1 Reglement for Nøtterøy kommunestyre vedtatt i medhold av kommunel. 39, nr. 1. Vedtatt av kommunestyret 22.04.2015 Kommunestyret består av 35 medlemmer. 1. Forberedelse av saker for kommunestyret. Formannskapet legger frem innstilling til: årsbudsjett økonomiplan kommuneplan I tillegg gis innstilling i alle saker så langt beslutningsmyndigheten ikke er lagt til formannskapet, fast utvalg, styre, råd eller delegert til rådmannen også i saker som kommunestyret for øvrig krever utredet av formannskapet. Innstillingen skal følges av en oversiktlig redegjørelse for saken. Det kreves ikke at det avgis innstilling når saken gjelder valg eller ansettelse. Ordføreren sørger for at innstillingen mangfoldiggjøres og sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen og revisjonen samtidig med innkallingen til kommunestyremøtet (jf. 2 nedenfor). 2. Innkalling til møte. Dokumentutlegging. Ordfører kaller sammen til møte når det er påkrevet eller når kommunestyret krever det. En tredjedel av kommunestyrets medlemmer kan kreve at ordføreren kaller sammen til møte til behandling av bestemte angitte saker. Møteplan vedtas av formannskapet etter delegasjon fra kommunestyret, jfr. delegasjonsreglementet pkt. 1.1, 7. ledd. Innkallingen skal inneholde en fortegnelse over de saker som skal behandles på møtet, og sendes medlemmene med høvelig varsel, minst 6 dager. Kommunestyret skal ha faste møtedager. Varamedlemmer innkalles ikke med mindre forfall blant medlemmene gjør det nødvendig, dog kan varamedlemmer innkalles til befaringer etter ordførerens nærmere bestemmelse. Innkallingen skal inneholde: opplysning om tid og sted for møtet spesifisert oppgave over de saker som skal behandles opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkallingen skal kunngjøres i den eller de aviser som kommunestyret bestemmer, som regel med en frist på 5 dager innkallingsdagen medregnet når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist slik som for eksempel kommunelovens 44 og 45 når det gjelder behandling av økonomiplan og årsbudsjett.
2 Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut til ettersyn på kommunens hjemmeside og i kommunens servicesenter. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som kan unntas offentlighet etter Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) eller annen lov, og som ordføreren finner er av den art at de ikke bør bli kjent av andre enn kommunestyrets medlemmer. Slike dokumenter får kommunestyrets medlemmer gjennomgå hos administrasjonen. 3. Forfall. Varamedlemmer. Kan enten medlem eller innkalt varamedlem ikke møte i kommunestyret på grunn av lovlig forfall, skal dette uten opphold meldes til kommunestyrets sekretariat med angivelse av forfallsgrunnen. Varamedlem skal da innkalles fra samme gruppe og såvidt mulig i den rekkefølge de er valgt, jf. kommunelovens 16, 1. ledd. Det samme gjelder når en er kjent med at noen må få fratre som inhabil i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlemmet som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer (etter reglene i kommunelovens 16 nr. 1) inn i stedet for ham/henne. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass han/hun har inntatt, eller varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne, deretter innfinner seg, tar han/hun del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 4. Hvilke andre enn kommunestyrets medlemmer tar del i møtet. Kommunale tjenestemenn. Rådmannen tar del i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Kommunestyrets sekretær deltar i møtene. Likeså andre kommunale tjenestemenn når rådmannen kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke høve til å ta del i forhandlingene. 5. Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Ordføreren eller varaordføreren leder møtet. Har begge disse forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg, jf. kommunelovens 32 nr. 4. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer, jf. kommunel. 31 nr. 1. Når det foreligger lovbestemt taushetsplikt eller når saken gjelder en arbeidstakers tjenestelige forhold, skal det vedtas lukkede dører, jf. kommunel 31 nr. 2 og 3. Lukkede dører kan vedtas når hensynet til personvern krever det eller når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det og det vil komme fram opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet i medhold av offentleglova. Hvis møteleder eller vedkommende organ krever det, skal debatten om å lukke et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte, jf. kommunel. 31a nr. 1. Møteleder skal gi tillatelse til å gjøre opptak eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter såfremt det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, jf. kommunel. 31a nr. 2.
3 Kommunestyrets medlemmer og de som deltar i et lukket møte fra administrasjonen, skal bevare taushet om de opplysninger de får tilgang til i møtet som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 6. Møtets åpning. Til den tid møtet er berammet, sørger møtelederen for opprop av medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer møteleder møtet for satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter opp etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 7. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles dette først. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Kommunestyret kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg i mot at den avgjøres. I så fall sendes den til formannskapet eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere kommunestyremøter. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten, jfr. kommuneloven 34 nr. 2. (Om interpellasjoner og spørretime vises til 17 og 18 nedenfor). 8. Inhabilitet. Den som etter reglene i forvaltningsl. Kap II eller kommuneloven 40 nr. 3 er inhabil i en sak, eller som etter nr. 4 i samme paragraf blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. 9. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen. Han/hun gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, leser han/hun opp forslaget, gjør oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har gitt innstillingen, og sier fra om de dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen redegjør for saken så langt han/hun finner det påkrevet. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 10. Når medlemmene tar del i ordskiftet. Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort.
4 Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute for resten av møtet. 11. Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 9 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jfr. 5 første ledd. 12. Avgrensning av avslutning og ordskifte. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Finner kommunestyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskifte om saken. Ved behandling av forslag om å korte av taletiden eller om å slutte ordskiftet, må bare en taler få høve til å ta ordet for og en imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. 13. Forslag. Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer og av rådmannen, med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å sette fram forslag. Forslaget skal leveres inn skriftlig til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, sendes til formannskapet eller annet kommunalt organ, eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstiller. Møtelederen refererer forslaget. Kommunestyrets medlemmer kan 10 dager før kommunestyremøte levere inn skriftlig forslag til behandling i kommunestyret Ordfører har rett til å få utsatt behandlingen til neste kommunestyremøte eller sende saken til hovedutvalgene. Slike saker skal følge sakspapirene ved utsendelse. Dersom 2 % av innbyggerne eller 300 personer underskriver på et forslag som gjelder kommunens virksomhet, plikter kommunestyret å ta stilling til forslaget, jf. kommunel. 39a. (Innbyggerinitiativ). 14. Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den
5 er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet. 15. Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. 16. Stemmemåte. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a b c d e Ved stilletiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot. Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, og dette kravet får tilslutning fra minst 1/5 av forsamlingen. Navneopprop brukes også når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter punkt b foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer uten forutgående ordskifte på den måte som er nevnt foran under b. Ved navneopprop svares ja eller nei når møtelederen roper opp navnene på dem som møter. Et medlem oppnevnt av møtelederen, kontrollerer stemmegivningen ved avmerking på fortegnelse over møtende medlemmer. Skriftlig avstemming ved sedler uten underskrift. Slik avstemming brukes bare ved valg og ved ansettelser, når ett medlem krever det. To medlemmer oppnevnt av møtelederen, teller opp stemmene. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende. f Ved valg og ansettelser gjelder kommunelovens 35, jfr. 36 og 37 og 38. 17. Interpellasjoner. Før kl. 12.00, 5 virkedager før møter i kommunestyret, kan medlemmer levere skriftlige interpellasjoner til ordføreren, som treffer avgjørelse om hvem som skal gi svar, med mindre ordføreren ønsker å svare selv. Ønskes interpellasjonen vedlagt de øvrige papirene, må den leveres innen 10 dager før møtet. Ved behandling av interpellasjoner kan interpellant, lederen i det utvalg saken angår, ordfører og rådmann samt gruppeførere ha ordet 2 ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn 1 gang. Taletiden er avgrenset til 10 minutter for første
6 innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers er taletiden inntil 3 minutter. Behandlingen av interpellasjonen må ikke vare mer enn 1 time. Forslag i forbindelse med interpellasjoner kan ikke avgjøres i møte hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det. I forbindelse med interpellasjoner kan kommunestyret vedta at saken sendes formannskapet eller annet kommunalt organ for å utrede saken videre og legge den fram for kommunestyret med tilråding. Formannskapet/vedkommende kommunale organ plikter å etterkomme anmodningen dersom saken etter loven hører under kommunestyrets avgjørelse. Interpellasjoner behandles etter at kommunestyrets ordinære saksliste er avsluttet, under forutsetning av at behandlingen er påbegynt før kl. 23.00. 18. Spørretime. Spørsmål kan reises til ordfører av kommunestyrets medlemmer. Taletiden er satt til tre minutter både for det enkelte medlem og for ordfører. I tillegg gis spørrer og svarer ett minutt hver for oppfølging og ytterligere kommentarer. Hvert kommunestyremedlem kan kun stille ett spørsmål i hver spørretime. Spørsmål til spørretimen må være innkommet skriftlig via brev, telefaks eller e-post til ordførers kontor senest kl. 12.00 dagen før kommunestyrets møte. Ordfører svarer selv på spørsmålene, men kan også overlate til andre å svare. Spørsmålene kommer opp i den rekkefølgen de er kommet inn, dog med mulighet for en rettferdig partimessig fordeling. Forslag i forbindelse med spørretimen kan ikke avgjøres i møtet, dersom ordfører eller 1/3 av de møtende motsetter seg dette. Spørretimen pågår inn til en halv time ved kommunestyremøtets begynnelse. 19. Deputasjoner. Utsendinger fra sammenslutninger eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør han tjeneste som leder i dette, ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir han melding når denne sak blir behandlet. Ellers gir han den etter at de saker som er nevnt i innkallingen, er behandlet. I siste tilfelle gjelder for den videre behandling det som er bestemt i 17 om forslag i forbindelse med interpellasjoner. 20. Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å holde god orden i møtesalen og i bygningen ellers.
7 Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise denne/disse ut. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, uten møtelederen eller kommunestyret samtykke. 21. Protokollføring av forhandlingene. Møtets slutt. Kommunestyret fører protokoll over møtene sine. I møteboken føres inn for hvert møte: møtested og tidspunkt for møtet innkallingen (dato og måte) fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, protokollføres dette slik at en av protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Hvordan flertall og mindretall fordeler seg m.h.t. partitilknytning. For øvrig protokolleres de forslag som blir satt fram, jf. 7 siste ledd og 17 foran. Møtelederen eller kommunestyret - i tilfelle protest blir reist mot hans/hennes bestemmelse avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Ved møtets slutt leses opp det som er protokollert, dersom annet ikke blir bestemt. Møteprotokollen underskrives av formannskapets medlemmer. Etter møtet tas utskrift av møteprotokollen. Et eksemplar av utskriften sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var til stede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall. Et eksemplar av utskriften oppbevares på formannskapets kontor.