehusapotek Nord gjør dette i samarbeid med HF, der dette er aktuelt. Dette har ikke vært aktuelt i 2013. 1 Docmap er foretaksgruppens elektroniske kvalitetssystem. 4 26
Implementere oppdaterte nasjonale kliniske retningslinjer, legge disse i Docmap og sørge for at disse legges til grunn for medisinsk praksis. Dette er kun aktuelt i utformingen av farmasøytfaglige kliniske tjenester. Sykehusapotek Nord deltar i et nasjonalt samarbeid mellom sykehusapotekforetakene. Kliniske retningslinjer gjelder primært for sykehusene. Ta i bruk felles e-læringsplattform. Sykehusapotek Nord arbeider for å få lagt Legemiddelhåndtering for sykepleiere på felles e-læringsplattform. Dette er det eneste egenproduserte e-læringskurset per 2013. Rapportere all klinisk aktivitet korrekt til NPR Sykehusapotek Nord har ingen klinisk aktivitet som skal rapporteres til NPR. Klinisk aktivitet utføres i samarbeid med sykehusene, og det er sykehusene som rapporterer til NPR. Innregistrere komplette data til alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre som omfattes av helseforetakets virksomhet. Sykehusapotek Nord har ingen klinisk aktivitet som skal registreres i nasjonale kvalitetsregistre. Drive systematisk forbedringsarbeid i alle deler av virksomheten basert på regelmessig evaluering av klinisk praksis. Dette inkluderer resultater fra kliniske kvalitetsregistre der slike er etablert. Sykehusapotek Nord arbeider kontinuerlig med å forbedre bruk og oppfølging av internkontroll og avviksregistrering på alle områder i virksomheten. Delta i arbeid med regionalt kvalitetsnettverk, jf. Helse Nords kvalitetsstrategi. Sykehusapotek Nord bidrar i sykehusenes kvalitetsnettverk der dette er aktuelt og på forespørsel, i tillegg til nettverk mellom sykehusapotekforetakene. 5 27
Bruke sykehusapoteket mer aktivt som rådgivere innen klinisk farmasi for å oppnå bedre og mer sikker bruk av medikamenter. Ved Nordlandssykehuset leverer Sykehusapotek Nord klinisk farmasi til tre avdelinger, Alderspsykiatrisk, D-posten og Geriatrisk. I tillegg vurderes enkeltpasienter på forespørsel av klinisk farmasøyt i Lofoten. Ved UNN er det klinisk farmasi på Alderspsykiatrisk og Intensivavdeligen. Ved Helgelandssykehuset deltar Sykehusapotek Nord i Ortogeriatriprosjektet, dette innebærer noe klinisk farmasi. I tillegg er Samstem under etablering i UNN, Nordlandssykehuset og Helgelandssykehuset. Rapportere i Tertialrapport II på gjennomføring og effekt av øremerkede kvalitetsmidler som ble tildelt i 2010/2011. Sykehusapotek Nord fikk ikke tildelt kvalitetsmidler i 2010/2011. 2.2 Pasientsikkerhet Sykehusapotek Nord HF skal: Følge opp den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen i tråd med styringsgruppens vedtak. Sykehusapotek Nord har etablert prosjektet SamStem regional innføring av samstemming av legemiddellister. I prosjektet er 3 farmasøytstillinger avsatt til å støtte sykehusene i arbeidet med å gjennomføre tiltaket samstemming av legemiddellister. Kun Helgelandssykehuset har satt tiltaket ut i drift, Nordlandssykehuset planlegger å gå fra pilot til utrulling i løpet av våren 2014. De øvrige foretakene har per januar 2014 ikke klare planer for framdrift. I SamStem er det i løpet av 2013 opprettet kontakt med og mellom alle foretakene og tiltaksgruppene som jobber med samstemming av legemiddellister. Delta på alle innsatsområder i pasientsikkerhetskampanjen, implementere alle tiltakspakkene og rapportere egne resultater Ingen av tiltakspakkene i pasientsikkerhetskampanjen passer i Sykehusapotek Nord sin daglige drift, men Sykehusapotek Nord bidrar aktivt med kompetanse i tiltakspakkene som er aktuelle. Dette gjelder særlig Samstemming, Fall og Legemiddelgjennomgang i kommunehelsetjenesten 6 28
