Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Haram kommune Tilsynsdato: 22.09.2014 Rapportdato: 27.11.2014
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.3 MERKNADER... 8 4 VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 10.04.2014 (formøte) 22.09.2014 (tilsyn) Storgata 19, 6270 Brattvåg Kommunenummer: 1534 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Vidar Tolås Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 13.10.2014 16.09.2014 Endeleg tilsynsrapport sendt: 27.10.2014 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 09.01.2015 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Haram kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014. Side 3 av 9
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Beredskapsoversyn 14.05.2014 2. Skjematisk oversikt over tingenes tilstand Ikkje datert 3. Sektorovergripande overordna ROS-analyse Intern prosjektplan 2013 Ikkje datert 4. Heilskapleg Risiko og sårbarheitsanalyse 2014, førebels utgåve (unntatt offentlegheit) Ikkje datert 5. Prent av presentasjon av ROS-analyse 2014 Ikkje datert 6. Kriseplan for Haram kommune 08.02.2000 7. Beredskapsplan: Plan for Haram kommune si kriseleiing 01.08.2014 8. Beredskapsplan: Relokalisering av kriseleiinga 14.05.2014 9. Logg - papirskjema 28.03.2014 10. Varslingsliste kriseleiinga 01.09.2014 11. Varslingsliste kriseleiinga - ferieavvikling 25.06.2014 12. Plan for omsorgsberedskap i Haram kommune 26.08.2014 13. Prinsippskisse for oppretting av kommunalt kriseteam 16.09.2014 14. Smittevernplan for Haram og Ålesund (SIS) Ikkje datert 15. Tiltakskort for leiar/fungerande leiar av omsorgsberedskapsgruppa 01.07.2014 16. Rutine for psykososial støtte og hjelp i akuttfasen og vidare oppfølging Ikkje datert 17. Omsorgsberedskapsgruppa ressursoversikt 27.06.2014 18. Beredskapsplan delplan for eigedom og teknisk drift 21.09.2012 19. Tiltakskort: Varsling/aktivering av omsorgsberedskapsgruppa i Haram kommune 30.06.2014 20. Kriseplan for oppvekstsektoren i Haram kommune 00.09.2012 21. Atomulukker tiltaksplan Ikkje datert 22. Beredskapsplan Haram Omsorgssenter straumbrot 00.05.2012 23. Beredskapsplan Heimebasert omsorg Ytre fastland Ekstremver Ikkje datert 24. Beredskapsplan Heimebasert omsorg Øyane Når uveret rammar Ikkje datert 25. Plan for informasjonsberedskap i Haram kommune 28.04.2004 26. Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden Ikkje datert 27. AMK-Sunnmøre anestesiavdelinga delplan- katastrofe og beredskap 09.07.2014 28. Omsorgsberedskapsgruppa rutine for oppfølging av deltakarar m.m. Ikkje datert 29. Evaluering etter øvingar og uønska hendingar 19.08.2014 30. Evalueringsskjema krisehandtering 19.08.14 31. Evaluering bortfall av telekommunikasjon 06.03.2014 08.09.2014 32. Samandrag svar på evaluering av bortfall av telekommunikasjon 06.03.2014 08.09.2014 33. Kommunal planstrategi 2012 2015 15.11.2012 34. Oversikt straumaggregat i Haram kommune 20.08.2014 35. Sjekkliste for vurdering av risiko og sårbarheit i samfunnsplanlegginga 01.08.2014 36. Kommunedelplan Brattvåg Hildre Helland med konsekvensutgreiing 19.06.2008 37. Notat vedk. interkommunal legevaktsordning 25.04.2014 38. Utvikling av informasjon og kommunikasjonsstrategi for tilflyttere Ikkje datert 39. Tiltakskort: Beredskapstelefonar/konferansetelefonar 15.08.2014 40. Tiltakskort satellitt-telefon 02.07.2014 41. Flytdiagram beredskapstelefonar Ikkje datert 42. Telefonliste satellitt-telefon 02.07.2014 43. Brukarrettleiing satellitt-telefon Ikkje datert 44. Referat frå møte i kriseleiinga 20.01.2012 (mottatt i tilsynsmøte) 10.02.2014 Side 4 av 9
Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Haram kommune 2014 1.5 Gjennomføring Formøte med Haram kommune vart gjennomført 10.04.2014. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 22.09.2014. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Bjørn Sandnes Ordførar X X X X Turid Hanken Rådmann X X X X Vidar Tolås Beredskapskoordinator X X X X Per Langnes Leiar stab/støtte X X X X Kristin Molt Korsnes Einingsleiar helsetenester X X X Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 9
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Haram kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Alle vesentlege element innanfor kommunal beredskapsplikt er på plass. Kommunen står midt i ein større revisjon av beredskapsdokumentasjonen, og arbeidet framstår som gjennomtenkt, systematisk og godt forankra. Arbeidet med heilskapleg ROS-analyse er godt i gang, men ikkje fullført. Arbeidet med overordna beredskapsplan er også godt i gang, men er ikkje ferdig, Kommunen har ein del å gå på når det gjeld å utnytte dokumentet «Beredskapsoversyn» endå betre som bindeledd mellom strategisk plannivå og beredskapsdokumentasjon, og som oversyn over korleis kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik er organisert. Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte to avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Haram kommune manglar heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Utdjupande kommentar: Den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen er den viktigaste berebjelken i den kommunale beredskapsplikta. Arbeidet er godt i gang, og er forventa ferdig i løpet av 2014. Arbeidet er forankra i kommunen sin planstrategi. Avvik nr. 2 Kommunen sin overordna kriseplan oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd og andre ledd, litra d) Utdjupande kommentar: Planen oppfyller ikkje kravet om samordning og integrering av øvrige beredskapsplanar i kommunen og hos andre relevante offentlege og private aktørar. Planen oppfyller heller ikkje krava om evakueringsplan og plan for befolkningsvarsling. Side 7 av 9
3.3 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen sitt beredskapsoversyn bør vidareutviklast slik at det kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar, som t.d. samfunnsdelen i kommuneplanen, ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar på overordna nivå. rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. «Administrative» delar av kriseplanen kan inngå i beredskapsoversynet. Merknad nr. 2 Kommunen bør etablere rutinar for faste møte i kriseleiinga og kommunen sitt beredskapsråd/beredskapsforum. Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 9 av 9