Sakshandsamar, innvalstelefon Hilde Ordemann, 55 57 22 12 Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2014/2325 721.0 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Os kommune 2014 Adressa til verksemda: Postboks 124, 5202 Os Tidsrom for tilsynet: 27. og 28. mai 2014 Kontaktpersonar i verksemda: Line Naterstad Solheim Samandrag Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med Nav Os kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikt innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i samsvar med lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar og sytt for brukarmedverknad i den einskilde sak. Vidare undersøkte vi om deltakarar får oppfølging i samsvar med lova sine krav. Det er manglar ved styringa av arbeidet med kvalifiseringsprogram som fører til at brukarar ikkje vert kartlagt tilstrekkeleg før dei vert tilbydd program. Dette har ført til at det undervegs i perioden vert avdekka at deltakarar ikkje fyller vilkåra for deltaking i kvalifiseringsprogram. På denne bakgrunn kan personar miste retten sin til kvalifiseringsprogram dersom dei på eit anna tidspunkt fyller vilkåra. Det blei gitt eitt avvik under tilsynet: Ansvarsforhold i samband med tildeling av kvalifiseringsprogram og rutinar for utarbeiding av program er ikkje fullt ut avklarte. Dato: 22. august 2014 Hilde Ordemann Øystein B Jacobsen tilsynsleiar revisor Rapporten er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 1
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 3 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 5 7. Regelverk... 5 8. Dokumentunderlag... 5 9. Deltakarar ved tilsynet... 6 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Os kommune 27. og 28. mai 2014. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet. Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn etter sosialtenestelova 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte 2. Omtale av verksemda Nav Os har todelt leiing, ein leiar med ansvar for kommunale oppgåver og ein leiar med ansvar for statlege oppgåver. Styringslinje på kommunal side går frå rådmann til kommunalsjef for Helse, omsorg og beredskap og vidare til leiar for Nav Os kommune. Kontoret er på kommunal side delt inn i to avdelingar der oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet er plassert inn i avdeling for sosiale tenester. Avdelingsleiar sosial har fullmakt til å skrive under på vedtak om kvalifiseringsprogram. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 19. februar 2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 27. mai 2014. Under tilsynet blei sju personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 28. mai 2014. 4. Kva tilsynet omfatta Det blei ført tilsyn med området handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det 3
vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak og om lova sitt krav til brukarmedverking vert ivareteke. Vi undersøkte vidare om den einskilde deltakar fekk den oppfølging i programmet som er føresett i lova. Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtenestelova 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at dei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte. 5. Funn Avvik: Ansvarsforhold i samband med tildeling av kvalifiseringsprogram og rutinar for utarbeiding av program er ikkje fullt ut avklarte. Avvik frå: Internkontrollforskrifta 4 a, g, h og sosialtenestelova 5, jamfør 29, 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram 1. Kommentar: Kvalifiseringsprogrammet er i hovudsak retta inn mot personar som er i yrkesaktiv alder og som har vesentleg nedsett arbeidsevne og ingen eller svært avgrensa ytingar i folketrygdlova eller arbeidsmarknadslova og som er i, eller står i fare for å komme i ein passiv situasjon prega av inntektsfattigdom. For å fylle vilkår for rett til kvalifiseringsprogram skal personar altså ha nedsett arbeidsevne med behov for spesielt tilpassa innsats, og i tillegg ha behov for tett og koordinert bistand for å kunne kvalifisere seg til arbeidslivet. Det er denne kvalifiseringa som er formålet med tenesta. For å tilby program til rett person og til rett tid, må kommunen sørgje for svært grundig kartlegging og vurdering av aktuelle deltakarar. I tillegg må det vere eit system som varetar oppfølginga av deltakarar når dei deltar i kvalifiseringsprogram. Avviket byggjer på: I intervju kom det fram at medarbeidarar i avdelinga hadde ulike oppfatningar av kva ansvar og mynde som ligg til leiar for Nav Os kommune og avdelingsleiar sosial når det gjeld å sjå til at vilkår for deltaking er oppfylt og at vedtaket om innvilga program og det tilhøyrande programmet er rett. Det kom og fram at det ikkje er tilstrekkeleg avklart kva som skal vektleggast ved vurdering av om mogelege deltakarar fyller vilkår for å delta i kvalifiseringsprogram. Vidare kom det fram at det ikkje er gitt retningsliner eller på annen måte bestemt og informert medarbeidarane om kva som er nødvendig å dokumentere i samband med vurdering og oppfølging av sakene. Ved gjennomgang av saker til personar som var innvilga kvalifiseringsprogram, fann vi at fullstendig program ikkje var utarbeidd i fleire av dei. Vi fann vidare at arbeidssøking ikkje var ein del av programmet i fleire saker. I nokre tilfelle fann vi og at personar som ikkje oppfyller vilkåra for kvalifiseringsprogram, hadde fått vedtak om det. 4
Det kom ikkje fram opplysningar om at det blir meldt avvik som gjeld utredning og identifisering av deltakarar. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Manglar ved identifisering og kartlegging av deltakarar kan få den følgje at einskildpersonar mister retten til kvalifiseringsprogram utan at dei har fått tilstrekkeleg moglegheit til å kvalifisere seg for arbeidslivet gjennom denne tenesta. Arbeidssøking skal alltid vere ein del av kvalifiseringsprogrammet. Gjennom grundig identifisering av aktuelle deltakarar skal rett program verte tilbydd til rett person på rett tidspunkt. Deltararar mister som hovudregel retten til å delta i kvalifiseringsprogram når dei har gjennomført program i to år. Kven som har ansvar for at kvalifiseringsprogram med eit innhald som tilfredsstiller lova sine krav vert tilbydd dei som har rett til det er ikkje fullt ut avklart i organisasjonen. Mangelfull dokumentasjon av vurderingar i sakene gjer at det er ikkje er mogleg å undersøke i ettertid kva som er vektlagt til dømes når arbeidssøking ikkje er ein del av programmet. Dei forhold som er avdekka ved tilsynet er hittil ikkje avdekka ved leiinga si gjennomgang av tenesta. 7. Regelverk Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart for Nav Os kommune Delegeringsreglement for Os kommune Samarbeidsavtale mellom Os kommune og Arbeids- og velferdsetaten Hordaland Opplæringsplan kvalifiseringsprogram for nytilsette ved Nav Os kommune Rutine som gjeld kvalifiseringsprogram Vurdering av sårbarheit innanfor arbeid med kvalifiseringsprogram Lister over utbetalingar av stønad i kvalifiseringsprogram Lister over klientar med inn- og utbetalingar Malar for vedtak, deltakarbevis og førebels melding 20 einskildsaker Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet: seks einskildsaker Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva sakmapper ein ønska å gjennomgå. 5
9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Line Naterstad Solheim Einingsleiar Nav Os kommune X X X Elin Klyve avdelingsleiar X X X Kari Askeland sakshandsamar X X X Jannicke Førde sakshandsamar X X X Annie Irene Gaustad sakshandsamar X X X Maria Therese Bjørdal sakshandsamar X X X Nils Petter Borge kommunalsjef X X X Frå Fylkesmannen deltok: Siren Kristoffersen, Øystein B. Jacobsen, Sigrid Tro og Hilde Ordemann, med sistnemnde som tilsynsleiar. 6