Offentliggjøre resultater fra journalundersøkelser (GTT) Sykehusapotek Nord gjennomfører ikke GTT-målinger da GTT bare gjelder sykehusene. Iverksette tiltak for å følge opp egne resultater i Pasientsikkerhetskampanjen, herunder kartleggingen av pasientsikkerhetskultur. Sykehusapotek Nord deltok ikke i Pasientsikkerhetskulturmålingene i 2013. Foretaket har ingen selvstendige resultater i kampanjen, men jobber kontinuerlig for å bidra med farmasøytisk kompetanse i de tiltakene som er aktuelle. Videreutvikle arbeidet med ny meldeordning ( 3-3 meldinger) til Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten og bruke erfaringene i eget forbedringsarbeid. Sykehusapotek Nord har ikke hatt noen 3-3 meldinger i 2013. Kvalitetssystemet er i løpet av 2013 blitt tilpasset levering av 3-3 meldinger. Legge ut informasjon om meldte 3-3 meldinger på egnet måte. Sykehusapotek Nord har ikke hatt noen 3-3 meldinger i 2013. Iverksette tiltak for å følge opp tilsynsrapporter. Sykehusapotek Nord er i planleggingsfasen på flere ombygginger og nybygg av laboratorier som følge av tilsyn fra Legemiddelverket. Dersom planene for dette overholdes vil Sykehusapotek Nord oppfylle de krav som er stilt innenfor frister gitt av Legemiddelverket. Ut over tiltak knyttet til foretakets produksjonsvirksomhet har alle øvrige tiltak etter tilsyn fra Legemiddelverket blitt iverksatt. Det har ikke vært gjennomført eksterne tilsyn i Sykehusapotek Nord i 2013. Utarbeide planer for og gjennomføre opplæring i bruk av pasientadministrative systemer. Opplæring i bruk av FarmaPro gis til alle nyansatte. 7 29
Bidra med nødvendig kompetanse og metodestøtte for å utføre minimetodevurderinger (mini-hta) Sykehusapotek Nord bidrar med slik kompetanse i sykehusene ved behov. Det har ikke vært noen forespørsler fra sykehusene om bidrag til dette i 2013. Vurderinger på legemidler gjennomføres av Legemiddelverket. Sykehusapotek Nord HF skal styrebehandle: Statusrapporter fra Pasientsikkerhetskampanjen. Disse skal blant annet omfatte GTT 2 -resultater og oppfølging av disse. Sykehusapotek Nord sitt eget prosjekt med samstemming av legemiddellister hadde oppstart høsten 2013. Tiltakene i prosjektet var i henhold til tidsplan ved årsskiftet. Prosjektet ivaretar en regional overbygging av tiltaket og legger til rette for kompetanse- og erfaringsutveksling, samt farmasøytfaglig kompetanse inn i sykehusenes innføring av tiltaket. Sykehusapotek Nord gjennomfører ikke GTT-målinger og har ikke statusrapporter fra Pasientsikkerhetskampanjen. Andel sykehus og helseforetak som har gjennomført journal- undersøkelse etter GTT-metoden, i tråd med pasientsikkerhets- kampanjens føringer. (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Sykehusapotek Nord gjennomfører ikke GTT-målinger. 2 Global Trigger Tool 8 30
3. Tilgjengelighet, brukervennlighet og brukermedvirkning Sykehusapotek Nord HF skal: Sørge for at det arbeides målrettet, med utgangspunkt i rapporter fra SKDE og nasjonale behandlingsveiledere, for å sikre en mest mulig enhetlig behandlingspraksis i regionen. Sykehusapotek Nord bidrar i sykehusenes arbeid der dette er aktuelt, blant annet gjennom Legmiddelkomiteene, i arbeidet med LIS-anbud og arbeidet med innføring av klinisk farmasi. Følge opp strategi og tiltaksplan for brukermedvirkning i helseforetakene. Brukerutvalget i Sykehusapotek Nord har jevnlig