HORDALAND FYLKESKOMMUNE Regionalavdelinga Næringsseksjonen Bergen Reiselivslag Pb 4055 Dreggen 5835 BERGEN Vår ref.: (nyttast ved korrespondanse) Dykkar ref.: Bergen, 09. juni 2010 201003549-2/146.3/KAREIK Regionalt utviklingsprogram for Hordaland 2010 Tilsegn om tilskot inntil kr. 334000,- til Frescohallen i Bergen - heile fylkets Informasjonssenter 2010 TILSEGN 44-10RL Vi viser til Dykkar søknad med prosjektplan, 22.april 2010, om tilskot til ovannemnde prosjekt. Det er med glede vi kan melde at Hordaland fylkeskommune løyver inntil kr 334.000,- til prosjektet frå budsjettet for Regionalt utviklingsprogram 2010. For at tilsegna skal være gyldig må De signere og returnere vedlagte standardvilkår innan 12. juli 2010 som ei stadfesting på at De har lest og akseptert vilkåra for løyvinga, og at De tek ansvar for å gjennomføra prosjektet som planlagt. Tilsegna gjeld til 1.mars 2011. Eventuell søknad om forlenging av tilsegna må sendast før denne dato. Vi gjer merksam på at Hordaland fylkeskommune normalt ikkje finansierer meir enn ca. 30% og maksimalt ca. 50% av godkjende kostnadar. Frå Kommunal- og regionaldepartementet er det i tillegg gitt føringar på at ein ikkje kan støtta prosjekt meir enn 3 år. 1. PROSJEKTGRUNNLAG Ut frå formuleringane i prosjektsøknaden, legg vi til grunn følgjande moment: Bakgrunn og målsetting Det er eit mål å styrkje videreføringa i samarbeidet mellom by og land og utvikla informasjons- og salgssystemer som får gjesten til å oppsøkje og oppleve produkter som igjen vil føre til større tilfredshet og lengre opphold i vårt fylke. Hovedmålet er å videreføre og videreutvikle tiltak frå tidlegare år, som skal formidle produkter og tjenester på ein kommunikasjonsmessig riktig måte som får gjesten til å oppsøke og oppleve produkta som igjen vil føre til større tilfredsheit og lengre opphald i Hordaland. Aktivitet Hordalandsskranke bemanna i 12 veker. Opplæring av personal som aukar kunnskap og evne til auka sal i heile fylket. Presentasjon av destinasjonane i Frescohallen. Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 BERGEN - Telefon 55 23 93 06 - Telefaks 55 23 93 19 Direkte telefon: E-postadresse: Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Organisering (m. prosjektansvarleg og prosjektleiar) Prosjekt ansvarleg: Ole Warberg, reiselivsdirektør, Bergen Reiselivslag Org.nr. 970120580 Prosjekt leder: Inger Norma Balean, avdelingssjef Bergen Reiselivslag Destinasjonsselskapene i Hordaland Forankring i RUP Prosjektet er forankra i Regionalt Utviklingsprogram satsing reiseliv: Tiltak innan stategisk viktige tema som utvikling av fellesgode for reiseliv og styrka samarbeid med andre næringar. 2. GODKJENDE KOSTNADER OG GODKJEND FINANSIERINGSPLAN Godkjende kostnader Bemannet Hordalandsskranke kr 258.000 Ekstra opplæring kr 58.000 Presentasjon og skranke kr 65.000 kr Sum kr 381.000 Godkjend finansieringsplan Hordaland fylkeskommune, Regionalt utviklingsprogram 2010 kr 169.000 Andre aktørar kr 47.000 Hordaland fylkeskommune, Regionalt utviklingsprogram 2010 - FUV kr 165.000 kr Sum kr 381.000 3. VILKÅR FOR TILSKOTET Generelle vilkår Større endringar i prosjektplanen, herunder endringar i budsjett eller finansieringsplan, skal etter søknad frå tilsegnsmottakar godkjennast av fylkeskommunen. Slike endringar må vere handsama som eiga sak i styringsgruppa i prosjektet. Føresetnaden for fylkeskommunen si løyving er at prosjektet vert finansiert slik godkjend finansieringsplan ovanfor viser. Fylkeskommunen sin finansieringsdel kan dekkja inntil 87 % av godkjende kostnader. Prosjektet må gjennomførast i samsvar med innsendt prosjektplan. Om