Saksbehandler: TLI Vedtatt av bystyret, 16.06.2011, sak 37/11 (saksnr 11/00513) gjeldende fra ny bystyreperiode 2011 Lagret: lagret k/tli/word /motegodtgjorelse Regler om godtgjøring, frikjøp og dekning av utgifter til folkevalgte i Sarpsborg kommune 1. Reglementet gjelder for person med kommunalt tillitsverv som deltar i møtevirksomhet i et kommunalt organ, eller i et eksternt organ på vegne av kommunen, jf. kommunelovens 41 og 42 og nærmere spesifisering i del A. 2. Eksterne og kommunale organer, inkludert kommunale foretak som er egne juriske enheter, er selv ansvarlig for å dekke utgifter, herunder arbeidsgodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. 3. Reglene for gruppestøtte, jf del B, gjelder bystyregruppene til politiske partier representert i bystyret. 4. Regler for frikjøp av folkevalgte har egne bestemmelser som følger av Del C. Sarpsborg kommune har ordfører på heltid. Ordførerens godtgjøring settes til 11,5 G (avrundet til nærmeste hele 1000). Godtgjøring etter reglementets punkt 3 og 4 bortfaller. Godtgjøringen gis som lønn og gir rett til feriepenger etter vanlige regler. Godtgjøring utbetales månedlig og regulering foretas når G reguleres. Fast kjøregodtgjøring gis etter KS reiseregulativ tilsvarende en kjørelengde på 5000 km pr. år. Dette gjelder kjøring innenfor tjenesteområde. Kjøring utenfor tjenesteområdet godtgjøres etter KS regulativ som vanlig km-godtgjøring. For valgperioden 2011 2015 har varaordfører en stillingsressurs på 60%. Stillingsressursen godtgjøres i henhold til reglementets DEL C, punkt 1.2. Godtgjøringen dekker faste oppdrag i henhold til dette reglement. Godtgjøring etter reglementets pkt. 3 og 4 bortfaller. Godtgjøringen gis som lønn og gir rett til feriepenger etter vanlige regler. Godtgjøring utbetales månedlig og regulering foretas når G reguleres. Fast kjøregodtgjøring gis etter KS reiseregulativ tilsvarende en kjørelengde på 2.000 km pr. år. Dette gjelder kjøring innenfor tjenesteområde. Kjøring utenfor tjenesteområdet godtgjøres etter KS regulativ som vanlig km-godtgjøring. For annen utgiftsdekning og regler, se reglementets øvrige bestemmelser. Kontortid avtales med ordfører. Ved langvarig fravær (sykdom, permisjoner eller lignende), hvor varaordfører etter vedtak i plan- og økonomiutvalget overtar ordførerens funksjoner, utbetales ordførerens godtgjøring fra den dato plan- og økonomiutvalget bestemmer.
2 Ledere i kommunale utvalg under gruppe I får en godtgjøring tilsvarende 7,5% av ordførers godtgjørelse. Utvalg gruppe I er: Utvalg for landbruk og teknikk Komité for tjenesteutvikling Komité for samfunnsutvikling Utvalgsledere, grupper II Leder av kommunale utvalg under gruppe II får en godtgjøring på 5% av ordførers godtgjørelse. Utvalg gruppe II er: Kontrollutvalget Ledere av kommunale utvalg under gruppe III får en godtgjøring tilsvarende 3% av ordførerens godtgjøring. Utvalg gruppe III er: Utvalg for vilt- og innlandsfiskenemnd Leder av kommunale utvalg under gruppe IV får møtegodtgjøring tilsvarende 1,5 o/oo av ordførerens godtgjøring. Utvalg gruppe IV er: Eldrerådet Flerkulturelt kontaktutvalg Kirkelig fellesråd (kommunens representant) Kontrollutvalget for alkoholholdige drikker Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Nedre Glomma samarbeidsorgan Overskattetakstnemnder (eiendomsskatt 3 stk, bolig, jord og skog,næring) Stemmestyrene (inkl møtende varamedlemmer) Takstnemnder (eiendomsskatt 3 stk, bolig, jord og skog,næring) Valgstyret (for møter utover samtidige møter i plan- og økonomiutvalget) Ad-hocutvalg oppnevnt av bystyret og plan- og økonomiutvalget eller komiteer i gruppe I. Overformynder I gis en godtgjøring tilsvarende 7,5% av ordførers godtgjørelse. Overformynder II gis en godtgjøring tilsvarende 3% av ordførers godtgjørelse.
3 a. Møtegodtgjøring tilsvarende 2,0 o/oo av ordførers godtgjøring gis til følgende: Bystyret Plan- og økonomiutvalget a.a. For møter i utvalg utgått fra plan- og økonomiutvalget som Klagenemnda jmf kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenestelovens bestemmelser, fordelingskomité, forhandlingsutvalg osv gis en møtegodtgjørelse 0,5 o/oo når møtene holdes samme dag som plan- og økonomiutvalget. Ellers godtgjøres møtene etter bestemmelsene i pkt. 4 d. b. Møtegodtgjøring tilsvarende 1,5 o/oo av ordførerens godtgjøring gis til følgende utvalg: Utvalg for landbruk og teknikk Komité for tjenesteutvikling Komité for samfunnsutvikling c. Ansattes representanter i utvalg i henhold til kommunelovens 25 (administrasjonsutvalg tillagt plan- og økonomiutvalget) mottar godtgjøring med 1 o/oo av ordførers godtgjøring. d. For øvrige utvalg settes møtegodtgjøringen til 1,0 o/oo av ordførerens godtgjøring. e. Eldrerådets, kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og flerkulturelt kontaktutvalgs medlemmer oppnevnt av foreningene gis møtegodtgjøring på lik linje med de folkevalgte. f. Ad-hoc utvalg oppnevnt av bystyret, plan- og økonomiutvalg eller utvalg/komitè (gruppe I) får møtegodtgjøring tilsvarende gruppe IV. Forutsetning for utbetaling av møtegodtgjøring er at utvalget er blant gruppe I IV, jf 4 f, samt at det foreligger protokoll fra møtene. a. Ordfører: - utgifter til privat fasttelefon dekkes fullt ut - tildeles kommunal mobiltelefon b. Varaordfører: - tildeles kommunal mobiltelefon c. Leder i viltnemda: - tildeles kommunal mobiltelefon. Skyss- og kostgodtgjørelse for reiser i kommunale ærend gis etter reglene i Kommunenes Sentralforbunds reiseregulativ. Utgangspunkt for reisen er ombudsmannens bolig.
4 Pr. møtedag uten legitimasjon, 2 o/oo av ordførers godtgjøring. Pr. møtedag med legitimasjon, full dekning. Utgifter/tap må legitimeres ved erklæring av trekk i lønn fra arbeidsgiver eller ved kvittering for vikar for mottatt vikargodtgjøring. For selvstendig næringsdrivende og andre hvor slik legitimasjon ikke kan skaffes, godtas egenerklæring. Ved første gangs krav skal dokumentasjon som selvstendig næringsdrivende fremlegges. For hjemmearbeidende og selvstendig næringsdrivende regnes arbeidstiden for 8 timer. Utgifter til barnepass settes til 0,5 o/oo av ordførers godtgjøring, og kan gis til og med det året barnet fyller 12 år. Godtgjøring utbetales ikke når barnepasser er en person som normalt har omsorgsforpliktelser for barnet. Utgifter må være dokumentert før det utbetales godtgjøring. Krav om utgiftsdekning fremsettes på fastsatt skjema. a. Folkevalgte som mottar fast årlig godtgjøring, får ikke møtegodtgjøring innenfor sitt område. b. Den faste godtgjøringen dekker befaringer, møter i underutvalg, representasjonsoppgaver, forhandlinger m.v. c. Samlet godtgjøring skal for ingen overstige 80% av ordførers godtgjøring. d. I valgår foretas en forholdsmessig avkorting av den faste godtgjøringen. e. Kommunens