evaluert og revidert sin handlingsplan. I 2013 har særlig fokus vært på gjennomføring av brukerundersøkelse. Brukerutvalget har også arbeidet for å gjøre brukermedvirkning i Sykehusapotek Nord kjent for de øvrige brukerutvalgene i regionen. Sikre at resultater fra pasienterfaringsundersøkelser offentliggjøres på nettsidene og følges aktivt opp. Sykehusapotek Nord deltar ikke i pasienterfaringsundersøkelsene, men har gjennomført kundetilfredshetsundersøkelser i 2013. Sikre at ikke personer under 18 år brukes som tolk i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av foreldres eller andre slektningers diagnose 3. Barn under 18 år kan kun unntaksvis brukes som tolk ved akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse. Det er ikke blitt registrert bruk av personer under 18 år som tolk i Sykehusapotek Nord. Brukererfaringer for inneliggende pasienter som får behandling i somatiske sykehus (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013, publiseres: november 2013) Sykehusapotek Nord deltar ikke i disse målingene. 3 Det vises til føringer vedr. barn som tolk i Meld. St. 30 (2011-2012) Se meg! En helhetlig rusmiddelpolitikk. 9 31
4. Samhandlingsreformen Følge opp de forpliktelser som følger av samarbeidsavtalene, herunder dokumentasjon av og aktiv håndtering av avvik. Utover de avtaler som beskrives i punkt 6.2 har ikke Sykehusapotek Nord selvstendige samarbeidsavtaler i henhold til samhandlingsreformen, men har i 2013 vært i dialog med samhandlingskoordinatorene for å sørge for at legemidler og farmasifaglige tjenester inngår i sykehusenes avtale. Videre så bidrar SamStem-prosjektet til å tydeliggjøre behovene i kommune og sykehus mht. krav til overføring av legemiddelinformasjon. Drive systematisk opplæring av personell som er nødvendig for å gjennomføre samhandlingsreformen. Et grunnlag for dette er kartlegging av behov og anbefalte tiltak i sluttrapport januar/februar 2013 fra prosjektet Kompetansebehov etter samhandlingsreformen 4. Det er vurdert ikke å være behov for å lære opp personell i Sykehusapotek Nord for å kunne gjennomføre samhandlingsreformen. Følge opp samhandlingstiltak i Helse Nords vedtatte handlingsplan for pasient- og pårørendeopplæring. 5 Utover de avtaler som beskrives i punkt 6.2 har ikke Sykehusapotek Nord selvstendige samarbeidsavtaler i henhold til samhandlingsreformen, men har i 2013 vært i dialog med samhandlingskoordinatorene for å sørge for at legemidler og farmasifaglige tjenester inngår i sykehusenes samhandlingsavtaler, herunder for eksempel å bidra med farmasøytisk kompetanse i pasient- og pårørendeopplæring. Foreslå for samarbeidsorganene mellom kommunene og helseforetakene at tillitsvalgte inviteres til å delta Sykehusapotek Nord har ingen selvstendige samarbeidsavtaler med kommunene, dette har derfor ikke vært aktuelt i 2013. 4 Rapport utarbeidet av Margrete Gaski, forventes ferdig januar/februar 2013 5 Status og utviklingsmuligheter for pasient- og pårørendeopplæring i Helse Nord, vedtatt i Helse Nord RHFs styre 27.9.12 10 32
5. Pasienttilbud 5.1 Pasient- og pårørendeopplæring Helse Nord RHFs styre behandlet i styresak 103/2012 regional strategiplan for pasientog pårørendeopplæring. Vedtatt tiltaksplan vil, jf opplysninger i styresaken, bli noe endret fra arbeidsgruppens forslag. Helseforetakene skal: Følge opp regional strategiplan for pasient- og pårørendeopplæring. Farmasøyter ansatt i Sykehusapotek Nord har i 2013 bidratt i pasient- og pårørendeopplæring i alle foretakene Sykehusapotek Nord har avtale med. Styrke pasient- og pårørendeopplæringen inkl. tilbudene innen psykisk helse og rus. Farmasøyter ansatt i Sykehusapotek Nord har ikke bidratt i pasient- og pårørendeopplæring innen psykisk helse og rus da det ikke har vært noen forespørsler om dette i 2013. Sørge for at avdelinger/klinikker har personell med definert ansvar for pasient- og pårørendeopplæring. Disse skal også være kontaktpersoner for lærings- og mestringssentrene. Denne oppgaven ivaretas av farmasøytene i rådgivningsavdelingene i Sykehusapotek Nord. Følge opp arbeidet med barn som pårørende 6 Dette har ikke vært aktuelt som eget tema i Sykehusapotek Nord i 2013. 6 Jf krav i OD HOD 2013, side 7, kommentarer til bevilgning på kap.781, post 79 Barn som pårørende 11 33
6. Andre områder 6.1 Beredskap og smittevern Helseforetakene skal: Rapportere prevalens av sykehusinfeksjoner (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametere 2013) Sykehusapotek Nord leverer antibiotikastatistikk til sykehusene og til KORSN. Innen 31.12.13 ha oppdatert egen krise- og katastrofeplan. Sykehusapotek Nord oppdaterte krise- og katastrofeplanen i 2013. Oppdatere og tilpasse sine beredskapsplaner 7, blant annet med utgangspunkt i evalueringsrapportene etter terrorangrepet 22.juli 2011. Sykehusapotek Nord jobber kontinuerlig med beredskapsplanene. Ingen særlige oppdateringer/tilpasninger ble funnet nødvendige på grunnlag av evalueringsrapportene etter terrorangrepet 22. juli 2011. Implementere krisestøtteverktøyet Helse CIM. Helse CIM er implementert i 2013. Delta i planlegging og i øvelsen Barents Rescue 2013. Sykehusapotek Nord bidro aktivt i planleggingen og gjennomføring av øvelsen. Øve egne planer i samarbeid med andre nødetater Sykehusapotek Nord sin krise- og katastrofeplan ble øvet sammen med Universitetssykehuset Nord-Norge under Barents Rescue 2013. 7 Jf sak om regional plan for helsemessig og sosial beredskap, til Helse Nord RHFs styremøte 27.02.13 12 34
Styrke tiltaksarbeidet for å redusere sykehusinfeksjoner og sette mål for reduksjon av infeksjoner, jf. mål i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen Sykehusapotek Nord har ingen egne tiltak knyttet til dette målet, men bidrar med kompetanse og statistikk over antibiotikabruk på forespørsel fra sykehusene. Sikre nødvendig kompetanse i sterilsentralene, jf. regional smittevernplan. 8 Sykehusapotek Nord har ingen egen sterilsentral. Tiltaket er derfor ikke aktuelt. 6.2 Forebygging og folkehelsesamarbeid Forebygging er et viktig mål i samhandlingsreformen. Helse Nord RHF har inngått samarbeidsavtale med fylkeskommunene. Denne omhandler tiltak som skal følges opp av helseforetakene. Helseforetakene har i samhandlingsreformen inngått egne tjenesteavtaler med kommunene om forebygging. Helseforetakene skal: Bistå kommunene med kompetanse for å fremme sekundærforebyggende tiltak innen blant annet diabetes, ernæring, psykisk helse og skadeforebygging. Sykehusapotek Nord har avtaler om farmasifaglig rådgivning til flere kommuner i Troms og Nordland. Herunder inngår undervisning om legemidler og legemiddelhåndtering. Ved forespørsel fra kommunene (eller spesialisthelsetjenesten) tilbys undervisning om legemidler og legemiddelhåndtering der det er aktuelt som del av sekundærforebyggende tiltak. Rapportere data om skader og ulykker til NPR Det er ikke blitt rapportert noe data til NPR fra Sykehusapotek Nord i 2013. Sykehusapotek rapporterer ikke til NPR. Etablere en overordnet ernæringsstrategi i tråd med anbefalinger i faglige retningslinjer fra Helsedirektoratet og Kosthåndboken veileder i ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2012) Sykehusapotek Nord har ingen rolle i sykehusenes ernæringsstrategi, og dette punktet er derfor ikke aktuelt. 8 Smittevernplan 2012-2015 Helse Nord, vedtatt i Helse Nord RHFs styremøte 3.5.2012 13 35
