Samspillskontrakt mellom Ringsaker kommune ( Byggherren ) og [x] ( Samspillsentreprenøren ) om Rehabilitering og utbygging av Mørkved skole og Avlastningssenter for barn og unge ("Byggeprosjektet") 1. BAKGRUNN Samspillsentreprenøren og Byggherren ( Partene ) har inngått en prosjektutviklingsavtale ( Prosjektutviklingsavtale ) med en overordnet felles målsetting om å gjennomføre et større utbyggingsprosjekt knyttet til Mørkved skole og Avlastningssenter for barn og unge, i en samspillskontrakt. Denne avtale ( Avtalen ) avløser Prosjektutviklingsavtalen knyttet til Byggeprosjektet. Samspillsentreprenøren har likevel fortsatt det fulle ansvar for alt som er utført/levert av tegninger, beskrivelser, arbeid mv i forprosjektet/detaljprosjekt/forberedende arbeider i henhold til tidligere inngåtte avtaler og konkurransegrunnlagets bestemmelser. Om annet ikke er sagt gjelder definisjoner mv i NS 3431 med de endringer og tilføyelser som følger av de spesielle og generelle kontraktsvilkårene, jf pkt 3. 2. SAMARBEID Prosjektet skal gjennomføres i et samspill hvor Samspillsentreprenøren og Byggherren i fellesskap løser oppgavene i et åpent og tillitsfullt samarbeid hvor partenes samlede kompetanse skal utnyttes til å nå de felles prosjektmål. Ovennevnte medfører bl.a. følgende for prosessgjennomføringen: å gjennomføre en effektiv og utviklende prosess, som sikrer oppfyllelse av de tekniske, kvalitetsmessige, økonomiske, miljømessige, estetiske og tidsmessige forutsetninger som fremgår av Avtalen med tilhørende dokumenter og senere beslutninger.
å etterleve de i fellesskap fastlagte rammer og spilleregler for samarbeidet. å sikre universell utforming. å bidra aktivt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte gjennom ærlighet, åpenhet og tillit, samt å sikre at samarbeidsviljen er forankret i egen organisasjon. å sikre optimal integrering mellom prosjektering og utførelse. å gjennomføre full åpenhet og innsyn i alle kostnadskalkyler som danner grunnlag for garantert makspris ( GMP ), og senere under avregning av kontraktsarbeidet. å gjennomføre en løpende evaluering av prosessen for å sikre at de fastsatte mål for prosjektet nås. å bidra til en best mulig kvalitets-, HMS- og miljøsikring under utførelsen av prosjektet. 3. KONTRAKTSDOKUMENTER Følgende dokumenter ligger til grunn for Avtalen: i) Dette avtaledokument ii) Referat fra avklaringsmøter iii) Spesielle og generelle kontraktsvilkår - Mørkved skole og avlastningssenter Kontraktsbestemmelser iv) Ringsaker kommunes Byggehåndbok med vedlegg v) Prosjektorganisasjonsplan for Samspillsentreprenøren og Byggherren vi) Oppdatert for-/detaljprosjekt vii) Prosjektutviklingsavtalen viii) Sjablong for prising av endringer ix) Totalentreprenørens tilbud datert [x] x) Konkurransegrunnlag for anbudskonkurransen xi) NS 3431 og andre relevante bransjestandarder De dokumenter som utgjør samspillskontrakten, utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor. For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre, spesielle bestemmelser for generelle og bestemmelser utarbeidet spesielt for kontrakten foran standardiserte bestemmelser.
