Styresak Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: 10.11.2010 Frå: Administrerande direktør Hege Fjell Urdahl Sakshandsamar: Saka gjeld: Årleg melding Styringsdokumentet 2010 Sjukehusapoteka Vest HF Styresak 79/10 A Styremøte 18.11.2010 Forslag til vedtak: Styret godkjenner årleg melding styringsdokumentet 2010. Styret ber administrasjonen innarbeide innspel/rettingar som kom fram under møtet og oversende dokumentet til Helse Vest RHF.
Versjon 1.0 Årleg Melding for Sjukehusapoteka Vest HF til Helse Vest RHF 01.12.2010 V1.0
Innhald 1 Innleiing...1 1.1 Visjon, strategi for verksemda og verdigrunnlag...1 1.2 HELSE 2020...1 2 Styringsbodskap knytt til ansvarsområde for Apoteka Vest HF...2 2.1 Farmasifaglege tenester...2 2.1.1 Forholdet til dei andre helseføretaka...2 2.1.2 Kvalitet...2 2.1.3 Smittevern og beredskap...4 2.1.4 Vesentlege områder for oppfølging i Apoteka Vest HF...4 2.2 Utdanning...6 2.3 Forsking...6 2.4 Opplæring av pasientar/pårørande og personell...6 2.5 Andre oppfølgingsområdar...7 2.5.1 Legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet...7 3 Økonomiske krav og rammevilkår...7 3.1 Resultatkrav for 2010...7 3.1.1 Rapporteringskrav økonomi...7 3.2 Investeringar...7 3.2.1 Låneopptak og driftskredittar...8 4 Organisatoriske krav...8 4.1.1 Utvikling av personalområdet...8 4.1.2 Inkluderande Arbeidsliv (IA), sjukefråvær og uønska deltid m.m...10 4.1.3 Retningslinjer for løns- og pensjonsvilkår for leiarar i statleg eigde føretak...11 4.1.4 Bruk av konsulentar...12 4.1.5 Regionalt leiarprogram...12 4.2 Oppfølging av juridisk rammeverk...12 4.2.1 Internkontroll og risikostyring...12 4.3 Utvikling på IKT-området...12 4.3.1 Vidareutvikling av Norsk Helsenett SF...13 4.3.2 Elektronisk meldingsutveksling Meldingsløftet...13 4.3.3 Elektroniske reseptar...13 4.4 Samordning av stabs- og støttefunksjonar...14 4.5 Regional samhandling...14 4.5.1 Regionale prosjekt...14 4.5.2 Samarbeid med Helse Vest IKT...14 5 Andre styringskrav for 2010...15 5.1 Samhandlingsreforma økonomiske verkemiddel...15 5.2 Legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet...15 5.3 Samordna kommunikasjon...15 5.4 Miljø- og klimapolitikken...16 5.5 Felles regional mal for styresaker...16 6 Plandokument...17 6.1 Utviklingstrendar og rammer...17 6.1.1 Utviklinga innanfor opptaksområdet...17 6.1.2 Økonomiske rammer...17 6.1.3 Personell og kompetanse...17 6.1.4 Bygningskapital, status og utfordringar...17 6.2 Strategiar og planar i Sjukehusapoteka Vest HF...17 2
1 Innleiing Under felles visjon med Helse Vest RHF er Sjukehusapoteka Vest HF (endra namn - Føretaksmøte 22.06.2010) gitt ansvar for å levere legemidlar, apotekvarer og farmasøytiske tenester på ein måte som bidrar til rasjonell produksjon, fordeling og rådgiving i helseføretaka. Dette skal bygge på et godt samarbeid med helsepersonell for å sikre rett legemiddelbruk, som igjen sikrar at pasientane blir trygge, motiverte og i stand til å bruke sine legemidlar rett. Visjonen og mandatet ligg til grunn for Sjukehusapoteka Vest sin ambisjon og arbeid for å levere meirverdi til sjukehusføretaka. Sjukehusapoteka er gjennom felles eigarskap, visjon og målsetning med sine kundar i en unik posisjon til å ha sitt hovudfokus på pasienten og bidra til ein heilskapleg behandlingsskjede. Konkret betyr dette at sjukehusapoteka kan sjå på heile legemiddelforsyningskjeda frå produksjon til pasient i sitt arbeid for å forbetre pasientsikkerheit og legemiddeløkonomi. Sjukehusapoteka er på denne måten en strategisk samarbeidspartnar for sjukehusa, med felles målsetingar og ansvar for å nå desse. Sjukehusapoteka Vest har følgjande hovudoppgåver: a. Sikre sjukehusa ei legemiddelforsyning av høg kvalitet og til lågast mogleg pris b. Sikre/bevare farmasøytisk kompetanse og produksjons- og forsyningsberedskap c. Sikre utdanning og tilgang til farmasøytisk kompetanse i tråd med sjukehusas behov d. Sikre sjukehusas legemiddelberedskap e. Sikre heilskapelege behandlingskjeder for pasientane 1.1 Visjon, strategi for verksemda og verdigrunnlag Sjukehusapoteka Vest (SAV) deler Helse Vest sin visjon: Fremme helse og livskvalitet Vidare har SAV nytta Helse Vest sine hovudmålsettingar i utvikling av eigne mål: Trygge og nære sjukehustenester Heilskapleg behandling og effektiv ressursbruk Ein framtidsretta kompetanseorganisasjon SAV har gjennom hausten 2010 jobba med eit omfattande strategiarbeid for å spisse målsetningane, identifisere tiltak og fokusere all aktivitet i føretaket mot oppnåing av desse måla. Desse er venta å bli ferdigstilt i første kvartal 2011. Strategiarbeidet har vært gjennomført parallelt med revideringa av Helse 2020 hausten 2010 for å sikre at SAVs strategi gjenspeglar denne. 1.2 HELSE 2020 Strategiplan for helseregion vest, Helse 2020, er gjort kjent i organisasjonen gjennom publisering på internett, personalmøtar og liknande. Sjukehusapoteka Vest HF har lagt gjeldande
