ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 04.02.2020 Tidspunkt: 16:30 Utvalg 4 Utvalg for helse- og omsorg Eikertun helsehus, Festsalen, Hokksund Program: (alt foregår på Eikertun helsehus, festsalen) Kl 08:30 12:00 Felles seminar med utvalg oppvekst Tema: Psykisk helse det har alle - Detaljert program ligger i mappen til møtet Kl 12:00 15:30 Seminar med tema: Demensomsorg - Detaljert program ligger i mappen til møtet Kl 16:00 Orienteringer Kl 16:30 Ordinært møte settes Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 1/20 t.o.m. nr. 4/20 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 27. januar 2020 Knut Kvale. Majken Røsnes Skjelbred 1
Saksnr Innhold Lukket PS 1/20 Referatsak RS 1/20 Valg av ny løsning for trygghetsalarm og velferdsteknologi PS 2/20 PS 3/20 PS 4/20 Behov for en helhetlig plan for området ved Eikertun. Saksordfører: Sigurd Skarra/ Jørn O. Kvilhaug Organisering av den kommunale bygningsporteføljen. Saksordfører: Karl Gustav Aaknes/ Morten Halvorsen B-sak: Reglement for folkevalgte organer i Øvre Eiker kommune
PS 1/20 Referatsak RS 1/20 Valg av ny løsning for trygghetsalarm og velferdsteknologi
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Kari Hesselberg Saksmappe: 2018/11645-1629/2020 Arkiv: G00 Behov for en helhetlig plan for området ved Eikertun. Saksordfører: Sigurd Skarra/ Jørn O. Kvilhaug Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 7/20 Eldreråd 30.01.2020 9/20 Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser 30.01.2020 12/20 Utvalg 1: Planutvalg 04.02.2020 2/20 Utvalg 4 Utvalg for helse- og omsorg 04.02.2020 Kommunestyret Hensikt med saken Eikertun er et område med mange funksjoner. I denne saken foreslås å utrede hvordan området kan utvikles for å møte dagens og fremtidens behov. Utredningen vil inngå i arbeidet med helse- og velferdsplan og revisjonen av kommuneplanen. Området Eikertun På Eikertun er det i dag følgende tjeneste- og botilbud og administrative funksjoner: - Eikertun helsehus med; korttid, rehabilitering, øyeblikkelig hjelp, avlastning, lindrende enhet, langtidsplasser og to sansehager - Trivsels- og mestringssenter med dagtilbud - Boliger med bemanning i Chr. IVs vei 27, 29 og 33 (ulike målgrupper) - Kafé, resepsjon, festsal, treningssal, fotpleier og frisør - Hjelpemiddelutlån og lager - Storkjøkken og vaskeri. - Lekeplass for barn og fine uteområder - Base for hjemmetjenesten med parkeringskjeller - Kontorer for Tjenestetildeling og samordning, for ledelsen av HO og for driftsstaben Nye Eikertun helsehus ble åpnet april 2016. I planfasen ble det også laget skisser til enda et bygg plassert omtrent der Chr. IVs vei 27 står nå. Behov for utredning av fremtidig bruk av Eikertunområdet Kommunen har et gjeldende boligsosialt program (PS 177/17, kommunestyret 13.12.2017). Blant annet følgende tiltak gjenstår i programmet; - flere plasser i sykehjem- og heldøgnsomsorg - boliger for unge voksne - egnede bo- og tjenestetilbud til brukere med psykisk lidelse - flere bemannede botilbud for funksjonshemmede Kommunens strategi er at innbyggerne skal kunne bo lengst mulig i eget hjem. Likevel forventes behovet for langtidsplasser å øke om noen år som følge av økningen i antall av de aller eldste innbyggerne. I dag er totalt 12 sykehjemsplasser på gamle Eikertun opptatt til kontorer for 1
Tjenestetildeling og samordning og til Driftsstab. Kan vi finne egnede kontorlokaler slik at disse plassene kan frigjøres om noen år, når behovet for flere langtidsplasser melder seg? Det er viktig å ha et godt bo- og tjenestetilbud til unge voksne som strever med å finne seg til rette i samfunnet, for å redusere risikoen for økt utenforskap og det som kan følge med av sosiale problemer. Gjennom Ressursteam 15-24 får mange oppfølging, men det mangler bo-tilbud der unge kan få tettere oppfølging. Kommunen har tilbudt leilighet til unge voksne i Chr IVs vei 27 ( Gulbygget ). Bygget er imidlertid i meget dårlig forfatning og heller ikke godt egnet. Det er behov for å se nærmere på hvordan denne målgruppen kan få et bedre tilbud. Chr. IVs vei 29 er botilbud for funksjonshemmede og eldre med varierende behov for pleie og omsorg. Chr. IVs vei 33 er botilbud for personer med psykiske utfordringer. Kommunen mangler et bo- og tjenestetilbud med heldøgns omsorg for psykisk syke. Det er også behov for flere bemannede bo-tilbud for personer med utviklingshemming. Tjenester for hjemmeboende har i dag sin base i lokalene etter legevakten. Lokalene er for små og ikke godt nok egnet for hjemmetjenesten. Fagkomite 4 Omsorg ga i forrige kommunestyreperiode klar beskjed om at lokalene kun var midlertidig til bruk som base for hjemmetjenesten, inntil man fant bedre løsning. Det er meget stor aktivitet med ansatte, beboere, pårørende, frivillige, besøkende og andre som skal inn og ut med bil på området. Til tider gir dette en meget kaotisk parkeringssituasjon på Eikertun. Hjelpemiddelutlånet har svært mye utstyr som leveres på Eikertun før det skal videre til de som trenger utstyret. Det er mye forskjellig utstyr fra avanserte teknologiske hjelpemidler til enkle ting som rullatorer. Lagerplassen på Eikertun er imidlertid svært dårlig og hindrer effektiv drift. Det vil bli behov for flere barnehageplasser i og rundt Hokksund, og det bør også vurderes om Eikertunområdet egner seg til å etablere en barnehage. Dette kan også være gunstig for de øvrige brukerne av området at det blir mer liv og røre og at generasjoner blandes i større grad enn i dag. Kommunedirektøren vurderer at det er behov for en utredning som kan peke på nye og innovative måter å bruke byggene og uteområdene på. Det kan være behov for ekstern hjelp, men kostnadene skal holdes innenfor budsjett. Utredningen tenkes gjennomført som et delprosjekt i helse- og velferdsplanen og også knyttes til kommuneplanarbeidet. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Boligsosialt program 2017-2025. PS 177/17, kommunestyret 13.12.17 Psykisk helse og rus - forslag om nye bo- og tjenestetilbud. PS 5/19, kommunestyret 13.2.19 Orientering om arbeidet med ny helse- og velferdsplan mot 2035. RS 207/19, kommunestyret 11.12.19 Kommunedirektørens anbefaling Kommunedirektøren bes utrede mulige løsninger for hvordan Eikertunområdet kan utvikles for å møte innbyggernes behov for tjenester og administrasjonens behov for effektiv drift de nærmeste årene. Begrunnelse Det er behov for å se helhetlig på Eikertunområdet og vurdere hvordan byggene og området rundt effektivt og godt kan utvikles for å møte innbyggernes behov for helse- og omsorgstjenester. 2
