1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune MØTEPROTOKOLL Dato: 10.04.14 kl. 09.00 Møtested: Fylkeshuset Svend Foynsgt. 9, Tønsberg Møterom: Ra DISSE MØTTE: Kjetil Holm Klavenes, leder Rune Mathiassen, nestleder Ingar Døler, medlem Janne Ekmann, medlem FORFALL: Elisabeth Trevland Olsen, medlem DESSUTEN MØTTE: Egil Johansen, fylkesrådmann VFK (sak 08/14, 09/14) Tone Stabell, regnskapssjef VFK (sak 08/14, 09/14) Rune Hjertås, økonomisjef VFK (sak 08/14, 09/14) Arild Lohne, revisjonssjef, VKR Linn Therese Bekken, påtroppende revisjonssjef i VKR Gaute Hesjedal, rådgiver VIKS MØTELEDER: Kjetil Holm Klavenes (nestleder ledet møtet i leders fravær fram til kl. 09.20.) Innkallingen og saksliste ble godkjent og møtet ble satt kl. 09.00 Saksliste: 07/14 Godkjenning av protokollen fra møte 13.02.14. Protokoll fra møtet 13.02.14 godkjennes. 08/14 Norges Maritime Utdanningssenter AS status for selskapet Økonomisjef Rune Hjertås orienterte om prosessen rundt selskapet. NMU ble slått konkurs 28.03.14. Redningsselskapet har i ettertid inngått avtale om kjøp av boet og vil videreføre driften fra NMU. Informasjonen tas til orientering. 09/14 Årsregnskap og årsrapport 2013 - Vestfold fylkeskommune
2 Fylkesrådmannen og økonomisjefen gjennomgikk hovedtrekkene i fylkeskommunens årsregnskap og besvarte spørsmål fra utvalget. Revisor delte ut og presenterte en analyse av regnskapet. Saken ble diskutert og spørsmål besvart. Kontrollutvalgets uttalelse til Vestfold fylkeskommunes årsregnskap og årsrapport for 2013: Kontrollutvalget har i møte 10.04.14 behandlet Vestfold fylkeskommunes årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen datert 25.03.14, revisors uttalelse til regnskapet datert 31.03.14, fylkesrådmannens årsrapport for 2013 og fylkesrådmannens saksframlegg til fylkestinget. Innledning Kontrollutvalget registrerer at driftsregnskapet 2013 viser kr 1.994.944.509,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 73.429.141,-. Til økonomistyringen Kontrollutvalget registrerer at budsjettdisiplinen er tilfredsstillende og at sektorene samlet sett har netto mindreforbruk på kr. 43 mill. i forhold til budsjett. Netto resultatgrad viser 6,6 % hvilket anses meget tilfredsstillende. Tallet bør etter retningslinjene være på minst 3 %. Holdes mva.- kompensasjon og premieavvik utenfor oppnås en korrigert netto resultatgrad på 1,9 % Kontrollutvalget ser positivt på at de frie fondene, Bufferfond og Disposisjonsfond Premieavvik, er styrket med tilsammen kr 76 mill. i 2013. Til balansen Vestfold fylkeskommune tilfredsstiller balansekravet, kommunelovens krav om at løpende driftsutgifter skal finansieres av driftsinntekter. Gjeldsforhold Vestfold fylkeskommune har en høy gjeldsgrad på 84 %. Langsiktig lånegjeld utgjør pr. 31.12.14 kr. 2.329 mill. og har i 2013 økt med 401 mill. kr. I tillegg kommer pensjonsforpliktelser på 2.666 mill. kr. som er økt med 153 mill. kr. Avdrag på gjeld er i tråd med kommunelovens bestemmelser og gjenstående løpetid for fylkeskommunens samlede gjeldsbyrde
3 overstiger ikke den veide levetiden for fylkeskommunens anleggsmidler pr 31.12.2013. Likviditet Fylkeskommunen har en reell korrigert arbeidskapital på 173 mill. kr. og oppnår tilfredsstillende score på resultatgrad. Vurdert i forhold til månedlige lønnsutbetalinger på over 100 mill. kr. bør ikke likviditetsgraden svekkes. Kontrollutvalget ser positivt på at fylkeskommunen setter av midler på disposisjonsfond til premieavvik. Til den interne kontrollen Kontrollutvalget ser positivt på at fylkesrådmannen legger vekt på å gjennomføre tiltak i tråd med de anbefalinger som gis fra Kontrollutvalget og Vestfold Kommunerevisjon i tillegg til egne interne kontrolltiltak. Avslutning Kontrollutvalget har ut over ovennevnte ikke ytterligere merknader til Vestfold fylkeskommunes årsregnskap for 2013. 10/14 Vurdering av Vestfold fylkeskommunes finansforvaltningsreglement og rutiner for finansforvaltning Revisor orienterte om saken. Saken tas til orientering. 11/14 Forvaltningsrevisjon rapport Gjennomgang av fagskolen Revisor gjennomgikk hovedtrekkene i rapporten og delte ut kopi av brev til Fagskolen med vedtak om revidering av utdanninger fra NOKUT. Forvaltningsrapporten ble diskutert og spørsmål ble besvart. Kontrollutvalget viser til forvaltningsrevisjonsrapporten "Gjennomgang av fagskolen i Vestfold fylkeskommune". Kontrollutvalget slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger i rapporten og henstiller styret og administrasjonen i Fagskolen i Vestfold om å etterkomme revisors anbefalinger. Kontrollutvalget vil be om en tilbakemelding fra styreleder i Fagskolen i Vestfold på hvordan rapporten følges opp til sitt møte 20. november 2014. I den sammenheng ber kontrollutvalget om å bli orientert om resultat av NOKUTS tilsyn samt NOU-en vedr. fagskoleutdanningen som skal ferdigstilles i 2014.
4 Saken oversendes fylkestinget. Fylkestinget innbys til å fatte følgende vedtak: Fylkestinget viser til forvaltningsrevisjonsrapporten "Gjennomgang av fagskolen i Vestfold fylkeskommune" og slutter seg til kontrollutvalgets vedtak i KU-sak 11/14. Fylkestinget ber styret og administrasjonen i Fagskolen i Vestfold om å etterkomme revisors anbefalinger. Fylkestinget ber styreleder i Fagskolen i Vestfold om å gi kontrollutvalget tilbakemelding på hvordan rapporten følges opp i kontrollutvalgets møte 20. november 2014. 12/14 Enhetskontroller - regnskapsrevisjon Revisor gjennomgikk enhetskontollene fra henholdsvis Skiringsal folkehøgskole, Thor Heyerdalg vgs. og Greveskogen vgs. Spørsmål ble besvart. Kontrollutvalget viser til anbefalingene fra Vestfold Kommunerevisjon i enhetskontrollene ved henholdsvis Skiringsal folkehøyskole, Thor Heyerdahl videregående skole og Greveskogen videregående skole. Kontrollutvalget forutsetter at disse blir fulgt opp og gjennomført. Revisor bes følge opp og rapportere til kontrollutvalget høsten 2014 om hvordan Greveskogen og Thor Heyerdahl skoler har gjennomgått praksisen med ansatte i mer enn 100 % stilling. Enhetskontrollene tas til orientering. 13/14 Oppfølging enhetskontroll Re videregående skole Revisor orienterte utvalget om dokumentasjon innhentet i forbindelse med reiseutgifter ved Re vgs. Brev fra VKR vedrørende oppfølging av enhetskontroll ved Re videregående skole tas til orientering. 14/14 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansavarlig revisor Revisor orienterte om uavhengighetserklæringen. Ny erklæring vil bli utstedt når ny revisjonssjef tiltrer. Vurderingen av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet tas til orientering.
5 15/14 Årsmelding til kontrollutvalget fra Vestfold Kommunerevisjon Revisor orienterte om årsmeldingen fra revisjonen til kontrollutvalget. Årsmelding til kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 2013 fra Vestfold Kommunerevisjon tas til orientering. 16/14 Referatsaker Styringsgruppemøte Færder videregående skole Folkevalgtes taushetsplikt artikkel fra Kommunal rapport Planlagte tilsyn 2014 Fylkesmannen i Vestfold Tilsynsrapporter fra fylkesmannen: o Voksnes rett til videregående opplæring o Fengselsundervisningen o Oppfølgingstjenesten o Nøtterøy vgs. o Thor Heyerdal vgs. NKRFs fagkonferanse 16.- 17. juni FKTs fagkonferanse 3. - 4. juni Referatsakene tas til orientering. Kontrollutvalgsmedlemmene gis anledning til å melde seg på fagkonferansen til NKRF og FKT. 17/14 Eventuelt Revisor orienterte om at levering av eierskapskontrollen i Vesfoldfestspillene AS vil bli utsatt til slutten av juni. Revisor orienterte om at rapporten om spesialundervisning vil bli utsatt til slutten av juni. Revisor orienterte om spørsmål knyttet til fylkeskommunens reglement for partistøtte jfr. problemstilling diskutert i møte 28.11.13. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide en prosjektplan til et forvaltningsprosjekt vedrørende Vestviken kollektivtrafikk. Revisjonssjef Arild Lohne benyttet anledningen til å takke for seg og samarbeidet med kontrollutvalget når han nå snart pensjonerer seg. Kontrollutvalgsmedlemmene takket for samarbeidet og godt levert arbeid i årene som har gått. Alle vedtak ble fattet enstemmig. Møtet ble hevet kl. 12.50.
6 NB: Neste møte 22.05.14 Revetal, 11. april 2014 For leder av kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune, Kjetil Holm Klavenes Gaute Hesjedal (sign) Rådgiver, VIKS Innkalling m/saksliste til: Medlemmene Varamedlemmene Fylkesordføreren Fylkesrådmannen, til orientering Vestfold Kommunerevisjon