Saksliste hovedstyremøte tirsdag 16.06.09 Saksnummer Sak Ansvarlig 160609-00 Godkjenning av protokoll og innkalling Sigurd 160609-01 Regnskap Q1 og prognose 2009 Pål A 160609-02 Regnskapsrutiner Pål A 160609-03 Sportsavisen Terje 160609-04 Orientering fra administrasjonen Hanne, Sverre Deltagere: Sigurd Kvistad Jens Kanden Felicia Røkaas Cathrine Gamborg Terje Jansen Maj Berger-Sæther Forfall: Pål Pettersen Pål Anthonsen Hege Nikolaysen Steven Russell Fra administrasjonen: Sverre Nordby Hanne Harsem 1
Saksnummer 160609-00 Saksbehandler Sigurd Kvistad Protokoll forrige styremøte og innkalling Protokoll fra forrige styremøte foreligger på www.ohil.no. Innkalling til Styremøtet er sendt pr mail. Deltagere styremøte 2009-05-26: Sigurd Kvistad Jens Kanden Pål Anthonsen Hege Nikolaysen Felicia Røkaas Hege Nikolaysen Cathrine Gamborg Steven Russell Terje Jansen Forfall: Pål Pettersen Maj Berger-Sæther Fra administrasjonen: Sverre Nordby Hanne Harsem Vedtak: Protokoll fra møte 2009-05-26 godkjent. Innkalling til møte 2009-06-16 godkjent. Liste over deltaker til møtet legges fra og med nå på forsiden av protokollen, under sakslisten. Det er viktig at saksbehandler forbereder sakene på forhånd og sender sakspapirene til Sverre i forkant av møtet. 2
Saksnummer 160609-01 Saksbehandler Pål Anthonsen Regnskap Q1 og prognose 2009 Regnskap Q1 foreligger. Styret ønsker et konsolidert regnskapsrapport for ØHIL og separate rapporter for undergruppene hver måned. Hver undergruppe skal hver måned ha sin regnskapsrapport. Rapportene må vise budsjett for minimum hovedkonti. Administrasjonen skal gi en skriftlig (kort) vurdering ved hver regnskapsrapportering. Ved hvert kvartal skal undergruppene kommentere regnskap og årsprognose. 3
Saksnummer 160609-02 Saksbehandler Pål Anthonsen Økonomirutiner Det jobbes med forbedring av regnskapsrutiner. Disse vil komme endelig på plass når ny revisor har begynt. Jeg har tatt kontakt med to revisjonsselskaper for mulig samarbeid. Møte er avholdt med ett av dem. Målet er å engasjere en revisor før ferien starter. (I tillegg redegjorde Sverre for møte Pål og Sverre hadde hatt med revisjonsfirma som ønskes engasjert) Vedtak: Styret tar orienteringen til etterretning. Styret gir sin tilslutning til engasjering av revisor. Det er viktig at økonomirutiner prioriteres og fullmaktstrukturen oppdateres. 4
Saksnummer 160609-03 Saksbehandler Terje Jansen Sportsavisen Sportsavisen er, ved siden av nettsidene, klubbens offisielle taleorgan ut til medlemmer og nærmiljø. Den kommer ut 3 ganger i året og trykkes i et opplag 6.000. Den distribueres av Pondus og noen andre gode hjelpere. Sportsavisen blir utviklet av Newmarketing (kost kr. 12.500 pr. nummer) og trykket hos Grønt Lys Digital (kost kr.18.562). Vi ønsker innspill fra styret slik at vi sikrer at vi leverer et så godt produkt som mulig. Korte innspill ønskes blant annet på: Vet vi noe om mottakelsen hos medlemmene? Antall utgaver/opplag? Bør det investeres noe mer i utvikling av redaksjonelt stoff? Muligheter for annonseinntekter? Annet? Hovedinntrykket er at våre medlemmer er veldig fornøyde med avisen slik den er i dag Antall utgaver er bra og godt tilpasset idrettene våre og deres Årshjul Styret er positive til å leie inn journalist (JB) til enkeltsaker i hvert nummer Styret bør være involvert i valget av saker til klubbavisen Sponsorgruppen bør få inn annonsering i Sportsavisen som en del av tilbudet til våre sponsorer Mer bilder og mer tekst om ikke sakene er veldig aktuelle Ved aktuelle saker, kan vi henvise til diskusjon på web-siden vår 5
Saksnummer 160609-04 Saksbehandler Sverre Nordby Hanne Harsem Orientering fra administrasjonen Orientering: Det blir orientert om: Parkering Jarmyra Stor-dugnad i august Kunstis/kunstgress-prosjektet Ny web-side ØHIL Viken Fibernett Cup ØHIL Tine Fotballskole Stabæk-samarbeidet, Jørgen Skjelvik Fakturering av medlemsavgifter og aktivitetsavgifter Hettejakker til trenere/lagledere i ØHIL Fotball Mobil mottaker/sender i lysmastene Barnehage på klubbhuset Status klubbhuset Jarmyra Styret tar orienteringen til etterretning og er godt fornøyd med administrasjonens arbeid og redegjørelse. Avtale om oppsetting av mobilantenner i lysmast på Hoslebanen vurderes av Sigurd før signering. 6