KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2011 1
1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll 2
- Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2011 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2011 bestått av følgende medlemmer: Før kommunevalget: Tore Hem (leder) Lars Johan Rustad (nestleder) Paal Jargel Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Etter kommunevalget: Steinar Setten (leder) Jon E. Angset (nestleder) Grethe Lill H. Grytan John Arne Kjenn Nina Glosli Edvardsen Dagfrid Hammersvik og Jon E. Angset var varamedlemmer før kommunevalget og deltok i ett møte hver. Gunvor Vedvik og Paal Jargel deltok som varamedlemmer i henholdsvis ett og to møter etter valget. Kontrollutvalget har i 2011 hatt 8 møter og behandlet 54 saker, deriblant orienteringssaker. To medlemmer av utvalget deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Ett av utvalgets medlemmer og to varamedlemmer deltok den 22. og 23. november på Oppstartkonferansen arrangert av FIKS. Utvalget har vedtatt et strateginotat for sitt arbeid som skal rulleres årlig, siste gang i møtet den 8. desember 2011. Det nye kontrollutvalget vedtok at notatet skal revideres i løpet av 1. halvår 2012. Til hjelp i arbeidet fører kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan som inneholder de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Blant annet er dokumenter som kontrollutvalget mottar fra revisjonen åpne for offentlig innsyn. Kommunelovens hovedregel er at kontrollutvalgets møter skal være lukkede. For å styrke befolkningens innsyn har kontrollutvalget fra 2008 holdt sine møter for åpne dører. Bare unntaksvis har noen benyttet seg av denne muligheten, men ordningen er likevel et signal om åpenhet til resten av kommunen og innbyggerne. Departementet foreslår i et høringsnotat å speilvende hovedregelen om lukkede møter, slik at møtene som hovedregel skal gå for åpne møter. Kontrollutvalgets møter kunngjøres på kommunens internettsider og der legges også ut innkallingen til 3
møtene med sakspapirer og protokoller. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS internettsider. 3. SEKRETARIATET I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om sekretariat heter det at kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS). Fra 2011 ble Nesodden tatt opp som medlem av ordningen og samtlige Follo-kommuner er med: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. Ås er vertskommune for sekretariatet. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Styret har i henhold til kap. 7.5 i vedtektene ansvaret for driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken i FIKS har i 2011 vært sekretær for utvalget. 4. BUDSJETT FOR 2012 Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 7. september. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2011 5.1 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften 4 påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og skal blant annet påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. 6 i forskriften. BDO er kommunens regnskapsrevisor. (Forvaltningsrevisor velges for hvert oppdrag, jf. nedenfor.)revisor har deltatt i utvalgets møter og rapportert fortløpende om sitt arbeid. I tillegg legger revisjonen fram en hel - og en halvårsrapport om arbeidet i revisjonsåret. I utvalgets møte den 7. desember ble revisjonens plan for revisjonsåret 2011 (1. mai 2011 31. april 2012) behandlet. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Terje Tvedt, i brev av 25. august 2011 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 33/11. Utvalget hadde i møtet den 16. mars en gjennomgang av hvordan påseansvaret overfor revisor blir ivaretatt gjennom de rutiner som er etablert. Utvalget mente revisjonens informasjon ga et godt grunnlag for at utvalget skal kunne utøve sitt påse-ansvar. Etter en tilsvarende gjennomgang i møtet den 7. desember, trakk det nye kontrollutvalget den samme konklusjonen. Hovedrevisor har vært Stein Jøraandstad og han har vært BDOs faste representant på møtene. 4
5.2. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kommunens årsregnskap og årsrapport Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 11. mai følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2010: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2010: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra BDO AS datert 12. april 2011 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget vil uttrykke sin tilfredshet med administrasjonen for at overnevnte dokumenter i år ble avgitt innen tidsfristene og for en god og lettfattelig presentasjon. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for 2010. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for 2010. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisjonen kommenterte i sitt brev av 12. april 2011 forhold knyttet til kommunens regnskap hvor det var avdekket feil eller mangler eller hvor det var rom for forbedringer, jf. sak 27/11. Forholdene var likevel ikke så vesentlige at de ble tatt med i revisjonsberetningen. Kommuneadministrasjonen svarte i brev av 29. august og kontrollutvalget vedtok i sak 36/11, etter muntlige kommenterer fra revisor i møtet, å ta svaret til orientering. Vestby havnekasses årsregnskap Driften av havnekassa er en del av kommunens virksomhet og lagt under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havnekasses årsregnskap for 2010 den 11. mai 2011. Utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det framlagte regnskapet. 5.3 Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Med forvaltningen menes hele administrasjonen og alle virksomheter i kommunen og alle råd og utvalg med unntak av kommunestyret selv. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. 5
Forvaltningsrevisjonen spiller en viktig rolle i dette tilsynet og har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som fremlegges for kontrollutvalget. Arbeidet baserer seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2009 2012 som kommunestyret, etter innstilling fra kontrollutvalget, vedtok 2. februar 2010. Revisjonsordningen som kommunestyret vedtok i 2009 har som konsekvens at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal konkurranseutsettes for hvert år og valget av revisor for det enkelte prosjekt må gjøres av kommunestyret. For 2011 sluttet kommunestyret seg til utvalgets forslag om å avsette kr 390 000 inkl mva. til forvaltningsrevisjon. Dette ga rom for to prosjekter. Valget av prosjekter i 2011 ble behandlet av kontrollutvalget i møtene den 26. januar og 16. mars. Uvalget valgte byggesaksbehandlingen i kommunen og kommunens hjelp til rusmisbrukere som tema for prosjektene. Sekretariatet ba om tilbud fra fire selskaper og tre av disse sendte inn tilbud. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte 13. april, jf, sak 15/11, om at BDO AS ble gitt oppdraget for begge prosjektene. Kommunestyret sluttet seg 2. mai, jf. sak 26/11, til utvalgets innstilling. Kontrollutvalget godkjente 22. juni revisjonens forslag til prosjektplan for de to prosjektene. Rapportene fra BDO AS ble behandlet i kontrollutvalget den 7. desember: - Rapporten om byggesaksbehandlingen i Vestby kommune viste at kommunen sikrer en god saksbehandling av byggesaker og brukerne gis god service. Rapportens anbefalinger: 1. Måling av saksbehandlingstider bør gjenopptas. 2. Prosedyrebeskrivelser bør oppdateres i samsvar med ny plan- og bygningslov (av 1.7.2010). 3. Det bør gjennomføres kundeundersøkelser jevnlig slik at kommunen får mer formell tilbakemelding om sitt servicenivå. Kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret med innstilling om å ta den til etterretning og be rådmannen følge opp anbefalingene, bl.a. med brukerundersøkelser og orientere kontrollutvalget om oppfølgingen. - I rapporten om NAV Vestby og rusomsorg var revisors samlede vurdering av funn at etableringen av rusteamet i NAV Vestby i hovedsak har vært vellykket for rusomsorgen i kommunen. Det er et utstrakt faglig samarbeid om rusmisbrukerne og ansvarsfordelingen synes å fungere tilfredsstillende. Det økende antallet rusmisbrukere i kommunen gir behov for økt fokus på måling av effekter av tiltak, forebyggende arbeid og økt innsikt i brukernes opplevelser. Kommunen opplever en ubalanse i styrkeforholdet mellom statlig og kommunal styringslinje. Rapporten anbefalte: 1. Fokus på tiltak som utjevner balansen mellom statlig og kommunal styringslinje. 2. Økt strategisk fokus gjennom å måle effekter av tiltak, etablere tverrfaglig gruppe og oppdatere ruspolitisk handlingsplan. 6
3. Økt fokus på at helse- og omsorgsutvalget blir involvert tidligere i rusrelaterte saker. Kontrollutvalget innstilte i sitt vedtak om at kommunestyret støtter rapportens anbefalinger og framheve betydningen av å få bedre balanse i styringen mellom NAV Akershus og Vestby kommune. Dessuten at kommunens folkevalgte må bli mer involvert i planer og oppfølging av mål for rusarbeidet. Rådmannen bes følge opp anbefalingene og melde tilbake til kontrollutvalget om dette innen seks måneder. Rådmannens oppfølging av anbefalinger fra tidligere rapporter Kontrollutvalgsforskriften 12 pålegger kontrollutvalget ansvaret for at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapporten om innkjøp og anskaffelser ble behandlet av kommunestyret den 7. februar 2011. Administrasjonens svar ble behandlet i utvalgets møte den 26. oktober og administrasjonens tilbakemelding ble tatt til orientering. Kontrollutvalget uttrykte bekymring for at manglende ressurser fører til at rådmannen ikke kan etablere en god internkontroll. Utvalget innstilte om at kommunestyret skulle be om at rådmannen, i forbindelse med handlingsprogrammet for 2012-2015, legge fram et forslag til en stilling som controller/innkjøper. Rapporten om kvaliteten i sykehjemstilbudet ble behandlet i kommunestyret den 7. februar 2011. Rådmannens tilbakemelding ble behandlet av utvalget den 26. oktober, jf. sak 43/11. Det ble da stilt enkelte spørsmål til tilbakemeldingen. Utvalget vedtok å be om at rapportens anbefalinger blir gjennomført, og om ny tilbakemelding seinest 7. februar 2012. 