rammevilkår og føringar frå nasjonalt og regionalt hold til grunn for utvikling av eigen strategiplan med særleg fokus på å justere oppbygginga i tråd med prinsippa frå Helse 2020. Strategiplan for Apotekene Vest HF (2009-2015) vart godkjent i styremøte 16.09.08 og er no under revidering jf. Punkt 1.1. 2 Styringsbodskap knytt til ansvarsområde for Apoteka Vest HF Sjukehusapoteka Vest HF avviker frå andre helseføretak i den grad føretaket er underlagt rammeverket frå apoteklovgivinga, med kontrollinstans Statens legemiddelverk. Farmasifaglege tenester Apoteka sel farmasifaglege tenester til alle helseføretaka og til enkelte kommunar. Omfang og innhald i dei ulike tenestene er omtala på SAV sin internettportal. Tenestene blir levert frå ulike avdelingar i dei ulike apoteka, men det faglege innhaldet skal vere mest mulig likt. Ein ytterligare samordning av tenestene i form av verktøykasse er påbegynt hausten 2010. 2.1.1 Forholdet til dei andre helseføretaka Rammeavtalar med helseføretaka om farmasifaglege tenester: tilpassing av lokale avtaler. Apotekføretaket har gjennom administrerande direktør og logistikksjef leia utviklinga av eit nytt avtalesett med betre samarbeid om felles regionale retningslinjer. Dei nye avtalane trer i kraft i juni 2010. Den nye samarbeidsavtalen som også er forankra på RHF-nivå, er vesentleg forbetra frå tidlegare avtalar, med større grad av felles prinsipp og vilkår, samt eit meir balansert og dynamisk samarbeid om prisar og avtaleinnhald. Apoteka Vest HF må sørgje for kostnadsrett prising av sine tenester, og fortsett bidra til samordningsgevinstar. SAV samarbeidar med sjukehusføretaka gjennom Prisgruppa, og har fått gjennomslag for prinsippet om at alle prismodellar gjennomgåande skal vere kostnadsdekkande. Dette var dei ikkje tidlegare. All eigenproduksjon er samordna, med mest mogleg på ein stad. Sjukehusapoteket i Bergen produserer for alle regionalt. Berre naudsynt ferskvareproduksjon oppretthaldast lokalt. Parallelt er det på gang nasjonal samordning gjennom Nasjonalt Produksjonsprosjekt, som gir nye utfordringar både med prisinga og sjølve produksjonsomfanget. Nye og særskilt dyre legemiddel vil krevje ny gjennomgang av prismodellar for dei industriframstilte legemidla. Apoteka Vest HF må sørgje for å vidareføre samarbeidet med helseføretaka for å bidra til meir effektiv legemiddelforsyning og trygg legemiddelbruk. Nye logistikkprosessar vil være naudsynte for apotekføretaket å ta del i og sikre helseføretaka sine interesser. Det føregår prosessar i Statens Legemiddelverk som angår rollane og samhandlinga mellom aktørane grossist/apotek/sjukehus. Her må SAV være pådrivar for at dette blir til det beste for helseføretaka. Teknologi må takast meir i bruk for å underbygge ei meir effektiv forsyning og pasienttryggleik. Apoteket er i ferd med å skaffe automatar til varehandtering i apoteka. 2
Vi styrkar satsinga på ASL (Apotek styrt legemiddellager) og farmasøytar på klinikk.. Vidare aktuell utvikling er elektronisk bestilling frå sjukehuset, og meir pasientretta vareforsyning, som til dømes bruk av eindose og kabinett. Vi er avhengige av tett samarbeid med sjukehusføretaka og Helse Vest IKT for å få fram felles avgjerd og løysingar på dette området. 2.1.2 Kvalitet Apoteka Vest HF skal arbeide kontinuerleg med kunnskapsutvikling og kvalitet, samt følgje opp nasjonale og regionale tiltak som understøtter dette. SAV har ein overordna kompetanseplan, som skal reviderast innan utgangen av 2010. I denne planen er oppfølging fordelt på ulike rollar. Det er utført ei analyse av dei generelle kompetansebehova innan kvart farmasifaglege område. Dette vert følgt opp av fagsjef i samarbeid med SAVs faggrupper og dei andre sjukehusapotekføretaka. Apoteka Vest HF skal med jamne mellomrom gjennomføre undersøkingar av brukartilfredsheit. Det er gjennomført ei kundeundersøking for leveranse av varer og tenester til sjukehusføretaka i 2010. Resultata vert følgt opp i kvart apotek gjennom tiltaksplanar. Apoteka Vest HF skal vidareutvikle system for styringsdata, og måling av kvalitets- og servicenivå. SAV har i 2010 utvikla eit forbetra verktøy for statistikk- og analyse av legemiddelbruk og kostnader for Helseføretaka. Målgruppa er primært controllarar i Helseføretaka. Som ledd i strategiarbeidet for SAV arbeider administrasjonen med å utvikle verktøy for overordna styring i føretaket. Elektroniske reseptar Apoteka Vest HF skal leggje til rette for utbreiing av elektronisk resept i helseføretaka med sikte på at elektroniske reseptar kan sendast og mottakast i 2011. Tidsplanar og ambisjonsnivå vil bli avklart innan 1.mai 2010 gjennom eigen dialog mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Helse Vest RHF. Det nasjonale prosjektet for implementering av E-reseptar er svært forsinka. IKT-leiar og Fagsjef føljer med og er oppdatert mot prosessen. Ei orientering vil bli lagt fram for SAV si leiargruppe (AVL) i januar 2011. Legemiddelhandtering og pasientryggleik Legemiddeltryggleik Regionalt prosjekt om legemiddelhandtering og pasientryggleik (LOP): I 2010 skal implementeringsarbeidet starte opp basert på prosjektrapportane. Apoteka Vest HF må i denne samanheng bidra med aktuell fagkompetanse i arbeidet med å realisere tilrådingane. SAV bidrar inn i prosjektet med prosjektkoordinator og medlemmer av dei ulike delprosjekta som er satt i gang. I tillegg er det oppretta ei eiga gruppe for oppføljing internt i føretaket. 3
