Saksprotokoll Utvalg: Bystyret Møtedato: 18.11.2010 Sak: 144/10 Resultat: Behandlet Arkivsak: 10/42096 Tittel: PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2011 OG 2012 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Bystyret vedtar foreslått plan for forvaltningsrevisjon for årene 2011 og 2012. Planen skal ha følgende områder som hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Brukerorientering, kvalitet i tjenesteproduksjon, bestiller/utførerorganisering, kommunale innkjøpsprosesser og kommunens administrative funksjoner og interne tjenester. 2. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere også andre områder som blir sentrale i planperioden inn i forvaltningsrevisjonen. 3. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definering av bestillinger fra revisjonen i kontrollkomiteens halvårige planer. 4. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de forvaltningsrevisjoner som er gjennomførte og resultatet av disse. Rita Ottervik Ordfører Kari Aarnes Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 1
Saksframlegg PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2011 OG 2012 Arkivsaksnr.: 10/42096 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar foreslått plan for forvaltningsrevisjon for årene 2011 og 2012. Planen skal ha følgende områder som hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Brukerorientering, kvalitet i tjenesteproduksjon, bestiller/utførerorganisering, kommunale innkjøpsprosesser og kommunens administrative funksjoner og interne tjenester. 2. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere også andre områder som blir sentrale i planperioden inn i forvaltningsrevisjonen. 3. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definering av bestillinger fra revisjonen i kontrollkomiteens halvårige planer. 4. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de forvaltningsrevisjoner som er gjennomførte og resultatet av disse. Saksutredning: Bakgrunn I henhold til forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget. Bystyret vedtok 12.06.2008, sak 53/08 plan for forvaltningsrevisjon for 2008-2010. Bystyret fattet følgende vedtak: 1. Frem til sommeren 2010 skal følgende områder ha hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Trondheim kommunes finansforvaltning, skole, sektorer med store brukergrupper/brukergrupper med spesielle behov, større omorganiseringer, endringsprosesser og innføring av nye it-systemer, anskaffelser, arealforvaltning og personvern. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere også andre områder i forvaltningsrevisjonen. 2. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjon, herunder vedta de enkelte undersøkelser. 3. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de forvaltningsrevisjoner som er gjennomførte og resultatet av disse. Evaluering av gjeldende plan Kontrollkomiteen anser at gjeldende plan er fulgt da det er foretatt forvaltningsrevisjon innenfor de områder som er angitt i planen. I tillegg er det gjennomført forvaltningsrevisjon i saker der revisjonen er blitt bedt om å ta et ansvar, som for stiftelsen Olavsfestdagene og stiftelsen Skistua. Stiftelsessakene har vært omfattende og har krevd mye ressurser fra revisjonen. Kontrollkomiteen Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 2
har blitt orientert om arbeidet, og har fått rapportene til orientering etter samtykke fra styrene i stiftelsene. Forvaltningsrevisjonsarbeidet er en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor, og det er derfor viktig at kontrollkomiteen og bystyret bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollkomiteen og bystyret legger gjennom planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet i planperioden. Det legges fortsatt opp til at planen får en varighet på 2 år. Ved utgangen av 2011 vil det nye bystyret, slik det står i forskriften om kontrollutvalg 10, kunne utarbeide en ny overordna plan for neste bystyreperiode. Erfaringene viser at det alltid vil dukke opp aktuelle saker som gjør at det må gjøres omprioriteringer. Komiteen og revisjonen går både ukentlig i sine arbeidsutvalgsmøter og i komitemøtene gjennom status. Det er derfor hensiktsmessig at det delegeres til kontrollkomiteen å velge konkrete prosjekt, og til å omprioritere i henhold til den faktiske situasjon. Når det gjelder valg av hovedområder for planperioden, er områdene valgt etter gjennomgang av en overordna analyse. Revisjonen har gjennomført en generell risiko- og vesentlighetsanalyse som er forelagt kontrollkomiteen. Komiteen gjennomgikk analysen i sitt møte 28.09.2010. Komiteen vil foreta prioriteringer av konkrete prosjekt i henhold til analysen. Kontrollkomiteen har et ansvar for å sikre at den allmenne tillit til at de kommunale oppgaver blir ivaretatt på en best mulig måte. Saksområder som angår Trondheim kommunes tjenester og brukerorientering, og måten kommunen utfører sine tjenester på, regnes derfor som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon. For øvrig vises det til vedlagte utkast til plan. I denne gis det også en beskrivelse av overordnet analyse. Konklusjon Saken legges med dette frem for innstilling til bystyret. Kontrollkomiteens sekretariat, 25.10.2010 Kari Aarnes leder Gry Janne Øyen saksbehandler Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2010 og 2011 Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 3
PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2011 OG 2012 Bakgrunn I henhold til forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollkomitéen utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas av Bystyret etter innstilling fra kontrollkomitéen. Gjennom endringer i kommuneloven, ikraftsatt 01.07.2004, ble både kommunestyret og kontrollutvalget pålagt et langt sterkere ansvar for den interne kontroll og tilsyn som føres med den kommunale forvaltningen: 76 Kommunestyrets og fylkestingets tilsynsansvar Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte. 77 nr. 4 Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I følge 76 er bystyret den øverste kontroll- og tilsynsmyndighet i kommunen, mens kontrollkomiteen gjennom 77 nr. 4 har det løpende ansvar for å påse at det føres kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltningen. I forskriften er det følgende bestemmelse om plan for forvaltningsrevisjon: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Overordnet analyse Forvaltningsrevisjon er en av hovedoppgavene i offentlig revisjon og har fått en stadig mer fremtredende plass i revisjonen av Trondheim kommune. Kontrollkomitéen og revisjonen har gjennom Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 4
flere år satset kraftig på forvaltningsrevisjon. Undersøkelsene rapporteres til kontrollkomitéen og i all hovedsak også til bystyret. Antallet gjennomførte revisjoner vil variere med omfang og kompleksitet. Revisjonen gjennomførte en generell risiko- og vesentlighetsanalyse innenfor kommunens tjenesteområder høsten 2010. Aktuelle områder og tema ble så videre delt i henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsgruppen tok fatt i sine områder og har arbeidet videre med dette grunnlaget. Underveis er det gjennomført møter med alle kommunaldirektørene. Det har også vært møter med enhetsledere på enkelte områder. Dette har vært en viktig forankringsprosess av arbeidet, og helt nødvendig for å få nyttige innspill til arbeidet. Grunnlaget for overordnet analyse Viktige dokumenter for arbeid med en overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon er: Økonomiplan Møteprotokoll fra bystyrets behandling av budsjettet, inkl. bystyreflertallets budsjett-tekst, bystyrets verbalvedtak og flertallsmerknader ved budsjettbehandlingen samt verbale forslag Kommuneplanen 2009-2020 KOSTRA Lederavtaler Ved valg av overordnede prioriteringer legges det bl.a. vekt på følgende: Tjenesteyting og myndighetsutøvelse overfor store brukergrupper (f.eks. skole, barnehager, hjemmehjelp/-sykepleie, sykehjem, offentlig kommunikasjon, byggesaker, sosialhjelp). Tjenesteyting og myndighetsutøvelse overfor antatt ressurssvake brukergrupper (f.eks. barnevern, psykiatri, rus). Alle hovedsektorer bør dekkes hvert år. Ulike tilnærminger til fokusområder: brukerorientert, virksomhetsorientert, fagorientert eller kombinasjoner. Regnskapsrevisjonen avdekker årlig svakheter og mangler som det er behov for å kartlegge og evaluere nærmere. Risiko og vesentlighet Arbeidet med en overordnet analyse består i en gjennomgang av risiko og vesentlighet i forhold til om kommunen når sine mål. Arbeidet har følgende elementer i vurdering av risiko: Klarlegge hvilke mål kommunen har Kartlegge prosesser hva skjer i virksomheten Kartlegge rutinene innenfor prosessene Identifisere risiko i rutinene Vurdere sannsynlighet for at risikoen inntreffer Vurdere konsekvens dersom risikoen inntreffer Kartlegge interne kontrolltiltak Vesentlighet vurderes bl.a. i forhold til: Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 5
