Siljan kommune Møteinnkalling Kommunestyret Dato: 18.09.2012 kl. 18:30 Sted: Kommunestyresalen, Kommunehuset. Arkivsak: 12/01003 Medlemmene innkalles med dette til møtet. Varamedlemmer innkalles etter nærmere beskjed. Eventuelle forfall bes snarest meldt til Servicekontoret på telefon 35 94 25 00 eller e-post: post@siljan.kommune.no Sakskart Side Referatsaker 1/12 12/01151-1 Protokoller fra utvalgsmøter 3 Orienteringssaker 1/12 12/01144-1 Heiveien Boligfelt 4 Behandling av utvalgssak 47/12 12/01013-1 48/12 12/01015-1 Hjartdal kommune søker eierskap i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS Endringer i selskapsavtale for Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) 5 8 49/12 12/01018-1 Organisering av Renovasjon i Grenland 10 50/12 12/01072-1 Tilstandsrapport for grunnskolen i Siljan kommune 17 51/12 12/01002-1 Mottak av flyktninger i 2012 og 2013 19 52/12 12/01034-1 Grunn og rettighetserverv i forbindelse med TS-tiltak langs FV 32 Solvika til Vestfold grense 21 1
Siljan den 7. september 2012 utvalgsleder 2
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 1/12 12/01151-1 Protokoller fra utvalgsmøter 3
Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 1/12 12/01144-1 Heiveien Boligfelt 4
Behandling av utvalgssak 47/12 Hjartdal kommune søker eierskap i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS Arkivsak-dok. 12/01013-1 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 04.09.2012 42/12 2 Kommunestyret 18.09.2012 47/12 Formannskapet har behandlet saken i møte 04.09.2012 sak 42/12 Møtebehandling Votering Enstemmig vedtatt. Vedtak Hjartdal kommune godkjennes som deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, og selskapsavtalen endres tilsvarende. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: Hjartdal kommune godkjennes som deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, og selskapsavtalen endres tilsvarende. Saksdokument: 30.5.2012 Brev fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (vedlegg). 3.5.2012 Revidert selskapsavtale (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Hjartdal kommune søker eierskap i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Søknaden er sendt Temark og behandlet i representantskapet 03.05.2012. Representantskapet var meget tilfreds med at Hjartdal kommune ønsker å bli med. 5
Anbefalingen var enstemmig. Vedtak krever likelydende vedtak fra alle 18 eiere. Selskapsavtalen må endres med ny eierandel. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) ble etablert i 2005. Utgangspunktet for etablering var deltaking fra alle kommunene i Telemark og fylkeskommunen. Hjartdal og Skien kommuner valgte andre løsninger for å dekke kontrollutvalgets sekretærbehov, kfr. kommuneloven 77 og Forskrifter for kontrollutvalg 20. Hjartdal kommune har sagt opp sin nåværende avtale og søker om å bli deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Temark er etabler med bakgrunn i Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Endring i eiere foregår etter selskapsavtalen 17 og 18 og Lov om interkommunale selskaper 4. Endring krever tilslutning fra de andre. Ved opprettelsen av selskapet ble selskapskapitalen fastsatt til kr 500.000. Det var en politisk sammensatt prosjektgruppe som utarbeidet rammene for etableringen av selskapet. De fastsatte eierandelen for den enkelte. Med bakgrunn i den opprinnelige eierfordelingen foreslås ny fordeling og at total selskapskapital beholdes. Det betyr at hver enkelt eier i dag får redusert innskuddet. Eierandeandeandel Eier- Eier- Innskudd Innskudd Innskudd Opprinnelirinnelig Opp- Eier I dag Ny Ny Avrundet Bamble kommune 6,4 7,9 7,6 32000 38095 38100 Bø kommune 3,7 4,5 4,4 18500 22024 22000 Drangedal kommune 3,5 4,3 4,2 17500 20833 20800 Fyresdal kommune 2,3 2,8 2,7 