folkevalgte som er medlem eller leder i flere enn ett styre eller utvalg, utbetales det gjeldende beløp for alle styrer og utvalg han/hun er med i. f. Saksordfører: Saksordførervervet godtgjøres gjennom den faste møtegodtgjøringen. Det gis møtegodtgjørelse for innkallinger til plan- og økonomiutvalget og bystyret. Tapt arbeidsfortjeneste utbetales ved behov. a. Satsene for godtgjøring fastsettes i % av ordførerens godtgjøring pr. 1/1 i møteåret, og avrundes nedover til nærmeste hele 10-krone. Ordførers godtgjøring = 11,5 G som første gang avrundes til kr 880.000 som en overgangsbestemmelse. Det foretas utbetaling 2 ganger pr. år, den 12.06 og 12.12, (unntatt godtgjøring etter Del A pkt. 1, 2 og del C). b. Sekretærene i de forskjellige utvalg, styrer, råd og komiteer er ansvarlig for at den godtgjøring som de folkevalgte er berettiget til, blir registrert og oversendt vedkommende anvisningsmyndighet. Ved frammøte hvor det ikke er sekretær til stede, må vedkommende folkevalgte representant selv melde sitt krav til sekretæren, eventuelt til administrasjonen. Dersom plan- og økonomiutvalg eller utvalg/komité (gruppe I) vedtar at politikere som skal representere Sarpsborg kommune kan ha med ledsager, dekker kommunen ledsagerens utgifter. Utgiftsdekningen er innberetningspliktig.
5 Folkevalgte i verv på halv tid eller mer gis slik ettergodtgjøring/etterlønn ved valgperiodens utløp: I 1,5 måned dersom vedkommende inntrer i ny stilling etter valgperiodens utløp. I 3 måneder dersom vedkommende ikke inntrer i ny stilling etter valgperiodens utløp. Myndigheten til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedrørende godtgjøring og utgiftsdekning legges til plan- og økonomiutvalget. DEL B Gruppestøtte og representantstøtte til de politiske partiene med representanter i bystyret utbetales i henhold til valgresultatet slik: a. Gruppestøtten fastsettes til 0,45 % av ordførerens godtgjøring (likt kronebeløp pr. bystyregruppe) b. Representantstøtten fastsettes til 0,16 % av ordførerens godtgjøring pr. bystyrerepresentant. c. I det året det er kommunestyrevalg, utbetales støtte for 3 kvartaler etter valgresultatet for det sittende bystyre, og støtte for siste kvartal etter valgresultatet for det nye bystyret. DEL C Det er pt stilt 2,7 årsverk til disposisjon for frikjøp av folkevalgte. Følgende retningslinjer gjelder: Sarpsborg kommune stiller til disposisjon stillingsressurs tilsvarende 2,7 årsverk til fordeling med 2,0 årsverk på partigruppene som er representert i bystyret. Fordelingen baseres på bystyrets representanter fordelt på de forskjellige politiske partiene. 0,1 årsverk til det største opposisjonspartiet i bystyret 0,6 årsverk til ledere i utvalg/komité under gruppe I (se del A, pkt. 3.1). Bruk av stillingsressurs forutsetter permisjon fra ordinær jobb (annet lønnet arbeidsforhold). I ordinær kjernearbeidstid forutsettes tilstedeværelse i rådhuset eller deltakelse i andre organer som har tilknytning til vervet som bystyrerepresentant.