4. ORGANISASJON STYRINGSNIVÅER 4.1 Partenes representanter Samspillsentreprenørens representant i avtaleforholdet, med fullmakt til å forplikte Samspillsentreprenøren i alle saker i forhold til Byggherren, er [x]. Byggherrens tilsvarende representant er [x]. Eventuelle endringer i partenes representanter skal varsles skriftlig til den annen part. Byggherren kan kreve at Samspillsentreprenøren skifter ut sin representant, og eventuelt andre nøkkelmedarbeidere i Samspillsentreprenørens prosjektorganisasjon, dersom dette etter Byggherrens oppfatning er nødvendig for å gjennomrette/opprettholde et godt samarbeidsklima. 4.2 Samspillsgruppen Partenes prosjektorganisasjonsplaner for byggeprosjektet er inntatt som del av Avtalen, jf pkt 3. Det er partenes forutsetning at prosjektorganisasjonene skal samarbeide og samspille med hverandre, utover hva som følger av en tradisjonell totalentreprise. Den daglige ledelse og styring av byggeprosjektet, der fokus særlig vil være rettet mot å tilrettelegge for Byggherrens medvirkning/valg, ivaretas av samspillsgruppen, ledet av prosjektleder [x]. Samspillsgruppen skal ha to faste medlemmer fra hver av Partene som Partene selv utpeker. De faste representantene i samspillsgruppen har fullmakt til å avgjøre de saker som er oppført på dagsordenen for samspillsgruppens møter. Samspillsgruppen vil avholde regelmessige møter, minimum hver 14 dag, og ellers etter nærmere avtale og behov. Byggherren vil aktivt delta i samspillsgruppen, og vil særskilt koordinere og styre Byggherrens valg i forhold til utarbeidet byggherrebeslutningsplan, nødvendig brukermedvirkning og øvrig medvirkning fra Byggherrens side. Til samspillsgruppens møter innkalles i nødvendig utstrekning, og i henhold til hva partene krever, også representanter fra Samspillsentreprenørens underentreprenører, leverandører og prosjekterende. 4.3 Styringsgruppe Den overordnede kontroll med at samspillskontraktens intensjon og målsetting mv blir etterlevd, vil bli ivaretatt av den styringsgruppe som fremgår av prosjektorganisasjonsplan, jf pkt 3. Dersom en av Partene ønsker å skifte ut deltakere i styringsgruppen, kan dette gjøres med forutgående skriftlig varsel. Sekretær for styringsgruppen vil, om ikke Byggherren beslutter noe annet, være Byggherrens representant [x]. Styringsgruppen vil i henhold til senere avtalt rutine avholde møter ca annenhver måned, hvor bl.a. løpende månedlig rapportering fra samspillsgruppen vil bli behandlet, samt eventuelt oppstående konflikter som ikke løses på lavere nivå i organisasjonen. 4.4 Referat Det skal føres referat fra alle møter i samspillsgruppen og styringsgruppen. Byggherren fører referat fra samspillsgruppens møter, om ikke Byggherren skriftlig varsler Samspillsentreprenøren om annet. Byggherren fører også referat fra styringsgruppens møter.
Referatene sendes i god tid før neste møte til de øvrige medlemmer av samspillsgruppen/styringsgruppen. Innsigelser mot referat må fremkomme innen rimelig tid, og senest i det påfølgende møte. Dersom innsigelser ikke fremsettes senest i det påfølgende møte, anses referatet for godtatt av partene. 5. STANDARD OG SAMORDNINGSPLIKT Samspillsentreprenøren skal levere en komplett og ferdig skole og et komplett ferdig avlastningssenter for barn og unge, som foruten å være i overensstemmelse med oppdatert for-/detaljprosjekt også skal tilfredsstille alle krav i Ringsaker kommunes Byggehåndbok m/vedlegg med de endringer og avvik som er dokumentert vedtatt av byggherren i samspillsfasen samt de normer som fremgår av gjeldende regelverk og relevante standarder. Der det i kontraktsdokumentene ikke er valgt eksakte løsninger/materialer, skal utførelse finne sted med gjennomgående god kvalitet og god standard. I forhold til Byggherrens eventuelle egne arbeider, som vil