Saken gjelder: 6.B Justering av distriktsgrenser Denne saken ble fremmet på regionskonferansen 2015 med følgende protokollerte vedtak: 1. Regionkonferansen ønsker å justere antall distrikter i tråd med utviklingen av klubbantall. 2. Regionstyret sender saken ut på høring til alle distrikt med høringsfrist 01.12.2015. 3. Basert på høringsuttalelsene vil Regionstyret fremme forslag til endringer av distriktsgrenser til RK2016. Til regionskonferansen 2014 var det foreslått at man burde justere distriktsgrensene i regionen. Dette ble ikke realitetsbehandlet, men tatt ut av sakslisten da saken ikke var tilstrekkelig forberedt. For 10 år siden hadde regionen 70 klubber fordelt på 13 distrikter. Ved inngangen til dette arbeidsår (2016/17) har regionen 48 klubber fordelt på 10 distrikt. Dette gir ett snitt på 4,8 klubber pr distrikt. Dette hadde vært ok hvis klubbene var jevnt fordelt på distriktene. Men 4 distrikter (Bjørgvin, Rogaland, Vestfold og Østland Nord) har tilsammen 31 klubber, 3 distrikt (Agder, Møre, Oslo og Akershus) har 4 klubber, Trøndelag og Østfold har 2 klubber og Nord- Norge har 1 klubb. Mottatte besvarelser Regionstyret har mottatt svar fra følgende distrikt: Bjørgvin, Møre, Nord-Norge, Rogaland, Trøndelag, Vestfold og Østfold. I tillegg har vi mottatt svar fra Asker og Birkeland YMC og fra Lov og kontrollutvalget. Oppsummering Det er vanskelig å finne en overordnet enighet i besvarelsene. Selv innenfor distriktene finnes det forskjellige syn på disse problemstillingene. En svakhet med høringen er mangel på begrunnelse. Derfor blir mange av meningen stående uten en god begrunnelse. Når det gjelder grensene kan man trekke ut noen konklusjoner: Det er ønskelig at grensene skal følge fylkesgrensene, ikke K/M-grensene. Dette kan være en utfordring i kontakt med K/Ms kretsorganisasjoner, men problemet er svært marginalt. I hovedsak mener distriktene at det er unødvendig med egne distriktsledere vi distrikter med færre klubber, men at dette må justeres når klubbantallet endrer seg. Hver klubb tilhører en K/M-krets. Dette kan være et geografisk område eller et fylke. Et Y s Men distrikt består av en eller flere kretser. Saksforelegg Sak 6.B Justering av distriktsgrenser Side 1
F.eks. Distrikt Rogaland består av kretsene Haugaland og Rogaland. Hvis det blir minst 2 klubber i Haugaland krets kan disse klubbene velge om de vil tilhøre distrikt Rogaland, eller skille dette ut som et eget distrikt. Distrikt Krets (K/M) Y s Men s klubber Finnmark Finnmark Ingen Troms Troms Ingen Nordland (1) Nordland Bodø Trøndelag (2) Trøndelag (Nord og Sør) Tiller og Heimdal, Trondheim Møre (4) Møre og Romsdal Borgund, Hareid og Ulstein, Volda og Ørsta, Ålesund Sogn Sogn og Fjordane Ingen Bjørgvin (7) Bjørgvin Askøy, Bergen Olav Kyrre, Birkeland, Biskopshavn, Os, Voss, Åsane Haugaland Haugesund Rogaland (11) Bekkefaret, Frøyland og Orstad, Gand, Rogaland Hinna, Lassa, Madlamark, Sola, Stavanger, Stavanger St. Svithun, Stokka Agder (4) Agder (Vest og Øst) Arendal, Flekkefjord, Grimstad, Mandal Vestfold (6) Vestfold og Telemark Bugården, Kongsberg, Nøtterøy, Sandefjord, Stokke, Tønsberg Buskerud Buskerud Ingen Oslo og Akershus Asker og Bærum Asker, Holmen, Østenstad (4) Oslo og Akershus Nittedal og Hakadal Østfold (2) Østfold Kråkerøy, Råde Østland Nord (7) Hedmark og Oppland Brummundal, Eidsvoll, Engehaugen, Gjøvik, Hamar, Lillehammer, Vestre Toten På distriktskonferansen (mars/april) velges ny neste distriktsleder (DGE fra 1. juli) som inngår i distriktsstyret (fra 1. juli) sammen med distriktsleder (DG) og forrige års distriktsleder (PDG). Hvis distriktet har minst 4 klubber, kan distriktskonferansen beslutte at distriktet skal ha sin egen økonomi. En klubb er ut fra sin lokasjon knyttet til en krets i Norges KFUK-KFUM. Klubbene i en krets kan selv bestemme om de vil opprette et eget distrikt eller vil knytte kretsen til et nabodistrikt som allerede har klubber. Dette betyr at hvis det kommer en klubb i Troms, kan klubben velge om den vil gå sammen med klubben i Nordland eller vil bli værende i Distrikt Troms. På samme måten hvis det blir flere klubber på Haugalandet, kan velge å gå ut fra Rogaland og etablere sitt et eget distrikt Haugaland. Det kan være hensiktsmessig at Østfold går sammen med Oslo og Akershus til Østland Sør og at eventuelle nye klubber i Buskerud går til Vestfold eller Østland Sør, avhengig av lokalisering. På samme måten må man vurdere om Møre og Trøndelag kan utgjøre et distrikt. I noen sammenhenger vil man påpeke at reiseavstandene er store. Likevel har man samlet alle klubbene nord for Trøndelag i et distrikt: Nord-Norge. Andre regioner har også store avstander (og flere språk) innenfor et distrikt. Saksforelegg Sak 6.B Justering av distriktsgrenser Side 2