2.1.3 Smittevern og beredskap Helseføretaksgruppa skal ha ei tilfredsstillande beredskap for forsyning av legemiddel, materiell og andre innsatsfaktorar og for den kritiske infrastrukturen for spesialisthelsetenesta. Helseføretaka skal innarbeide omsynet til beredskap i logistikksystema sine og i dei leveranseavtalene som blir inngått. Beredskapslageret av legemiddel i dei ulike apoteka vart gjennomgått i forbindelse med pandemien i 2009. SAV held ved like det avtalte lageret. Beredskapsplanen i Helse Vest er under revidering med aktiv bistand frå SAV, og eventuelle endringar vil bli følgt opp i føretaket. Apoteka Vest skal handtere og følgje opp erfaringar frå ny influensa A (H1N1). Det er laga ei oppsummering av alle erfaringane, og ansvar for oppfølging er fordelt. 2.1.4 Vesentlege områder for oppfølging i Apoteka Vest HF Apoteka Vest må leggja vekt på fortsett oppfølging av: Rapporten frå prosjekt farmasøytiske tenester i helseføretaka Mange av tiltaka føljast opp i form av LOP prosjektet Andre tiltak er identifisert, men oppfølginga er i stor grad knytt til ynskjer frå sjukehusapotekføretaka. Auka tilsetningsservice i apoteka vil takast opp som eit ledd i vurdering av behov for tilverking i alle apotek med eventuell tilhøyrande ombygging. LIS -samarbeidet i tråd med konklusjonane som er trekt av dei regionale helseføretaka LIS kontaktane arbeider på oppdrag frå kvart enkelt Helseføretak og er difor tilknytt kvart sitt sjukehusføretak. Omsetning i høve til LIS avtalar vert rapportert i kvartalsvise rapportar til fagdirektørane i Helseføretaka. Gjennom generisk byte i apoteka bidrar apoteka til at LIS avtalane utfyllast i stor grad i føretaka i Helse Vest. farmasøytisk rådgiving mot kommunane SAV har ingen avtalar om sal av varer til kommunane. SAV har avtaler om levering av farmasøytiske tenester i enkelte kommunar i området til Helse Vest. leveringssikkerheit for varer og tenester Omlag 95% av legemiddelforsyninga kjem frå grossisten Norsk Medisinaldepot, NMD. NMD er eigd av det tyske farmasikonsernet Celesio AG. Ei viktig oppgåve for SAV er å sikre balanse mellom grossisten sine kommersielle interesser og våre helseføretak sin leveringstryggleik, servicegrad og leveringskvalitet. Til dømes er den internasjonale legemiddelmarknaden slik at Noreg, som med dei billegaste legemiddelprisane i Vest- Europa, står for parallelleksport til dyrare marknader. Det krevjast tett oppfølging av grossist og leverandørar for å sikre at slik verksemd ikkje går på akkord med leveringstryggleiken til norske sjukehus. Sjukehusapoteka Vest er deltakar i nasjonalt samarbeid med dei andre sjukehusapotekføretaka, om å inngå best moglege grossistavtalar 4
og å sikre kontinuerleg leveringstryggleik, samt kvalitet på leveransane. Det har vært utfordringar på dette området gjennom fleire år, men er i større grad sett på dagsorden nasjonalt takka være påtrykk frå oss i Vest. SAV arbeidar aktivt med beredskapsproblematikk og følgjer aktivt opp grossisten NMD og aktuelle leverandørar ved sviktande eller ustabile legemiddelleveransar. SAV har beredskapslager av kritiske legemidlar på alle lokasjonar, definert i samråd mellom fag- og legemiddelansvarlege i apotek- og sjukehusføretaka SAV har eigenproduksjon av legemidlar som ikkje kan skaffast som industriframstilt og/eller som må produserast nær pasienten av ferskvareomsyn eller av andre årsaker. I tillegg har vi tilsetningsproduksjon av cytostatika (kreftmedisin), ernæring, smerte- og antibiotikablandingar og liknande til intravenøs bruk. Det skal alltid være høg leveringstryggleik, også for alle eigenproduserte varer og tenester. funksjonsfordeling mellom sjukehusapoteka Gjennom funksjonsfordeling av tilverking av legemiddel til lager og ikkje-sterile legemiddel til Bergen har SAV effektivisert produksjon i verksemda i løpet av 2010. deltaking i aktuelle arbeidsgrupper SAV deltar i alle aktuelle arbeidsgrupper i Helse Vest RHF og mellom dei nasjonale sjukehusapotekføretaka. Det er laga ei oversikt over kven som representerer SAV/ dei nasjonale sjukehusføretaka i andre aktuelle arbeidsgrupper, t.d. innan Apotekforeningen. vurdere, analysere og gi råd til det regionale helseføretaket og til helseføretaka i farmasøytiske spørsmål, spesielt om legemiddelbruk og omsetting SAV utarbeidar legemiddelstatistikk kvart kvartal for Helse Vest, som også inneheld tall per sjukehusapotekføretak. Fagdirektørane diskuterer statistikken og deira ynskjer blir implementert fortløpande. (sjå også punkt nedanfor) Statistikken for tredje kvartal er også presentert for dei Administrerande Direktørane i alle HF a gjennom AD møtet. Fagsjef fungerer som Fagsjefgruppas farmasifaglege rådgjevar på regionalt nivå. Apoteka føljer opp eiget sjukehusføretak. ha eit godt system for rapportering av legemiddelbruk til helseføretaka og Helse Vest RHF. SAV har i 2010 utarbeidd eit nytt og forbetra verktøy for statistikk og rapportering. Det er i dag særs gode moglegheiter for bruk til egne føremål og i samarbeid med sjukehusføretaka. Systemet er ei felles nasjonal løysing, med viktige bidrag frå SAV til ivaretaking av faglege og økonomiske behov. 5