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Toril V Sakshaug Saksmappe: 2020/144-590/2020 Arkiv: Organisering av den kommunale bygningsporteføljen. Saksordfører: Karl Gustav Aaknes/ Morten Halvorsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 3/20 Utvalg 4 Utvalg for helse- og omsorg 04.02.2020 Eierutvalg Kommunestyret Hensikten med saken Legge til rette for at kommunestyret kan iverksette en prosess med tanke på optimal organisering av kommunale eiendommer, formålsbygg, boliger og næringseiendom. Saksopplysninger/vurderinger Øvre Eiker kommune har organisert sin bygningsdrift i to ulike selskap: - Eiker Eiendomsutvikling AS opprettet i 2002 med formål om å forvalte og utvikle tomter, boliger og andre eiendommer for kommunens behov eller for salg - Øvre Eiker kommunale eiendom KF opprettet i 2019 med formål om å legge til rette for eie, leie, forvalte og utvikle eiendomsmassen (hovedsakelig formålsbygg) etter forretningsmessige prinsipp. Foretaket skal ivareta kommunens byggherrefunksjon, og være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler. Eiker Eiendomsutvikling AS (EEU) EEU er en videreføring av Øvre Eiker Tomteselskap AS som ble endret og tilført kommunens boligportefølje med vedtak i kommunestyret i PS 229/01 (12.12.2001). Fra eierstrategien punkt 2 vedtatt i samme sak: Tomteselskapet skal være kommunens redskap for å gjennomføre kommunestyrets vedtak om å sikre et boligtilbud til innbyggergrupper som normalt har vanskeligheter med å skaffe seg boliger på det åpne markedet. Selskapet skal sikre at det stilles boliger til rådighet for sosialtjenesten og omsorgstjenesten på bakgrunn av de behov som disse tjenestene signaliserer. EEU har fra 2002 vært kommunens redskap til å sikre boliger til spesielle brukergrupper. Et arbeid som har vært utført i tett samarbeid med kommuneorganisasjonen. EEU har solgt og kjøpt både tomter og boliger og også stått for nybygging av mange ulike typer boliger. F.eks. Grevlingstien, Haugløkka, Fåsen bofellesskap. Nye boliger i Myraveien 35 B for innbyggere med langvarig behov for tjenester Nå har kommunen behov for nye omsorgsboliger for innbyggere med funksjonsnedsettelser og som har langvarig behov for tjenester. Det har blitt gjennomført en omrokkering i bruken av ulike botilbud og institusjonsplasser for å sikre bedre kapasitet og kvalitet på tjenestene. Denne rokaden omfatter endringer på Eikertun, Grevlingstien og avlastningstilbudet i Myraveien på Loesmoen. Avlastningsboligen står nå tom og det har hele tiden vært en plan om å erstatte denne boligen med nye omsorgsboliger. Lokaliseringen anses som velegnet med eksisterende bolig (tidligere barneboligen ) og Eiker Aktivitetssenter som nærmeste naboer. 1
EEU har vært med i planleggingen hele veien og har utarbeidet et godt konsept for utbyggingen. En utfordring med dette er at Husbanken ikke kan utbetale investeringstilskudd til andre enn kommunen. Husbanken stiller også spørsmålstegn ved om kommunen kan bestille nye boliger direkte fra eget AS uten å komme i konflikt med lov om offentlige anskaffelser. Regelverket for offentlige anskaffelser er strammet inn siden etableringen av EEU i 2002. Kommunestyret er kjent med problemstillingen, bl.a. PS 82/19 Mulighetsstudie bemannet botilbud i Myraveien 35 B (vedtatt 19.6.2019). Kommunedirektøren har benyttet både egen og ekstern juridisk kompetanse, andre kommuners erfaring og nylige utredninger og konklusjonene er de samme; kommunen kan ikke bestille nye boliger av EEU uten forutgående åpen konkurranse. Det har lenge vært kjent at behovet for nye omsorgsboliger er til stede og kommunedirektøren ønsker å kunne løfte denne spesielle saken frem. Forslaget er at Øvre Eiker kommunale eiendom KF (ØEKE) erverver den aktuelle tomta fra EEU og bygger tilpassede boliger. Det medfører en kjøps- og investeringskostnad som krever større låneopptak enn det som ligger i vedtatt budsjett og økonomiplan. Ledelsen i EEU og ØEKE er kjent med kommunedirektørens forslag og mener det er en god løsning. Følgende legges til grunn: - Overtakelse av eiendommen vil i utgangspunktet skje på grunnlag av takster for eiendommen - Kjøpesummen og rivningskostnadene blir en del av investeringskostnaden for de nye omsorgsboligene - De nye boligene må utformes slik at Husbankens investeringstilskudd kan utbetales til kommunen v/øeke - ØEKE kan benyttes til dette formålet selv om foretakets ansvarsområde bare unntaksvis gjelder for boliger - ØEKE følger lov om offentlige anskaffelser ved bruk av private leverandører til utforming og bygging av boligene - Kommunestyret holdes orientert underveis i prosessen og endelig vedtak om kjøp og finansiering fremmes så snart som mulig - Boligene skal planlegges og utformes på en slik måte at tilskudd fra Husbanken og husleieinntekter er tilstrekkelig til å finansiere lån og FDV-kostnader EEU som kommunens redskap for anskaffelse av boliger Endringer i regelverket som har medført utfordringene i forbindelse med nye boliger i Myraveien aktualiserer en vurdering av om AS fremdeles er den beste organisasjonsformen for håndtering av kommunens behov for boliger. Kommunedirektøren ønsker å foreta en helhetlig vurdering av fordeler og ulemper av selskapsformen. En slik vurdering bør gjennomføres i tett samarbeid med styret i EEU. I forbindelse med selskapsorganiseringen av formålsbyggene fikk EEU en bindende forhåndsuttalelse om skattefritak fra Skatteetaten (4.1.2018) for de eiendommene som kun benyttes i kommunal virksomhet. Det er visse forutsetninger knyttet til organisering av datterselskaper etc. i den bindende forhåndsuttalelsen. Da formålsbyggene ikke ble innlemmet i EEU, har heller ikke EEU foretatt noen reorganisering av sine datterselskaper. Styreleder uttalte i eierutvalget 20. november 2019 at selskapets organisering ikke lenger er den mest hensiktsmessige ut fra ønsket om en samlet optimal forvaltning av kommunens eiendommer. Det henstilles til styret om å reorganisere selskapets virksomhet slik at forutsetningene for skattefritaket best mulig ivaretas. EEU som redskap for kommunens næringsvirksomhet 2