bli utført av sideentreprenører ( Sideentreprenør ) plikter Samspillsentreprenøren uten krav på tillegg i målpris/garantert makspris, å samordne og koordinere sine arbeider og sin fremdrift med Sideentreprenørs arbeider og Sideentreprenørs fremdrift slik at samtlige arbeider kan ferdigstilles som planlagt innen overtagelse. I samordnings- og koordineringsplikten ligger at Samspillsentreprenøren skal: etablere en samlet fremdriftsplan for egne og Sideentreprenørs arbeider foreta kontroll med at fremdriftsplanen følges av Sideentreprenør varsle Byggherren uten ugrunnet opphold dersom Sideentreprenørs forhold truer med å forsinke fremdriften på byggeplassen hvis mulig angi tiltak for å avhjelpe eller minske forsinkelsen Utfører ikke Samspillsentreprenøren ovennevnte forpliktelser på en forsvarlig måte kan Byggherren kreve erstatning for det tap han derved påføres. 6. VEDERLAG MÅLPRIS OG GMP Det er partenes felles målsetting: å gjennomføre prosjektet til en lavere totalpris enn avtalt målpris ( Målpris ), med en forbedret økonomi i forhold til mer tradisjonelle kontraktsformer. å sikre best mulig kvalitet for nedlagte ressurser å sikre partene en fornuftig inntjening å sikre at prosjektets totaløkonomi tilgodeses i et levetidsperspektiv
Partene har, ved Prosjektutviklingsavtale datert [x], gjennomført et for-/detaljprosjekt. Etter for-/detaljprosjektet har partene blitt enige om følgende Målpris og GMP, som inkluderer alle kostnader og risikoelementer knyttet til prosjektet: Målpris stor NOK [x] eks mva GMP stor NOK [x] eks mva [skal være = Målpris + 10%] Selv om Partene har som en felles målsetning at det samlede vederlag skal bli lavere enn Målpris, gjelder GMP likevel som et øverste pristak for prosjektet. GMP, som skal indeksreguleres i byggeperioden, og som kan endres i form av tillegg/fradrag, jf generelle kontraktsvilkår, angir således Samspillsentreprenørens maksimalvederlag før beregning av bonus/malus. Med den begrensing som ligger i GMP skal prosjektet gjennomføres etter åpen bok prinsippet der Samspillsentreprenøren skal ha betalt for dokumenterbare prosjektkostnader basert på tilbudte selvkostpriser, faktiske kostnader og avtalte påslag. Samspillsentreprenørens kostnader skal hensynta alle rabatter, bonuser mv som Samspillsentreprenøren innvilges knyttet til aktuelle innkjøp i prosjektet; også rabatter og bonuser som ikke synliggjøres på prosjektnivå. Samspillsentreprenørens egne engasjerte ressurser i prosjektet honoreres basert på tilbudte månedsrater, som ikke er gjenstand for lønnsregulering. For å fordele de ansatte/engasjertes timeinnsats i prosjektet mot andre prosjekter man måtte være engasjert i, skal de ansatte føre timelister både for nærværende prosjekt og for alle andre prosjekter man er engasjert i. Timelister for alle ansatte/engasjerte tilknyttet prosjektet, og som skal avregnes basert på månedskostnad, skal utarbeides daglig, og oversendes til Byggherren løpende hver uke. Byggherren har, dersom dette anses nødvendig, også krav på innsyn i timelister ført på andre prosjekter, for konkret etterspurte medarbeidere. Timelistene skal legges til grunn ved fastsettelse av de ansatte/engasjertes prosentvise deltakelse pr måned i prosjektet. Avtalt selvkostkalkyle med avtalt påslag avregnes forholdsmessig basert på engasjement i prosjektet pr måned. (Eksempel: Dersom timelistene til medarbeider Y viser at hun har arbeidet totalt 50 timer på prosjektet i mai, samtidig som 85 timer er arbeidet på andre prosjekter og 15 timer har medgått til kurs/sykdom i samme måned, skal det faktureres 33 % av avtalt månedsrate for Y i mai.) Det skal være full åpenhet mellom Samspillsentreprenøren og Byggherren om prosjektets økonomi på alle nivåer. Samspillsentreprenøren skal ved hver månedsavslutning utarbeide en rapport