2.2 Utdanning Apoteka Vest skal delta og leggje til rette for praksisundervisning i den grad dette er aktuelt. Apoteka Vest må også vurdere behovet for etterutdanning av eige personell og sikre kompetanse, m.a. farmasøytar. Handlingsplan for kompetanseutvikling i Sjukehusapoteka Vest vart vedteken i 2010. Planen er planlagt revidert og evaluert årleg. Vi er i dag praksisbedrift for master- og bachelorstudentar og vi bidrar til opplæring av anna helsepersonell. Vi tilbyr Master utdanning i Klinisk farmasi for eigne tilsette, heimla i vår overordna Kompetanseplan. To studentar frå UiB utfører i 2010/2011sine masteroppgåver i SAV. 2.3 Forsking Apoteka Vest skal bidra til forsking og utviklingsarbeid innan legemiddelbruk og legemiddelforsyning, både i eige helseføretak og i samarbeid med dei andre helseføretaka. Forskingsarbeidet i SAV er basert på Forskingsstrategi for Apotekene Vest 2009-2014. Forskingsstrategien er konkretisert gjennom styregodkjent handlingsplan med slike hovudelement: - Utvikling av kultur og rammeverk for FoU - Utvikling av FoU-program - Kompetanseutvikling innan FoU - Rammer for rettleiing av masterstudentar - Publisering og formidling av FoU - Samarbeid med eksterne partar - Ekstern finansiering - FoU og etikk FoU-arbeidet følgjer stort sett planlagt løp. I 2010 har SAV fått på plass intern FoU-gruppe, ordning for rettleiing av masterstudentar, og ordning for interne FoU-midlar. Arbeidet med det interne FoU-arbeidet er utsett grunna signal om ønska revisjon av forskingsstrategi. Etter initiativ frå SAV er det etablert eit nasjonalt forskingsnettverk innan sjukehusapoteka. SAV arrangerte det første seminaret i nettverket i september. Forskingssamarbeid med sjukehusføretaka er etablert både i Bergen og Stavanger. Det er eit kontinuerleg fokus på utvikling av søknadar om ekstern finansiering. Prosjektet Utvikling av samhandling mellom Kvam kommune og Voss sjukehus ved overføring av legemiddelinformasjon på pasientnivå vart i haust tildelt kr 200 000 i samhandlingsmidlar frå Helse Vest. Bergen kommune fekk i samarbeid med Sjukehusapoteka Vest i haust tildelt kr 500 000,- frå Helsedirektoratet til eit prosjekt om legemiddelgjennomgangar. I tillegg er Sjukehusapoteka Vest deltakande i den nasjonale søknaden Norwegian participation in the ESFRI-project EATRIS, the European advanced translational research infrastructure in medicine som vart sendt i haust. 2.4 Opplæring av pasientar/pårørande og personell Apoteka Vest skal medverke til gode rutinar for legemiddelhandtering og god opplæring og informasjon overfor personell og pasientar/pårørande. 6
Tilsette i SAV deltar med undervisning og informasjon til ulike grupper av helsepersonell i ulike settingar. Fagsjef eig e-læring i legemiddelhandtering, som no er under sluttføring.. Som eit ledd i sal av farmasifaglege tenester deltar farmasøytane i ulike opplæringar av pasientar, enten i grupper eller på individnivå. SAV har ikkje pasientundervisning i eigenregi. 2.5 Andre oppfølgingsområdar 2.5.1 Legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet Apoteka Vest HF må sjå til at legemiddel, der det ligg føre løyve til marknadsføring, vert nytta i legemiddelassistert rehabilitering. Apotekframstilte legemiddel kan bli nytta, dersom det ligg føre medisinske grunnar til det. Sjukehusføretaka overtar LAR området frå 2011. Det er p.t. ein prosess for å vurdere om sjukehusapoteka skal levere legemiddel også til LAR. LIS har nå ei eiga gruppe som skal vurdere LAR området, der SAV har ein representant. 3 Økonomiske krav og rammevilkår 3.1 Resultatkrav for 2010 Resultatkravet for Sjukehusapoteket Vest HF skal vera eit positivt resultat på 7,833 mill. Budsjett for 2010 vart utarbeidd i samsvar med eigar sitt resultatkrav. Faktisk oppnådd resultat er følgd opp månadleg mot budsjett per apotek. Større avvik vert analysert og følgd opp med avviksforklaring og tiltak overfor resultatansvarlege. Kvart tertial er det utarbeidd prognose kor kjente endringar i forhold til budsjett for kommande månader er innarbeidd. På bakgrunn av denne og akkumulert resultat vert årsprognosen justert kvar månad. Prognosen viser ved utgangen av oktober resultat på 11,8 mill. 3.1.1 Rapporteringskrav økonomi Økonomirapportering og rekneskap skal vera i samsvar med gjendende krav og maler frå Helse Vest Økonomirutinane i SAV vert kontinuerleg tilpassa regnskapslov, forskrifter, standardar og rutinar frå Helse Vest, samt leiinga sitt behov for styringsdata. Rapporteringsfristar som Helse Vest har nedsett er etterlevd hittil i 2010 og økonomirapport til styre og leiing er handsama på fyrste faste påfølgande møte i styret og leiinga. 3.2 Investeringar Helseføretaka må ved utarbeiding av sine investeringsplanar leggje til grunn ein modell der det er kontantstraumen i føretaka som er styrande for kva investeringsnivå som dei kan bere. Investeringane må finansierast innafor tilgjengeleg likviditet ein klarer å skape gjennom drifta. 7