EEU er også eier og deleier av selskaper som eier tomter, utviklingsavtaler og rene næringsbygg. EEU, tidligere tomteselskapet ble opprettet i en annen tid, der det var behov for at kommunen i større grad skulle være aktiv tilrettelegger for utvikling av boligområder og næringsvirksomhet i kommunen enn det er i dag. Derfor og på grunn av 2 tapsprosjekter har kommunestyret vært tydelig på at denne delen av EEUs virksomhet skal tones ned og at hovedfokuset skal være på boligsiden. EEU har innrettet seg etter de politiske signalene. I den grad det etableres mer næringsrettede aktiviteter er de tatt opp på politisk nivå før oppstart. Aksjeselskap som organisasjonsform er skreddersydd for næringsvirksomhet. Kommunedirektøren ønsker i liten grad å benytte tid og ressurser på at denne delen av virksomheten skal vurderes i forhold til selskapsform. Øvre Eiker kommunale eiendom KF Øvre Eiker kommunale eiendom KF (ØEKE) er nærmere knyttet til kommuneorganisasjonen og er samme rettssubjekt som kommunen. Det betyr at investeringstilskudd og annen støtte fra Husbanken kan utbetales til kommunen v/øeke og at de bygg som kommunen trenger kan bestilles direkte fra ØEKE uten forutgående konkurranse (egenregi). ØEKE ble formelt etablert fra 1.1.2019, men daglig leder kom ikke på plass før 1.4.2019. Året 2019 har derfor, både oppgavemessig og budsjettmessig i hovedsak vært en videreføring av gamle rutiner. Parallelt har det pågått et stort arbeid for å bygge en solid grunnmur for ØEKE. Gjennom hele 2019 har kommunestyret vedtatt saker som klargjør foretakets oppgaver og trekker opp grensene mellom ØEKE og kommunens basisorganisasjon. Fra 1.1.2020 skal basisorganisasjonen betale husleie og være en bestillerorganisasjon, samtidig som ØEKE blir en tydeligere utleier og leverandør av tjenester. Administrasjonen i ØEKE er fremdeles under oppbygging. Økonomisjef startet 6. januar 2020 og avdelingsleder for eiendom og utvikling tiltrer stillingen 1.4.2020. 2020 er året der foretaket og basisorganisasjonen skal implementere nye rutiner. ØEKE skal også ta i bruk nye elektroniske verktøy bl.a. for bygningsforvaltning og for booking av lokaler. I henhold til vedtekter og eierstrategi skal det også utarbeides gode måltall og langsiktige vedlikeholds- og investeringsplaner. Det er foretatt mange utredninger og vurderinger i forkant av vedtaket om opprettelsen av det kommunale foretaket. Det krever noe tid før en kan se effekten av den nye organiseringen og kommunedirektøren anbefaler å gjennomføre en evaluering av foretakets drift og resultater i 1. halvår 2021. Generelt EEU og ØEKE har valgt å samlokalisere selskapenes administrasjon. Det gir mulighet for å ta ut synergieffekter på mange områder; administrative systemer, generell bygningsdrift og rett og slett skape et større faglig miljø. Lier kommune har, på grunn av de omtalte endringene i rammebetingelsene, avviklet sitt aksjeboligselskap og overført boligene til kommunens kommunale foretak for formålsbygg. Vedlegg 1 PS 82/19 Mulighetsstudie bemannet botilbud Myraveien 35B 2 PS 82/19 Vedlegg 1 Mulighetsstudie bemannet boltilbud Myraveien 35B Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunedirektørens anbefaling - Kommunedirektøren bes iverksette en prosess med kjøp av eiendommen i Myraveien 35B planlagt til etablering av nye omsorgsboliger. Endelige vedtak fattes av kommunestyret. 3
- Kommunedirektøren bes om å gjennomføre en vurdering av fordelene og ulempene ved en videreføring av aksjeselskapsformen for kommunale boliger. Herunder muligheter og konsekvenser ved en endret selskapsform. - Kommunestyret henstiller til styret i Eiker Eiendomsutvikling AS å organisere virksomheten slik at forutsetningene for gjeldende bindende forhåndsuttalelse fra Skatteetaten (datert 4.1.2018) ivaretas best mulig. - Kommunedirektøren bes om å gjennomføre en evaluering av Øvre Eiker kommunale eiendom KFs første driftsår 1.halvår 2021. - Alle vurderinger og utredninger foretas i tett samarbeid med styrene i selskapene. Begrunnelse Endrede rammebetingelser medfører behov for å vurdere selskapsformene. Målet er en effektiv og stabil bygningsdrift for hele eiendomsmassen. 4
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Kari Hesselberg Saksmappe: 2016/780-20128/2019 Arkiv: 233 Mulighetsstudie bemannet botilbud Myraveien 35 B. Saksordfører: Jørgen Firing Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 42/19 Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser 29.05.2019 13/19 Utvalg 4 Utvalg for helse- og omsorg 04.06.2019 53/19 Formannskapet 05.06.2019 82/19 Kommunestyret 19.06.2019 Saksopplysninger/vurderinger Saken gjelder Flere innbyggere med langvarige behov for tjenester trenger omsorgsboliger. Et arkitektfirma har laget et forslag. Saken viser noen problemer og foreslår veien videre. Bakgrunn Kommunestyret har både i Boligsosialt program 2017-2022 og i enkeltsaker erkjent behov for økninger i bo- og tjenestetilbud til innbyggere med ulike funksjonsnedsettelser. Status i det boligsosiale arbeidet ble gjennomgått og muligheter for nytt bo-tilbud i Myraveien ble senest presentert for Fagkomite 4 i møte 12. mars 2019. I tabellen nedenfor ser vi at bo- og tjenestetilbudet til målgruppen er utvidet de siste årene. Bemannet botilbud og ambulant tjeneste til personer med nedsatt funksjon og behov for langvarige tjenester 2016 2017 2018 Samlokaliserte boliger med heldøgns bemanning 29 39 41 Frittstående boliger med heldøgns bemanning 2 2 0 Ambulante tjenester i kommunale boliger 8 14 17 Barnebolig 3 2 2 Sum tjenester i heldøgns bemannet bolig eller ambulant 42 57 60 Behovene øker fortsatt og administrasjonen anslår at om lag 10 innbyggere vil ha behov for heldøgns bo- og tjenestetilbud i løpet av de nærmeste årene, mens 30-40 personer har tjenestebehov som kan dekkes ved ambulante tjenester eller i bolig. Det dreier seg om innbyggere med ulike funksjonsnedsettelser som per i dag ikke har bo-tilbud gjennom kommunen og som vil trenge langvarige tjenester. Mulighetsstudie Myraveien 35 B Eiker Eiendomsutvikling AS eier tomten og har engasjert Rik Arkitektur til å lage skissene som følger saken. 13 boliger og et fellesareal med personalbase er tegnet inn. Boligene er i 2 etasjer. Boligene på bakkeplan er velegnet for personer i rullestol, mens andre etasje krever førlighet til å gå trappen. Arkitekt har lagt stor vekt på at boligene ikke skal være institusjonspreget, men gli godt inn i bomiljøet på Loesmoen og ivareta beboernes behov for både trygghet og verdighet. 1