6.3 Barents helsesamarbeid/nordområdesatsingen Nordområdene er et av regjeringens viktigste satsingsområder. Helse Nord vil ha en sentral rolle i utviklingsarbeidet innenfor helse- og sosialtjeneste, herunder beredskap 9. Helseforetakene skal: Delta i helsesamarbeidet i Barentsregionen. I 2013 har ikke apotek- eller farmasifaglige tjenester inngått i helsesamarbeid i Barentsregionen. Det har derfor ikke vært aktuelt for Sykehusapotek Nord å delta i dette samarbeidet. 7. Utdanning av helsepersonell Helseforetakene skal gi kvalitetsmessig god og utviklingsorientert praksis av god kvalitet. Denne må også ha fokus på pasientforløp, og det må samhandles med kommunene. Helseforetakene skal: Sørge for kvalitetsmessig god og utviklingsorientert praksis. Sykehusapotek Nord har i 2013 tatt i mot farmasistudenter og apotekteknikerelever. Disse har fått undervisning og opplæring knyttet til Sykehusapotek Nords tjenester, med særlig fokus på utvikling innen sykehusfarmasi, klinisk farmasi og farmasifaglige tjenester. Sykehusapotek Nord har styrket kontakten med VGS yrkesfag i Tromsø. Sykehusapotek Nord har formidlet at vi ønsker elever fra linje for apotekteknikk og Vg2. Vi har i skoleåret 2013/2014 hatt 5 elever i praksis hos oss. Behovet fra skolen er større men vi har ikke kapasitet til å ta flere inn. Vektlegge kompetansebehov som følger av gjennomføring av samhandlingsreformen, og samarbeide med kommunene for å vedlikeholde og styrke deres kompetanse. Sykehusapotek Nord lærer opp sykepleiere, hjelpepleiere og annet helsepersonell i legemiddelhåndtering i de kommunene som Sykehusapotek Nord har avtaler med. Kommuner som ønsker det kan også få tilgang til e-læringskurs i legemiddelhåndtering. Forbedre oppfølgingen av lærlinger, i tråd med føringer i styresak 153-2012. Sykehusapotek Nord har ikke hatt noen lærlinger i 2013. Dette da ingen av yrkesgruppene 9 Jf styresak 98-2010, Strategi for Barentssamarbeidet 14 36
som jobber i Sykehusapotek Nord har en lærlingeordning. 8. Forskning og innovasjon 8.1 Forskning Helseforetakene skal: Ivareta sitt ansvar for å finansiere og stille til rådighet infrastruktur for forskning. Sykehusapotek Nord stiller sine lokaler og ansatte til rådighet for forskning. Sykehusapotek Nord har blant annet et eget forskningsutvalg. Sykehusapotek Nord har også en phd. i farmasi ansatt i bistilling. Disse tiltakene er egenfinansiert. Ha brukermedvirkning i forskning, enten i utforming av prosjekter, i styringsgrupper eller vurderingskomiteer, i tillegg til at det må vektlegges å rekruttere pasienter på en god måte til deltakelse i forskning. Brukerutvalget i Sykehusapotek Nord har fått presentert forskningsprosjekter i foretaket og er gitt mulighet for å komme med innspill. Ha rutiner for å implementere forskningsresultater. Det er ikke utarbeidet særskilte rutiner for å implementere egne forskningsresultater i foretaket. Hvordan forskningsresultatene skal implementeres vurderes i hvert enkelt tilfelle: 1) PhD1: Resultater har per nå blitt brukt for å arbeide fram standardisert oppfølging av pasienter som bruker hjerte-karlegemidler i våre publikumsavdelinger. 