I samband med utarbeiding av rullerande langtidsbudsjett for drift og investeringar våren 2010 er investeringsnivået sett saman med kontantstraumen frå drifta. Ved utarbeiding av investeringsbudsjett for 2011 er ramma lagt innanfor fjorårets kontantstrøm + eventuell ikkje investert kontantstrøm tidligare år. Dei siste åra har investeringsnivået vært under kontantstraumen slik at SAV er rusta til å møte framtidige tunge investeringar i teknologi for å automatisere vareleveransane til sjukehusa, og for å etterkomme krav som SLV (Statens Legemiddelverk) har stilt for å vera ei godkjend verksemd for produksjon av legemidlar. Til alle investeringar skal det verta utarbeidd investeringsanalysar som skal gjere greie for følgjande: - lønnsemd - finansiell føresetnad - driftsøkonomisk konsekvens - risikoanalyse - tiltaksplanar Tiltaksplan for å løyse driftsmessige konskvensar skal inngå som ein del av langtidsbudsjettet. SAV skal ikkje binde opp eller forplikte seg til investeringsbudsjettet før investeringsramma er vedtatt av styret i Helse Vest. I samband med større investeringsprosjekt er det stilt krav om at helseføretaka så tidleg som mogleg opprettar dialog med Helse Vest RHF om aktuelle investeringsprosjekt over kr 50 mill. Føretaket må i dei tidlege planleggingsfasane for nye investeringar ikkje kjøpe tomter, inngå opsjonsavtaler eller gjere andre disposisjonar som på ein uheldig måte legg føringar for den endelige avgjerda om investering. Ved utarbeiding av langtidsbudsjett våren 2010, vart investeringane sin verknad på lønnsemd og drift vurdert og innarbeida. Investeringsbudsjettet for 2011 er vurdert ut frå kost/nytte og gevinstrealiseringa er innarbeidd i driftsbudsjettet. Investeringsbudsjettet vert handsama i leiinga og av styret utarbeidast årleg investeringsbudsjett som leggast fram for styret i SAV. 3.2.1 Låneopptak og driftskredittar Det er ikkje høve til å nytta driftskreditt, og som hovudregel vert det ikkje gjeve høve til å finansiere investeringar med lån. SAV har tilstrekkeleg likviditet til å dekkje sine investeringar og nyttar verken driftskreditt eller andre lån enn dei som allereie eksisterer. 4 Organisatoriske krav SAV har i 2010 hatt hovudfokus på etterslep i HR policy område, frå rapportering, tariffavtalar til innføring av elektronisk personalhandbok Compendia. Sistnemnde prosess har ført med seg revisjon, kvalitetssikring og erstatning av eksisterande rutinar. Framleis gjenstår arbeid i så høve. Utvikling av personalområdet sjølve vere lærebedrifter og ikkje berre ta i mot hospitantar frå andre. Vi er i dag praksisbedrift for master og bachelorstudentar, og vi bidrar til opplæring av anna helsepersonell. Vi tilbyr Master utdanning i Klinisk farmasi for eigne tilsette. Aktuelle tiltak som 8
lærebedrift kan være: Lose lærlingar gjennom eit fagbrev. Drive opplæring, praksisplass for studentar, hjelpe masterstudentar. utvikle eigne rutinar for å ivareta og halde på denne arbeidskrafta etter enda lærlingperiode. Spesifikke rutinar for å behalda arbeidskrafta etter enda lærlingperiode føreligg ikkje. implementere og levere i tråd med nasjonale HR-indikatorar etter kvart som dei blir sette i verk. Følgjer utvikling i Helse Vest implementere HR-indikatorar i si rapportering til styret Implementert frå 1. april 2010. (sjukefråvær, variabel og fast løn). Turnover inkluderast frå 2011. implementere månadleg rapportering av HMS innan 1. april 2010. Implementert frå 1. april 2010, rapport frå Synergi. sørgje for at HMS-kartleggingar og undersøkingar skjer ved bruk av dei IKT-løysingane som er tilgjengelege. Det må sikrast at det blir sett av tilstrekkeleg med ressursar for å sluttføre implementeringa. Har representant i Helse Vest prosjekt haust 2010. sørgje for at det i alle einingar blir gjennomført ein enkel vernerunde første dag i veka i tråd med dei føringane som er gitt. Implementert frå 6. september 2010. Evaluerast desember 2010. delta i arbeidet for å sikre rett og betre oppgåvedeling. Sjukehusapoteket i Bergen hadde prosjekt for evaluering av arbeidsprosessar vår 2010. Arbeid og fokus held fram ved de andre apoteka, mellom anna og i arbeid med kompetanseutvikling og strategi. sikre at dei tillitsvalde og vernetenesta aktivt bidrar i arbeidet. Jf punkt over sikre at omgjering av stillingar i føretaket ikkje inneber at oppgåvene blir lagde til utdanningsgrupper med lengre utdanning. Dette kan berre skje dersom administrerande direktør har godkjent dette. Jf punkt over fortløpande delta i implementering av ny versjon av arbeidsplanlegging slik at det understøttar målet om aktivitetsstyrd arbeidsplanlegging kombinert med rett bruk av kompetanse og ferdigheiter. 9