Den 14. mai i år deltok ca. 40 innbyggere og pårørende med antatt behov for bo- og tjenestetilbud i dialogmøte og presentasjon av mulighetsstudien for Myraveien. Arkitektens presentasjon ble svært godt mottatt og en rekke synspunkter er notert fra idemyldringen etter presentasjonen. Noen innbyggere meldte seg til ressursgruppe for eventuell utbygging. Den 15. mai var administrasjonen, Eiker Eiendomsutvikling og arkitekt i møte med Husbanken og presenterte prosjektet. Husbanken har i ettertid gitt kommunen tilbakemelding om at boligene ikke tilfredsstiller krav til investeringstilskudd av særlig to grunner: For det første; mangel på heis til andre etasje. For det andre; Husbanken mener det er for mange boliger på ett sted og sier de kan vurdere støtte til et prosjekt med 6 enheter. Vurderinger Kommunedirektøren mener mulighetsstudien for Myraveien 35 B har mange kvaliteter, med normalisert boform med muligheter for fellesskap, privatliv og trygghet for gode tjenester. Potensielle beboere og pårørende har gitt tydelige signaler til administrasjonen om at det haster å få opp flere bemannede bo-tilbud. Behov for tilrettelegging og tjenester varierer mye i målgruppen. Felles for målgruppen er behov for trygghet i hverdagen. Gjennom et visst omfang av bo-enheter kan tilbudet dekke ulike behov. Det skal også legges til rette for velferdsteknologiske løsninger tilpasset den enkelte beboer. Et større bo-tilbud vil gi mulighet for god fagdekning og forsvarlig drift til beste for beboerne. En idé om at et bo-tilbud bør være på kun 6 enheter ble lansert i NOU 2016:17 På lik linje. Kommunen gikk i høringen i mot dette og uttalte følgende (PS 36/17): Øvre Eiker kommune går i mot forslaget om en øvre grense på antall samlokaliserte enheter. Opplevelsen av store enheter vil variere helt med hvordan boligene er utformet. Med bruk av moderne arkitektur kan det utvikles svært gode bomiljø også i boliger med mer enn 6 enheter. Det bør også bemerkes at i mindre enheter kan det være vanskelig å utvikle gode arbeids- og fagmiljø. Gode fagmiljø er den viktigste faktor for å rekruttere og beholde fagkompetanse. Det er ikke alle brukere som finner seg til rette i små enheter, der det kan være vanskeligere å finne noen som matcher aktiviteter og interesser. Kommunedirektøren mener mulighetsstudien for Myraveien nettopp viser hvordan moderne arkitektur legger grunnlag for normalt bomiljø som ivaretar behovet for trygghet uten institusjonspreg. Ved bygging av 13 omsorgsboliger ville et godkjent investeringstilskudd kunne utgjøre ca. 19. mill. kr. I forbindelse med prosjektet er det også kommet opp en problemstilling knyttet til eierforholdene til bygningene. I Øvre Eiker har man valgt å etablere Eiker Eiendomsutvikling AS som verktøy bl.a. for boligsosiale målsettinger. Husbankens regler innebærer at kun kommunen kan tildeles investeringstilskudd. Husbanken ønsker ikke å svare konkret på hvordan dette kan løses i en situasjon der bygg eies av et AS. Lier kommune har, bl.a. som følge av Husbankens regelverk, avviklet sitt boligselskap og overført boligene til kommunalt foretak fra januar i år. Vår egen kommuneadvokat mener problemstillingen er kompleks og at også regelverk for offentlig anskaffelse må vurderes. Kommunedirektøren vil utrede disse spørsmålene ved hjelp av ekstern juridisk kompetanse. Vedlegg 1 Myraveien 35 B - Plan og illustrasjoner - Mulighetsstudie 2 Myraveien 35 B beskrivelse mulighetsstudie 2
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) PS 83/16 - Behov for flere bemannede botilbud for funksjonshemmede. Kommunestyret 22.6.2016. PS 177/17 - Boligsosialt program 2017-2025. Kommunestyret 13. 12.2017. PS 9/19 - Oppfølging av Boligsosialt program 2017-25. Status 2018 og nye muligheter 2019. Fagkomite 4, den 12.3.2019. PS 36/17 - Høringsuttalelse fra Øvre Eiker kommune - NOU 2016:17 På lik linje - Åtte løft for å realisere grunnleggende rettigheter for personer med utviklingshemming. Kommunestyret 29.3.2017. Lier kommune, kommunestyret 12.6.2018 PS 56/2018 - Organisering av eiendomsvirksomhetene - sammenslåing av Lier Boligselskap AS og Lier Everk Eiendom AS med Lier Eiendomsselskap KF. Husbankens retningslinjer for investeringstilskudd: https://nedlasting.husbanken.no/filer/8b18.pdf Rådmannens anbefaling I arbeidet med budsjett 2020-2023 innarbeides driftsmidler for tilstrekkelig heldøgns bemannede bo-tilbud til personer med funksjonsnedsettelser for oppstart fra og med 2021. Kommunedirektøren bes vurdere hvordan bo-tilbudet kan realiseres. Ved endringer i mulighetsstudien for Myraveien 35 B eller bruk av andre tomter. De juridiske spørsmålene knyttet til bruk av Eiker Eiendomsutvikling AS til realisering av slike bo-tilbud må avklares. Begrunnelse Det er nødvendig å gjennomgå hva som kan gjøres for å realisere vedtatte målsettinger for utbygging av bemannede bo-tilbud til personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester Behandling i Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser - 29.05.2019 Kari Kristiansen fremmet følgende tilleggsforslag til Kommunedirektørens anbefaling: Dersom hinderet for å få Husbankens investeringstilskudd er eierforholdet til Eiker Eiendomsutvikling AS, bør Øvre Eiker kommune vurdere å gjøre som Lier kommune og flytte boligene til Øvre Eiker kommunale eiendom KF, fordi dette tiltaket er viktig. Avstemming: Kommunedirektørens anbefaling med tillegg fremmet av K. Kristiansen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser - 29.05.2019 I arbeidet med budsjett 2020-2023 innarbeides driftsmidler for tilstrekkelig heldøgns bemannede bo-tilbud til personer med funksjonsnedsettelser for oppstart fra og med 2021. Kommunedirektøren bes vurdere hvordan bo-tilbudet kan realiseres. Ved endringer i mulighetsstudien for Myraveien 35 B eller bruk av andre tomter. De juridiske spørsmålene knyttet til bruk av Eiker Eiendomsutvikling AS til realisering av slike bo-tilbud må avklares. Dersom hinderet for å få Husbankens investeringstilskudd er eierforholdet til Eiker Eiendomsutvikling AS, bør Øvre Eiker kommune vurdere å gjøre som Lier kommune og flytte boligene til Øvre Eiker kommunale eiendom KF, fordi dette tiltaket er viktig. Begrunnelse Det er nødvendig å gjennomgå hva som kan gjøres for å realisere vedtatte målsettinger for utbygging av bemannede bo-tilbud til personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester Behandling i Fagkomite 4: Omsorg - 04.06.2019 3
