Åpen anbudskonkurranse Oppdragsbeskrivelse 11459 Forvaltningsplaner for KHE Rammeavtale for konsulenttjenester Doculive 201501719 OPPDRAGSBESKRIVELSE Oppsummert - oppgavene som skal løses innenfor rammeavtalen 1.Registrering av kulturhistoriske verdier samt beskrivelse av tiltak for å opprettholde denne verdien. Registreringene gjøres der interiør, eksteriør eller utomhusområder er omfattet av vern eller fredning. Rom, eksteriør eller utomhus som ikke er omfattet av vern eller fredning skal ikke registreres. Skrives i det registreringsverktøyet som til en hver tid er gjeldende i Statsbygg. 2.Teknisk tilstandsanalyse Kortfattet beskrivelse av de viktigste svakhetene i bygget eller bygningene som direkte eller indirekte berører kulturhistoriske verdier, samt tiltak for å reparere svakheten. Skrives i word. 1 til 2 sider. 3.Digitale kart og plantegninger Hvis interiørvern: DAK plantegning med verneskravur Hvis utomhusvern: Digitalt kart der park og landskapsregistreringene er markert i riktig posisjon. 4.Forvaltningsplanhefte ca 15 sider Disse 4 hovedoppgavene er utdypet under hvert sitt kapitel 1,2,3 og 4 i denne oppdragsbeskrivelsen. Kapitel 5 dreier seg om arbeidsmetodikk, roller og samarbeid.
Innholdsfortegnelse 1.0. Registrering av kulturhistoriske verdier samt beskrivelse av tiltak for å opprettholde denne verdien. 1.1. Forarbeid før registreringen 1.2. Registreringen på bygg 1.3. Registreringen på park og landskapsanlegg 2.0.Teknisk tilstandsanalyse - bygninger 2.1. Beskrivelse av anbefalte tiltak 3.0.Digitale plantegninger og kart 3.1. Digitale plantegninger 3.2. Digitale kart 4.0. Forvaltningsplanhefte 4.1. Hensikten med forvaltningsplanheftet 4.2. Hva skal kapitlene inneholde? 5.0 Hvordan skal det jobbes for å løse oppgaven innenfor rammeavtalen? 5.1. Involverte 5.2 Roller og samarbeid 5.3. Generelle retningslinjer
1.0. Registrering av kulturhistoriske verdier samt beskrivelse av tiltak for å opprettholde denne verdien. 1.1. Forarbeid før registrering Rådgiver skal selv sette seg inn i verneomfanget på den aktuelle eiendom. Opplysninger om dette finnes i fredningsforskriften i lovdata og i SKE databasen. Registreringsverktøy Statsbyggs eget registreringsverktøy drofus skal benyttes. Verktøyet muliggjør registrering og arkivering av tekst og fotografier. Før registrering starter, skal konsulenten etablere en drofus bygnings- og romstruktur for den enkelte bygning samt område- og elementstruktur for park- og landskapsanlegg. Opplæring i drofus gis av Statsbygg. Registratorene gis personlig tilgang til drofus, hvilket sikrer enhetlig databehandling og innebærer at det i en logg vises når og av hvem hver enkelt registrering er utført. Registreringene kan om nødvendig revideres av konsulenten i registreringsperioden. Etablering av drofus bygnings- og romstruktur, oppdatering av plantegninger Obs. Hvis det IKKE er interiørvern skal det ikke etableres romstruktur i drofus og heller ikke etableres plantegniner, men kun en bygningsstruktur slik at eksteriørregistreringen kan legges inn (beskrevet i kap. 1.2. Bygnings- og romstrukturen i drofus skal ha referanser til enkeltrom med romnummer og rombenevnelse samt bygningsdel etter NS 3451 (bygningsdelstabellen) tresifret nivå. Basis for bygnings- og romstrukturen er oppdaterte dwg-plantegninger. Oppdatering av plantegninger skal gjøres som en del av forberedende befaring og kartlegging av bygningene. Det benyttes skjønn når