KRAVSPESIFIKASJON Levering av banktjenester For Side 1 av 8
Innhold 1 Innledning... 3 2 Beskrivelse av tjenesten... 3 2.1 Gebyrjustering... 3 2.2 Kontoorganisering/Konsernkontosystem/Låneramme... 3 2.3 Rentevilkår og gebyr... 3 2.4 Avkastning på innskudd... 4 3 Praktisk gjennomføring av avtalen... 4 3.1 Oppstart... 4 3.2 Oppfølging... 4 3.3 Betalingsformidling... 4 3.4 Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling... 4 3.5 Kontanthåndtering og tilgjengelighet på manuelle tjenester:... 5 3.6 Informasjon/rapportering... 5 3.7 Rådgivning/ Cash management / Fremtidige planer... 5 3.8 Opsjon - Forvaltning/NAV... 5 4 Grunnlagsdata... 6 4.1 Generelt.... 6 4.2 Innskudd... 7 4.2.1 Innskudd/innestående pr. 30.06.2014.... 7 4.3 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - kommunekassen... 7 4.3.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer)... 7 4.3.2 Utbetalinger... 7 4.3.3 Innbetalingsmåte... 8 4.3.4 Utbetalingsmåte... 8 4.4 Dagens bruk av nettbank... 8 4.5 Betalingsformidling /Cash management... 8 Side 2 av 8
1 Innledning 1.1.1 Horten kommune ønsker tilbud på banktjenester i henhold til spesifikasjonene i dette dokument. Avtalen skal kunne iverksettes fra og med 1. desember 2014. Det henstilles til leverandørene om å beskrive løsninger der dette er aktuelt. Slike beskrivelser av løsninger vil kunne ha stor betydning for evaluering av tilbudet. 1.1.2 Alle priselementer skal prises i vedlegg 3 prisskjema. 2 Beskrivelse av tjenesten 2.1 Gebyrjustering 2.1.1 Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Forslag til avtale må vedlegges tilbudet. 2.2 Kontoorganisering/Konsernkontosystem/Låneramme 2.2.1 Horten kommune skal ha et konsernkontosystem der alle konti som tilhører Horten kommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter kommunens behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet skal Horten kommune ha egne konti for skattetrekk- og legatmidler (bundne innskudd). 2.2.2 I tillegg til kommunens konti skal kommunale bedrifter (KF, IKS eller AS), som Horten kommune har det operative regnskapsansvaret for, omfattes av avtalen. Det forutsettes at disse gis samme rente på sine innskudd som det kommunen har. 2.2.3 Som en del av konsernkontosystemet, ønskes det en låneramme/trekksramme på 10 mill. kr. Denne skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. 2.2.4 Kommunen skal ha mulighet til å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. 2.3 Rentevilkår og gebyr 2.3.1 Horten kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto innskudd og lån innenfor etablert låneramme. 2.3.2 Bundne innskudd skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. 2.3.3 Andre krav til renteberegning og gebyr Renten skal beregnes ut fra daglig saldo basert på 1 mnd. NIBOR rente. Renten bør utbetales hver måned. Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. Side 3 av 8
2.4 Avkastning på innskudd 2.4.1 I henhold til kommunens vedtatte finansreglement ønsker Horten kommune maksimal avkasting på sine likvide midler. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. 3 Praktisk gjennomføring av avtalen 3.1 Oppstart 3.1.1 Det skal beskrives og legges frem dokumentasjon på hvilke ressurser som blir satt inn for å sikre smidig oppstart og fremdriftsplan. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. 3.2 Oppfølging 3.2.1 Det skal holdes jevnlige statusmøter mellom leverandør og oppdragsgivers kontaktperson(er), minimum 2 ganger pr år. Leverandør er ansvarlig for innkalling og gjennomføring. 3.2.2 Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner med tilhørende kompetanse som Horten kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Overordnet ansvar for avtalen. Cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. 3.2.3 Tilbyder skal oppgi aktuelle kurs, seminarer og konferanser som tilbys Horten kommune. 3.3 Betalingsformidling 3.3.1 Horten kommunes utbetalinger skjer per i dag hovedsaklig via filoverføring fra kommunenes økonomisystem Visma Enterprise, Sosio og Agresso lønnssystem til banken. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at kommunen kan ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse skal alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. 3.3.2 Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette skal kommenteres i tilbudet. 3.4 Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling 3.4.1 Kommunen bruker nettbank, stort sett hver dag. Det er svært viktig at nettbanktjenesten er brukervennlig og informativ. Denne skal fullt ut integreres med kommunens reskontrosystem, og daglige remitteringer. Leverandør skal gi en kort beskrivelse av sin nettbankløsning samt eksempler på skjermbilder. 3.4.2 Tilbyder skal beskrive praktiske løsninger på kommunens behov for bedriftsterminal, kort, nettbank og eventuelt andre elektroniske løsninger. 3.4.3 Garantert oppetid på nettbank, betalingsterminaler og minibanker oppgis. 3.4.4 Dersom systemfeil hos banken medfører gebyrer for kommunen, skal banken dekke dette. 3.4.5 Tilgjengelighet, teknisk kompetanse, service og oppfølging i det daglige skal beskrives. Side 4 av 8