Det fremkom ingen andre forslag under behandlingen. Kommunedirektørens anbefaling ble enstimmig tiltrådt som innstilling for kommunestyret. Vedtak i Fagkomite 4: Omsorg - 04.06.2019 I arbeidet med budsjett 2020-2023 innarbeides driftsmidler for tilstrekkelig heldøgns bemannede bo-tilbud til personer med funksjonsnedsettelser for oppstart fra og med 2021. Kommunedirektøren bes vurdere hvordan bo-tilbudet kan realiseres. Ved endringer i mulighetsstudien for Myraveien 35 B eller bruk av andre tomter. De juridiske spørsmålene knyttet til bruk av Eiker Eiendomsutvikling AS til realisering av slike bo-tilbud må avklares. Begrunnelse Det er nødvendig å gjennomgå hva som kan gjøres for å realisere vedtatte målsettinger for utbygging av bemannede bo-tilbud til personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester Behandling i Formannskapet - 05.06.2019 Det fremkom ingen andre forslag under behandlingen. Kommunedirektørens anbefaling ble enstemmig tiltrådt som innstilling for kommunestyret. Vedtak i Formannskapet - 05.06.2019 I arbeidet med budsjett 2020-2023 innarbeides driftsmidler for tilstrekkelig heldøgns bemannede bo-tilbud til personer med funksjonsnedsettelser for oppstart fra og med 2021. Kommunedirektøren bes vurdere hvordan bo-tilbudet kan realiseres. Ved endringer i mulighetsstudien for Myraveien 35 B eller bruk av andre tomter. De juridiske spørsmålene knyttet til bruk av Eiker Eiendomsutvikling AS til realisering av slike bo-tilbud må avklares. Begrunnelse Det er nødvendig å gjennomgå hva som kan gjøres for å realisere vedtatte målsettinger for utbygging av bemannede bo-tilbud til personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester Behandling i Kommunestyret - 19.06.2019 Det fremkom ingen andre forslag under behandlingen. Formannskapets/ fagkomiteens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret - 19.06.2019 I arbeidet med budsjett 2020-2023 innarbeides driftsmidler for tilstrekkelig heldøgns bemannede bo-tilbud til personer med funksjonsnedsettelser for oppstart fra og med 2021. Kommunedirektøren bes vurdere hvordan bo-tilbudet kan realiseres. Ved endringer i mulighetsstudien for Myraveien 35 B eller bruk av andre tomter. De juridiske spørsmålene knyttet til bruk av Eiker Eiendomsutvikling AS til realisering av slike bo-tilbud må avklares. 4
Begrunnelse Det er nødvendig å gjennomgå hva som kan gjøres for å realisere vedtatte målsettinger for utbygging av bemannede bo-tilbud til personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester 5
34B 41 18/437 Betong eller natursteinsheller med fallende langder, og gressrenner. 18/438 39 Overganger mellom harde og myke overflater Trimmet plen Grov brostein i kjørevei med fartsdumper. 37 18/296 18/295 Sandkasse med Sklie Sittebenker under trær. Ombygging fellesområde ca 100m2 Drop Point Ambulanse 18/303 Prinsipp 3 - Kantstein vis 2cm Tufteparken Stabilisert grus Prinsipp 1 - Kantstein vis 14cm Fellesområde ca 90m2 Hekk Hekk, skjerming av private arealer. Prinsipp 2 - Fartsdump 18/436 1 2 Blomstereng DROP POINT 3 4 5 Kirsebærtrær 6 7 8 Sykkel - P HC P HC P Felles kjøkken Syriner 35A Grønnsakshage B A Avskjermet Sanshage Leiligheter 60m2 N Pergola/ avskjermert mot stien D C Grønnsakshage og Plantebed Pergola/ Portal Tufteparken Gårdstun Byggherre: Eiker Eienodomsutvikling AS Søppelcontainer Stasjonsgata 72-74 3300, Hokksund Client Adress Linje 3 thomas.lofsnes@prodecon.no Arkitektur Detaljer Prinsipp 1 - Kantstein vis 14cm (ikke målbar) Ryensvingen 5, 8.etg 0680 Oslo Tlf.: 91 91 61 11 Prinsipp 2 - Fartsdump 30km/h (ikke målbar) Prinsipp 3 - Kantstein vis 2cm (ikke målbar) r Fo E-post: firmapost@rikarkitektur.no p ig el ø DATO: te in gn g: BESKRIVELSE: Prosjekt REV: TEGN: GODKJ: Myraveien Omsorgsboliger Gnr: 18 Myraveien 35B 3300, Hokksund Målestokk / Format Prosj.Nr Fase Opprettet dato 18648 Skisseprosjekt 12.04.2019 Tegningsnavn Plan studie nr 8 Bnr: 460 1 : 200 A1 Disiplin ARK Tegn. / Kontr. JK / KF Tegningsnr. 18648-00-A-00-Sit-200-109 Revisjon Status
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Christer Best Gulbrandsen Saksmappe: 2020/406-1608/2020 Arkiv: B-sak. Reglement for folkevalgte organer i Øvre Eiker kommune Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 12/20 Eldreråd 30.01.2020 12/20 Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser 30.01.2020 11/20 Ungdomsråd 30.01.2020 8/20 Innvandrerutvalg 30.01.2020 13/20 Utvalg 1: Planutvalg 04.02.2020 4/20 Utvalg 2 Utvalg for oppvekst 04.02.2020 15/20 Utvalg 3 Utvalg for næring og kultur 04.02.2020 4/20 Utvalg 4 Utvalg for helse- og omsorg 04.02.2020 Formannskapet Kommunestyret Saken gjelder Hvordan skal folkevalgte organer i Øvre Eiker kommune arbeide? Kommunedirektøren ber om reaksjoner på et forslag til regler. Saksopplysninger/vurderinger Kommunelovens 5-13 sier at kommunestyret må vedta reglement for alle folkevalgte organer. Kommunen har lenge hatt et reglement for politiske styringsorganer. Ny kommunelov og mange endringer i praksis tilsier behov for å lage et helt nytt reglement. Kommunedirektøren har tatt utgangspunkt i Arendal kommunes reglement som en mal, og har utarbeidet et forslag til reglement som er basert delvis på ny kommunelov, delvis på Arendal kommunes reglement og Øvre Eiker kommunes gjeldende reglement for politiske styringsorganer. Spørsmål om delegering hører etter Kommunedirektørens oppfatning hjemme i delegeringsreglementet, mens spørsmål om godtgjøring hører hjemme i egen forskrift om godtgjøring. Kommunedirektøren har derfor holdt slike spørsmål utenfor forslaget. Kommunedirektøren ønsker nå kommunestyrets tilbakemelding på om dette forslaget er godt, eller om det bør gjøres noen større endringer i det. Kommunedirektøren legger derfor fram forslaget som en B-sak til diskusjon for å ha rom for å omarbeide reglementet dersom det er ønskelig. Kommunedirektøren vil kommentere større endringer i forhold til dagens praksis nedenfor. Formålsbestemmelsene Reglementet har fått inn formålsbestemmelser i 1.1. Dette er for å gi en pekepinn på hvordan bestemmelsene i reglementet skal tolkes, og knytte forbindelse til kommuneloven og andre dokumenter kommunen har vedtatt. Møteprinsippet (1.3) 1