detaljeringsnivået på tegningsoppdatering og romstruktur pr bygning skal bestemmes Etablering av drofus område- og elementstruktur for park- og landskapsanlegg Obs. Kun hvis det er utomhusvern. Synlige elementer innenfor et nærmere avgrenset areal gis referanse til en område- og elementstruktur i drofus samt kartfestes. Det skal utarbeides kart med område- og punktmarkeringer som viser elementenes plassering. Endelig elementstruktur skal være basert på inndelingen i NS 3420, del K Anleggsgartnerarbeider. Kartlegging og dokumentasjon gjøres på grunnlag av situasjonsplaner og kart i dwg-format. Etablering av område- og elementstruktur etableres som del av den forberedende kartlegging og befaring på bygningene. 1.2. Registreringen på bygg Noe arkivsøk og kildeinnhenting ifm registreringen må påregnes. Kilder oppgis. Registrering og evaluering skal omfatte: Sammenfattende bygningsbeskrivelse i prosa Beskrivelsen skal være en kortfattet oversikt over den enkelte bygningens egenskaper: 1. Bygningstype knyttet til funksjon, sammenheng og stilhistorie 2. Hovedvolum, fløyer og etasjetall 3. Hovedgrep i planløsning 4. Konstruksjon og fasadematerialer 5. Takform og taktekkingsmaterialer 6. Ytterdører og vindustyper
Hver bygning dokumenteres med ett foto av hovedfasaden. Registrering og evaluering av hoved-bygningskonstruksjoner Hoved-bygningskonstruksjoner beskrives kort innenfor følgende forhåndsdefinerte kategorier: Yttertak Yttervegger Sokkel/kjellermur Innvendige veggkonstruksjoner Etasjeskiller Gulv mot terreng Hver av disse registreringene skal inkludere generelle arbeidsanvisninger i prosa for vedlikeholdsarbeid. Basis for arbeidsanvisningene skal være eksisterende utførelse og materialbruk for det enkelte bygningselement. Ett foto pr. registrering. Foto skal ha billedtekst/finavn som også angir posisjon Registrering og evaluering av innvendige overflater og rom Obs. kun hvis det er interiørvern Overflater og konstruksjoner beskrives i prosa innenfor følgende forhåndsdefinerte kategorier på romnivå: Himling inkl listverk Vegg Gulv inkl listverk Annet (dører og vinduer inkl beslag og listverk, fast inventar og installasjoner, originale vaskeservanter, WC, armaturer, radiatorer, rister og lokk, lamper, klokker, calling- og signalanlegg etc som har kulturhistorisk verdi). Som standard skal registreringer av interiør gjennomføres rom for rom. Hvor det er større sammenhengende arealer og eller rom av samme type, skal disse dokumenteres samlet. Det skal fremgå hvorvidt bygningsdelene er originale eller senere. Bygningens endringshistorikk og tilføyelser tidfestes. Kilder oppgis. Hver registrerte bygningsdel/rom plasseres i forhold til en skala med fire forhåndsdefinerte nivåer som angir graden av originale og/eller autentiske elementer (kulturhistorisk verdi). Fastsettelsen av den kulturhistoriske verdien skal danne grunnlag for fargekoding av kulturhistorisk verdi på plantegninger i dwg-format. Følges av standard tekst om at for alle fargekodene så gjelder det samme vernet. For eksempel så kan en hel fløy med interiørfredning ha ulike elementer eller områder som har ulik kulturhistiorisk verdi. Hver registrering skal inkludere generelle arbeidsanvisninger i prosa for vedlikeholds-arbeid. Basis for arbeidsanvisningene skal være eksisterende utførelse og materialbruk for det enkelte bygningselement. Ett foto pr. registrering. Foto skal ha billedtekst/finavn som også angir posisjon 1.3. Registreringen av park og landskapsanlegg obs: kun hvis det er utomhusvern. Noe arkivsøk og kildeinnhenting ifm registreringen må påregnes. Kilder oppgis. Det skal gjennomføres registrering av kulturhistorisk verdi for: Eiendommens park- og landskapsanlegg som helhet Delområder Enkeltelementer Leveransen skal bl.a. inneholde: -Intensjonsbeskrivelser (en beskrivelse som redegjør for den historiske hensikten bak anlegget som helhet, delområder og enkeltelementer)