Kommunale tjenesters betydning for innbyggerne: Kommunene er til for å gi tjenester til befolkningen. Størrelsen på brukergruppene og hvor viktige tjenestene er for brukergruppene er viktige momenter ved prioritering av forvaltningsrevisjon. Økonomisk omfang: Størrelsen på de økonomiske virkemidlene som brukes på et område har betydning når man skal velge områder for forvaltningsrevisjon jo mer midler som bevilges til et område, desto større grunn til å gjøre området til gjenstand for forvaltningsrevisjon. Politisk aktualitet: Det må legges vekt på den oppmerksomhet en sak, et saksområde eller en virksomhet har i det folkevalgte miljø. I denne sammenheng vil det være naturlig å vektlegge kontrollkomitéens formål: Kontrollkomitéens skal sikre den allmenne tillit til at de kommunale oppgaver blir ivaretatt på en best mulig måte ( ). Saksområder som direkte angår Trondheim kommunes omdømme regnes som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon i planperioden Det legges opp til at plan for forvaltningsrevisjon skal være et fleksibelt verktøy for kontrollkomitéen, slik at komitéens til enhver tid kan gjøre prioriteringer av aktuelle prosjekt. Bystyret vedtar dermed de overordnede prioriteringer, og overlater til kontrollkomitéen å velge prosjektene. Det pekes ut hovedområder som er særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i planperioden, mens konkrete prosjekt vedtas gjennom kontrollkomitéens behandling av halvårsplaner, hvor forvaltningsrevisjoner bestilles. Av erfaring vil det komme prosjekter av ad-hoc karakter som gjør det nødvendig å gjøre endringer i vedtatte prioriteringer og planer. Det er viktig at planen for forvaltningsrevisjon er tilstrekkelig fleksibel til at slik prioritering er mulig. Tidsperspektiv Planen gjelder i to år, med en årlig statusgjennomgang hvor det eventuelt foretas omprioriteringer. Områder som er hovedprioritert i planperioden: Det er et hovedmål at det gjennomføres forvaltningsrevisjon innenfor alle hovedområdene av kommunens virksomhet: finans, organisasjon, helse og velferd, oppvekst, byutvikling og kultur og miljø. Følgende områder skal ha hovedprioritet i planperioden: Brukerorientering Kontrollkomitéen ønsker i den neste perioden å prioritere brukerperspektivet i de kommunale tjenestene. I dette ligger at forvaltningsrevisjonsprosjektene vil ha et fokus på brukernes opplevelse av tjenestene kommunen leverer. Aktuelle prosjekter vil kunne berøre overgangen mellom forskjellige ansvarsområder i kommunen, tildeling av ytelser fra kommunen og i hvilken grad brukernes innspill og ønsker ivaretas av kommunen. Kvalitet i kommunal tjenesteproduksjon Kommunen leverer en rekke tjenester til sine innbyggere. For mange av disse tjenestene finnes statlige og kommunale krav og føringer til kvaliteten på disse tjenestene. Kontrollkomitéen ønsker å prioritere undersøkelser rettet mot kvaliteten på kommunens tjenesteproduksjon. Slike undersøkelser kan rette seg mot forskjellige områder innen kommunen, for eksempel innen Helseog velferdsområdet og Oppvekstområdet. Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 6
Bestiller-/utførerorganisering Bestiller-/utførerorganisering er gjennomført på en rekke områder innenfor kommunen, blant annet innen byutviklingsområdet, barne- og familietjenesten og helse- og velferdsområdet. For at en bestiller-/utførerorganisering skal fungere hensiktsmessig stilles det store krav til bestiller og utfører. For eksempel må det innføres systemer for avtaler og oppfølging av disse, begge parter må ha tilstrekkelig kompetanse for å utøve sine roller, avtaleverket må gi partene incentiver for effektiv drift. Dersom disse forutsetninger ikke er til stede, er det fare for at bestiller-/utførerorganiseringen ikke blir reell og at kommunens ressurser ikke blir utnyttet effektivt. Kommunale innkjøpsprosesser Kommunen kjøper inn store mengder varer og tjenester i løpet av et år. Under innkjøpene må regelverket om offentlige anskaffelser følges. Dette regelverket er komplisert og tidligere revisjoner har avdekket avvik fra regelverket. Området innkjøpsprosesser omfatter imidlertid mer enn bare regelverket om offentlige anskaffelser. Kontrollkomitéen ønsker å ha et videre fokus på kommunens innkjøpsprosesser. Aktuelle tema er hvordan føringer legges for kommunens innkjøp, hvordan sikrer kommunen seg at man får det man har kjøpt og hvordan følges de foretatte investeringer opp. Kommunens administrative funksjoner og interne tjenester Trondheim kommune er en meget stor arbeidsplass med ca 12.500 ansatte og alle byens innbyggere som tjenestemottakere. For å administrere kommunen kreves en rekke interne tjenester som har som sin vesentligste arbeidsoppgave å bidra til mest mulig effektiv og sikker drift og å tilby gode administrative støttetjenester til enhetene. For å sikre at kommunen leverer gode tjenester til sine innbyggere, er det etter kontrollkomitéens mening viktig at de interne tjenester tilbyr gode administrative støttetjenester til rådmannen og enhetene. Også andre forhold rundt kommunens organisering er viktige for å sikre at kommunen yter gode og effektive tjenester til kommunens innbyggere. Det skjer også stadige omorganiseringer blant kommunens enheter, noe som har en iboende risiko for konsekvenser for tjenesteproduksjonen. Kontrollkomiteen ønsker også å ha et fokus på dette i den kommende planperioden. Kontrollkomiteen november 2010 Saksfremlegg - arkivsak 10/42096 7