som partene blir enige om i samspillsfasen. Byggherren har på et hvilket som helst tidspunkt krav på innsyn i enhver dokumentasjon knyttet til byggeprosjektet som Samspillsentreprenøren har, eller kan få, tilgang til, og har også Samspillsentreprenørens generelle fullmakt til å kreve ytterligere opplysninger/ dokumentasjon fra alle Samspillsentreprenørens leverandører/underentreprenører for selv å kunne kvalitetssikre påførte kostnader herunder rabatter, bonuser mv. Samspillsentreprenøren skal gjennom sin månedlige prosjektrapport vise tidspunktene for pådratte kostnader og mottatte inntekter. I forhold til pådratte prosjektkostnader skal finansregnskapet gå i 0 altså slik at Samspillsentreprenøren verken skal ha en
likviditetsgevinst eller et likviditetstap på prosjektet der også innestående skal hensyntas. I den grad Samspillsentreprenøren faktisk enten har en renteinntekt eller en renteutgift i prosjektet, skal betalingsplanen justeres for å korrigere differansen. En eventuell likviditetsgevinst eller et eventuelt likviditetstap avregnes i sluttoppgjøret, basert på 5% rente p.a.. 7. ENDRING AV MÅLPRIS OG GMP For å forenkle håndtering av endringer (både positive og negative endringer) har partene blitt enige om at alle endringer skal prises gjennom en omforent sjablong, jf pkt 3. Vilkårene for å endre Målpris og GMP fremgår av vedlagte kontraktsvilkår. Prisingen av endringsarbeidet tar utgangspunkt i faktisk selvkost for selve utførelsen av endringsarbeidet. I tillegg kommer de prosentpåslag som er avtalt i sjablongen, jf pkt 3. I den grad det er samspillsentreprenørens egne ansatte som skal utføre endringen, skal partene søke å bli enige om faktisk selvkost for utførelse (eksklusiv prosjektering, administrasjon, hjelpearbeider, fortjeneste mv) før arbeidene igangsettes. Dersom partene ikke blir enige skal de som utfører arbeidet føre timelister for alt arbeid knyttet til utførelsen av endringen. Timelistene skal attesteres av byggherre. Selvkost pr time for utførelsen skal beregnes med utgangspunkt i selvkost månedsrate delt på 155 arbeidstimer pr måned. Tilsvarende beregning skal også foretas ved eventuelle negative endringer, men da basert på et estimert forventet timetall. 8. VEDERLAG BONUS OG MALUS Dersom de samlede prosjektkostnader, inkl Samspillsentreprenørens påslag mv, i sluttoppgjøret blir lavere enn Målpris, regulert for eventuelle endringer i Målpris, jf generelle kontraktsvilkår, utløses rett til bonus for Samspillsentreprenøren. Bonusen skal utgjøre 75 % av differansen mellom Målpris og total prosjektkostnad, i intervallet inntil 2% under Målpris. I intervallet over 2% og inntil 6% under Målpris utgjør bonusen 25% av differansen mellom Målpris og total prosjektkostnad. For den del av total prosjektkostnad som ligger mer enn 6% under Målpris utløses ingen rett til bonus for Samspillentreprenøren. Samlet maksimal bonus kan etter dette utgjøre 2,5% av Målpris. Bonusen forfaller til betaling i forbindelse med sluttoppgjøret. Dersom de samlede prosjektkostnader, inkl Samspillsentreprenørens påslag mv, i sluttoppgjøret blir høyere enn Målpris, regulert for eventuelle endringer i Målpris, jf generelle kontraktsvilkår, får Samspillsentreprenøren dekket 75 % av prosjektkostnadene som overstiger Målprisen, oppad begrenset til 5% over Målprisen, og 25% av prosjektkostnadene mellom 5% og 10% over Målprisen, regulert for eventuelle endringer av Målprisen, jf generelle kontraktsvilkår. Prosjektkostnader utover 10% av Målprisen, som tilsvarer GMP, vil ikke bli honorert av Byggherren. 9. FAKTURERINGSPLAN Samspillsentreprenøren utarbeider forslag til faktureringsplan, basert på pådragsplan utarbeidet i samspillsfasen. Faktureringsplanen skal ta utgangspunkt i Målpris, fratrukket innestående i henhold til NS 3431 pkt 30.3.