-Beskrivelse av anbefalte tiltak for bevaring av kulturhistorisk verdi (beskrivelsen må være detaljert nok for at forvalter kan vurdere hvilke tiltak som er melde- søknadspliktige og hvilke som krever nærmere undersøkelser) Dokumentasjon som kart, tegninger, foto etc som illustrerer inndeling av områder, plassering av elementer, tilstand, former (linjer/akser, relasjoner, volumer etc) og annet som beskriver anlegget bør innlemmes i registreringene. Hver registrering skal inkludere generelle arbeidsanvisninger i prosa for vedlikeholds-arbeid. Basis for arbeidsanvisningene skal være eksisterende utførelse. Ett foto pr. registrering. Foto skal ha billedtekst/filnavn som også angir posisjon 2.0. Teknisk tilstandsanalyse- bygninger Tilstandsanalysene leveres i MS Word og skal omfatte: Presentasjon i form av én rapport pr bygning med korte beskrivelser av: a Hver bygning gis en overordnet tilstandsgrad, skjønnsmessig beregnet, og en kortfattet begrunnelse for tilstandsgraden i prosa. b Tilstand, stikkordmessig beskrevet, på de 2-5 viktigste skader/svikt (feks vanninntrengning i kjeller), angivelse av tilstandsgrad på ensifret nivå samt anbefalte tiltak (feks drenering), stikkordsmessig beskrevet. Tekniske installasjoner og brann medtas ikke. Entydige referanser til plassering/lokalisering av skaden/svikten i bygningsmassen angis. Tilstandsanalysen gjennomføres på en slik måte at forslag til utbedring av svikt og skader som berører antikvariske bygningsdeler skal være omforent med kulturminnefaglig ressurs i registreringsteamet. Det skal ikke utføres kostnadsberegning. Tilstandsanalysene skal gjennomføres etter hovedlinjene i til NS 3423:2004 Tilstandsanalyse for fredete og verneverdige bygninger og NS 3424:2012 Tilstandsanalyse for byggverk. Innhold og gjennomføring. Tilstandsdata skal inndeles etter NS 3451 Bygningsdelstabell med tresifret bygningsdelsnummer (for eksempel 225 Yttervegger). 2.1. Beskrivelse av anbefalte tiltak Beskrivelsene av anbefalte tiltak skal utformes for å kunne benyttes av Statsbyggs medarbeidere som grunnlag for utbedringer direkte på eiendommene. For eksempel skal det ved forslag til malingsbehandling eller pussbehandling alltid angis foreslått type maling/puss. Beskrivelse av utbedringsmåter skal ha fokus på kulturminneverdier Merk: utbedringene skal beskrives eksplisitt, ikke ved henvisninger til standarder eller normer. 3.0. Digitale kart og plantegninger 3.1. Digitale plantegninger Hvis det er interiørvern skal det utarbeides digitale plantegninger. Det legges ikke opp til bruk av fasadetegninger. Statsbygg har i mange tilfeller brukbare tegninger. Hvis de er digitale kan det være behov for å fjerne f.eks unødvendig tekst. Se også vedlagte eksempel. Beskrevet i kap. 1 under overskriften Etablering av drofus bygnings- og romstruktur, oppdatering av plantegninger