Stillingsressursen til partigruppene er primært tenkt brukt til ledelsen av bystyregruppene. Bystyrets faste representanter skal dra nytte av fristillingsressursen. Det vil ikke bli gitt mulighet til å overføre midlene inn i partiet ved ikke å benytte den tildelte ressurs. For stillingsressurs til ledere i utvalg/komiteer benyttes inntil 20% pr leder og fortrinnsvis skal fristillingen knyttes opp mot faste dager som også sammenfaller med møter i vedkommendes utvalg/komité. Øvrige vilkår: - Partienes bystyregrupper oversender for hver valgperiode til ordfører og politisk sekretariat en oversikt over hvilke politikere som er blitt tildelt stillingsressursen og hvilke kontordager som inngår i ordningen - Permisjon fra arbeidsgiver skal dokumenteres og være i henhold til tildelt stillingsressurs - Selvstendig næringsdrivende må fremlegge tilsvarende tilfredsstillende dokumentasjon på tap av inntekt - Den som er tildelt stillingsressurs, har kontordager på faste ukedager som settes inn i en fast plan som stillingsinnehaver utarbeider sammen med politisk sekretariat. - Kontorplassering er i Sarpsborg rådhus - Endringer i ovennevnte må oversendes politisk sekretariat og ordfører Antall kontordager avhenger av ressursens størrelse. 20% = en kontordag pr. uke. Ressursen tas ut i hele eller halve dager ikke timer. I de tilfellene at representanter går ut av sin partigruppe og inn i en annen partigruppe som har vært representert i bystyret siden periodens start, beregnes ressursfordelingen på grunnlag av gruppens nye medlemstall så snart det er praktisk mulig og senest innen 6 måneder. Dersom representanten bryter ut av sin gruppe og danner en ny partigruppe, foretas ikke ny fordeling. Mister et parti på denne måten hele sin gruppe, blir partiets stillingsressurs ubrukt. Det gis ikke dekning av tapt arbeidsfortjeneste for kommunale møter på kontordager. 6 Stillingsressursen til fordeling på partiene har en godtgjøring på 75% av ordførerens godtgjøring pr. stillingsressurs. Godtgjøringen gis som lønn og gir rett til feriepenger etter vanlige regler. Godtgjøringen utbetales månedlig og regulering foretas når G reguleres. Kommunens folkevalgte som kommer inn under KLP s felles kommunale pensjonsordning med de særskilte bestemmelser som gjelder for kommunale folkevalgte, meldes inn i KLP. Disse er samtidig dekket av gruppelivs- og ulykkes/yrkesskadeforsikringen. Pensjonsgrunnlaget skal være lik den folkevalgtes samlede faste godtgjøring og møtegodtgjøring medregnet ut fra et forhåndsstipulert gjennomsnittlig årsbeløp, beregnet ut fra vedtatt møteplan. Folkevalgte med stillingsressurs som faller utenfor pensjonsordningen, skal etter særskilte regler sikres at de ikke taper pensjonsrettigheter i sitt arbeidsforhold som følge av kommunale verv. Sykefravær meldes til politisk sekretariat første fraværsdag dersom det er mulig. Ferie avtales med ordfører og meldes til politisk sekretariat. Annet fravær må avklares med ordfører og meldes til politisk sekretariat.
7 Ved tjenestefrihet og lengre tids fravær trekkes den faste godtgjøringen forholdsmessig for den tid tjenestefriheten varer. Ved endelig uttreden stoppes utbetalingen av den faste godtgjøringen. Ved henvendelse til administrasjonen, skal denne alltid gå via respektive kommunesjef aldri direkte til saksbehandler. Saker reises via ordfører. Ordføreren har fullmakt til å avgjøre tvilstilfeller. Reglementet trer i kraft fra og med 13.10.2011 og gjøres gjeldende etter hvert som nye utvalg, komiteer, styrer og råd trer i funksjon.
8 Navn: Postadresse: Telefon: E-post: Kontonr.: Fødselsnr (11 siffere) Møtedato Barnevakt ifbm. med følgende møter Vedlagt følger dokumentasjon (kvittering) for utgift til barnepass. Sted og dato: Underskrift