2) PhD2: Prosjektet " Blandbarhet av total parenteral ernæring (TPN) og legemidler som Y-infusjon til barn" har etablert og validert et sett med metoder som brukes til å studere kompatibilitet mellom ulike barneblandinger og legemidler i doser og konsentrasjoner som brukes i klinisk praksis. Prosjektet har så langt resultert i kompatibilitetsdata som dokumenterer at enkelte legemidler kan gis sammen med gitte ernæringsblandinger i Y-sett. Dette er funn som kan bidra til tryggere og mer pasientvennlig behandling av alvorlig syke barn. 2) Master i klinisk farmasi, Legemiddelsamstemming ved innleggelse på hjertemedisinsk sengepost er det forskjeller mellom uoverenstemmelser som identifiseres av farmasøyt og av sykepleier?: Resultatene fra denne randomiserte kontrollerte studien er brukt i arbeidet med å innføre samstemming av legemiddellister i regionen, spesielt i SamStem-prosjektet. 15 37
Prioritere samhandlingsrelevant forskning. 10 Sykehusapotek Nord har i 2013 ikke hatt forskningsprosjekter knyttet til samhandling med kommunehelsetjenesten. Iverksette større grad av forskningssamarbeid med kommunesektoren, på basis av inngåtte samarbeidsavtaler i 2012. Sykehusapotek Nord har ikke inngått egne samarbeidsavtaler med kommunesektoren, men i pågående prosjekter knyttet til samstemming av legemiddellister inngår bedre samhandling med kommunene som et av momentene. Det er ikke planlagt forskningssamarbeid med kommunene. Iverksette tiltak for å styrke forskning på pasientsikkerhet. Sykehusapotek Nord fikk i 2013 innvilget forskningsmidler til en post.doc. Temaet for denne er knyttet til pasientsikkerhet. Fortsatt sikre at Cristin 11 brukes som rapporteringsverktøy for vitenskapelige publikasjoner, og at det rapporteres på monografier og artikler i antologier i 2013 i tillegg til artikler. I Sykehusapotek Nord er det en dedikert person som følger opp dette arbeidet. Per utgangen av 2013 er Cristin oppdatert mht. produksjon i foretaket. 8.2 Innovasjon Helseforetakene skal: Arbeide for å skape kultur og aksept for innovasjon. Sykehusapotek Nord har ikke hatt noen særlige prosjekter knyttet til å skape en kultur og aksept for innovasjon i foretaket. Dette har ikke vært ansett som relevant for Sykehusapotek Nord. Implementere rapportering på de nye innovasjonsindikatorene. Disse skal hjelpe helseforetakene til registrering av faktisk innovasjon i eget helseforetak. 10 Helse- og omsorgsdepartementets samhandlingsforskningsstrategi (2012-2015). 11 Current Research Information System In Norway 16 38
Sykehusapotek Nord har ikke hatt noe å rapportere på nye innovasjonsindikatorer i 2013. 9. Felles økonomiske krav og rammebetingelser Resultatkrav Helseforetakene skal realisere følgende resultatmål i 2013: Helse Finnmark Overskudd 5 mill kroner UNN HF Overskudd 41 mill kroner Nordlandssykehuset HF Overskudd 22 mill kroner Helgelandssykehuset HF Overskudd 5 mill kroner Sykehusapotek Nord HF Økonomisk balanse Helseforetakene skal utarbeide og styrebehandle komplette og reelle tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i 2013 og i planperioden (2013-2016). 9.1 Risikostyring og internkontroll Risiko og krav endres over tid. Prosessen for intern styring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at styret og ledelsen har rimelig grad av sikkerhet for at helseforetakets målsettinger vil bli oppfylt. Helse Nord RHF har identifisert tre hovedmål for risikostyringen for 2013: 1. Fristbrudd skal unngås, og ventetiden skal ned for de som i dag venter for lenge. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Helseforetakene skal: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Risikovurdering i henhold til Helse Nords retningslinjer ble gjennomført våren 2013. Det arbeids fortsatt med gjennomføring av tiltakene. Det ble rapportert i henhold til retningslinjene ir tertialrapportene for 1. og 2. tertial 2013. Sørge for å ha minst en årlig gjennomgang fra ledelsen av foretakets interne styring og kontroll. Ledelsens vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. Årlig gjennomgang fra ledelsen av foretakets interne styring og kontroll ble gjennomført i mars 2013. 17 39
