Veiledning for kontakt med media O d d F e l l o w O r d e n e n I. O. O. F. N O R G E
Forord Selv om vår Orden er lukket, ser vi gjerne at offentligheten får kjennskap til og et riktig bilde av hva vi arbeider med og hva vi står for. Imidlertid er det av meget avgjørende betydning at de informasjoner som gis, er korrekte, seriøse og troverdige. Det er av stor betydning at vi har et bevisst forhold til kontakt med journalister og at vi sørger for en profesjonell håndtering også av saker som kan virke negativt. Vi skal være åpne og ærlige i forhold til journalister, og gi skikkelige svar på spørsmål vi vet svaret på. Men like viktig er det å henvise journalisten til andre når vi ikke er sikker på svaret selv. Denne publikasjonen er først og fremst utarbeidet som en veiledning for OM/HP/HM og Distrikts Stor Sirer. Se for øvrig Sirkulære om informasjon til media, markedsføring og salg. 3
Veiledning for kontakt med media Når du kontakter media skal du huske Du skal være åpen og omtenksom Du skal være ærlig og troverdig Du skal ha god kjennskap til hvordan journalisten og massemedia fungerer Du skal være hjelpsom og gi den informasjon journalisten trenger Tenk flere typer media Tenk videre enn kun lokalavisen. Vi har riksradio, distriktsradio, nærradio, nettaviser, distrikts-tv, riks-tv, ukeblader og fagpresse. Når ønsker vi å få besøk av media? Kan saken eller deler av den, dekkes på dagtid? Redaksjoner er alltid best bemannet mellom 0900 og 1600. På kveldstid er det større konkurranse om å få fanget interessen til journalistene. Kan kanskje mesteparten av intervjuene gjøres i løpet av dagen slik at avisen for eksempel kun kan sende en fotograf på kvelden? Kontakt journalisten direkte Det er en fordel å bruke en journalist du kjenner fra før. Hvis du ikke allerede har en kontakt, kan redaksjonen sette deg i kontakt med en journalist, eller du kan finne en på egen hånd. Se gjerne i avisen hvilke journalister som tidligere har dekket lignende saker. Ta kontakt med journalisten 2 3 dager før du ønsker oppslaget. Forsøk å inngå en tydelig avtale om hva som skal skje videre. Spør om de vil at du skal kontakte dem igjen og gi pålitelige opplysninger om hvordan de ansvarlige kan nås. Ha en klar sak Journalisten responderer på de sakene vedkommende levende kan se for seg. Historien du forsøker å selge, må kunne presenteres for journalisten med få ord. Hvis du ikke kan presentere en god og lettfattelig grunn til å trykke saken, vil journalisten neppe se den heller. Forbered stoffet, men ikke gjør journalistens jobb Lag en muntlig fremstilling av stoffet, med ett konkret tema, og maksimalt 2 3 elementer. Lag en skriftlig oppsummering, der du også tar med 4
Veiledning for kontakt med media kontaktperson og telefonnummer. Denne sendes på e-post eller telefaks til journalisten etter første samtale. Tenk som en journalist når du lager oppsummeringen, men vær forsiktig med å gi uttrykk for det. Journalisten er fagmann. Like lite som en bilmekaniker liker å bli fortalt hvordan han skal reparere bilen din, vil en journalist sette pris på gode råd om hvordan saken bør vinkles, hvilke spørsmål som bør stilles etc. Oppfølging Det er viktig å følge opp journalisten etter at avtalen er gjort. Avtaler kan gå i glemme-boken, eller det kan komme opp andre saker som oppfattes som viktigere. Siste kontakt bør skje samme dag som intervjuet eller arrangementet skal foregå for å sjekke at alt er i orden, og at avtalen står ved lag. Du kan gjerne be om å få manuskriptet til gjennomlesing før det går i trykken. Dermed kan du få rettet opp eventuelle feil. Når saken har stått på trykk, kan du med fordel følge opp journalisten med et takk for sist og takk for flott oppslag. Er det feil i artikkelen som du ønsker å rette opp, eller hindre gjentagelse av, bør du likevel holde fokus på det du er fornøyd med. Gi ros for det positive, så blir det lettere å sette fingeren på misforståelser som har oppstått i artikkelen. Tilby bakgrunnsinformasjon Får du en avtale med en journalist, så husk at dette er en mulighet til ikke bare å få frem den saken du har på dagsorden, men hele Odd Fellow Ordenens virksomhet. Henvis journalisten til Odd Fellow Ordenens internettsider eller ta med deg brosjyremateriell med generell informasjon. Vær forsiktig med å dynge journalisten ned i stoff, men forsøk å kartlegge hva vedkommende har behov for. Snakk sant Ikke forsøk å lyve for journalisten. Lat heller ikke som om du vet mer enn du gjør. Er du i tvil om fakta, be om noen minutter til å sjekke dem. Er du usikker på hva du bør svare, sjekk fakta, eller henvis videre. Alt du sier kan bli brukt mot deg 5
