Systemløsning for ekstern interaktiv henvisning og rekvirering (IHR) for levering til helseforetakene i Helse Vest Saksnr. 2012/138 Vedlegg D
1 Overordnet beskrivelse av ønsket løsning 1.1 Prosessbeskrivelse De funksjonelle kravene for løsning av interaktiv henvisning og rekvirering fra tjenestebestiller til tjenesteyter er bygd opp ut fra prosessbeskrivelsen som løsningen skal understøtte.(se figur 1) Fig. 1 Overordnet aktører og prosesser i løsning for interaktiv henvisning og rekvisisjon Alle prosessene begynner med en konsultasjon på hos primærhelsetjenesten. Der lages og sendes henvisning/rekvisisjon til de ulike fagområdene hos tjenesteyter. 1.1.1 Henvisningsprosess hos bestiller/rekvirent Før bestiller starter rekvirering eller henvisning, skrives dagens journalnotat for pasienten i EPJ. Deretter går legen over til skjermbilder for rekvirering og henvisning og finner der automatisk preutfylt og gjenbrukt nødvendige opplysninger fra EPJ. Bestiller velger prøver, analyser og redigerer/fyller inn ytterligere tekst (fritekst og strukturer) i dokumentet. Underveis må legen kunne skifte mellom rekvirerings/henvisningsbildet og andre deler av EPJ for eventuelt å kopiere ytterligere data, men også for å få faglig oversikt og kvalitet. Etter ferdigstilling og kontroll lagres og sendes bestillingen til tjenesteyter. 1.1.2 Klinisk henvisning Primærlegen har hovedansvaret for en pasients medisinske behandling, og er den pasienten møter først ved en helseplage. Primærlegen vil undersøke pasienten, og rekvirere analyser og henvise til bildediagnostikk etter behov. Dersom primærlegen vurderer at han ikke har den nødvendige kompetansen, ressurser eller utstyr til å utrede videre eller behandle pasienten, vil Versjon: 0.82 Side 2 av 8
han/hun henvise pasienten til spesialisthelsetjenesten (tjenesteyter). Ved akutt behov, kan pasienten henvises som øyeblikkelig hjelp (ØH), som betyr at pasienten legges inn direkte på aktuell sykehusavdeling for øyeblikkelig vurdering. Henvisningsskrivet sendes i brevs form eller elektronisk fra primærlege til aktuell sykehusavdeling eller institusjon. Den kan inneholde en oppsummering av pasientens tidligere sykehistorie, aktuell sykehistorie, undersøkelsesfunn, årsak til henvisning, medikasjonsliste og ev. annen informasjon som primærlegen vurderer er nødvendig å inkludere. Det er få lovpålagte krav til akkurat hva en henvisning skal inneholde av informasjon, selv om det er etterhvert blitt utarbeidet forslag og anbefalinger i de kliniske miljøene («den gode henvisning»). Ved øyeblikkelig hjelp vurderes pasienten og henvisning av vaktlege. I den normale henvisningsprosessen blir henvisningen mottatt av aktuell avdeling, og den vurderes av en klinisk spesialist. Henvisningen vurderes først med hensyn på «rett til helsehjelp» (den kan f.eks. aksepteres eller avvises) og deretter mhp tidsfrist, basert på prioriteringsveiledere og alvorlighetsgrad. Pasienten vil innkalles til en konsultasjon eller undersøkelse for en vurdering av en spesialist. Spesialisthelsetjenesten har da overtatt ansvaret for videre utredning, vurdering og ev. behandling av den aktuelle problemstillingen. En stadig større utfordring i spesialisthelsetjenesten er riktig prioritering av henvisninger siden dette bestemmer tidsfrist for helsehjelpen. Det er også ventetid på undersøkelser, og ressursene må brukes på de pasientene som har størst behov for disse. Prioriteringen og ev. oppsett til undersøkelser baseres på opplysninger i henvisningsskrivet. Ved mangel på relevante opplysninger er det førende at klinikeren må forutsette det verste utfallet for å unngå at alvorligere sykdom enn initialt tiltenkt går ubehandlet i lenger tid enn det som er forsvarlig. Dersom spesialist ønsker ytterligere opplysninger fra fastlege skjer dette som regel i brevs form, da det er pr. i dag få etablerte løsninger på elektroniske meldinger av denne type kommunikasjon, og det kan være tidkrevende å koordinere tilgjengelighet på telefon. Henviser og spesialist kan også ha forskjellig antagelser og vurderinger av hva som er relevante og viktige opplysninger. Bedre kvalitet på henvisninger der nødvendige og relevante opplysninger for den aktuelle helseplagen fremkommer, vil kunne gi bedre vurdering, prioritering og bruk av ressurser, og totalt sett bedre pasientbehandling. Etter konsultasjon og ev. behandling hos spesialist, vil primærlege motta epikrise (fra sykehusopphold) eller poliklinikknotat med ev. undersøkelsesfunn, prøvesvar, behandlingsinformasjon og spesialistvurdering av sykdom/plage. Det kan være nødvendig at pasienten fortsetter med behandling eller kontroller hos spesialist. Når spesialisten vurderer at pasienten er ferdigbehandlet, overlates behandlings-/oppfølgingsansvaret for den aktuelle sykdom tilbake til primærlegen. 