3.2. Digitale kart Hvis det er utomhusvern skal det utarbeides digitale kart. Bekrevet i kap.1 under overskriften Etablering av drofus område- og elementstruktur for park- og landskapsanlegg. 4.0. Forvaltningsplanhefte 4.1.Hensikten med forvaltningsplanheftet Forvaltningsplanheftet skal være et godt verktøy i forvaltningen og driften av kulturhistoriske eiendommer, slik at det blir gjort gode valg i spørsmål der kulturhistoriske verdier berøres.(omtales i forvaltningsplanens kap 5,6 ) Samtidig skal forvaltningsplanheftet bidra til at kunnskapen om eiendommens kulturhistoriske kvaliteter styrkes hos leseren av heftet (omtales i forvaltningsplanens kap 1,2,3,4). Først og fremst dreier dette seg om forvalter og driftsmedarbeidere på eiendommen men det vil også være lærerikt for leietaker på den aktuelle eiendom. Husk at FVP heftet og KH registreringer / tekniske tilstandsbeskrivelser samlet skal være forvaltningens og driftens verktøy i kulturhistorisk relaterte saker. Forvaltningsplanheftet skal altså ikke gi svar på alt. 4.2. Hva skal kapitlene inneholde? Kapitel 1 Innledning (1 side) Kort om hensikten med forvaltningsplanen, omfang av fredning, referanse til Kgl.res, forfattere. Skal signeres av Eiendomsdirektør og forvalter. Følg mal fra Folkehelseinstituttets 15s hefte. Kapitel 2 Eiendomsinformasjon (ca. 1 side) G+bnr, adresse, forvalter, kontaktpersoner, Oversiktskart med verneskravur Kapitel 3 Vern (1-2 sider) Om type vern og omfang av dette vernet. Gjerne supplert med illustrerende plantegninger med verneskravur Kapitel 4 Historie og Kulturhistorisk verdi (ca. 1-4sider) Kort historikk, gjerne kulepkt. Gjerne bygg for bygg hvis behov. Viktige trekk ved eiendommen. Gjerne bygg for bygg. Beskriv hvorfor denne eiendommen eller dette bygget har kulturhistorisk verdi. Forklar sammenhenger og konkretiser hendelser. Skal bidra til at kunnskapen om eiendommens kulturhistoriske kvaliteter styrkes primært hos forvalter og drift og dermed gjøre dem bedre rustet til å drive effektiv FDV av sin KHE. Bilder (både historiske og nåtid), kart og illustrasjoner bør brukes i dette kapitlet for å supplere teksten. Kapitel 5 FDV (ca. 2-5 sider) Skal være konkret og direkte anvendbart for driftsleder og forvalter i Hva er den enkelte bygnings generelle svakhet og typiske utfordring i forholdet mellom drift/vedlikehold og vern. Gode beskrivelser og tips om hvilke tiltak som bør iverksettes for håndtere disse utfordringene, slik at KH verdi ivaretas. Pek på typiske problemer / utfordringer (Ikke tilstansdsbeskrivelse «her og nå») f.eks: Typisk murpusskade eller takskade der utbedring kan komme i konflikt med vernet
Beskriv også tiltak. Det er svært viktig at det er samsvar mellom tiltakene som beskrives i dette kapittelet i forvaltningsplanene og det som er beskrevet i de kulturhistoriske registreringene i drofus. Eiendommene er av ulik karakter og kap 5 må tilpasses den enkelte KHE. Noen steder vil det f.eks. være riktig å beskrive tiltak på et KH viktig smijernsgjerde, hvis det er en tilbakevennende og betydelig utfordring på den eiendommen. På en annen eiendom vil det ikke være plass for å omtale utfordringer med et smijernsgjerde i heftet fordi det finnes andre større og mere typiske utfordringer. Da må beskrivelsen av smijernsgjerde og tiltak ivaretas i rådgivernes registreringer i drofus. Kapitlet skal ha likt fokus fra eiendom til eiendom. Kapitlet skal også ha plass til nødvendige punkter om kvaliteter som ikke er omfattet av vern. Kapitel 6 Hvordan gjør vi det?