Avdrag kan kreves på grunnlag av det som er utført, og det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges. Dersom det finner sted avvik i forhold til avtalt eller planlagt fremdrift, skal faktureringsplanen justeres tilsvarende. 10. FREMDRIFT M.V Følgende dagmulktsbelagte frister gjelder for prosessen: Dagmulktsbelagte frister Dato Dagmulkt Etablere byggherrebeslutningsplan på avtalt detaljnivå To uker etter igangsettelse 10 000,- pr kalenderdag Ferdigstilte parkeringsarealer og nærmiljøanlegget inkl. og brønnpark for varmepumpeanlegg 14. august 2014 30.000,- pr kalenderdag Sluttfrist 6 måneder etter oppstart prøvedrift [x] 1,0 av Målpris pr kaldenderdag Ved overskridelse av de dagmulktsbelagte fristene har Byggherren krav på dagmulkt pr kalenderdag som angitt i tabellen ovenfor. Eventuell dagmulkt anses ikke som en prosjektkostnad. Samspillsentreprenøren utarbeider og løpende oppdaterer fremdriftsplan(er) for alle aktiviteter som inngår i byggeprosjektet, med nødvendig detaljeringsgrad og avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, for å gi også styringsgruppen og Byggherren tilstrekkelig styring og kontroll av prosjektets avtalte fremdrift. Samspillsentreprenøren skal senest innen 3. arbeidsdag i hver måned utarbeide og oversende styringsgruppen en prosjektrapport som også viser detaljert status for prosjektets fremdrift inkludert fremdriftsfront, økonomi og evt avvik og problemområder mv. Format og innhold avtales nærmere. 11. BYGGHERREBESLUTNINGSPLAN I for-/detaljprosjektet utarbeidet i prosjektutviklingsfasen er alle vesentlige løsninger, materialer og utførelser, samt konkrete rammeforutsetninger for disse, fastlagt. Byggherren kan velge løsninger innenfor de definerte rammene. Samspillsentreprenøren har ansvaret for at Byggherren får mulighet til å velge løsninger for samtlige synlige arbeider, og skal fremlegge det beslutningsgrunnlag for Byggherrens valg som Byggherren etterspør. For å tilrettelegge for Byggherrens valg skal Samspillsentreprenøren utarbeide en byggherrebeslutningsplan, på et så detaljert nivå som Byggherren krever. Utkast til plan skal utarbeides av Samspillsentreprenøren så snart som mulig og senest 14 dager etter fysisk oppstart - og angi innen hvilke frister Byggherren må treffe sine valg for at valgene ikke skal ha verken tids- eller kostnadskonsekvens. Planen skal utarbeides slik at Byggherren får
fremlagt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag av Samspillsentreprenøren minimum 14 dager før beslutningen skal fattes. Byggherrebeslutningsplanen skal løpende videreutvikles/revideres av Samspillsentreprenøren/samspillsgruppen, for å tjene som et aktivt verktøy for å sikre at prosjektet når de overordende målsetninger om blant annet samarbeid og gode løsninger. 12. UNDERENTREPRENØRER OG UNDERLEVERANDØRER De arbeider og leveranser som ikke utføres direkte av Samspillsentreprenøren, skal kjøpes inn/kontraheres av Samspillsentreprenøren i nært samarbeid med Byggherren. Kontrakter med Samspillsentreprenørens kontraktsmedhjelpere skal være basert på relevante kontraktsstandarder, samspillskontraktens forutsetninger, herunder ivareta Samspillsentreprenørens forpliktelser i henhold til generelle og spesielle kontraktsvilkår, samt være i henhold til prosjektets omforente kvalitetsplan med tilhørende bestemmelser og spilleregler mv. At utførelse skjer gjennom kontraktshjelper påvirker ikke Samspillsentreprenørens forpliktelser i forhold til Byggherren. Alle konsulenter, underentreprenører og underleverandører som engasjeres skal godkjennes av Byggherren. Byggherren kan nekte å godkjenne