Veiledning for kontakt med media Snakk ikke off-the-record. Vær forberedt på at alt du sier kan komme på trykk. Derfor bør du ikke si noe til journalisten som du ikke kan stå for offentlig senere. En journalist har som regel antennene ute for en alternativ vinkling selv om det ikke kan virke slik Vær deg selv Når man blir plassert i den uvante situasjonen det er å bli intervjuet, er det lett å ty til rollemodeller der man tar på seg en slags maske. Snakk som du pleier og med de samme ord og vendinger du bruker når du snakker om det til dine venner. Ingen venter at du skal være et glatt og strømlinjeformet informasjons-menneske. Derimot er vi svært interessert i å vise at Odd Fellow Ordenen er en organisasjon som består av alle slags mennesker. Media er alltid glad i berørte og engasjerte intervjuobjekter, bruk derfor ditt eget, troverdige språk. representerer? Hvis du aldri har hørt om publikasjonen/radiokanalen vedkommende representerer, så finn ut av det. Er jeg rette instans? Gjelder problemstillingen spesifikt mitt geografiske område, eller er dette spørsmål som gjelder hele landet? Kan jeg svare? Er jeg i stand til å gi svar på de spørsmålene som stilles, eller bør jeg henvise dem videre? Føler du deg på tynn is, kan du be om å få ringe opp igjen. Si at du ikke har nødvendig informasjon for hånden, eller at du er opptatt. Har du sagt du skal ringe tilbake, må du alltid gjøre det. Hvis du mener at Storlogen skal svare, så ring dit og få en kontakt. Ring deretter selv tilbake til journalisten og tilby denne personen. Mange journalister reagerer negativt på å bli ringt tilbake av en annen person enn den de opprinnelig ringte til. Når journalisten kontakter deg Kjenner jeg organet vedkommende Når blir dette offentliggjort? 6
Veiledning for kontakt med media Særlig når det gjelder bransjetidsskrifter/periodiske tidsskrifter med lang produksjonstid, kan det være viktig å ta med i beregningen når stoffet kommer ut. Mange slike blader og tidsskrifter har så lang produksjonstid at en artikkel som skal leses i oktober blir sendt til trykking i august. Hjelp journalisten til å unngå at artikkelen virker utdatert når den kommer på trykk. Etterarbeid Sørg for at Storlogen får en kopi av det som er skrevet/fremført. Send en kopi av eventuelle avisoppslag, og fortell gjerne hvordan oppslaget kom i stand, om journalisten er aktiv etc. For opptreden i radio eller på lokal- TV, kan det være vanskeligere å få kopi av innslaget. Det enkleste er om en du kjenner kan ta opp sendingen. Hvis dette ikke er mulig, kan du be om kopi av innslaget før du går i studio. Ta gjerne med en uinnspilt cd/ dvd til dette formålet. Uansett bør du gi Storlogen melding om hvor og når du har vært med. Kopi av innslaget er også nyttig for egen del, fordi du kan lære om egen opptreden og gjøre forbedringer til senere. Er du fornøyd med journalistens arbeid, ikke nøl med å gi uttrykk for det. Synes du saken ble for liten i forhold til hva du hadde sett for deg eller hvor mye tid som gikk med? Ikke konfronter journalisten med det. Redaksjonen er suveren når det gjelder plassering og beskjæring av stoff, og liker ikke innblanding i dette. Vi må passe på å beholde den godviljen vi har i forhold til media, og ikke bli ansett som aggressive og masete. Da er det ofte lettere for media å ignorere oss neste gang vi tar kontakt. Lykke til Oktober 2013 7
Oversikt over de steder hvor det finnes Odd Fellow og Rebekkaloger i Norge: Cicero Grafisk AS 11.2013 Alta Hamar Mosjøen Skien Arendal Hammerfest Moss Sortland Asker Harstad Myrvåg Stavanger Bamble Haugesund Mysen Steinkjer Bardufoss Holmestrand Måløy Stjørdal Bergen Honningsvåg Namsos Stokmarknes Bodø Horten Narvik Stord Brønnøysund Hønefoss Notodden Stranda Dal Kirkenes Odda Strømmen Drammen Kongsberg Oppdal Sunndalsøra Elverum Kongsvinger Oslo Svolvær Fagernes Kopervik Porsgrunn Sykkylven Farsund Kristiansand S Rjukan Tromsø Fauske Kristiansund N Rognan Trondheim Finnsnes Larvik Rørvik Tvedestrand Florø Leknes Sandane Tønsberg Fredrikstad Levanger Sandefjord Vadsø Førde Lillehammer Sandnes Ørsta Gjøvik Lødingen Sandnessjøen Ålesund Glomfjord Mandal Sarpsborg Åndalsnes Grimstad Mo i Rana Sauda Halden Molde Ski Utgitt av den uavhængige norske storloge I.O.O.F. Tlf.: 22 83 92 40. e-post: odd.fellow@oddfellow.no www.oddfellow.no