Ansatthåndbok Reiseregulativ for Østfold fylkeskommune Gjelder fra: September 2015 : Utarbeidet av: HR-seksjonen Godkjent av: Personaldirektør 1. Formål og virkeområde Reiseregulativet for Østfold fylkeskommune skal regulere praktisering av godtgjøringer og kompensasjon (tidsmessig og økonomisk) ved tjenestereiser innenlands og utenlands. Reiseregulativet er et ekstrakt av de viktigste bestemmelsene i styrende dokumenter, og regulerer hvordan Østfold fylkeskommune skal praktisere disse. Reiseregulativet inneholder tillegg, unntak og særlige tilpasninger som gjelder for Østfold fylkeskommune. 1.1. Styrende dokumenter a) SGS 1001 Reiseregulativet b) Hovedtariffavtalen i KS-området, kapitel 1 4-7 om Tjenestereiser. Her benyttes Hovedtariffavtalen i Staten, kapitel 3 8; Kompensasjon for reiser innenlands. c) Statens "Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands", med hensyn til skyssutlegg, kostgodtgjørelse og utgifter til overnatting. d) "Særavtale for reiser utenlands for statens regning", med hensyn til skyssutlegg, kostgodtgjørelse, utgifter til overnatting og kompensasjon for reisetid. 1.2. Ansvar a) Leder på ethvert nivå er den som skal godkjenne reiser, og avklare eventuell kompensasjon i sin avdeling/seksjon for reiser innenlands. b) Fylkesdirektør eller virksomhetsleder skal godkjenne utenlandsreiser. c) Det forutsettes at leder på forhånd i hvert tilfelle vurderer nødvendigheten av reiser ut fra virksomhetens behov og ressurssituasjon. Formål og kostnadsoverslag skal foreligge som grunnlag for beslutningen. d) Attestant og anviser av reiseregninger plikter til enhver tid å holde seg oppdatert på gjeldende bestemmelser. 2. Generelt Reiseregulativet gjelder for alle som reiser i oppdrag eller i tjeneste for Østfold fylkeskommune. Bestemmelsene gjelder som hovedregel ikke for reiser til og fra kurs/utdanning dersom deltakelsen skjer etter søknad, og permisjonsreglementet er kommet til anvendelse. I slike tilfeller avtales evt. godtgjøring på forhånd i hvert enkelt tilfelle. Reiseregulativet kan likevel få anvendelse i tilfeller hvor virksomheten har en vesentlig interesse av at reisen utføres. Reisen skal foretas, etter en totalvurdering, på den for fylkeskommunens hurtigste og rimeligste måte. Det skal som hovedregel innhentes forhåndssamtykke til å benytte ikke-rutegående transportmiddel innenlands. Forhåndssamtykke kan gis generelt for flere reiser eller i hvert enkelt tilfelle. I HTA kapitel 1, 4-7 fremgår det at "Arbeidstakere som pålegges å reise utenom arbeidstid, inngår avtale med arbeidsgiver om godtgjøring/avspasering av denne reisetiden." Østfold fylkeskommune ønsker ensartet praksis for reiser når det gjelder tidskompensasjon. Derfor følges HTA i Staten, fellesbestemmelsene, 8 Kompensasjon for reiser innenlands (tid/overtid/avspasering), samt 10 i særavtalen for reiser utenlands. Utgiftsdekning og annen økonomisk godtgjøring ved tjenestereiser er utfyllende beskrevet i punktene nedenfor. Gjelder fra: September 2015 Side 1 av 5