(ca. 2 sider) Beskrivelse av fremgangsmetoder / søknader for vanlig vedlikehold og dispensasjonspliktige tiltak. Kapitlet skal avsluttes med kilde og referanseliste Alle foto og illustrasjoner som brukes i Forvaltningsplanen skal ha en kort forklarende billedtekst og opplysning om hvem som har tatt bildet eller kildehenvisning. 5.0 Hvordan skal det jobbes for å løse oppgaven innenfor rammeavtalen? Statsbygg vil inn gå rammeavtale med de rådgivergruppene som best kan løse oppgavene beskrevet i kapitlene 1,2,3, 4 og 5 i denne oppdragsbeskrivelsen. For å løse oppgaven på best mulig måte må det foregå et samarbeid mellom de involverte. Dette beskrives under. 5.1. Involverte Rådgivere med rammeavtale Statsbyggs kulturminneressurser (1 pr. eiendom) Statsbyggs forvaltere og driftsledere Statsbyggs prosjektleder 5.2 Roller og samarbeid Beskrevet i kursiv under. Koblet til hvert av kapitlene i denne oppdragsbeskrivelsen: 1.0.Registrering av kulturhistoriske verdier samt beskrivelse av tiltak for å opprettholde denne verdien. 1.1. Forarbeid før registreringen Gjøres av rådgiver som også selv skal sette seg inn i verneomfanget på den aktuelle eiendom. Opplysninger om dette finnes i fredningsforskriften i lovdata og i SKE databasen. Statsbyggs PL og Statsbyggs kulturminneressurser kan bistå. Statsbyggs kulturminneressurs for den aktuelle eiendommen avtaler befaring og gjør de nødvendige avtalene. 1.2. Registreringen på bygg Gjøres av rådgiver på befaring. Driftsleder, forvalter, Statsbyggs kulturminneressurs og prosjektleder deltar også på befaring. Her er driftsleder og forvalter kilde til mye av det som skal registreres og skrives. Mye materiale finnes i historikk, kilder, tidligere registreringer og rapporter. Fremskaffes med bistand fra Statsbygg. Ta kontakt med Statsbyggs kulturminneressurs for eiendommen. Registreringen som rådgiver gjør gjennomgås senere av Statsbyggs kulturminneressurs og driftsleder og forvalter. Eventuelle opprettinger eller tilføyelser må påregnes. Direkte samarbeid mellom rådgiver og driftsleder kan også med hell etableres på befaring.
1.3 Registreringen på park og landskapsanlegg Som for bygg over. Statsbyggs utomhusressurs for historiske park og hager forhåndsdefinerer evnt. delområder for det vernede uteområde. 2.0.Teknisk tilstandsanalyse Skrives av rådgiver med basis i samtaler, observasjoner, registreringer under befaring. Her kan driftsleder være til stor hjelp. Skal også sendes inn for gjennomgang hos Stabyggs kulturminneressurs og driftsleder og forvalter. Eventuelle opprettinger eller tilføyelser må påregnes. 3.0.Digitale tegninger og kart 3.1. Digitale tegninger Hvis behov for plantegninger (interiørvern) så fremskaffer Statsbyggs kulturminneressurs det beste Statsbygg har. Enten i PDF eller i digitalt format. Rådgiver utfører tegningsarbeidet. 3.2. Digitale kart Hvis behov for kart (utomhusvern) så fremskaffer Rådgiver det nødvendige kartgrunnlaget. 4.0. Forvaltningsplanhefte Skrives av rådgiver med oppfølging fra Statsbyggs kulturminneressurs. Skal sendes inn for gjennomgang hos Statsbyggs kulturminneressurs og driftsleder og forvalter. Eventuelle opprettinger eller tilføyelser må påregnes. 5.3. Generelle retningslinjer Foto: Det skal alltid oppgis hvem som har tatt bildet, når det er tatt og med en kort forklarende billedtekst. Kilder og arkivsøk: Det skal alltid oppgis kilder der det er mulig og arkivsøk kan i noen tilfeller være nødvendig. Det skal også komme tydelig frem om opplysninger er udokumenterte antakelser.