Helseforetakene skal styrebehandle: Ledelsens gjennomgang av tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontroll og pasientsikkerhet, og tiltak for å følge opp avvik. Ledelsens gjennomgang ble styrebehandlet 20. mars 2013 i sak 16 2013. Månedlige virksomhetsrapporter, og vedta eventuelle korrigerende tiltak uten unødig opphold, herunder også gjennomføringen av helseforetakets investeringsplan sett opp mot vedtatt fremdriftsplan og tildelt investeringsramme. Månedlige virksomhetsrapporter for måneden forut for styremøtene har blitt behandlet i styret. Øvrige virksomhetsrapporter sendes rutinemessig til styrets medlemmer. Rapporter fra internrevisjonen i Helse Nord RHF som gjelder foretaket og vedta plan for oppfølging av internrevisjonens anbefalinger, jf. krav i OD 2011. Det har ikke vært gjennomført revisjoner fra internrevisjonen i Helse Nord RHF i Sykehusapotek Nord i 2013. Styrebehandle status og utfordringer for pasientsikkerhet og kvalitet i pasienttilbudet. Dette punktet er ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord da foretaket ikke driver selvstendig pasientbehandling. Sykehusapotek Nord bistår dog sykehusene med å bedre pasientsikkerhet og kvalitet i pasienttilbudet. 9.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Helseforetakene skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett 2013. Eventuelle avvik i fremdrift skal fortløpende avklares med Helse Nord RHF. Helse Nord RHF skal gis plass i intern prosjektgruppe på månedlige statusmøter i plan- og gjennomføringsfasen. Helseforetakene skal: Følge opp og implementere endringene i konsernbestemmelser investeringer. Sykehusapotek Nord har fulgt opp og implementert endringene i konsernbestemmelser investeringer. 18 40
Innrette virksomheten etter RHF-styrets vedtak om budsjett i møte 31.10.12. Styringsmålet for 2013 ble oppnådd. Det var krav om et resultat i balanse for 2013. Resultatet for 2013 ble et overskudd på 2,3 millioner. Rapportere kvartalsvis fremdrift og kostnadsoppfølging i store pågående byggeprosjekter, samt i utbyggingsfasen rapportere månedlig status til virksomhetsrapporten. Sykehusapotek Nord har ingen store pågående byggeprosjekter. Følge opp vedlikeholdstiltak for 2013-2016 slik de kommer frem gjennom samordning av vedlikeholdsplanen, driftsbudsjett og investeringsplan. Sykehusapotek Nord eier ingen bygg, dette punktet er derfor ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord. Ferdigstille arbeidet med å registrere alle sykehusbygg etter klassifikasjonssystemet og oppdatere denne løpende i den nasjonale databasen for registrering av sykehusbygg. Sykehusapotek Nord eier ingen bygg, dette punktet er derfor ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord. Følge opp forvaltningsplanene utarbeidet i 2012 i henhold til landsverneplanen for helsebygg, herunder tinglysing og synlig merking mv. 12 Sykehusapotek Nord eier ingen bygg, dette punktet er derfor ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord. Utarbeide utviklingsplaner i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging forut for planlegging av investeringsprosjekter i samarbeid med Helse Nord RHF. Sykehusapotek Nord eier ingen bygg, dette punktet er derfor ikke aktuelt for Sykehusapotek 12 jf krav i Foretaksprotokoll 2013 fra HOD, punkt 5.13. 19 41
