Kommune Att: Natur og idrettsforvaltning Adresse Postboks 700 1304 Sandvika SAMARBEID BÆRUM KOMMUNE/VM MARATONPADLING 2020 31/05-2018 En forutsetning for at arrangementet av VM i maratonpadling 2020 (og World Cup 2019) skal bli vellykket er at VMorganisasjonen klarer å få til et godt samarbeid med alle sine samarbeidspartnere. Den viktigste samarbeidspartneren vår er utvilsomt Kommune. Dette dokumentet vil prøve å gi en oversikt over en del av de elementer som må være på plass for å få et vellykket VM. Det er viktig for oss å understreke at dette ikke er et «krav-brev», men en dokumentasjon som hva som må på plass. Så får vi diskutere med både Kommune og andre samarbeidspartnere hva vi kan få hjelp til, og hva vi må stå for selv. Blant VMs målsettinger er følgende, som vi regner med kan være felles for både VM og Kommune: LAGE ET ARRANGEMENT SOM BÅDE IDRETTEN, SANDVIKA BY, BÆRUM KOMMUNE OG HELE REGIONEN KAN VÆRE STOLTE AV SKAPE EN FOLKEFEST FOR DE TILREISENDE OG LOKALBEFOLKNINGEN LAGE ET ARRANGEMENT MED GODE FASILITETER FOR DELTAKERNE MARKEDSFØRE PADLING SOM EN NATURVENNLIG MOSJONSIDRETT HOS REGIONENS BEFOLKNUNG De neste sider viser mer detaljert hva som forventes av fasiliteter og tjenester fra oss som arrangører. Med vennlig hilsen Birger Vik CEO Canoe Marathon World Championships 2020 +47 470 17 617 bivi@online.no Page 1/5 2020 ICF Canoe Marathon World Championships P.O. Box 126, 1300 Sandvika, Norway Telefon: +47 470 17 617 E-mail: birvi@online.no
FORBEREDELSESFASEN: 2018 MAI 2019 MÅLSETTINGER UTVIDE KOMPETANSEN OM ARRANGEMENTER AV MARATONMESTERSKAP HOS FUNKSJONÆRER/KOMITEMDLEMMER FRA DE 4 ARRANGØRKLUBBENE NØKKELPERSONER OG SAMARBEIDSPARTNERE I BÆRUM KOMMUNE TILTAK/KOMMENTARER informasjonsmøter kursing i regelverk studietur til vm 2018 kursing av funksjonærer FORMELL DELTAKELSE delegasjon til VM i Kina oktober 2019 for å overta ICF-flagget under avslutningsseremonien MARKEDSFØRE ARRANGEMENTET LOKALT REGIONALT NASJONALT INTERNASJONALT plan for markedsstrategi er laget Hjemmeside etablerte legge inn link til filmer om Sandvika//Oslo lage en «teaser» /video beregnet på det internasjonale padlemiljøet fra området Kadettangen/ Kalvøya UTVIKLE ORGANISASJONEN rekruttere medlemmer til de ulike «fagkomiteer» fra arrangørklubbene. koordinere arbeidet med Kommune og Sandvika Byfest AVTALER OM OVERNATTING, TRANSPORT, CATERING, PARKERING, ETC hovedhotell: Thon Hotel Oslofjord billig-overnatting catering (outsources?) parkeringsavtaler Transportavtaler AVTALER OM LEVERANSER TIL ARENA samarbeidsspartnere utleiefirma Page 2/5
DETALJPLAN KADETTANGEN & KALVØYA samarbeid med Kommune INNSPURTSFASEN: UKENE FØR ARRANGEMENTENE MÅLSETTINGER TILTAK KOMMENTARER ARENA PÅ KADETTANGEN Plassering av brakker/telt m strøm og internett arbeidsrom for 8 pers. (CAM/competition committee) møterom for jury (6pers) arbeidsrom for ICFs president. (Kalvøya?) oppholdsrom for 10 ITOs (Kalvøya?) måldommer/tidtaker-rom (alternativt telt?) rom/ telt for webkommentator rom/telt for arenakommentatorer rom/telt for it-installasjoner rom/telt/buss for redigering tribune ved overbæring/målområde (tribune kun ved vm) pressetelt førstehjelpstelt inngjæringer o o overbæring rundt område for funksjonærer. toalettfasiliteter scene flaggstenger (40-50 stk vm) (20-25 påworld cup) Alternativer: - Leie brakker/telt/ tribune - Låne av våre samarbeidspartnere - Diskutere med ICF hva som skal plasseres hvor. Page 3/5
DELTAKEROMRÅDE PÅ KALVØYA FORBEREDE BRUK AV BÅTSPORTENS HUS OMRÅDE FOR CATERING KOMMERSIELT OMRÅDE INFORMASJONS- /AKKREDITERINGSKONTOR omkledningstelt båtlagringsplass parkering tilhengere toalettfasiliteter båtkontroll (telt) inngjæring av deltakerområde Hvilke rom som skal brukes til hva. Bruke hallen på Kadettangen? Lunsjtelt på Kalvøya? Tilpassing av område for utstillinger/salgsområder på Kadettangen 2019: Kalvøya? 2020: Lokaliteter på Kadettangen? BANEN markeringer/kontroll av båttrafikk (bruke lenser?) markeringsboyer vaktbåter RIGGING AV UTSTYR Siste del av uken før. Båtsportens hus. Sportsklubb Kommune Samareid med Roklubb/ Sportsklubb Kommune/ Havnevesen/ Marinaer MESTERSKAPSFASEN MÅLSETTINGER TILTAK Kommentarer LAGE EN FLOTT ÅPNINGSSEREMONI ARRANGERE EN STILFULL TEAMLEADERS DINNER samarbeid med Sandvika Byfest velkomsttale fra ordfører lagledere inviteres til en middag/mottakelse med vertsby som vert. Seremonikomiteen har ansvar for den formelle åpningen. Sandvika Byfest for det underholdningsmesssige Vanlig at vertsby har en slik. Oftest lørdag kveld Page 4/5
GI NOEN FINE FYSISKE MINNER/GAVER TIL LAGENE/LAGLEDERNE/ DOMMERNE LAGE ET SIKKERT ARRANGEMENT FOR DELTAKERE, LEDERE, FUNKSJONÆRER OG PUBLIKUM LAGE EN STILFULL ARENA PÅ KADETTANGEN MED HENSYN TIL UTFORMING, BLOMSTERPYNT, REKLAMEBANNERE gave til laglederne leveres på mottakelse gave til deltakere (ofte en t-skjorte/suvenir) i velkomstpakken Vaktbåter førstehjelp dykkerberedskap stevnelege/medisinsk ansvarlig kontroll over områder med restriksjoner trafikkregulering Sponsorreklame ved overbæring mål startbrygge svinger Lagledere: noe spesielt fra vertsby/vertsnasjon. Deltakere: en enkel gave ICF (CAM-ITO) som lagledere Arrangør/havnevesen samarbeider. Viktig med god informasjon til marinaene. Røde Kors hjelpekorps. Dykkerberdeskap. Beredskap mot sykehus politi om trafikkavvikling Markedskomite, banekomite og seremonikomite må samarbeide om dette. RYDDEFASEN (31.8-5.9 2020) MÅLSETTINGER TILTAK KOMMENTARER FÅ FJERNET ALLE INSTALLASJONER SOM IKKE ER PERMANENTE FRA KALVØYA/KADETTANGEN En egen ryddekomite sørger for at tiltakene iverksettes Bør igangsettes umiddelbart etter avslutning. Bør være ferdig i løpet av første del av uken. Page 5/5