5.4 Selskapskontrollen Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene i form av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Kommunestyret vedtok i sak 105/08, etter innstilling fra kontrollutvalget, en handlingsplan for selskapskontroll for perioden 2009 2012. Det er FIKS som står for selskapskontrollen på vegne av kontrollutvalgene. FIKS har gjennomført en årlig kontroll i handlingsplanperioden. Temaet for kontrollen i 2011 var en generell kontroll av fire selskaper som til sammen dekker alle deltakerkommunene. Vestby kommune har eierinteresser i to av selskapene som ble kontrollert: Follo kvalifiseringssenter IKS og Krisesenteret i Follo IKS. Rapportene viser at de kontrollerte selskapene i det store og hele følger gjeldende virksomhetslov på de områdene som ble undersøkt. I rapportene for de to overnevnte selskapene ble det anbefalt at deltakerkommunenes eierskapsmeldinger 7
bør legges fram i selskapa, det bør tegnes styreforsikring, styrene bør årlig evaluere sitt arbeid og styremedlemmene bør la seg registrere i styrevervregisteret. I rapporten om Krisesenteret i Follo IKS ble det blant annet anbefalt at styret bør gjennomgå behovet for en videreutvikling av sitt planverk. Follo kvalifiseringssenter IKS ble anbefalt å vedta retningslinjer som sikrer at Offentleglova blir etterlevd. Kontrollutvalget behandlet rapportene vedr. de to overnevnte selskapene i sitt møte den 26. oktober. Rapportene ble vedtatt oversendt kommunestyret med innstilling om at kommunestyret slutter seg til rapportenes anbefalinger og kommunestyret ber kommunens representanter i de aktuelle selskapene følge opp anbefalingene. 5.5 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. I 2011 har kontrollutvalget bl.a. tatt opp følgende saker: - Rådmannen orienterte i møtet den 26. januar om kommunens internkontrollordning. Kontrollutvalget understreket i den forbindelse betydningen av at Vestby Næringsselskap AS undergis en aktiv eierpolitikk fra kommunestyrets side. - I samme møte redegjorde rådmannen også for andre sentrale utfordringer for kommunen - IKT-sjefen redegjorde i møtet den 26. januar for bakgrunnen for datakrasjet i kommunen i september 2010 og om arbeidet med å forebygge at lignende problemer kan oppstå i framtida. - Kontrollutvalget behandlet i møtet den 13. april rådmannens skriftlige svar for hvordan kommunen kontrollerer arbeidstidsordningen for de ansatte i kommunen og om kommunens ansvar for slike ordninger blant vikarbyråer som kommunen benytter. Rådmannen svarte bl.a. at for egne ansatte legges planer som godkjennes av tillitsvalgt. For vakter fra vikarbyråene gjelder egne rammeavtaler og vikarbyråene har forpliktet seg til å følge regelverket. Kontrollutvalget vedtok å ta rådmannens redegjørelse til orientering. -I datatilsynets kommuneundersøkelse for 2010 2011 kom det fram at Vestby kommune ikke har etablert en dokumentert internkontroll-ordning for behandling av personopplysninger. Etter anmodning fra kontrollutvalget om en redegjørelse, svarte rådmannen at kommunen følger de som er gitt om personvern. Rutinene er ikke dokumentert i ett eget dokument, men dette arbeidet er ventet påbegynt ved årsskiftet. Svaret ble behandlet i utvalgets møte den 11. mai. Det var da enighet om senere å be om en statusrapport for rådmannens videre arbeid med å etablere et internkontroll-system for dette området. - Kontrollutvalget stilte rådmannen spørsmål om hvordan kommunen sikrer sine interesser i forbindelse med utleie av lokaler til næringsdrivende. Rådmannen svarte i e-post av 30. mai at det vanlige er at en sikrer seg mot mislighold med 3 måneders 8
husleie som depositum. Tilpassingskostnader utføres normal av utleier og avskrives over noen år og legges inn i husleien. Kontrollutvalgsmøtet den 22. juni behandlet rådmannens svar. I vedtaket mente utvalget at det bør benyttes standardkontrakter med krav til depositum og klare regler for dekking av tilpassingskostnader. Rådmannen ble bedt om å vurdere dette forslaget og i hans tilbakemelding i e-post av 30. august ble det svart at alle tilpassingsarbeider som utføres etter at leiekontrakt er inngått, skal godkjennes av utleier og bekostes av leietaker. Utvalget tok svaret til orientering. - Rådmannen svar på kontrollutvalgets spørsmål om hva som eventuelt er gjort med avvikene som framkom i en rapport om alkoholbevillinger og bruk av fondsmidler, ble behandlet i møtet den 22. juni. Utvalget tok den 7. september å ta svaret til orientering. - Rådmannens tertialrapporter har vært lagt fram som orienteringssaker for utvalget. Vestby, 17. januar 2012 Steinar Setten /s./ leder Jon E. Angset /s./ nestleder 9