1.1.3 Laboratorierekvisisjon Ved rekvirering til laboratoriefagene er det prøvemateriale fra pasienten som fysisk flyttes fra bestiller til tjenesteyter. Ved laboratorierekvirering vil følgende prosesser inngå: Valg av analyser Utskrift av etiketter til merking av prøvemateriale og ev. tilleggsinformasjon til prøvetaker. Prøvetaking og merking av prøvebeholder Pakking og forsendelse av prøvemateriale til tjenesteyter. Prøvematerialet som mottas hos tjenesteyter kobles til elektronisk rekvisisjon ved hjelp av sikker ID-merking (strekkode på etikett). Prøverørene skal kunne settes direkte på analyseinstrumenter for analysering av rekvirerte analyser ev. fordeles/forbehandles avhengig av rekvirerte analyser. Versjon: 0.82 Side 3 av 8
1.1.4 Bildediagnostisk henvisning Tjenesteyter vurderer henvisning fra bestiller og kaller pasient inn til time. Det er ved enkelte typer undersøkelser behov for gitte blodprøver /forberedelse av pasient før pasient møter til time. Intensjonen for bildediagnostisk henvisning er å sikre informasjonsutvekslingen mellom bestiller og tjenesteyter. Dette for å sikre at pasientene i rett tid i utredningsfasen får gjort de nødvendige forberedelser / undersøkelser og analyser uten unødig forsinkelse før bildediagnostisk undersøkelse blir utført. Det er ønskelig med mulighet for dialogmelding mellom fagsystemer og primærhelsetjenestens EPJ. 1.2 Overordnet løsningsskisse Under gis en overordnede løsningsskisser for tenkt løsning, men Leverandørene stilles fritt til å foreslå andre og bedre løsningsalternativer innenfor de funksjonelle og tekniske rammer som gjelder. Utfordringene er å få tilrettelagt en funksjonalitet i løsningen for interaktiv henvisning og rekvirering, som understøtter tjenestebestiller sin arbeidsprosess slik at disse bedres. Videre er det ønskelig å tilrettelegge en løsning som er nettsentrisk og at eksisterende klienter i størst mulig grad benyttes. Utfordringen i løsningen ligger i skjæringspunktet mellom god funksjonalitet for løsning og god teknisk arkitektur. Det er et mål å finne fram til en teknisk løsning som er fremtidsrettet og som innebærer minst mulig kompleksitet i forhold til drift og forvaltning. Systemskissene visualiserer ønsket løsning som et bindeledd mellom EPJ ene i primærhelsetjenesten og aktuelle fagsystemer i Helse Vest for henvisnings- og rekvisisjonsprosessen. Hovedkomponentene i IHR vil være funksjonalitet for henvisning og rekvirering, samt tjenestekatalogen som disse baserer seg på. I tillegg kommer løsninger tilknyttet informasjonsutveksling, sikkerhet og reserveløsning. Versjon: 0.82 Side 4 av 8
1.2.1 Henvisning og rekvirering Løsning for interaktiv henvisning og rekvirering ønskes implementert hos alle aktuelle bestillere av tjenester fra Helse Vests tjenestekatalog. For å støtte opp under tjenestebestillers arbeidsflyt, innebærer dette at løsningen må være tett integrert med bestillers EPJ system. Det antas at informasjonsutvekslingen mellom delene i løsningen, vil være en kombinasjon av asynkron og synkron kommunikasjon. Hvordan dette løses, er opp til leverandøren å foreslå, men det forventes at løsningen baseres på den gjeldende samhandlingsarkitekturen for helsesektoren. Informasjonsutvekslingen mellom tjenestebestillers EPJ og løsningen for interaktiv henvisning og rekvirering, må løses i samarbeide med EPJ leverandørene. Løsning for interaktiv henvisning og rekvirering skal kunne hente og lagre en lokal kopi av tjenestekatalog. Tilbyder må beskrive grensesnitt mellom løsningene, samt hvilke standarder og formater som benyttes. I denne sammenheng skal et grensesnitt forstås som et område (system, teknisk, geografisk, organisatorisk eller lignende) hvor to eller flere parter skal enes om en felles løsning for å oppnå tilfredsstillende resultat for sluttproduktet. 