Kommunedirektøren viser til diskusjon om dette i formannskapet 20. november 2019. Kommunedirektøren har forsøkt å komme fram til en formulering av møteprinsippet som er basert på kommuneloven og dennes forarbeider, og som samtidig gir rom for forhandlinger og sonderinger. Avstemninger (1.12) Kommunedirektøren foreslår relativt detaljerte regler om avstemninger for å sikre at man ikke bruker tid på dette i saker hvor gjennomføringen kan være krevende. Det er mange måter å løse avstemninger på. Kommunedirektøren har foreslått at man skiller mellom alternative forslag og tilleggsforslag, og at man eliminerer ett og ett forslag hvis det er flere enn to alternative forslag å velge mellom. Spørsmål, interpellasjoner, representantforslag og innbyggernes halvtime (1.13, 1.14.3, 2.4 og 2.5) Kommunedirektøren foreslår å skille mellom ulike kategorier av henvendelser og forslag som ikke står på sakskartet til vanlig. 1.13 regulerer rene spørsmål til møteleder fra møtedeltakere. Møtedeltakere har andre rettigheter enn innbyggere, og denne kategorien spørsmål bør derfor behandles for seg. 1.14.3 regulerer Innbyggernes halvtime, som nå er en arena for at innbyggere kan komme og holde korte innlegg på inntil 3 minutter eller stille korte spørsmål i kommunestyre, formannskap og faste utvalg. Dette erstatter den tidligere spørretimen. 2.4 regulerer interpellasjoner, som er forespørsler som utløser en debatt, og eventuelt også vedtak om å be Kommunedirektøren utrede en sak. I forslaget er det presisert at man ikke kan fatte vedtak i saken hvis minst 1/3 av medlemmene eller møteleder motsetter seg det, i tråd med kommunelovens 11-3, 5. avsnitt. 2.5 regulerer representantforslag, som er en ny ordning. Tidligere har det kanskje vært vanskelig for representanter å ta opp saker på eget initiativ, noe som har ført til at interpellasjoner har vært brukt litt som en vei å fremme forslag på. For å korte ned prosessen bør det være regler om representantforslag som gir mulighet for å peke tydeligere retning enn det er mulig å gjøre med en interpellasjon. Forslaget er i hovedsak basert på Arendal kommunes regler. Utsendinger (tidligere deputasjoner) Kommunedirektøren foreslår vesentlige forenklinger i reglene for behandling av utsendinger. Forslag til nye regler sikrer at alle organer kan motta utsendinger. Kommunedirektøren foreslår også en egen ordning for utsendinger som gjelder budsjett og økonomiplan, som også forutsetter at utvalgene kan ta i mot utsendinger om dette temaet. Dette er inspirert av ordningen i Oslo kommune. Saksordførerrollen og høringer (1.15, 1.20) Avsnittet om høringer bygger på tidligere reglement. Saksordfører får i forslaget ansvaret for forberedelse og gjennomføring av en høring i samarbeid med ordfører og kommunedirektør. Saksordfører får i tillegg et tydeligere mandat knyttet til å arbeide for innbyggermedvirkning i saken og i å være naturlig nestleder i oppgaveutvalget hvis det opprettes et oppgaveutvalg for saken. Samtidig foreslår kommunedirektøren å begrense antallet saker som skal ha saksordfører. Oppgaveutvalg (1.16) Erfaringene med oppgaveutvalg ser ut til å være gode, og Kommunedirektøren foreslår derfor å ta regler om oppgaveutvalg inn sammen med regler om andre ad hoc-utvalg. Kommunedirektøren foreslår imidlertid å gi ledervervet til en innbyggerrepresentant, med en politisk representant som nestleder. På denne måten tydeliggjøres utvalgets forankring hos innbyggerne og ikke-partipolitiske karakter. Budsjettbehandlingen (1.22) 2
Budsjett og økonomiplan er det viktigste dokumentet kommunestyret vedtar hvert år. Kommunedirektøren synes prosessen bør åpnes mer opp. Kommunedirektøren mener utvalgene med fordel kan få en tydeligere rolle knyttet til budsjett og økonomiplan. Kommunedirektøren foreslår derfor at både innbyggerråd og utvalg skal kunne ta i mot utsendinger om budsjett og økonomiplan, og at de skal avgi delinnstillinger for sine saksområder, før formannskapet så avgir endelig innstilling. Dette forutsetter at det i den møterunden som budsjettet blir behandlet bare er én uke mellom formannskapsmøte og kommunestyremøte, slik at innbyggere får tid til å reagere og utvalgene og formannskapet tid til å behandle saken. Innføring av lønns- og godtgjøringsutvalg Basert på modell fra Arendal kommune foreslår Kommunedirektøren å gi ordfører, varaordfører og opposisjonsleder rollen som lønns- og godtgjøringsutvalg, herunder å forhandle og fastsette lønn for Kommunedirektøren og foreslå justeringer av forskrift om godtgjøring til folkevalgte. Dette mener Kommunedirektøren er fornuftig, i og med at disse ordfører og varaordfører er tillitsvalgte for de folkevalgte og at opposisjonsleder i tillegg bør være involvert. Utvalgsbehandling og formannskapet (3.1 og 7.1) Kommunedirektøren mener det er viktig at utvalgene kjenner alle saker på sitt saksområde, og foreslår derfor at hovedregelen blir at alle saker som berører et fast utvalgs arbeidsområde skal ha blitt behandlet i utvalget før formannskapet behandler saken. Kommunedirektøren foreslår også at hovedregelen er at saker som behandles i flere utvalg også behandles i formannskapet, i tilfelle utvalgene har motstridende innstillinger. Ordførers rolle overfor administrasjonen og ordførers sommerfullmakt (3.2, 10.3 og 10.5) Kommunedirektøren mener vi bør snu dagens praksis med sommerfullmakt. Sommerfullmakten til ordfører bør være standard, og så kan den heller trekkes tilbake hvis ønskelig. Kommunedirektøren har fremmet forslag om oppdatering av bestemmelser om ordførers forhold til administrasjonen med bakgrunn i tydeliggjøringen av skillet mellom politikk og administrasjon i ny kommunelov. Tilsvarende er bestemmelsene om at politisk sekretariat er underlagt ordføreren tatt ut, siden ny kommunelovs 13-1, 2. ledd tillegger arbeidsgiveransvaret til kommunedirektøren. Vedlegg 1 Reglement for folkevalgte organer i Øvre Eiker kommune - utkast for diskusjon politisk Rådmannens innspill til drøfting Er det nye forslaget til reglement godt? Er det ønskelig å få vurdert endringer, tillegg eller andre løsninger i reglementet? Videre oppfølgning Kommunedirektøren vil fremme forslag til vedtak i saken til kommunestyrets møte 1. april. Begrunnelse Kommunestyret må vedta et reglement for folkevalgte organer. 3