Regionstyrets innspill til diskusjonen: 1. Distrikt med 1-3 klubber velger en distriktskontakt som i hovedsak er regionstyrets forlengede arm i distriktet og som har ansvar for å opprettholde kontakt med lokalt K- M arbeid. Distriktskontakten velges hvert år, men kan gjenvelges for en periode på inntil 3 år. 2. Regionstyret foreslår at regionen inndeles i følgende distrikt (det er pt ikke klubber i alle distrikt): Distrikt Finnmark Troms Nordland Trøndelag Møre Sogn Bjørgvin Rogaland Agder Vestfold Buskerud Østland Sør Østland Nord Krets (K/M) Finnmark Troms Nordland Trøndelag (Nord og Sør) Møre og Romsdal Sogn og Fjordane Bjørgvin Haugaland Rogaland Agder (Vest og Øst) Vestfold og Telemark Buskerud Asker og Bærum Oslo og Akershus Østfold Hedmark og Oppland Klubbene i et distrikt kan velge å slå seg sammen med et annet distrikt etter vedtak på distriktskonferansen og godkjenning av regionskonferansen. Saksforelegg Sak 6.B Justering av distriktsgrenser Side 3
Saken gjelder: 6.C Distriktenes økonomi Denne saken ble fremmet på regionskonferansen 2015. Saken ble utsatt i påvente av en bedre saksutredning. Saken var en del av høringen om distriktsgrenser og basert på høringsuttalelsene gjorde regionstyret følgende vedtak i sitt møte 08.04.2016, sak 115/15-16: 1. Regionstyret anbefaler at større distrikter (minst 4 klubber) gis anledning til å etablere seg som en enhet med egen kontingent og økonomi. Distriktet ledes av et distriktsstyre. Forutsetningen for dette er: a. Distriktskonferansen skal også velge kasserer (for 1 3 år) og revisor. b. Distriktets vedtekter skal følge de mal-vedtektene som er godkjent av regionstyret. c. Det skal føres protokoll for den del av konferansen som omhandler valgene. Protokollen er nødvendig for å kunne oppdatere i enhetsregisteret. d. Distriktet skal være registrert med eget organisasjonsnummer. e. Distriktet skal ha et arkiv for regnskap og protokoller i minst 5 år. Tillegg fra saksdokumentet i saken Hver høst skal distriktet avholde et årsmøte. Dette kan være i kombinasjon med distriktsrådsmøtet. Her skal distriktsstyret for forrige arbeidsår, legge frem revidert regnskap for (sin periode) perioden 01.07 forrige år til 30.06 inneværende år. Distriktsstyret skal også legge frem en årsmelding for forrige arbeidsår. Det skal skrives referat fra årsmøtet. Årsmelding og regnskap samt protokoll for valget skal legges frem for regionstyret på forespørsel. Saksforelegg Sak 6.C Distriktenes økonomi Side 1
Saken gjelder: 6.D Distriktsvedtekter I forbindelse med at distrikt Vestfold ønsket å formalisere sin rolle med egen økonomi, var det nødvendig å registrere distriktet i Brønnøysundregisteret (BR). For å gjøre dette mulig, måtte det lages vedtekter. Da også distrikt Rogaland ønsket det samme, mente regionstyret at de var ønskelig med en «mal» for distriktsvedtektene. Oppsummering: Regionstyret tok fatt i de forslagene som kom fra Vestfold og Rogaland. Disse ble litt omarbeidet og det ble bygget inn referanser til regionens lover slik at det ikke ville være nødvendig å endre vedtektene selv om regionens lover og vedtekter ble endret. Vedtekter for Distrikt «Navn» Vedtatt på distriktskonferansen dd.mm.åå 1. Navn Enhetens navn er Y s Men International, Region Norge, Distrikt «Navn» heretter betegnet som Distriktet i disse vedtekter. Distriktet er underlagt de lover og vedtekter som gjelder for Y s Men International, Region Norge (organisasjonen). Organisasjonens lover og vedtekter kan kun endres på regionens landsmøte (regionskonferansen) som normalt avholdes i august hvert år. 2. Formål Distriktet er organisasjonens utøvende enhet ovenfor de enkelte klubbene i Distriktet. Den skal bidra til at klubbene utvikler godt vennskap i aktiv tjeneste, inspirere den enkelte klubb til aktiv innsats i kristent arbeid i nærmiljøet og til samarbeid med KFUK-KFUM. Distriktet skal dessuten være klubbenes talerør inn mot regionsledelsen. For øvrig henvises det til organisasjonens lover og vedtekter. 3. Medlemskap og stemmerett Y s Men klubbene i Distriktet er distriktets medlemmer. Hver klubb har stemmerett i henhold til antall medlemmer i klubben slik det fremgår av organisasjonens lover og vedtekter. Ved stemmelikhet har distriktsstyrets leder dobbeltstemme. 4. Ledelse Distriktet ledes av et styre som blir valgt på distriktskonferansen. Styret består av 3 representanter fra klubbene som er medlemmer i distriktet. Distriktsstyrets kan utnevne sekretær, kasser og utvalg som skal ivareta spesielle oppgaver. Valg og regnskapsperiode er fra 01.07 til 30.06. Valg til distriktsstyret gjelder for 3 år. Hvert år velges et nytt styremedlem som tar plass i styret fra 01.07 for en periode for 3 år. Første året er vedkommende nestleder, andre året styreleder og siste året styremedlem. 5. Distriktsrådsmøte Distriktsrådsmøte avholdes i perioden september-oktober hvert år. Her fremlegger distriktsstyret årsmelding og revidert regnskap for siste regnskapsår. Saksforelegg Sak 6.D Distriktsvedtekter Side 1
6. Distriktskonferansen Distriktskonferansen avholdes i perioden mars-april hvert år. Her velges nytt medlem til distriktsstyret, kasserer og revisor samt fastsettelse av distriktskontingent. 7. Endringer Distriktets vedtekter kan endres av distriktskonferansen, forutsatt at endringene ikke bryter med Y s Men International, Region Norge sine lover og vedtekter. Forslag til endringer sendes ut sammen med innkallingen til distriktskonferansen. Endringer kan vedtas med simpelt flertall. 8. Etablering Opphør Etablering og opphør av distriktet skal behandles på regionens landsmøte etter forslag fra distriktskonferansen. Saksforelegg Sak 6.D Distriktsvedtekter Side 2
Saken gjelder: 6.E Medlemsregister Saken ble fremlagt på regionkonferansen 2015 og protokollert med følgende vedtak: 1. Regionskonferansen gir sin tilslutning til å starte arbeidet med å overføre medlemsregisteret til samme løsning som benyttes av Norges KFUK-KFUM. Oppsummering: Da saken ble behandlet i 2015 var det startet samtaler med Norges KFUK-KFUM om å overføre medlemsregisteret til det samme systemet som ble benyttet av dem. Dette viste seg å ta mer tid enn forespeilet. Finn Pedersen, Hinna, nevnte på regionskonferansen at Y s Men International hadde påbegynt et arbeid for å samle alle Y s Men i et eget register. Region Norge var bekymret for hvordan dette skulle påvirke våre muligheter for å benytte medlemsdata til å produsere medlemshåndbok, statistikker, lederlister etc. Regionen vurderte derfor muligheten for å etablere en egen løsning, men slo det fra seg pga tid og kostnad. Vår tjenesteleder for medlemsregisteret hadde annonsert sin fratredelse og det ville ikke være enkelt, for ikke å si umulig, å finne noen som kunne føre dagens løsning videre. Derfor valgte regionstyret å gå inn i den nye løsningen fra 01.02.2016. Før dette ble gjort, ble Lov- og kontrollutvalget bedt om å gjøre en vurdering basert på norsk lov og regelverk for denne type register. Utvalget konkluderte med at dette var innenfor lovens rammer. All oppdatert informasjon om medlemmene ble lagt over i det nye systemet: Navn, adresse, telefon, kjønn, e-post, fødselsår, begynt dato, klubbtilhørighet og klubbverv. All historikk ligger igjen i det gamle systemet. Det nye systemet har merkenavnet Portalbuzz. Regionen har benyttet dette systemet for vedlikehold av medlemsinformasjon fra data ble lagt inn 01.02.2016. Medlemstallene har også vært hentet fra registeret og spart regionen for arbeidet med å sende inn tall etc til IHQ i Geneve. En betydelig fordel med denne løsningen er at alle medlemmer som er registrert med en e-post adresse, kan logge seg på og korrigere informasjon om seg selv. Klubbens sekretær kan også gjøre korreksjoner på alle klubbens medlemmer, melde inn nye medlemmer og registrere medlemmer som sluttet. Sekretæren kan også legge inn neste år styre. Siden et medlem er knyttet til en e-post-adresse, er det ikke mulig at flere blir registrert med samme e-post. Hvert medlem bør ha sin egen e-postadresse! Regionstyrets oppsummering: 1. Regionstyret er fornøyd med at det er laget en internasjonal løsning for medlemsadministrasjon. Dette forenkler regionens drift og frigjør kapasitet til andre områder. 2. Regionstyret håper at løsningen på sikt også kan benyttes ifm påmeldinger til konferanser. Saksforelegg Sak 6.E Medlemsregister Side 1
Saken gjelder: 6.F Seniorklubber Saken ble fremlagt på regionkonferansen 2015 og protokollert med følgende vedtak: 1. Regionkonferansen ønsker ikke å legge til rette for egne seniorklubber slik det foreslått av utvalget. Et nytt punkt 2 foreslått av Olav Hauge, Madlamark: 2. Regionkonferansen forutsetter at regionstyret arbeider videre med å finne løsninger for de underliggende problemstillinger som forslaget om seniorklubber representerer. Oppsummering: Regionstyret har ikke prioritert denne saken spesielt. Imidlertid har regionstyret vært i kontakt med Region Danmark for å høre deres suksessoppskrift. I Danmark ligger klubbene tett på hverandre og det er stor aktivitet og møtevirksomhet i distrikt/seksjon og i regional regi. Mange av disse aktivitetene er lovpålagt for klubbene. Seniorklubbene i Danmark pålegges de samme krav som de vanlige klubbene i Norge. De aktiviteter som de danske klubbene blir fritatt for er ikke aktiviteter som vi pålegger våre klubber. De danske klubbene fritas for å delta på noen obligatoriske presidentmøter og fritas for å stille med kandidater til verv utenfor klubben. Klubbene må søke om å få status som seniorklubber, men det er uklart for oss hvilke kriterier som ligger til grunn for å avvise en slik søknad. Denne oppsummeringen var også kjent ved behandlingen i 2015. Regionstyrets oppsummering: 1. Regionstyret står fast på vedtaket fra i fjor om ikke å legge til rette for seniorklubber i Norge. 2. Regionstyret ønsker å tilrettelegge for etablering av nye klubber med yngre medlemmer. 3. Regionstyret utfordrer klubbene til å rekruttere medlemmer med lavere alder enn klubbgjennomsnittet. 4. Regionstyret ønsker ikke å pålegge små distrikter (med få klubber) å etablere distriktsstyre, men at et klubbmedlem ivaretar oppgaven som kontakt med regionen. Saksforelegg Sak 6.F Seniorklubber Side 1
Saken gjelder: 6.G Y s Magasinet Til regionkonferansen 2015 ble det fremmet forslag om å etablere et samarbeid med Norges KFUK-KFUM (KM) om medlemsblad. Regionkonferansen vedtok å utsette saken. Oppsummering: Regionstyret har vurdert de argumentene som fremkom i debatten i fjor. I tillegg til disse, har også KM begynt å distribuere medlemsbladene elektronisk og Y s Men har valgt å benytte et annet medlemssystem. Derved reduseres synergieffektene knyttet til distribusjon. Regionstyrets strategi: Regionstyret har gjennom arbeidsåret kommet frem til en løsning som vi tror kan fungere. Løsningen baserer seg på at magasinet lages som et enkelt PDF-dokument uten egen design. Som tidligere sparer vi også kostnader på trykking og distribusjon. Magasinet har faste tidsfrister for innlevering av stoff og faste utgivelsesdatoer (4 ganger per år). Disse datoene fremkommer i medlemshåndboka og på nettsidene. Marit Helene Kløve, Åsane er ny tjenesteleder og hun oppfordrer alle til å samle stoff til magasinet. Artikler vil også bli lagt ut på nettsidene gjennom et samarbeid med de forskjellige tjenestelederne og vår nye internett-ansvarlig Bjarne Bredrup, Tønsberg. Regionstyret vet at det fortsatt er mange som ikke har e-post. Men mange av disse har likevel tilgang til internett gjennom andre familiemedlemmer og kan likevel lese Y s Magasinet på nettet. I utgangspunktet vil ikke regionstyret sende ut e-post til klubbene når Y s Magasinet er tilgjengelig. I den grad vi ikke klarer å levere på tid, vil det bli informert om på nettet. Det blir derfor viktigere enn før for medlemmene å holde seg oppdatert uten å måtte lese e-poster. Saksforelegg Sak 6.G Y s Magasinet Side 1