2.1. Definisjoner a) Reise: Pålagte eller godkjente reiser av ikke fast karakter og rutinemessige faste oppdrag som ikke trenger godkjennelse av arbeidsgiver for hvert oppdrag. b) Utgangspunkt- og endepunkt for reisen: Regnes fra det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter. c) Døgn: Med døgn menes 24 timer regnet fra reisens begynnelse. d) Arbeidssted: Der arbeidstakeren til daglig arbeider. e) Natt: Med natt menes her tiden mellom 22.00-06.00 (lokal tid i utreiselandet). f) Reisetid: Tiden som medgår på reisen mellom arbeidsted/bosted og forretningssted, inkludert eventuell ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere forretningssteder, regnes tid for reiser mellom forretningsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell o.l. regnes ikke som reisetid. 2.2. Reiseregning a) Reiseregning skal føres i elektronisk reiseregningssystem, og videresendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og senest innen 1 måned etter at reisen er avsluttet. Ved behov for avvik fra dette må ny frist avtales. Det er viktig å overholde tidsfrister slik at utført oppdrag blir godtgjort snarest mulig, av skatte- og regnskapsmessige årsaker, samt å unngå at krav blir foreldet. b) Det skal alltid legges ved utfyllende dokumentasjon for reisen i form av innkalling, program, deltakerliste, e-post e.l. Leder kan gi generelt samtykke for møter, samlinger og oppdrag (innenlands og utenlands) av regelmessig art, som regnes som del av det ordinære arbeidet, og for kurs, konferanser og seminarer innenlands. For kurs, konferanser og seminarer i utlandet, skal godkjenning i henhold til pkt. 1.2 vedlegges i tillegg til øvrig dokumentasjon. All dokumentasjon vedlegges i tråd med regelverket. c) Forskudd på utgifter til reiser utbetales ikke. Ved dokumentert behov kan ansatte inngå avtale om å benytte fylkeskommunens kredittkortordning. Søknaden om slik avtale må anbefales av virksomhetsleder. 2.3. Forsikring Østfold fylkeskommune har inngått tjenestereiseforsikring (inkludert avbestillingsforsikring) for alle sine ansatte som er på tjenestereise, jf. også HTA 10 og 11. Privat reiseforsikring i forbindelse med tjenestereiser er derfor ikke nødvendig. Forsikring på egen bil, ved bruk av denne, er likevel en forutsetning. 3. Reiser innenlands 3.1. Omfang a) Bestemmelsene gjelder for reiser innenlands. b) Kostgodtgjørelse: Følger av statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands. o For reiser over 15 km (én vei) og som varer utover 6 timer, dagsats i hht. Særavtale. o For reiser fra og med 6 timer til og med 12 timer, dagsats i hht. Særavtale. o For reiser over 12 timer, dagsats i hht. Særavtale. o For reiser med overnatting, døgnsats i hht. Særavtale. Dersom ett eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert, skal det foretas trekk i godtgjørelsen etter prosentsats i hht. Særavtale. c) Deltakelse på personalseminar godtgjøres ikke som reise, da dette anses som en obligatorisk del av normalt arbeid. Bestemmelsen om kompensasjon av reisetid (pkt. 3.2) og arbeidstid/overtid (pkt. 3.3) gjelder derfor ikke for personalseminar. Slike reiser utløser normalt heller ikke kostgodtgjørelse. Kilometergodtgjørelse gis på vanlig måte. Gjelder fra: September 2015 Side 2 av 5
d) Tidsrelatert kompensasjon for reiser innenlands gjelder ikke for arbeidstakere som er unntatt fra overtidsbestemmelsene. 3.2. Beregning og kompensasjon av reisetid ved tjenestereiser innenlands a) Reisetid i ordinær arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid. b) Reisetid utenom den alminnelige arbeidstid på hverdager regnes som time for time (1:1). c) Reisetid på frilørdager, søndager, ukefridager (turnusfridager), påskeaften, helge- og høytidsdager, samt etter kl. 12.00 på pinse-, jul- og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag regnes time for time (1:1). d) Ved reiser nevnt i b) eller c), gis fri et tilsvarende antall timer en annen virkedag. Dersom beregnet reisetid etter b) ikke kan gis som fritid, utbetales timelønn for beregnet reisetid. Dersom beregnet reisetid etter c) ikke kan gis som fritid, utbetales timelønn inkl. helgedagsgodtgjøring for beregnet reisetid. e) Reisetid fra kl. 22.00-06.00 blir ikke regnet som arbeidstid når arbeidstakeren har rett til nattillegg eller benytter soveplass. f) Ved situasjoner som ikke er beskrevet i punktene over, legges Særavtalen i staten til grunn. 