11500 13690 13700 Hjartdal kommune 2,4 0,0 2,9 12000 14286 14300 Kragerø kommune 5,5 6,7 6,5 27500 32738 32700 Kviteseid kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Nissedal kommune 2,3 2,8 2,7 11500 13690 13700 Nome kommune 4,1 5,0 4,9 20500 24405 24400 Notodden kommune 5,9 7,2 7,0 29500 35119 35100 Porsgrunn kommune 11,9 14,6 14,2 59500 70833 70800 Sauherad kommune 3,5 4,3 4,2 17500 20833 20800 Seljord kommune 2,7 3,3 3,2 13500 16071 16100 Siljan kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Skien kommune 16,0 0,0 0,0 80000 0 0 Tinn kommune 4,0 4,9 4,8 20000 23810 23800 Tokke kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Vinje kommune 2,9 3,6 3,5 14500 17262 17300 Telemark fylkeskommune 15,1 18,5 18,0 75500 89881 89900 SUM 100,0 100,0 100,0 500000 500000 500000 Selskapskapsavtalen endres og legges fram for godkjenning. 5 Innskuddsplikt og eierandel, er endret. Det er ingen andre endringer. Leder i Telemark kontrollutvalgssekretariat uttaler at IKSet i dag har 3 årsverk og er sekretariat for 17 kontrollutvalg. Ved å ta opp kontrollutvalget i Hjartdal kommune forutsetter vi det går med dagens ressurser. Økonomisk vil det da ikke påvirke vår virksomhet vesentlig. For eierne vil det bli en til "å dele på regninga. 6
Vurderinger: Rådmannen anbefaler Hjartdal kommune godkjennes som deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, og selskapsavtalen endres tilsvarende. Vedlegg til sak Brev fra TKS 30.5.2012.pdf TKS Selskapsavtale 3.5.2012.pdf 7
SAKSFRAMSTILLING HJARTDAL KOMMUNE SØKER EIERSKAP I TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Saksbehandler: Øystein Bergh Arkiv: 030 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/12 Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 30.03.2012 6/12 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 03.05.2012 Innstilling: Hjartdal kommune godkjennes som deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Selskapsavtalen endres tilsvarende. Saksopplysninger: Hjartdal kommune søker eierskap i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Søknaden er sendt Temark og behandlet i representantskapet 03.05.2012. Representantskapet var meget tilfreds med at Hjartdal kommune ønsker å bli med. Anbefalingen var enstemmig. Vedtak krever likelydende vedtak fra alle 18 eiere. Selskapsavtalen må endres med ny eierandel. Bakgrunn: Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) ble etablert i 2005. Utgangspunktet for etablering var deltaking fra alle kommunene i Telemark og fylkeskommunen. Hjartdal og Skien kommuner valgte andre løsninger for å dekke kontrollutvalgets sekretærbehov, kfr. kommuneloven 77 og Forskrifter for kontrollutvalg 20. Hjartdal kommune har sagt opp sin nåværende avtale og søker om å bli deleier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Side 1 av 8
Temark er etabler med bakgrunn i Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Endring i eiere foregår etter selskapsavtalen 17 og 18 og Lov om interkommunale selskaper 4. Endring krever tilslutning fra de andre. Eierandel Ved opprettelsen av selskapet ble selskapskapitalen fastsatt til kr 500.000. Det var en politisk sammensatt prosjektgruppe som utarbeidet rammene for etableringen av selskapet. De fastsatte eierandelen for den enkelte. Med bakgrunn i den opprinnelige eierfordelingen foreslås ny fordeling og at total selskapskapital beholdes. Det betyr at hver enkelt eier i dag får redusert innskuddet. Eierandeandeandel Eier- Eier- Innskudd Innskudd Innskudd Eier Opprinnelirinnelig i dag ny Opp- ny avrundet Bamble kommune 6,4 7,9 7,6 32000 38095 38100 Bø kommune 3,7 4,5 4,4 18500 22024 22000 Drangedal kommune 3,5 4,3 4,2 17500 20833 20800 Fyresdal kommune 2,3 2,8 2,7 11500 13690 13700 Hjartdal kommune 2,4 0,0 2,9 12000 14286 14300 