Reglement for folkevalgte organer i Øvre Eiker kommune [Vedtatt i Øvre Eiker kommunestyre 1. april 2020] 1. Felles regler for alle folkevalgte organer 1.1 Hjemmel og formål Dette reglementet er fastsatt med hjemmel i kommunelovens 5-13. Lov og forskrift har forrang for dette reglementet. Dette reglementet skal sikre at Øvre Eiker kommunes folkevalgte organer opptrer i tråd med lover og forskrifter. Reglementet skal bidra til at Øvre Eiker kommune har et lokalt folkestyre med et sterkt og representativt lokaldemokrati med aktiv innbyggerdeltakelse. Aktiviteten i folkevalgte organer skal sørge for at kommunen kan yte tjenester og drive samfunnsutvikling til beste for innbyggerne og at offentlig myndighet blir utøvd forsvarlig. Kommunen skal være effektiv, tillitsskapende og bærekraftig. Verdiene som framkommer i kommunens verdimanifest, kommuneplan og strategi for medvirkning og samskaping kommer i tillegg til dette reglementet som en rettesnor for opptreden i folkevalgte organer. Bestemmelser om delegering finnes i kommunens delegeringsreglement. Dette reglementet har en fellesdel som gjelder alle folkevalgte organer. Deretter følger særlige bestemmelser som gjelder kun for det enkelte organ. Fellesdelen har som formål å: Gi hovedretningslinjer for arbeid i folkevalgte organer Gi ensartede og like retningslinjer for folkevalgte organer Åpne for fleksibilitet i organenes arbeidsform innenfor vedtatte rammer Gi oversikt over de viktigste plikter og rettigheter for folkevalgte Bidra til åpenhet i forvaltningen gjennom praktisering av møteoffentlighet og dokumentoffentlighet i tråd med gjeldende lovverk. 1.2 Virkeområde og definisjoner Med folkevalgte organer menes i dette reglementet følgende organer: Kommunestyre Formannskap Kontrollutvalg Øvrige utvalg Med alminnelig flertall menes i dette reglementet flere stemmer for enn mot. Blanke stemmer teller ikke med. 1
1.3 Møteprinsippet (jfr kommunelovens 11-2) Folkevalgte organer skal kun behandle saker og treffe vedtak i møte. Dette betyr at reelle forhandlinger kun skal foregå i møte som er innkalt i henhold til dette reglementet. Dette er ikke til hinder for at partier eller faste samarbeidsgrupperinger kan avholde gruppemøter for å drøfte hva man skal mene om en sak. Det er heller ikke til hinder for at enkeltpartier forhandler om innholdet i forslag de ønsker å fremme. Det er ikke tillatt for alle gruppeledere eller gruppeledere som til sammen eller gjennom fullmakter representerer alle eller tilnærmet alle medlemmer i et organ å avholde møter for å drøfte en sak. Slike drøftinger må foregå i møte som følger saksbehandlingsreglene i kommuneloven. Målet er å styrke tilliten til lokaldemokratiet ved å sikre at innbyggerne kan forstå hvorfor beslutninger blir tatt. Politiske partier og etablerte samarbeidsgrupperinger i organet kan innenfor disse rammene be om å avholde gruppemøter underveis i debatten i et organ. Slike gruppemøter er ikke å anse som møter i folkevalgte organer, men medlemmene skal sørge for at den reelle diskusjonen mellom partiene/grupperingene om hva organet skal beslutte foregår i møtet. 1.4 Møteplan Kommunestyret vedtar etter forslag fra Kommunedirektøren en samlet møteplan for alle folkevalgte organer og innbyggerråd for ett år av gangen. Møteplanen skal være samordnet for å sikre en effektiv saksbehandling. Det enkelte organ kan med alminnelig flertall selv foreta mindre justeringer/tilpasninger såfremt særlige forhold tilsier det. Kommunen skal legge ut møteplanen på nettsidene så snart den er vedtatt. Organet selv, leder i organet eller 1/3 av medlemmene i organet kan kreve et ekstraordinært møte utover møteplan. Av praktiske og økonomiske hensyn bør denne adgangen bare brukes når det er særlige forhold som gjør det nødvendig. Ordfører kan også kalle inn møter i ulike organer. 1.5 Innkalling og saksliste Ordfører setter opp forslag til saksliste for alle folkevalgte organer i møteplanen etter innspill fra Kommunedirektøren. Lederen i det enkelte organ godkjenner sakslisten på bakgrunn av disse forslagene. Dersom leder av organet samtykker, kan dette skje ved at leder ser over innkallingen når den er sendt ut og deretter ber om eventuelle endringer innen kort tid. 1/3 av medlemmene i et organ kan kreve å få en sak på sakslisten. Kommunen skal sende innkalling og saksliste til organet senest 1 uke før møtet, eller så snart som mulig i tilfelle møtet er ekstraordinært. Innkalling, saksliste og saksdokumenter skal legges åpent ut på kommunens hjemmeside. Organet skal motta e-post om at sakene er publisert. Innkallingen skal opplyse om tid og sted for møtet, og skal normalt foreligge senest 8 dager før møtet. I hastesaker skal innkallingen foreligge så tidlig som praktisk mulig. 2
Innbyggere som ønsker papirversjon av saksdokumentene kan få dette utlevert ved personlig oppmøte på Rådhuset. Dokumenter unntatt offentlighet blir kalt for Røde saker. 1.6 Saksforberedelse og saksdokument (jfr kommunelovens 13-1) Kommunedirektøren har ansvaret for at saker som legges fram til behandling i folkevalgte organer er ferdig og forsvarlig utredet, med et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Alle saksframlegg skal være korte og oversiktlige og omfatte hovedproblemstillingene i saken. De fakta og sentrale rettsregler saken bygger på skal framkomme, samt Kommunedirektørens vurdering. Saksframlegg skal inneholde en kort ingress på 1-3 linjer om hva saken gjelder og Kommunedirektørens forslag til vedtak. Saksframlegget bør synliggjøre alternative forslag til vedtak der hvor dette er aktuelt. Som hovedregel skal saksframlegg ikke overstige 2-3 A4-sider i lengde. Med unntak av dokumenter som selv er gjenstand for vedtak og dokumenter unntatt offentlighet skal vedlegg til saker først og fremst ligge digitalt tilgjengelig, separat fra saksdokumentene. Vedlegg skal bare brukes når det er nødvendig for å få saken tilstrekkelig belyst og dokumentert. Kommunedirektørens utredning skal gjøres på faglig grunnlag, uavhengig av hva Kommunedirektøren antar at et flertall i kommunestyret vil gi tilslutning til. I mange saker vil det imidlertid først og fremst være slik at kommunestyret skal foreta prinsipielle valg mellom faglig jevngode alternativer. Det kan også være slik at saker er kompliserte og derfor trenger lengre politisk modningstid, eller at de involverer mange faglige perspektiver. Derfor skal Kommunedirektøren kunne legge fram diskusjonssaker (kalt B-saker) for å få innspill til utredningen av en sak før den blir lagt fram til politisk beslutning. Diskusjonen skal i hovedsak foregå i utvalg, innbyggerråd og/eller formannskap. Organet kan omgjøre diskusjonssaker til vedtakssaker (kalt A-saker) eller gjøre om vedtakssaker til diskusjonssaker, innenfor rammene av kommunelovens 11-3. Ved omgjøring av diskusjonssaker til vedtakssaker skal Kommunedirektøren ha mulighet til å kommentere saken før Kommunestyrets behandling. 1.7 Forfall inhabilitet innkalling av varamedlem Et medlem som ikke kan møte på grunn av gyldig forfall skal uten opphold melde dette skriftlig med forfallsgrunn til politisk sekretariat. Oppstår forfallsgrunnen under et møte, skal medlemmet straks gi beskjed til møteleder. Gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig vanskelig å møte. Et medlem som etter forvaltningslovens kapittel II, jfr. kommunelovens 11-10 mener å kunne være inhabil i en sak skal i god tid ta opp spørsmålet med organets leder og gruppeleder i eget parti, med kopi til politisk sekretariat. Det er organet selv som beslutter om medlemmet er habilt eller ikke, jfr forvaltningslovens 8, 2. ledd. Ved forfall eller inhabilitet skal politisk sekretariat innkalle varamedlem. Varamedlem som møter skal overgi plassen til medlem eller varamedlem som er høyere på varalista og som kommer til møtet når behandlingen av saken de ankommer under er ferdig. 3
1.8 Sekretærbistand til folkevalgte organer Kommunedirektøren har ansvar for nødvendig sekretærbistand til folkevalgte organer. Når sekretær er kommunalsjef, kan sekretær også være Kommunedirektørens representant i møtet. 1.9 Møteoffentlighet Møter i folkevalgte organer skal være for åpne dører, såfremt møtet ikke skal eller kan lukkes etter kommunelovens 11-5. Er et møte lukket, har alle tilstedeværende taushetsplikt om det som har foregått i møtet, så langt dette følger av bestemmelsene i forvaltningslov, særlover og offentleglova. 1.10 Avvikling av møtet møteleders rolle og medlemmenes deltagelse i ordskifte 1.10.1 Møteleder Organets leder er møteleder. Har møtelederen forfall, er det nestleder som leder møtet. Har begge forfall, skal det velges en settemøteleder for saken eller møtet, jfr kommunelovens 11-2, 3. ledd. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møtelederen skal passe på at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret fra noen kant. Hvis tilhørere på noen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise vedkommende tilhørere ut. Dersom møteleder i kommunestyret ønsker å delta i debatten, skal møteleder overlate ledelsen av møtet til andre. I andre organer kan møteleder delta i debatten uten å overlate møteledelsen til andre, men kan velge å be om annen møteleder for saken. 1.10.2 Skikk og bruk Det er god skikk at de som deltar i møtet følger med på saksbehandlingen. Taleren skal rette sitt innlegg til møtelederen og ikke til forsamlingen/organet eller andre. Taleren skal holde seg nøye til saken. Møtelederen kan rettlede i den grad det er nødvendig. Ingen må si noe som krenker forsamlingen eller andre eller lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Møtelederen skal avbryte en taler som ikke respekterer reglementet og påtale uregelmessigheter. Møteleder kan frata en taler ordet hvis taler ikke retter seg etter møteleders anvisninger. Tilhørere som forstyrrer møtet skal møteleder advare. Dersom de fortsetter, skal møteleder be dem forlate møtet. Dersom de nekter å forlate møtet, er det kun politiet som har myndighet til å fjerne dem. 1.10.3 Møtets gang Ved starten av møtet skal møteleder foreta opprop for å klargjøre hvem som er tilstede. Minst halvparten av medlemmene må være tilstede og avgi stemme for at møtet skal være vedtaksdyktig, jfr kommunelovens 11-9, 1. ledd. Medlemmer har møteplikt, og kan ikke forlate møtet for kortere eller lengre tid uten møteleders tillatelse. Medlemmer som ankommer etter møtestart skal melde seg for møteleder. Etter opprop skal møteleder avklare om det er noen innsigelser mot at møtet er lovlig innkalt. Deretter skal møteleder ta opp om sakslisten er godkjent. Organet kan endre rekkefølgen på behandling av saker. Hvis en sak blir satt opp på sakslisten i møtet eller saksdokumenter i en sak ikke 4
kom ut sammen med innkallingen kan møteleder eller minst 1/3 av organets medlemmer hindre at det blir fattet vedtak i saken, jfr kommunelovens 11-3, 5. ledd. I møter hvor det er tilhørere skal møteleder lese opp sakstittelen i hver sak, og deretter gi saksordfører i saken mulighet til å redegjøre for hva saken handler om og hva som har skjedd ved eventuell behandling i andre organer. Etter saksordførers redegjørelse kan møteleder be Kommunedirektøren eller dennes representant om ytterligere redegjørelse ved behov. Det er en fordel om møtedeltakerne kan stille oppklarende spørsmål før forhandlingene i saken tar til. Medlemmene får ordet i den rekkefølgen de ber om det. Møteleder kan foreslå at det er adgang til replikk på innlegg og svarreplikk på replikk. Det er da adgang til inntil 2 replikker per innlegg, etterfulgt av eventuell svarreplikk. Replikk skal ikke være lengre enn 1 minutt, og må være svar til det som har blitt sagt i innlegget. Hvis flere ønsker replikk til samme innlegg skal de to første som tegnet seg få replikk. Når møtelederen mener at saken er ferdig drøftet, skal møteleder fortelle organet at strek vil bli satt under neste talers innlegg. Organet kan med alminnelig flertall vedta at debatten skal fortsette. Etter strek er satt er det ikke anledning til å fremme nye forslag i saken. 1.10.4 Forslag Ønsker et medlem eller andre med forslagsrett å fremsette et annet forslag til vedtak enn den innstillingen som foreligger, skal medlemmet fremme dette forslaget skriftlig på digital kanal som politisk sekretariat har bedt om. Dette gjelder også dersom medlemmet foreslår noe som har blitt foreslått av andre tidligere (for eksempel å fremme Kommunedirektørens forslag til vedtak på nytt). Fremmer et medlem forslag om å utsette en sak skal dette spørsmålet straks tas opp til debatt og avgjørelse før videre saksbehandling kan fortsette. Alle medlemmer har stemmeplikt. Det er ikke lov å stemme blankt, unntatt i valg og ansettelser, jfr kommunelovens 8-1, 2. ledd. 1.10.5 Tvilsspørsmål Tvil om gjennomføring av møtet som ikke kan løses gjennom lov eller reglement skal organet løse selv gjennom alminnelig flertall. 1.11 Prøveavstemning Før endelig avstemning i en sak kan organet med alminnelig flertall beslutte å gjennomføre en prøveavstemning. Denne følger reglene for avstemninger, men resultatet er ikke bindende. Debatten kan fortsette etter en prøveavstemning. 1.12 Avstemning Møtelederen foreslår hvordan avstemningen skal foregå. Er det uenighet om gjennomføring av avstemningen avgjør organet saken med alminnelig flertall. Bare de som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning har rett til å stemme. Ingen medlemmer kan forlate møtet før avstemningen i saken er avsluttet. Møteleder informerer om avstemningsresultatet. Avstemning skjer normalt med håndsopprekning. Skriftlig avstemning er ikke tillatt. 5