SAV følgjer Helse Vest oppgraderingsplanar i Helse Vest og held opplæring i så høve. Versjon 4.13.3 blei implementert november 2010. sikre at det er lojalitet til nasjonale avtaler for innleie av helsepersonell og rapportere månadleg til Helse Vest RHF i tråd med mal frå HINAS. Rutine inngår i plan for innføring av personalhandbok Compendia og kommuniserast til apotekarar. sørgje for at alle som ikkje lengre er tilsette er melde ut og alle forhold knytt til deira tidlegare tilsettingsforhold blir avslutta innan 15. mai 2010. Rutine jf Kapittel om opphøyr av arbeidsforhold kvalitetssikrast i Compendia. Kommuniserast til apotekarane. Tilsettelister kvalitetssikrast. kvar månad oppdatere arbeidsgivar- og arbeidstakarregisteret slik at det til ei kvar tid er mest mogleg oppdatert. Jf punkt over sørgje for implementering/rett handtering av: personalportalen for tilsetjing, studentar og innleie av personell. bierverv. overtaking av NR-databasen. Dersom det er nødvendig skal helseføretaket også delta aktivt i sluttføring av arbeidet og stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendige for arbeidet. SAV er med i prosjekt i regi av Helse Vest: HR sjef med i Programstyre MOT 2 representantar i arbeidsgrupper; personalmappe og innregistrering nytilsette NR databasen er ikkje relevant. medverke i og ta i bruk Personalportalen innan 01.05.10 Jf punkt over. 4.1.1 Inkluderande Arbeidsliv (IA), sjukefråvær og uønska deltid m.m leggje til rette for eit godt arbeidsmiljø for å sikre god bruk av dei tilgjengelege personellressursane og måla i Inkluderande Arbeidsliv. SAV har eit sjukefråvær som er høgare enn mål, og me har ikkje nedgang i sjukefråfråvær pr november 2010 jf sektorar me kan samanliknast med, eller andre føretak i Helse Vest. Me har difor satt ned eit prosjekt Arbeidsplassen min 2, med følgjande hovudtrekk: Prosjektet har følgjande hovudmål, henta frå Overordna personalpolitikk SAV ønskjer å leggja til rette for eit godt arbeidsmiljø, der motiverte medarbeidarar kan bruka ressursane sine fullt ut. Medarbeidarane i SAV skal være motiverte, tilfredse, engasjerte, kompetente og serviceorienterte. 10
Vidare skal prosjektet bidra til nærværsprosent opp til 95,5 (jf. Helse Vest sitt overordna mål om 4,5% sjukefråvær) Del 1 - førebyggje psykososialt arbeidsmiljø, sikre trivsel og god motivasjon fysisk arbeidsmiljø; førebyggje ulykker og skader på arbeidsplassen og vurdering av arbeidsprosessar Del 2 handtering sjukefråvær gjennomgang rutinar sjukefråvær alle tilsette opplæring til personalansvarlige leiare oppfølging av tilsette som er fråverande på grunn av sjukdom Forutan eigne ressursar nyttas eksterne ressurspersonar, til dømes NAV/BHT, inn i arbeidet jf budsjettramme. Organisering: Styringsgruppe: Adm. direktør, HR sjef, 1 apotekar, 1 hovudtillitsvald Arbeidsgruppe: 2 personalansvarlige leiare i drift, 2 tilsetterepresentantar, hovudverneombod og personalrådgjevar FAD (leiar). Gruppa bør representere ulike yrkesgrupper nivå. Arbeidsgruppa får følgjande mandat: Utarbeide og legge til rette for tiltak med formål å nå prosjektets mål. Tiltaka nedfelles i budsjett. Tiltaka tar utgangspunkt i dokumenterte problemstillingar/utfordringar i verksemda. Gruppa rapporterer månadleg til Styringsgruppa. AVL får statusrapport 2/år jf evaluering. Ta i bruk IA-modul i arbeidsplansystemet. Inngår i prosjekt Arbeidsplassen min 2, sjå over kartleggje omfanget av og årsaker til sjukefråværet og helserelatert utstøyting i helseføretaksgruppa, samt utarbeider handlingsplanar med adekvate tiltak. Dette arbeidet skal rapporterast i årleg melding. Inngår i prosjekt Arbeidsplassen min 2, sjå over arbeide aktivt for å redusere uønska deltidsstillingar og leggje til rette for auka stillingsdelar. Det skal rapporterast i årleg melding på dei tiltaka som er sette i verk og om effekten av tiltaka. Basert på tidlegare kartleggingar er ikkje dette ein utfordring i SAV. Vi vil foreta ny kartlegging i desember 2010 for å avklare om biletet har endra seg. Om nødvendig vil me då utvikla tiltak. 4.1.2 Retningslinjer for løns- og pensjonsvilkår for leiarar i statleg eigde føretak helseføretaka er omfatta av retningsliner frå Nærings- og handelsdepartementet for lønns- og pensjonsvilkår for leiarar i statleg eigde føretak (sist fastsett 8. desember 2006). Lønnsforhandlingar for SAV gjennomført innanfor gitte retningslinjer. 11
4.1.3 Bruk av konsulentar sikre at det er eit bevisst forhold til bruk av konsulentar i verksemda. Kontinuerleg dialog i linja og behovsvurdering i kvart tilfelle. 4.1.4 Regionalt leiarprogram delta med toppleiargruppa på samlingane til regionalt leiarprogram. Sjukehusapoteka Vest si leiargruppe har deltatt aktivt i, og gjennomført regionalt AFF program. 4.2 Oppfølging av juridisk rammeverk 4.2.1 Internkontroll og risikostyring gjere seg kjend med dei reviderte retningslinjene for risikostyring i Helse Vest og ta desse i bruk i det vidare arbeidet med risikostyring. SAV er representert i Helse Vest sitt nettverk ved kvalitetsansvarleg. Administrerande direktør og kvalitetsansvarlig sørgjer for at endringar i metodikk gjørast kjent blant aktuelt personale. oversende rapport frå styret sin gjennomgang av risikovurdering av utvalde overordna styringsmål ved rapportering per 1. og 2. tertial. I tillegg skal det bli gjort greie for dette arbeidet i årleg melding. Årleg rapportering til Helse Vest RHF blir ledet av administrerande direktør. Fagansvarlig for styringsmål har ansvar for gjennomføring av risikovurdering og utarbeiding av rapport på desse måla i etter retningslinjer frå Helse Vest RHF. utvikle god systematikk i forhold til oppfølging av rapportar frå ulike tilsynsmyndigheiter for å sikre at tiltak blir sett i verk og at organisasjonen kontinuerleg lærer av dei tilsyna som er gjennomførte. Administrerande direktør følgjer opp tilsyn og ny kunnskap formidlast til dei tilsette som har dette som ansvarsområde. Gjere seg nytte av det potensialet for læring som meldingane i Synergi representerer. Synergi er tatt i bruk ved alle einingar i føretaket. SAV bruker Synergi aktivt som forbetringsverktøy. HAMU gjennomgår status jamleg. Avviksmeldingar frå Synergi er fast sak ved SAV sine leiarmøtar. 4.3 Utvikling på IKT -området forankre arbeidet med sikkerheit knytt til IKT i leiinga i helseføretaket. Arbeidet må ha ei formålstenleg organisering med klare retningslinjer for korleis ein skal sikre tryggleik og rutinar for autorisasjon for tilgang til pasientsystem. Arbeidet for sikkerheit skal og omfatte regelmessig opplæring i regelverket, intern kontroll, oppfølging av avvik og analysar for risiko og sårbarheit. 12