3.5 Kontanthåndtering og tilgjengelighet på manuelle tjenester: 3.5.1 Kommunen har behov for henting og levering av kontanter, telling av skillemynt, veksel, sjekker og annen relevant kundebehandling. Tilbyder skal beskrive hvordan kontanter håndteres i praksis. 3.5.2 Banker uten filial i kommunen skal redegjøre for hvordan behovene nevnt i forrige pkt. imøtekommes. 3.5.3 Noen innbyggere ønsker å betale sin skatt gebyrfritt i kommunekassa. Det er ønskelig at disse innbyggerne kan betale skatteterminene gebyrfritt i banken. Vi ber den enkelte leverandør bekrefte om en slik ordning kan godtas. 3.5.4 Banken skal oppgi åpningstid. 3.6 Informasjon/rapportering 3.6.1 Tilbyder må ha lett tilgjengelig transaksjonshistorikk. Eksempel vedleggs tilbudet. 3.6.2 Det er ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Tilbyder skal gi eksempler på tilgjengelige rapporter/likviditetsprognoser i sitt tilbud. 3.6.3 Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. 3.7 Rådgivning/ Cash management / Fremtidige planer 3.7.1 Tilbyder skal beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. 3.7.2 Horten kommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Det forutsettes at banken jobber for å utvikle moderne og fremtidsrettede løsninger, og har dette som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handelsløsninger osv. 3.7.3 Leverandør skal også beskrive utviklingsplaner og strategier spesielt rettet mot offentlig sektor og hvordan dette vil påvirke oppdragsgiver. 3.7.4 Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse for kommunen bes beskrevet, 3.7.5 Kommunen ønsker at banken bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. 3.8 Opsjon - Forvaltning/NAV Oppdraggiver ved NAV har følgende tilleggsbehov som er opsjon til denne avtalen. 3.8.1 NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi, og har behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter avtaler inngått med den enkelte klient. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtalen. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). Tilbyder skal beskrive løsning. Dersom kortløsning medfører overtrekk skal dette dekkes av tilbyder. 3.8.2 NAVs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Side 5 av 8
3.8.3 Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder må beskrive hvilke løsning de kan tilby. 4 Grunnlagsdata 4.1 Generelt. Følgende grunnlagsdata gjelder kun kommunens konti og transaksjoner. ( Alle tall er i tusen kr.) Regnskap Budsjett 2013 2014 Drift: Brukerbetalinger 79 342 81 032 Andre salgs- og leieinntekter 119 025 124 015 Overføringer med krav til motytelse 219 025 157 614 Rammetilskudd 632 483 690 007 Andre statlige overføringer 35 841 36 326 Andre overføringer 634 420 Inntekts- og formuesskatt 564 325 567 197 Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter 1 650 854 1 656 611 Lønnsutgifter 854 584 840 990 Sosiale utgifter 232 406 261 634 Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon 183 330 177 838 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon 174 433 183 575 Overføringer 124 804 140 980 Avskrivninger 51 755 52 000 Fordelte utgifter -12 383-12 426 Sum driftsutgifter 1 608 931 1 644 591 Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte 11 744 10 200 Mottatte avdrag på utlån 384 250 Sum eksterne finansinntekter 10 450 Renteutgifter og låneomkostninger 33 322 42 875 Avdrag på lån 32 948 36 225 Utlån 1 918 1 885 Sum eksterne finansutgifter 68 190 80 985 Resultat eksterne finanstransaksjoner -56 060-70 535 Motpost avskrivninger 51 755 52 000 Netto driftsresultat 37 617-6 515 Side 6 av 8
4.2 Innskudd 4.2.1 Innskudd/innestående pr. 30.06.2014. Type Beløp Sum ordinære konti 285 199 560,00 Legatkonti 3 393 795,00 Skattetrekkskonto 22 111 225,00 Fondsplasseringer Total sum 310 704 580,00 Bevegelser for alle kommunens konti 2013/2014 Måned i 1.000 kr Måned i 1.000 kr Juli 2013 205 122 Januar 2014 222 318 August 2013 134 590 Februar 2014 226 699 September 2013 151 623 Mars 2014 281 961 Oktober 2013 120 088 April 2014 324 955 November 2013 162 528 Mai 2014 301 666 Desember 2013 244 594 Juni 2014 307 310 4.3 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - kommunekassen 4.3.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Vann, kloakk, renovasjon 36 541 4 Byggegebyrer/tilknytning, 12 oppmåling 543 Opphold alders-/sykehjem Hjemmehjelp 10 940 12 Barnehageopphold 9 112 11 Skolefritidsordninger 8 243 11 Andre innbetalinger 3 211 12 Sum 68 590 ca 95 % Fordeling OCR % OCR % ikke OCR 4.3.2 Utbetalinger Type krav Årsbasis (ca antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger 34 000 Utbetalinger utland 20 tilsvarende antall Andre utbetalinger 38 330 tilsvarende antall Sum 72 350 Side 7 av 8
4.3.3 Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (ca antall ) OCR-giro 69000 OCR-returfil 1000 Elektroniske innbetalinger uten OCR 2400 Avtalegiro 8000 E-faktura 17000 Inngående SWIFT 2 Kontant innbetaling, sjekk/returnerte utbetalingsanv. 1000 Sum 98402 4.3.4 Utbetalingsmåte Utbetalingsmåte Utbetalingsfordeling pr.år (ca antall) Manuelle tjenester Sjekk 50 Annet (spesifiser) 20 utbetaling utland manuell til konto Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via bankens system(nettbank) Lønnsoverførsel 34000 Filoverførsel med strukturert melding 6500 Filoverførsel uten melding 5500 Filoverførsel m/melding 5000 Filoverførsel m/kid nr. 21100 Filoverførsel m/utbet.anv. 200 Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank 30 SWIFT med IBAN 20 Sum * 72350 4.4 Dagens bruk av nettbank Tjeneste, omfatter alle selskap Bruk Antall brukere med online tilgang til banken 20 Antall konti 41 Antall betalingsterminaler 6 4.5 Betalingsformidling /Cash management Horten kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C EHF Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort I BRUK Ja Ja Ja Ja Nei Side 8 av 8