Samnanger kommune Møteprotokoll

Samnanger kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: 23.02.2016 Tidspunkt: 14:00 18:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Brigt Olav Gåsdal Leiar AP Anne Tandstad Nestleiar SP Svein Verner Røseth Medlem FRP Vibeke Bohre Våge Medlem H Øystein Foss Medlem BL Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Anne Tandstad gjekk frå møtet etter PS 15/16, og deltok såleis ikkje i PS 16/16. Andre som møtte: Navn Tone Ramsli Magne Djuvik Unni-Renate Moe Gunnar Husabø Kari Nygard Stilling Rådmann i PS 3/16, 4/16 og 5/16. Leiar for NAV- Samnanger i PS 3/16. Rekneskapsrevisor Deloitte i gheile møtet, unnateke PS 16/16. Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet, unnateke PS 16/16 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet. Brigt Olav Gåsdal utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/16 Orienteringssak om tilsyn med NAV Samnanger - oppfølgingsarbeid 2015/135 PS 4/16 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter forvaltningsrevisjon om internkontroll 2014/226 PS 5/16 Orienteringssak om arbeid med prosjektrekneskap 2016/48 PS 6/16 Presentasjon av arbeid med interimsrevisjon 2015 Samnanger kommune PS 7/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2016/38 2015/131 PS 8/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 2015/65 PS 9/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 2014/426 PS 10/16 Kontrollutvalet på heimesida til Samnanger kommune 2016/46 PS 11/16 Vedteke budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2016 for Samnanger kommune - Konsekvensar 2016/37 PS 12/16 Møteplan for kontrollutvalet i 2016 2016/14 PS 13/16 RS 1/16 Referatsaker Førebels rekneskap for kontroll og tilsyn for 2015 og budsjett for 2016 2016/37 RS 2/16 Klage, anke på vedtak i kontrollutvalsmøte 26.11.15 2015/39 RS 3/16 Svar til Jan Ove Haga på klage / anke 2015/39 RS 4/16 Samnanger kommune - rasfarleg mur ved kommunal vassleidning 2015/39 PS 14/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 2015/133 PS 15/16 PS 16/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Samnanger kommune - Arbeidsmøte 2014/238 2

PS 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet 25.11.15. Møteprotokoll frå møte 25.11.15 vart samrøystes godkjent. PS 3/16 Orienterinsssak om tilsyn med NAV Samnanger - oppfølgingsarbeid Kontrollutvalet tek informasjon om oppfølgingsarbeid etter tilsyn med NAV Samnanger til orientering. Rådmann Tone Ramsli orienterte om tilsynet som har vore. Nav-leiar Magne Djuvik var og tilstades og informerte. Fylkesmannen har sett ny frist til 30.04.16 for å endeleg retta opp avvika som er peika på etter tilsynet. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar til orienteringa. Kontrollutvalet ber om å få seg førelagt kommunen sitt brev til Fylkesmannen, og svar tilbake om lukking av avvik. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjon om oppfølgingsarbeid etter tilsyn med NAV Samnanger til orientering. Kontrollutvalet ber om å få seg førelagt kommunen sitt brev til Fylkesmannen, og svar tilbake om lukking av avvik. PS 4/16 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter forvaltningsrevisjon om internkontroll Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Tone Ramsli orienterte om arbeidet med oppfølging etter forvaltningsrevisjon vedr. internkontroll. Rådmann har utarbeida eit informasjonsnotat som skal leggast fram for kommunestyret til orientering nå på møte 03.03.16. Notatet viser at det er lagt opp til ein arbeidsplan der målet er å få på plass heile internkontrollsystemet i løpet av 2016. Arbeidsplanen er delt i to, med plan for første og andre halvår, samt kva verktøy ein skal ta i bruk. Arbeidsplanen viser og ansvarsdeling for arbeidet. Det vart gjeve tilbakemelding om at dei tiltak som er skissert verkar bra for å følgja opp tilrådingar som er gjeve i rapporten. Det vart og peika på at det er viktig å få på plass ein heilskapleg internkontroll, og at prosess med å halda den oppdatert vil vera eit fortløpande og nyttig arbeid i kommunen. Kontrollutvalet ønskjer å få ei ny orientering om stoda for arbeidet. Dette bør ein be om til første møte i 2017. 3

Informasjonsnotatet frå rådmann til kommunestyret vil og bli sendt ut til kontrollutvalsmedlemmane saman med møteprotokollen etter dette møtet. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering og ber om ny orienteringssak i første møte i 2017. PS 5/16 Orienteringssak om arbeid med prosjektrekneskap Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak Rådmann Tone Ramsli orienterte om arbeid med prosjektrekneskap. Det er utarbeida ein mal for byggerekneskap og denne vert nå brukt i prosjektet med bygging av sjukeheim. Kontrollutvalet kan få seg førelagt dokument med prosjektstyring og prosjektmanual når sjukeheims-prosjektet er meir i sluttfasen. Det er tilsett eigen prosjektleiar som blandt anna følgjer opp endringsmeldingar. Det blir og gjeve statusrapportar undervegs. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Det er ønske om at kontrollutvalet får seg førelagt aktuell informasjon om det vidare arbeidet med prosjektrekneskapar og prosjektstyring. Det vart gjort samrøystes vedtak om å ta informasjonen i dette møtet til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 6/16 Presentasjon av arbeid med interimsrevisjon 2015 Samnanger kommune Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2015 frå Deloitte til orientering. Saksprotokoll i ontrollutvalet - 23.02.2016 Unni-Renate Moe frå Deloitte presenterte oppsummering av interimsrevisjon. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar. Det kom ikkje innspel til endringar i fokus-områder i revisjonsarbeidet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2015 frå Deloitte til orientering. PS 7/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. 4

Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte prosjektplan og informerte om arbeid med overordna analyse og prosess med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet kom med kommentarar og drøfta saka. vart samrøystes vedteke. 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. PS 8/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll - godkjenning av prosjektplan og vidare handsaming 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte med at det vil bli same opplegg for denne delen av planarbeidet, som for arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. vart samrøyses vedteke. 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. PS 9/16 Forslag til kurs i regi av Deloitte 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan..., tid: 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kurset, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet drøfta dei forslag til kurs som er lagt fram. Utvalet konkluderte med at kursa bør arrangerast i samband med møter i kontrollutvalet. Aktuelle tema er «Kommunerekneskap» og «Samfunnsansvar, korrupsjon og habilitet». Kursa skal leggast til dei siste møta i vårhalvåret, primært det siste møtet før sommarferien. Kurs bør takast i starten av møtet, og at møtet då startar kl. 13.00. Andre, som til dømes administrasjonen og sentrale politikarar bør og inviterast til å delta. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan kommunerekneskap, samfunnsansvar, korrupsjon og habiltet. 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kurset, ut frå dei signal som kontrollutvalet kom med i møtet, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. 5

PS 10/16 Kontrollutvalet på heimesida til Samnanger kommune Forslag til innstilling/vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Stabssjef Jan Erik Boge var med under handsaminga av saka. Informasjon om kontrollutvalet på heimesida vart gjennomgått. Kontrollutvalet drøfta dette og kom med innspel til kva informasjon som bør ligga her. Sekretariatet vert beden om å senda over aktuell informasjon til kommunen. Utvalet ønskjer å følgja med i vidare arbeid med å utvikla heimesida når det gjeld informasjon om kontroll og tilsyn. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet ber om at det vert arbeida vidare med å legga inn informasjon om kontrollutvalet på heimesida til kommunen. Sekretariatet sender over aktuell informasjon til kommunen. PS 11/16 Vedteke budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2016 for Samnanger kommune - Konsekvensar Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet gjennomgjekk postane i budsjettet som er vedteke for kontrollutvalet for 2016, og samanlikna dei med forslaget til budsjett som kontrollutvalet hadde sett fram. Det vart reist spørsmål om kven som har utarbeida fordeling av postar som nå er vedteke, om det er rådmann eller formannskapet. Det vart peika på at kommunestyret ikkje hadde fått teke stilling til prioritering og endring av postar i kontrollutvalet sitt budsjett, då budsjettsaka vart handsama 17.12.15. Kontrollutvalet vil ta dette opp, og be om at kommunestyret vedtek i eige punkt kva ramme kontrollutvalet skal ha i framtidige budsjettsaker. Det er skore ned på postar som inneber at det vert vanskar for kontrollutvalet å gjennomføra oppgåver som er lovpålagde, og som kontrollutvalet har vedteke skal gjennomførast i 2016. Dette gjeld: Planarbeid i 2016 det er lovpålagt at dette skal gjennomførast første året i ny valgperiode. Kostnad med dette er sett opp i kontrollutvalet sitt forslag med kr 144.921. I vedteke budsjett er dette stroke. Arbeid med konkurranseutsetting av revisjon er og sett til kr. 0,-. Her har kontrollutvalet fått i oppdrag av kommunestyret å gjennomføra dette arbeidet. Utvalet har deretter gjort vedtak om å be sekretariatet om å utføra konkurransen og evaluering av innkomne tilbod. Dette arbeidet er ein nå i gang med. Utvalet har i sitt budsjettforslag kalkulert med at dette vil kosta kr 33.800,-. Kontrollutvalet konkluderte med at konsekvens av at kontrollutvalet sitt budsjett er vedteke slik det nå ligg føre, må vera at det vert førebudd sak til neste møte i kontrollutvalet. Saka skal legga opp til å søkja kommunestyret om ekstraløyving. Søknaden skal grunngjevast ut frå dei signal som kom fram i møtet. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu sak til neste møte ut frå dei signal som er kome fram i møtet. 6

PS 12/16 Møteplan for kontrollutvalet i 2016 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: Dato: Merknad: 23.02.2016 Under avvikling 20.04.2016 14.06.2016 14.09.2016 15.11.2016 Kontrollutvalet drøfta framlegg til møteplan, og nokre av møtedatoane vart endra. Sekretariatet syter for å melda frå til kommunen om endringane slik at dei kjem med i kommunen sin møteplan. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2016: 23.02.16 (nåverande møte) 19.04.16 15.06.16 kl.13.00 15.09.16 15.11.16 PS 13/16 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått og kommentert. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 14/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar frå andre politiske utval vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 7

PS 15/16 Eventuelt Kontrollutvalet vil at det, for seinare møter, vert sett opp eit punkt her med «Utvalet sitt kvarter.» Punkt med «Utvalet sitt kvarter» vert sett opp under dette punktet i seinare innkallingar til møter. PS 16/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Samnanger kommune - Arbeidsmøte Arbeidsmøte utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet hadde arbeidsmøte og fekk informasjon om dei tilboda som er kome inn, og om sekretariatet sitt arbeid med evaluering av tilboda. Vedtak i saka var samrøystes. Informasjonen vart teke til orientering. 8