Kragerø kommune 5,5 6,7 6,5 27500 32738 32700 Kviteseid kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Nissedal kommune 2,3 2,8 2,7 11500 13690 13700 Nome kommune 4,1 5,0 4,9 20500 24405 24400 Notodden kommune 5,9 7,2 7,0 29500 35119 35100 Porsgrunn kommune 11,9 14,6 14,2 59500 70833 70800 Sauherad kommune 3,5 4,3 4,2 17500 20833 20800 Seljord kommune 2,7 3,3 3,2 13500 16071 16100 Siljan kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Skien kommune 16,0 0,0 0,0 80000 0 0 Tinn kommune 4,0 4,9 4,8 20000 23810 23800 Tokke kommune 2,6 3,2 3,1 13000 15476 15500 Vinje kommune 2,9 3,6 3,5 14500 17262 17300 Telemark 15,1 18,5 18,0 75500 89881 89900 fylkeskommune SUM 100,0 100,0 100,0 500000 500000 500000 Selskapsavtalen Selskapskapsavtalen endres og legges fram for godkjenning. 5 Innskuddsplikt og eierandel, er endret. Det er ingen andre endringer. Konsekvenser for selskapet Vi har i dag 3 årsverk og er sekretariat for 17 kontrollutvalg. Ved å ta opp kontrollutvalget i Hjartdal kommune forutsetter vi det går med dagens ressurser. Økonomisk vil det da ikke påvirke vår virksomhet vesentlig. For eierne vil det bli en til "å dele på regninga.
Vedlegg: Revidert selskapsavtale
SELSKAPSAVTALE for - TEMARK - TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS 1 Selskapet. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper av 29. 01. 1999 nr. 6. Selskapet har følgende deltakere: Telemark fylkeskommune, Bamble kommune, Bø kommune, Drangedal kommune, Fyresdal kommune, Kragerø kommune, Kviteseid kommune, Nissedal kommune, Nome kommune, Notodden kommune, Porsgrunn kommune, Sauherad kommune, Seljord kommune, Siljan kommune, Tinn kommune, Tokke kommune og Vinje kommune. 2 Rettslig status. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er et eget rettssubjekt, og styret har arbeidsgiveransvaret. 3 Hovedkontor. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS har sitt hovedkontor i Bø kommune. 4 Formål og ansvarsområde. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS skal utføre den lovpålagte sekretærfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg. Selskapet kan utføre tilsvarende oppgaver for andre bestillere. 5 Innskuddsplikt og eierandel. Deltakernes eierandel samsvarer med deltakernes innskudd til selskapets driftsfond kr. 500.000,- etter følgende fordeling: Eier: Eierandel: Bamble kommune 7,6 % Bø kommune 4,4 % Drangedal kommune 4,2 % Fyresdal kommune 2,7 % Hjartdal kommune 2,9 % Kragerø kommune 6,5 % Kviteseid kommune 3,1 % Nissedal kommune 2,7 % Nome kommune 4,9 % Notodden kommune 7,0 % Porsgrunn kommune 14,2 % Sauherad kommune 4,2 % Seljord kommune 3,2 % Siljan kommune 3,1 % Tinn kommune 4,8 %
Tokke kommune 3,1 % Vinje kommune 3,5 % Telemark fylkeskommune 18,0 % SUM 100,0 % Den enkelte deltakers plikt til å gjøre innskudd i selskapet iht foranstående skal oppfylles ved kapitalinnskudd i form av penger. 6 Ansvarsfordeling. Den enkelte deltakers ansvar for selskapsforpliktelser svarer til deltakerens eierandel i selskapet. Den enkelte deltaker hefter ubegrenset for sin prosentdel av selskapets samlede forpliktelser, jfr. IKS-loven 3. 7 Organisering av selskapet. Organer til løsning av felles oppgaver innenfor selskapet har tre nivå: Representantskapet Styret Daglig leder 8 Representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder. Representantskapets medlemmer velges for fire år, dog slik at det først valgte representantskapets funksjonstid utløper pr. 31/12 2007. 9 Representantskapets møter. Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapetmøtet ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. Ordinært representanskapsmøte skal avholdes minst en gang i året. Det tilligger representantskapsmøtet å behandle: 1. Årsmelding og årsregnskap 2. Valg til styret 3. