Veiledning til utfylling av framdriftsplan/prosjektplan Framdriftsplanen i søknadsskjemaet vil både bli å finne i kontraktsdokumentet og i framdriftsrapporten, og det er derfor svært viktig at den er utfylt riktig. I framdriftsplanen skal vi først og fremst ha de kritiske milepælene, og de viktigste hovedaktivitetene som leder opp til dem. I eksempelet nedenfor ser dere både framdriftsplanen i søknadsdokumentet og prosjektplanen fra punkt 7 i prosjektbeskrivelsen. Her er hovedaktivitetene og milepælene identiske i begge tabellene, mens prosjektplanen også viser en del mindre aktiviteter. En del har sikkert opplevd at punktene i framdriftsplanen ommøbleres etter lagring, dette kan unngås ved å nummerere som vist under.
Veiledning utfylling av budsjettabeller Vi har satt sammen noen eksempler for å gjøre det lettere å sette opp prosjektkostnader i de økonomiske tabellene i søknadsskjema. Men først en liten innføring i postene i kostandsplanen som er den viktigste av budsjettabellene for prosjektkostnadene: Personal og indirekte kostnader Innkjøp av FoU tjenester Utstyr Andre driftskostnader Lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i de norske bedriftene som deltar i prosjektet. Disse kostnadene beregnes med en timesats. Se eget ark for utregning av timesats. Her føres kostnader ved innkjøp av FoU-tjenester fra universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter. Dette inkluderer også kostnader for eventuelle stipendiater med mindre de er ansatt i bedriftene. Med utstyr mener vi kostnader til drift av utstyr/forskningsinfrastruktur og avskrivingskostnader på utstyr/forskningsinfrastruktur anskaffet for andre midler enn gjennom tildelinger fra Forskningsrådet. Det gjelder også anskaffelseskostnader for prosjektspesifikt utstyr som ikke har gjenbruksverdi utover prosjektet. Les mer her Her føres som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet som ikke dekkes av kostnadstypene ovenfor: Reise- og møtekostnader knyttet til prosjektet. Kostnader til innkjøp av materiell som ikke er knyttet til bruk av utstyr Kostnader fakturert fra underleverandører, samt utenlandske partnerbedrifter Kostnader for innleide konsulenter i de prosjekter dette er godkjent Øvrige prosjektrelaterte kostander
Eksempel 1 (enkel: kun FoU-partner) Dette er aktuelt for prosjekter som kun skal samarbeide med en FoU-institusjon. I denne casen er det en liten bedrift som er prosjektansvarlig og de samarbeider med SINTEF. De har ingen underleverandører eller utenlandske partnere. Nedenfor avklares hvordan de tre økonomiske tabellene skal føres i dette eksempelet. Forklaring til tabell for kostnadsplan Personal og indirekte kostnader Innkjøp av FoU tjenester Utstyr Andre driftskostnader Lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i prosjektansvarlig bedrift. Husk å regne ut timesats for alle prosjektmedarbeidere fra prosjektansvarlige slik at estimatene blir så nøyaktige som mulig. (se eget ark for beregning av timesats) Fakturerte kostnader fra FoU partner Avskrivningskostnader for forskningsinfrastruktur Kostnader for materiell, møter og reiser.
Forklaring til tabell for kostnadssted Næringsliv Instituttsektoren De samlede kostnadene fra prosjektansvarlig skal legges her. Det vil si summen av personal og indirekte kostnader, utstyr og andre driftskostnader Kostnadene fra FoU partner. Siden SINTEF er et forskningsinstitutt så legges kostnadene her. Forklaring til tabell for finansieringsplan Obs! Dersom det er søkt om støtte fra SkatteFUNN skal det likevel føres som egenfinansiering. Egenfinansiering Forskningsrådet Den delen av kostnadene som bedriften selv skal finansiere. Dette er delen av kostnadene forskningsrådet finansierer. Forskningsrådet kan finansiere inntil 40 % av kostnadene.
Eksempel 2 (bedriftspartner + 2 FoU-partnere) Dette er aktuelt for de bedrifter som skal samarbeide med en annen bedrift samt en FoUpartner. I denne casen skal Prosjektansvarlig samarbeide med en annen bedrift, samt FoUinstitusjonene IFE og UiO (phd). De har en underleverandør, men ingen utenlandske partnere. Forklaring til tabell for kostnadsplan Personal og indirekte kostnader Innkjøp av FoU-tjenester Utstyr Andre driftskostnader Lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i prosjektansvarlig bedrift og bedriftspartner. Husk å regne ut timesats for alle prosjektmedarbeidere fra både prosjektansvarlige og partnerbedrifter slik at estimatene blir så nøyaktige som mulig. (se eget ark for beregning av timesats). Fakturerte kostnader fra FoU-partnerne IFE og UiO Kostnader for materiell, møter og reiser, samt til underleverandør.
Forklaring til tabell for kostnadssted Næringsliv Instituttsektoren UoH-sektorer De samlede kostnadene fra prosjektansvarlig, bedriftspartner og underleverandør skal legges her. Det vil si summen av personal og iderekte kostnader, utstyr og andre driftskostnader Kostnadene fra FoU-partner IFE legges i denne raden Kostnadene for phd ved UiO legges på UoH-sektor, her er statens satser for phd fulgt (3-årig phd-løp).obs: Det er viktig at totalsummene for Instituttsektor og UoH-sektor sammenlagt tilsvarer totalsum for Innkjøpt FoU i tabell for Kostnadsplan Forklaring til tabell for finansieringsplan OBS! Dersom det søkes om SkatteFUNN finansiering, skal finansieringen fremdeles føres som egenfinansiering. Egenfinansiering Den delen av kostnadene som prosjektansvarlig og partnerbedrift skal finansiere. Forskningsrådet Dette er delen av kostnadene forskningsrådet finansierer. Forskningsrådet kan finansiere inntil 40 % av kostnadene.
Eksempel 3 (Bedriftspartner, utenlandsk partner + FoU-partner) I dette eksempelet har prosjektansvarlig flere bedriftspartnere, en norsk og en utenlandsk, samt en FoU-partner og en underleverandør. Den utenlandske partneren legger inn både kontanter og egeninnsats i prosjektet, noe som gjør at støttegraden blir satt ned til 35% pga at egeninnsats fra utlandet ikke er utløsende for midler fra Forskningsrådet og holdes utenfor ved beregning av støtten. Prosjektet har også avskrivingskostnader på produksjonsutstyr som de skal bruke i prosjektet. Forklaring til tabell for kostnadsplan OBS! Dersom det søkes om SkatteFUNN finansiering, skal finansieringen fremdeles føres som egenfinansiering. Personal og indirekte kostnader Lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i prosjektansvarlig bedrift og den norske partnerbedriften. Husk å regne ut timesats for alle prosjektmedarbeidere fra både prosjektansvarlige og partnerbedrifter slik at kostandene blir så nøyaktige som mulig. (se eget ark for beregning av timesats) Innkjøp av FoU-tjenester Fakturerte kostnader fra FoU-partner Utstyr Andre driftskostnader Avskrivningskostnader for produksjonsutstyr i bedriften Kostnader for utenlandsk partner (timekostnader + andre driftskostnader). Alle fakturerte kostnader til underleverandøren, samt kostnader for materiell, møter og reiser.
Forklaring til tabell for kostnadssted Næringsliv Instituttsektoren Utlandet De samlede kostnadene fra prosjektansvarlig, bedriftspartner og underleverandør skal legges her. Det vil si summen av personal og iderekte kostnader, utsyr og andre driftskostnader Kostnadene fra FoU-partner legges i denne kolonnen Alle kostnader knyttet til utenlandsk partner skal føres her Forklaring til tabell for finansieringsplan OBS! Dersom det søkes om støtte fra SkatteFUNN skal det likevel føres som egenfinansiering. Egenfinansiering Utlandet Forskningsrådet Den delen av kostnadene som prosjektansvarlig og partnerbedrift skal finansiere. Bidraget fra den utenlandske partneren Dette er delen av kostnadene forskningsrådet finansierer. Forskningsrådet kan i dette tilfellet finansiere inntil 35 % av kostnadene, 5 % lavere enn det som er maks støttegrad pga utenlandsk egeninnsats som holdes utenfor ved beregning av støtten.
Beregning av Personal- og indirekte kostnader i bedrifter 1.1. Personal- og indirekte kostnader Lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i prosjektet, samt indirekte kostnader knyttet til gjennomføring av FoU-arbeidet, som husleie, administrative støttefunksjoner, IKT-støtte etc. Personalkostnader og indirekte kostnader kan budsjetteres under ett i form av beregnede timesatser basert på nominell årslønn for bedriftenes FoU-personale som deltar i prosjektet, i henhold til følgende regler: o Timesatsene beregnes med utgangspunkt i nominell årslønn, og timesatsen er 1,2 av nominell årslønn. Nominell årslønn er det den lønnen den enkeltes medarbeider får utbetalt. Timesatsen dekker lønn og overhead som sosiale kostnader(indirekte kostnader knyttet til gjennomføring av FoU-arbeidet, som husleie, administrative støttefunksjoner, IKT-støtte etc.). o Det kan benyttes gjennomsnittlig timesats for grupper av FoU-medarbeidere som har likelydende arbeidsoppgaver og lønnsnivå innen et rimelig spenn. Hvis man skal bruke gjennomsnittlig timesats for en gruppe må det avtales i forbindelse med revisjon av søknad. o Timesatsene kan ikke overstige 1100 kroner. o En medarbeider kan maksimalt belaste prosjekter med 1850 timer per år. Disse reglene gjelder i alle tilfeller der personalkostnader for bedrifter inngår i grunnlaget for tildeling av støtte fra Forskningsrådet, dvs. uavhengig av om bedriften har rollen som prosjektansvarlig eller ikke. Et par eksempler på beregning av timesatser under personal- og indirekte kostnader: 1. Medarbeider med årslønn på 680 000 kr Timesats for vedkommende som prosjektkostnaden som rapporteres er 816 kr. Av timesatsen dekker 367 kr direkte lønnskostnad, og kr 448 dekker indirekte kostnader. 2. Makssats på 1100 kr Timesats for en person som tjener 950 000 kr/år (nominell årslønn) finner vil være: 918 000 kr x 1,2 = 1140 kr 1100kr/t er makssats, så i dette eksempelet må en bruke dette som timesats i rapportering av kostnader på prosjektet. 3. Dekning av overhead kostnader Timesats for en person som tjener 790 000 kr/år finner vil være: 790 000 kr x 1,2 = 948 kr Dette vurderes å være en god dekning av indirekte kostnader, overhead. En person med årslønn på 790 000 har en timelønn på 427 kr/t hvis man regner 1850 timer som et årsverk (kr 790 000/1850 = 427 kr/t) og 451 kr/t hvis man regner 1750 t/år. Forskjellen mellom timesats 948 kr og timelønnen 451 kr/427 kr dekker overhead kostnader.
Partnere og samarbeidsavtaler Prosjektansvarlig må ha avtaler med alle partnere, både forskningsinstitusjoner og bedrifter. Forskningsrådet har utarbeidet tre ulike eksempler på samarbeidsavtaler (se mal for avtale her). Konsortieavtale skal brukes for større samarbeidsprosjekter hvor prosjektet skal ledes av et styre eller en styringsgruppe kalt konsortieavtale. Samarbeidsavtale med IPR brukes for prosjekter der prosjektansvarlig er ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektet. Den siste avtalemalen, en enkel avtale, er ikke aktuell for Innovasjonsprosjekt i næringslivet. Dersom konsortieavtale ikke er aktuelt, skal samarbeidsavtalen fortrinnsvis være en samarbeidsavtale mellom alle partnere. Unntaksvis kan det godkjennes at man lager enkeltstående samarbeidsavtaler med noen av partnerne. Når avtaledokumentet mellom prosjektansvarlig og Forskningsrådet blir lagt ut på Mitt Nettsted, er fristen en måned til å laste opp samarbeidsavtalen(e) med partnerne og akseptere avtalen. Det er først mulig å akseptere kontrakten når kopi av samarbeidsavtalen(e) er lastet opp. Det er krav om at det leveres kopi av samarbeidsavtale for alle partnere som er listet i søknaden. Hvis det er samarbeidspartene som kommer inn i prosjektet senere i prosjektperioden tas disse derfor ut av partnerlisten i den reviderte søknaden. I stedet vil selve kontrakten nevne samarbeidspartner som skal delta senere, og forventet startdato. I prosjektbeskrivelsen legger dere inn når samarbeidet med partneren starter. Kontrakten vil bli oppdatert (revidert) når den nye partneren kommer inn, slik at den nye samarbeidsavtalen kan hentes inn via Mitt nettsted.
Årshjul FoU-prosjekter 2015 31.12: Siste frist for å søke om overføring av ubrukte midler 1. desember: Fremdriftsrapport 20. januar 2016: Regnskapsrapport for hele året 1. tertial utbetaling i april gjelder prosjekter igangsatt før 2015 Nye prosjekter 2015 Første regnskapsrapport legges ut etter at undertegning kontrakt med samarbeidsavtaler er sendt inn. Utbetaler da en andel av bevilgning. Neste utbetaling av midler er da i januar 2016 basert på regnskapsrapport for hele 2015. 1. juni: Fremdriftsrapport med ekstra rapporteringsskjema 2. tertial utbetaling i juli eller august, gjelder prosjekter igangsatt før 2015