Gjennomført IKT sikkerheitsrevisjon i veke 45. Når rapport føreligg vil denne danne grunnlag for vidare aksjonspunkt med mål og tiltak for gjennomføring i 2011. sørgje for at helseføretaket er representert i det regionale tryggleiksutvalet for IKT med fast representant som har IKT -tryggleik som ansvarsområde i helseføretaket. IKT sjef er representert og deltek på avtale møter. stille til rådigheit nødvendige ressursar for å gjennomføre risikovurdering av den IKTinfrastrukturen som helseføretaket har ansvar for i samsvar med tilrådingane frå det regionale IKT-tryggleiksutvalet. Dette er eit krav som i all hovudsak er retta mot sjukehusa. Sjukehusapoteka er leigetakar, men deltek i regionalt fora der dette vert diskutert og bidrar med sin ressurs i ein overordna rolle. sørgje for at alle tilsette i løpet av 2010 gjennomgår obligatorisk IKT-tryggleiksopplæring i samsvar med tilråding frå det regionale IKT-tryggleiksutvalet. Statistikk viser at føretaket har ei gjennomføring på ca 60%. Tiltak for nærare oppfølging er satt i verk. 4.3.1 Vidareutvikling av Norsk Helsenett SF støtte utviklinga av Norsk Helsenett SF og bidra til at dei helsepolitiske måla for etableringa blir realiserte. Føretaket har ingen direkte dialog med Norsk Helsenett, men støttar gjennom deltaking i regionale fora det arbeid som vert utført for å bidra til utvikling. 4.3.2 Elektronisk meldingsutveksling Meldingsløftet sørgje for at dei regionale prosjektplanane og dei nasjonale måla som er sette i meldingsløftet, blir følgde opp. Spesielt skal det leggjast vekt på å få auka volum i meldingsutvekslinga og å avvikle bruk av papirløysningar i tråd med dei prioriterte måla. I tillegg legg ein vekt på tiltak for å sikre samhandling vedrørande elektronisk meldingsutveksling, jf. handlingsplan for Nasjonalt meldingsløft. Dette er eit krav som i all hovudsak er retta mot sjukehusa. 4.3.3 Elektroniske reseptar leggje til rette for utbreiing av elektroniske reseptar med sikte på at elektroniske reseptar kan sendast og mottakast i 2011. Tidsplanar om ambisjonsnivå vil bli avklart gjennom dialog mellom Helse Vest og Helse- og omsorgsdepartementet. Apotekets kjernesystem må oppgraderast for å støtte e-reseptar. Det er aktiv dialog med andre sjukehusapotekføretak og leverandør av kjernesystem. Det er pr. i dag ikkje innarbeid full funksjonell støtte i systemet for sjukehusapotek. Kandidat for pilotering er spelt inn i til porteføljestyret, denne vil avklare nærmare tidspunkt for innføring. (Sjå også pkt 2.1.2) 13
4.4 Samordning av stabs- og støttefunksjonar på førespurnad delta i ferdigstilling av analysar av lønsemda for dei tre delprosjekta og følgje opp strategiar for å realisere gevinstar. Sjukehusapoteka Vest HF deltar og følgjer opp prosjekter frå Helse Vest RHF innanfor samordning av stabs- og støttefunksjonar så langt det er ressursdekning. 4.5 Regional samhandling 4.5.1 Regionale prosjekt delta aktivt med eigen kompetanse og prioritere ressursar til desse prosjekta. Dette vert imøtekome så langt det er ressursdekning. 4.5.2 Samarbeid med Helse Vest IKT delta i etablerte samarbeidsfora og bidra til vidare samordning av infrastruktur og applikasjonar samt bidra til at arbeidet med styring av prosjektportefølje blir vidareført. IKT sjef deltar i aktuelle fora. samarbeide med Helse Vest IKT og Helse Vest RHF for aktivt å bidra til å betre forståinga av roller og korleis dei enkelte aktørane kan betre samarbeidsrelasjonane og samspele godt. Regionale fora vert nytta som arena for å utvikle forståing og rolleavklaring. IKT sjef er representert. stille til disposisjon kompetanse og ressursar i føretaket innan arbeidsprosessar og kunnskap om verksemda til dei prosjekt og forbetringar som blir gitt prioritet. Dette vert imøtekome så langt det er ressursdekning. halde fram samarbeidet innan nettverket av opplæringskoordinatorar for å sikre betre grunnopplæring innan IKT i helseføretaka. Dette gjeld ikkje Sjukehusapoteka då vi ikkje har delteke i dette nettverket. vidareutvikle tenesteavtala med Helse Vest IKT AS som ein effektivt reiskap for styring og rapportering av tenestenivå og vidareutvikle prismodellen for tenestene. Tenesteavtala vert ivareteke gjennom deltaking i regionalt fora og bidrag inn i prosessar knytt til årlege revideringar. leggje til rette for at fastlegekontor og kommunale pleie- og omsorgstenester får moglegheit til å utveksle basismeldingar som epikrisar, tilvisingar, rekvisisjonar, laboratoriesvar, pleie- og omsorgsmeldingar og reseptar frå helseføretaket. Meldingane skal overførast elektronisk over helsenettet. Meldingane skal vere standardiserte i tråd med samhandlingsarkitekturen. <ikkje aktuelt> 14