dette kravet ikkje er oppfylt, kan tilskotet bli skjønnsmessig avkorta. Profilering I alle presentasjonar av og orienteringar om prosjektet, pliktar tilsegnsmottakar å informere tydeleg om at prosjektet er delfinansiert av Hordaland fylkeskommune. Statusrapportering og evt. delutbetaling Tilsegnsmottakar kan søkje om delutbetaling av tilsegna. Søknaden må innehalde tilfredsstillande dokumentasjon av medgåtte kostnadar. Delutbetaling vil verta gjort i henhald til godkjent kostnadsprosent maksimalt inntil 75% av innvilga tilskot. Prosjektavslutning og sluttutbetaling Tilsegnsmottakar skal sende søknad om sluttutbetaling, saman med sluttrapport og sluttrekneskapsskjema, til fylkeskommunen straks prosjektet er avslutta. Dette må skje seinast innan 1. mars 2011. 2
Sluttrapporten skal innehalde desse punkta: Bakgrunn for prosjektet Målsetjing med prosjektet Oppnådde resultat Vurdering mot oppsette mål Oppsummering av prosjektarbeidet (organisering, sterke/svake sider ved prosjektet, ikkje planlagde resultat, informasjon m.v.) Eventuell vidareføring av prosjektet Signert Sluttrekneskapsskjema (vedlagt) gjev formelt grunnlag for endeleg utbetaling. Tilsegnsmottakar skal senda utfylt skjema til Hordaland fylkeskommune saman med søknad om sluttutbetaling. Merk! Revisor skal attestere sluttrekneskapen for tilsegn frå og med kr 100 000,-. Tilsegnsmottakar har ansvar for å kontrollera at utbetalt beløp er korrekt. Evt. for mykje utbetalt tilskot skal betalast attende snarast. Kontroll: Fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor har til eikvar tid rett til å kontrollera at midlane vert forvalta i samsvar med vilkåra i tilsegna. Vi gjer merksam på at De pliktar å gje fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor dei opplysningane dei finn påkravd for sin kontroll. Riksrevisjonen har også høve til slik kontroll, jf. Stortinget sitt løyvingsreglement 10. 4. KLAGE / INNSYN I DOKUMENTA: Part eller andre med rettsleg partsinteresse kan påklaga vedtaket innan ein frist på tre - 3 - veker. Fristen vert rekna frå den dagen de mottok melding om vedtaket. Den fylkeskommunale klagenemnda er klageinstans. Klagen skal sendast til Regionalavdelinga, Postboks 7900, 5020 Bergen. Klagen må innehalde opplysningar om kva vedtak det vert klaga over, årsaka til at det vert klaga og kva endringar ein meinar bør gjerast. Vi gjer merksam på at De etter Forvaltningslova har rett til å gjere Dykk kjend med dokumenta i saka med dei avgrensingane som følgjer av 18 og 19. 5. KONTAKTPERSON Hordaland fylkeskommune sin kontaktperson for dette prosjektet er Kari Eik, 55 23 93 16, kari.eik@post.hfk.no Fylkeskommunen ynskjer Dykk lukke til med gjennomføringa av prosjektet. Med helsing Jan Per Styve Direktør Mette Nora Sætre, Næringssjef Vedlegg: Standardvilkår og Sluttrekneskapsskjema 3
Vi ber om at De signerer og returnerer følgjande standardvilkår som ei stadfesting på at De har lest og akseptert vilkåra for løyvinga, og at De tek ansvar for at prosjektet vert gjennomført etter planen. Standardvilkår for regionalt utviklingsprogram Prosjektnamn: Frescohallen i Bergen - hele fylkets Informasjonssenter 2010 Tilsegnsnr. 