Nord. 9.3 Innkjøp Helseforetakene skal: Følge opp Helse Nords strategiplan for innkjøp og HINAS strategiplan, med tilhørende handlingsplaner. Sykehusapotek Nord følger opp Helse Nords strategiplan for innkjøp og HINAS strategiplan. Sørge for nødvendige ressurser til innkjøpsfunksjonen, systemutvikling og - forvaltning, herunder stille til rådighet ressurser i regionale og nasjonale anskaffelser. Sykehusapotek Nord har ingen egne innkjøpsressurser, men har stilt ressurser til rådighet i forbindelse med nasjonal anskaffelse av legemidler (grossistanbud 2015) og til Legemiddelinnkjøpssamarbeidet. Sykehusapotek Nord har ikke deltatt i noen regionale anskaffelser i 2013. Etablere en plan for ferdigstillelse av bølge 2 13 innkjøps- og logistikksystemet, samt plan for fullimplementering. Sykehusapotek Nord benytter ikke Helse Nords innkjøps- og logistikksystem. Anskaffelse av legemidler gjøres via FarmaPro (apotekenes forretningssystem). 9.4 Gaver, stiftelser, legater og fond Sykehusapotek Nord har ingen stiftelser legater eller fond. 9.5 Klima- og miljøtiltak Helseforetakene skal: Alle helseforetakene skal ferdigstille arbeidet med å etablere miljøledelse. Arbeidet med miljøsertifisering etter NS-ISO 14001 skal følges opp. Sykehusapotek Nord arbeider med å ferdigstille arbeidet med å etablere miljøledelse. Målet 13 Fase 2 av Helse Nords handlingsprogram for innføring av nytt innkjøpssystem Clockwork. 20 42
er å være miljøsertifisert etter NS-ISO 14001 innen utløpet av 2014. Ferdigstille arbeidet med å utforme klima- og miljøstyring, kartlegge foretakets miljøpåvirkning og utarbeide miljømål, og ferdigstille plan for gjennomføring av miljøsertifisering i samarbeid med øvrige HF og valgt sertifiseringsorgan. Sykehusapotek Nord arbeider med å utforme klima- og miljøstyring, kartlegge foretakets miljøpåvirkning og utarbeide miljømål, og ferdigstille plan for gjennomføring av miljøsertifisering i samarbeid med øvrige HF og valgt sertifiseringsorgan. Målet er å være miljøsertifisert etter NS-ISO 14001 innen utløpet av 2014. Følge opp ENØK-tiltakene som blir besluttet gjennomført i ENØK-planen som utarbeides for Helse Nord mot slutten av 2012 etter behandling av søknad om støtte til planen fra ENOVA. Sykehusapotek Nord eier ingen bygg, dette punktet er derfor ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord. 9.6 Organisasjons- og lederutvikling, arbeidsgiverstrategi 9.6.1 Personal og kompetanse Virksomheten i helseforetakene skal organiseres slik at det er en ansvarlig leder på alle nivåer. Arbeidet med ledelse og lederutvikling skal særlig innrettes slik at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Helseforetakene skal: Arbeide for å øke andelen faste stillinger, stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og tilby flere heltidsstillinger. Dette skal gjøres i nært samarbeid med Helse Nord RHF. De fleste ansatte i Sykehusapotek Nord er fast ansatte. Det er kun vikarer og ansatte i tidsbegrensede prosjektstillinger som ikke er fast ansatte. Det utlyses ikke deltidsstillinger. Sikre at habilitetsregler og rutiner for bierverv følges opp, og rapportere status på antall bierverv pr. 31.12.2013. Personalportalen er tatt i bruk for å følge opp bierverv. Ledende ansatte har rapportert i personalportalen. Det er ikke meldt om bierverv som kan medføre brudd på habilitetsregler. 21 43