sjå til at oppgradering av mammografiutstyr til digital teknologi blir koordinert i forhold til Kreftregisteret sitt sentrale IT-system. <ikkje aktuelt> 5 Andre styringskrav for 2010 5.1 Samhandlingsreforma økonomiske verkemiddel SAV bidrar til kunnskap om samhandling gjennom forskingsprosjekt. Vidare har SAV rådgjevande farmasøytar i kommunar i nedslagsfeltet til Helse Vest. SAV skal være en aktiv part i samhandlingsreformen men ytterligare innsats avventes grunna regional koordinering. 5.2 Legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet nytte legemiddel der det er gitt løyve til marknadsføring i legemiddelassistert rehabilitering, dersom det ikkje ligg føre medisinske grunnar til å nytte apotekframstilte legemiddel. Se punkt 2.5 SAV har vært i dialog med helseføretaka i 2010 om overføring av legemiddelleveransar til LAR. Avtalte leveransar (Fonna og Bergen) vil leverast i 2011. Dialog fortsetter for å sikre godt bidrag frå SAV. 5.3 Samordna kommunikasjon legge det nasjonale rammeverket til grunn for arbeidet. SAV har utarbeida ei egen informasjons- og kommunikasjonsstrategi basert på nasjonalt rammeverket. Strategien skal reviderast i forhold til nytt rammeverk. bidra til framleis regionalt samarbeid om nettinformasjonen. SAV deltok aktivt i funksjonell gruppe under utarbeiding av ny felles internettplattform i Helse Vest. Internettportal for Sjukehusapoteka Vest HF blei lansert i august i år. SAV deltar aktivt i fleire regionale fora, bl.a. infonettverksgruppe (for kommunikasjonsdirektørar), redaksjonsgruppe for regional internettportal samt styrings- og arbeidsgruppe i forbindelse med nytt regionalt intranett prosjekt. SAV har samarbeida om informasjonsmateriale med bl. a. Helse Førde (annonse i Helsa vår) og Hordaland Fylkeskommune (Muligheter, Utdanning jobb karriere, Guide for elever og studenter Hordaland 2010/2011). ta i bruk det justerte profilprogrammet når dette er ferdigstilt. SAV arbeider målretta i forhold til overordna framdriftsplan for prosjektet. 15
5.4 Miljø- og klimapolitikken halde seg orienterte om arbeidet i det nasjonale samarbeidsprosjektet. Miljøleiar i FAD og miljøkoordinatorar i kvart apotek skal gjere relevant informasjon kjend. delta i det nasjonale miljø- og klimaforumet med representant som er oppnemnd av helseføretaket. Vi held kontakt med andre deltakarer frå Helse Vest RHF, men deltek ikkje i eigen representasjon. Som eit lite føretak må vi spele på ressursar i dei andre helseføretaka. vidareutvikle lokale miljøkrav og sørgje for at desse krava blir samordna med tilrådingane frå det nasjonale samarbeidsprosjektet. Vi har ei miljøgruppe som arbeider med ein handlingsplan for ytre miljø. Vi skal handle i tråd med myndigheitskrav, ha fokus på miljøvenleg drift i apoteka og sette miljøkrav i anskaffingar. 5.5 Felles regional mal for styresaker Ta i bruk den felles regionale malen for styresaker i løpet av våren 2010. Ny felles mal for styresaker blei utprøvd og gradvis tatt i bruk frå februar i år. Endelig godkjent versjon vil være i bruk frå januar 2011. 16
6 Plandokument 6.1 Utviklingstrendar og rammer 6.1.1 Utviklinga innanfor opptaksområdet Stikkord: behov for framtida, konsekvensar for ressursbehov (økonomi, kompetanse behov). (I kapittel 4.1. vert det gjort rede for, på eit generelt grunnlag for utviklingstrekk og forventa ressursmessige konsekvensar av dette i form av økonomi, personell og spesialkompetanse. Tidshorisont 3-4 år.) 6.1.2 Økonomiske rammer Stikkord: Befolkning, kapasitetsvurdering, lokalsjukehusfunksjonar, spesielle forhold som f.eks endring i befolkningssamansetninga, nye/større grupper med særlige behov. 6.1.3 Personell og kompetanse Stikkord: Rekruttering, opplæring og utdanning. Behov og planer. 1: Overordna Kompetanseplan Evaluerast og reviderast årleg, i tråd med gjeldande strategi og mål. Revisjon 2010 vil fokusera på dei ulike kompetansekategoriane i føretaket samt arbeidsplassen som læringsarena i større grad enn dagens versjon. 2: Rekrutteringsstrategi for farmasøytar Reviderast 2011 2: Planlagt leiarutvikling i SAV 2011-12 Dei fleste leiarane i apoteka i SAV går i drift i kombinasjon med leiarrolla. Leiarutvikling må derfor planleggjast og dimensjonerast i høve til leiaranes kapasitet og behov i drifta. Arbeidssituasjonen som læringsarena er viktig utgangspunkt. Ut få det føresetnadane i avsnitt 2 er følgjande planlagt: 1. Kvalitet i leiarrekruttering 2. Revisjon av leiarmål 3. Administrativ leiarutvikling 4. Leiarutviklingsprogram: meg og leiarrolla 5. Leiaroppfølging etter avslutta program Oppleggene vil utviklas i samarbeid med apotekarar og ressurspersonar i FAD 6.1.4 Bygningskapital, status og utfordringar Stikkord: Status bygg, arealeffektivisering og kostnadseffektivisering, planer og/eller nye prosjekter. Forankring til det regionale helseføretakets strategiske dokumenter. 6.2 Strategiar og planar i Sjukehusapoteka Vest HF 17