1.2.2 Tjenestekatalog Løsning for tjenestekatalog med beslutningsstøtte skal kunne ta imot data oversendt fra spesialisthelsetjenesten og tilrettelegge for publisering slik at tjenestene er tilgjengelige for tjenestebestiller, samt ha mulighet for forvaltning, oppdatering og endring av data, før disse publiseres for tjenestebestiller. Tilbyder skal beskrive og begrunne valgte grensesnitt og standarder. Tilbyder skal tilby løsning der helseforetakene skal tilrettelegge tjenester i form av tjenestekatalog for hvert av områdene klinikk, bildediagnostikk og laboratorietjenester. Tjenestekatalogen skal benyttes til distribusjon av tjenester med beslutningsstøtte for tjenestebestiller, samt til etablering, oppdatering og forvaltning av tjenester med beslutningsstøtte for spesialisthelsetjenesten. Løsningen for tjenestekatalog må kunne eksponere et grensesnitt som tilbyr uthenting av henvisningsråd og henvisningsmal direkte fra bestillers EPJ. Dette skal muliggjøre en tett integrasjon mellom henvisningsprosessen i tjenestebestillers EPJ og tjenesteyters tjenestekatalog. Se mer detaljert beskrivelse i avsnittet under. 1.2.3 Sikkerhet Det må være tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i alle ledd av løsningen og i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området. Likeledes må løsningen være robust og pålitelig i forhold til de funksjoner den skal løse. 1.2.4 Kommunikasjon Løsningen må sikre effektiv og trygg informasjonsutveksling mellom de ulike komponentene løsningen består av, samt til grensesnitt mot bestillers EPJ system og tjenesteyters fagsystem. Informasjonsutvekslingen må kunne spores, logges og overvåkes for å sikre en effektiv og pålitelig bestillingsprosess. Versjon: 0.82 Side 5 av 8
1.2.5 Reserveløsning Løsningen må ivareta at tjenestebestiller i enhver situasjon kan fortsette konsultasjoner av pasienter uansett om Norsk Helsenett er nede, kommunikasjonstjener på helseforetak er nede eller fagsystem på helseforetak er nede. Det må således finnes tilstrekkelig funksjonalitet av løsningen installert lokalt hos tjenestebestiller ved kommunikasjonsbrudd, at man likevel kan foreta henvisninger og rekvisisjoner relatert til en tjenestekatalog. 1.3 Overordnet systemskisse med informasjonsutveksling Det som grovt sett skiller prosessflyten mellom en henvisning og en rekvisisjon, er håndteringen av prøvematerialet. Under vises en grov skisse for en tenkt laboratorierekvisisjon ved bruk av IHR. 1.3.1 Bruk av tjenestekatalog direkte fra tjenestebestillers EPJ For henvisning, må løsningen ha full funksjonell støtte for klinisk og bildediagnostisk henvisning. Det skal åpnes for at aktuell EPJ hos tjenestebestiller skal kunne benytte egen funksjonalitet for selve henvisningsflyten, men da med tett integrasjon med Helse Vests tjenestekatalog for beslutningsstøtte. I første rekke vil dette gjelde for den kliniske henvisningen. Figuren under illustrerer en overordnet skisse der lokalt EPJ benytter egen funksjonalitet for henvisning, men med Helse Vests tjenestekatalog tett integrert. Versjon: 0.82 Side 6 av 8
1.4 Utviklingsmuligheter Tjenestekatalog med beslutningsstøtte er i første omgang tenkt til råd og veiledning i bestillingsprosessen fra bestiller til tjenesteyter. Denne løsningen kan tenke seg benyttet til flere tjenester som spesialisthelsetjenesten ønsker å utvikle eller tilby til primærhelsetjenesten. Tjenestebestiller har gitt uttrykk for at oppfølging av pasientflyt, etter at henvisning og rekvisisjon er sendt helseforetak, er en utfordring. Videre er det ønskelig med en større grad av standardisering i henvisning og rekvireringsprosessen enn i dag, gjerne på tvers av helseforetak og for enkelte områder gjerne nasjonalt. Oppfølging av pasientflyten innen fagområdene klinisk henvisning, bildediagnostisk henvisning og laboratorierekvirering/ henvisning kan være en utfordring for tjenestebestiller. Dette medfører at det kan være hensiktsmessig å få en oppfølging av sendte henvisning innen alle 3 fagfelter for å se på status for eks. Klinisk henvisning: Henvisning til vurdering. Henvisning videresendt til annet helseforetak. Tilsendt time. Utført konsultasjon eller behandling. Signert epikrise. Bildediagnostisk henvisning: Henvisning til vurdering. Tilsendt time. Utført undersøkelse. Signert beskrivelse. Laboratorierekvirering/ henvisning: Versjon: 0.82 Side 7 av 8
Mottatt prøvemateriale. Under analysering. Utført analysering. Signert prøvesvar. Det kan videre være ønskelig under bestilling av tjenester å ha mulighet til å se på tidligere prøvesvar ved bestilling av analyser på samme type analyse eventuelt å se tidligere beskrivelse av undersøkelse ved bestilling av samme type undersøkelse. Versjon: 0.82 Side 8 av 8