44-10RL Tilskot inntil kr 334.000 Vår ref.: K.Eik Fyllast ut av tilsegnsmottakar: Tilsegnsmottakar: Postadresse: Kontaktperson: Telefon/telefaks: E-postadresse: Org.nr. Kto.nr.bank/post VILKÅR FOR TILSKOTTET: Generelle vilkår Større endringar i prosjektplanen, herunder endringar i budsjett eller finansieringsplan, skal etter søknad frå tilsegnsmottakar godkjennast av fylkeskommunen. Slike endringar må vere handsama som eiga sak i styringsgruppa i prosjektet. Føresetnaden for fylkeskommunen si løyving er at prosjektet vert finansiert slik godkjend finansieringsplan ovanfor viser. Fylkeskommunen sin finansieringsdel kan dekkja inntil 87 % av godkjende kostnader. Prosjektet må gjennomførast i samsvar med innsendt prosjektplan. Om dette kravet ikkje er oppfylt, kan tilskotet bli skjønnsmessig avkorta. Profilering I alle presentasjonar av og orienteringar om prosjektet, pliktar tilsegnsmottakar å informere tydeleg om at prosjektet er delfinansiert av Hordaland fylkeskommune. Statusrapportering og evt. delutbetaling Tilsegnsmottakar kan søkje om delutbetaling av tilsegna. Søknaden må innehalde tilfredsstillande dokumentasjon av medgåtte kostnadar. Delutbetaling vil verta gjort i henhald til godkjent kostnadsprosent maksimalt inntil 75% av innvilga tilskot. Prosjektavslutning og sluttutbetaling Tilsegnsmottakar skal sende søknad om sluttutbetaling, saman med sluttrapport og sluttrekneskapsskjema, til fylkeskommunen straks prosjektet er avslutta. Dette må skje seinast innan 1. mars 2011. Sluttrapporten skal innehalde desse punkta: Bakgrunn for prosjektet Målsetjing med prosjektet Oppnådde resultat Vurdering mot oppsette mål Oppsummering av prosjektarbeidet (organisering, sterke/svake sider ved prosjektet, ikkje planlagde resultat, informasjon m.v.) Eventuell vidareføring av prosjektet 4
Signert Sluttrekneskapsskjema (vedlagt) gjev formelt grunnlag for endeleg utbetaling. Tilsegnsmottakar skal senda utfylt skjema til Hordaland fylkeskommune saman med søknad om sluttutbetaling. Merk! Revisor skal attestere sluttrekneskapen for tilsegn frå og med kr 100 000,-. Tilsegnsmottakar har ansvar for å kontrollera at utbetalt beløp er korrekt. Evt. for mykje utbetalt tilskot skal betalast attende snarast. Kontroll: Fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor har til eikvar tid rett til å kontrollera at midlane vert forvalta i samsvar med vilkåra i tilsegna. Vi gjer merksam på at De pliktar å gje fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor dei opplysningane dei finn påkravd for sin kontroll. Riksrevisjonen har også høve til slik kontroll, jf. Stortinget sitt løyvingsreglement 10. Stad:... Dato:... Signatur:.... Prosjektansvarleg Returadresse: Hordaland fylkeskommune, Regionalavdelinga, Postboks 7900, 5020 Bergen 5
Regionalt utviklingsprogram 2010 SLUTTREKNESKAPSSKJEMA Prosjektnamn: Frescohallen i Bergen - hele fylkets Informasjonssenter 2010 Tilsegnsnr. 44-10RL Tilskot inntil kr 334.000 Vår ref.: K.Eik Fyllast ut av tilsegnsmottakar: Org.nr. Kto.nr.bank/post Namn: Postadresse: Kontaktperson: Telefon/telefaks: E-postadresse: SLUTTREKNESKAP: Rekneskapen under skal setjast opp etter same oppsett som er nytta for budsjett (jf. pkt.2 i tilsegnsbrevet). Budsjett: Finansieringsplan: Budsjettpost Rekneskap Budsjett Kjelde: Sluttfinansiering Budsjett HFK, RUP 2010 Godkjent av prosjektleiar: dato signatur og stempel Godkjent av prosjektansvarleg: dato signatur og stempel ATTESTASJON AV REVISOR. GJELD BERRE FOR TILSEGN FRÅ OG MED KR 100 000,-. Føremålet med revisor sitt arbeid og rapportering for prosjektet, er å stadfeste økonomisk informasjon registrert i sluttrekneskapen. Revisor skal utføre kontrollar som gjev tilsegnsytar ei forvissing om at inntektene/finansieringa og kostnadane i prosjektet er fullstendige og reelle, dokumenterte og korrekt registrerte i rekneskap/ prosjektrekneskap. Avtalte kontrollhandlingar opp mot sluttrekneskapen for prosjektet er gjennomført. Godkjent av revisor: dato signatur og stempel Returadresse: Hordaland fylkeskommune, Regionalavdelinga, Postboks 7900, 5020 Bergen 6