konsulenter, underentreprenører og underleverandører dersom dette er saklig begrunnet i disses forhold. Godkjennelse skal skje skriftlig og senest innen en uke etter at Samspillsentreprenøren har anmodet om slik godkjennelse forutsatt at Samspillsentreprenøren samtidig har gitt Byggherren den informasjon Byggherren treng for å vurdere den aktuelle underentreprenør. Samspillsentreprenøren plikter, umiddelbart etter at avtale(r) med konsulenter, underentreprenører og underleverandører er underskrevet, å oversende avtalen(e) til Byggherren med alt tilhørende materiale, herunder tilbudsforespørsel, møtereferater mv. Samspillsentreprenøren plikter videre, på forespørsel fra Byggherren, å sende kopi av all korrespondanse med konsulenter, underentreprenører og underleverandører til Byggherren, herunder også fakturaer, e-mails mv. Byggherren skal innkalles til, og har rett til å være til stede i alle typer møter, herunder avklaringsmøter, byggemøter, fremdriftsmøter, prosjekteringsmøter, driftsmøter m.v, med underentreprenør(ene). 13. NÆRMERE OM SKOLEDRIFT I BYGGEPERIODEN Eksisterende gymsal skal kunne benyttes frem til 1. januar 2016. Samspillsentreprenøren er ansvarlig for å ivareta alle forhold som er nødvendige for å koordinere bruk av gymsalen i forhold til pågående byggearbeider i byggeperioden. Eksempelvis påligger det Samspillsentreprenøren å sikre tilfredsstillende rømningsforhold for elever og ansatte gjennom hele byggeperioden. Samspillsentreprenøren plikter å iverksette effektive tiltak for å hindre støvtransport til gymsalen. All støyende aktiviteter i hele byggeperioden skal hensynta skole i drift, slik at alle støyende arbeider må koordineres med brukeren av anlegget.
Tilrettelegging for bruk av gymsal og hensyntagen til skole i drift i forhold til støy mv, gir under ingen omstendighet Samspillsentreprenøren krav på tillegg i Målpris/GMP. 14. OPPLÆRING AV BRUKERE Både før og etter overlevering vil det være behov for opplæring av representanter fra Ringsaker kommune utover overlevering av FDV-dokumentasjon. Før overtagelse anses kostnadene som en prosjektkostnad som ikke gir Samspillsentreprenøren rett til endring av Målpris og/eller GMP. Etter overtagelse skal vederlag for opplæring bestemmes av de kontraktsfestede selvkostratene og påslagsprosentene, men kostnadene regnes ikke som prosjektkostnader. 15. KVALITETSSTYRING, MILJØSTYRING OG HMS: SAMSPILLSENTREPRENØRENS SÆRLIGE ANSVAR Samspillsentreprenøren skal utarbeide spesifikke handlingsplaner og gjennomføre et opplegg for kvalitets- og miljøsikring av prosjektering og utførelse som sikrer oppfyllelse av de kontraktsforutsatte krav og forutsetninger, samt offentlige lover og forskrifter som Arbeidsmiljøloven og Byggherreforskriften mv. Samspillsentreprenøren er økonomisk ansvarlig for alle krav som måtte bli rettet mot Byggherren som følge av Samspillsentreprenørens eller hans kontraktshjelperes mislighold av denne kontrakts forpliktelser eller manglende etterlevelse av forpliktelser i lov og forskrift, herunder krav i h t ligningsloven eller skattebetalingsloven. Samspillsentreprenøren er videre ansvarlig for og skal uoppfordret dokumentere at ansatte som benyttes ved utførelsen av kontraktsarbeidet har lønns- og arbeidsvilkår som oppfyller de til enhver tid gjeldende lovpålagte krav, herunder krav i henhold til allmenngjøringsvedtak. Samspillsentreprenøren skal også dokumentere at ansatte hos Samspillsentreprenørens kontraktsmedhjelpere oppfyller kravene *** Denne avtale er skrevet i 2 to eksemplarer hvorav partene beholder hver sitt. Sted/dato. Sted/dato...... Ringsaker kommune [x]