3.3. Arbeidstid/overtid på tjenestereiser innenlands Arbeidet tid utover ordinær arbeidstid regnes som overtid (må være pålagt/avtalt på forhånd på vanlig måte). Dette gjelder også nødvendig for- og etterarbeid som må tas under reisefraværet og som har tilknytning til reiseoppdraget. Kompensert arbeidstid i forbindelse med reiser avspaseres på linje med annen opparbeidet arbeidstid 4. Reiser utenlands 4.1. Omfang a) Bestemmelsene gjelder for tjenestereiser utenlands. b) Kostgodtgjørelse: Følger av særavtale for reiser utenlands for statens regning. o For reiser fra og med 6 og inntil 12 timer tur/retur bopel/arbeidssted, 2/3 av kostgodtgjørelse for vedkommende land i hht. Særavtale. o For reiser fra og med 12 timer tur/retur bopel/arbeidssted, full kostgodtgjørelse for o vedkommende land i hht. Særavtale. For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. Dersom ett eller flere måltider er dekket av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap/følger av program, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsesberegningen etter prosentsats i hht. Særavtale. Når alle måltider i løpet av 24 timer er dekket, utbetales en godtgjørelse for administrativ forpleining i hht. Særavtale. c) Tidsrelatert kompensasjon for reiser utenlands gjelder ikke for arbeidstakere som er unntatt fra overtidsbestemmelsene. 4.2. Beregning og kompensasjon av reisetid ved tjenestereiser i utlandet a) For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis en kompensasjon på 30 minutter per reisetime. b) Det gis ikke kompensasjon for reisetid i forbindelse med kurs, seminar, studieturer, utstillinger, messer mm som ikke er en del av det ordinære arbeidet. c) Tid som tilbringes på hotell eller lignende, regnes ikke som reisetid. d) Det tilstås et kompensasjonstillegg for tjenestereisen pr. døgn utover 12 timer tilsvarende den til enhver tid gjeldende sats i henhold til Særavtale for reiser utenlands for statens regning. Kompensasjonstillegg gjelder også for arbeidstakere som er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene. Gjelder fra: September 2015 Side 3 av 5
e) Ved situasjoner som ikke er beskrevet i punktene over, legges Særavtalen i staten til grunn. 4.3. Arbeidstid / overtid på tjenestereiser utenlands Arbeidet tid utover ordinær arbeidstid regnes som overtid (må være pålagt/avtalt på forhånd på vanlig måte). Dette gjelder også nødvendig for- og etterarbeid som må tas under reisefraværet og som har tilknytning til reiseoppdraget. Kompensert arbeidstid i forbindelse med reiser avspaseres på linje med annen opparbeidet arbeidstid. 5. Kommentarer 5.1. Omfang - presisering av begrepet reiser i forbindelse med reisetid Det skilles mellom reiser og deltakelse "etter søknad" og reise med "beordret deltakelse". Utgangspunktet og hovedregelen er at all reiseaktivitet i forbindelse med arbeid er å anse som relevant og etter tjenstlige behov; les: "beordret deltakelse". Reiser er en del av den ordinære tjenesteutførelsen og skal godtgjøres økonomisk/tidsmessig iht. reglene angitt over. I tilfeller hvor den ansatte er gitt lønnet/ulønnet permisjon, eller dekning av kurskostnader, kan reisen defineres som "etter søknad". Arbeidsgiver kan ikke ensidig definere en reise "etter søknad". Den ansatte er ikke pliktig, eller skal ikke føle seg forpliktet til å delta på aktiviteter som leder definerer som "etter søknad». Ved reiser "etter søknad" avklares kompensasjon på forhånd i hvert enkelt tilfelle, jf. også pkt. 2. 5.2. Kombinasjon av fleksitid og reisetid på reiser innenlands Fleksitid og reisetid innenlands kompenseres likt (time for time). Det er totalt forbruk av tid den enkelte arbeidsdag som avgjør opparbeiding av avspasering eller uttak av avspasering ved lengre eller kortere arbeidsdag (inkl. reisetid) enn 7,5 timer. Opparbeidet arbeidstid og reisetid (innenlands og utenlands) holdes adskilt i tidsregnskapet. Tilsvarende benyttes ulike fraværskoder i forbindelse med avspasering av disse. Dersom reisetiden ikke kan avspaseres, utbetales den time for time. 5.3. Presisering av begrepene yrkes- og arbeidsreise Disse begrepene har betydning i skattemessig forstand. a) En yrkesreise foreligger blant annet ved reise 1. mellom bolig og ikke fast arbeidssted. 2. mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. 3. fra bolig til fast arbeidssted før en yrkesreise påbegynnes fra arbeidsstedet dersom skattyter oppholder seg på arbeidsstedet i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid under oppholdet. Det samme gjelder tilsvarende returreise. 4. fra det sted skattyter oppholder seg til fast arbeidssted når reisen foretas på grunn av nødvendig tilkalling utenom ordinær arbeidstid. Det samme gjelder returreisen. b) Presisering av begrepet arbeidsreise 1. En reise mellom bolig og fast arbeidssted. 2. Reise mellom faste arbeidssteder. c) Kombinert yrkesreise og arbeidsreise Hvorvidt en reise defineres som arbeids- eller yrkesreise, har skattemessig betydning. Kilometergodtgjørelse på arbeidsreiser er skattepliktig og må føres særskilt i reiseregningen. Følgende beregningsmåte gjelder: 1. Når utgangs- og endepunkt for reisen er egen bolig beregnes kilometergodtgjørelse for hele reisen. Gjelder fra: September 2015 Side 4 av 5
2. Når utgangs- og endepunkt for reisen er arbeidsstedet beregnes trekkfri kilometergodtgjørelse fra arbeidsstedet og tilbake til arbeidsstedet. For reisen tur/retur egen bolig tilstås det trekkpliktig kilometergodtgjørelse for inntil 20 km hver vei. 3. Når utgangspunkt for reisen er egen bolig og endepunkt arbeidsstedet, beregnes trekkfri kilometergodtgjørelse for hele reisen. For reisen fra arbeidsstedet og til egen bolig tilstås det trekkpliktig kilometergodtgjørelse for inntil 20 km. Jobbutførelse i lokasjon innenfor en rimelig radius fra fast arbeidssted anses ikke som en kombinert reise og gir dermed ikke grunnlag for godtgjøring av kilometergodtgjøring for yrkesreiser/arbeidsreiser. 5.4. Reiser over 15 km Korteste reisestrekning beregnes fra reisens utgangspunkt én vei og ut ifra det transportmiddel som faktisk benyttes. Dersom den ansatte har flere oppdragssteder hvor kjørelengden samlet er over 15 km skal det ikke utbetales kostgodtgjørelse dersom hver av oppdragsstedene ligger nærmere arbeidsstedet enn 15 km. Utgifter til måltidet godtgjøres når det ikke er mulig/hensiktsmessig, med bakgrunn i oppdragets karakter, å innta måltidet på eget arbeidssted. 5.5. Fullverdig måltid Reisende som mener at et servert måltid ikke er fullverdig, kan søke om dekning av merutgifter til mat mot kvittering, begrenset oppad til gjeldende sats for aktuelt måltid. Forholdet redegjøres for på reiseregningen, og skal vurderes av anviser i hvert enkelt tilfelle. Gjelder fra: September 2015 Side 5 av 5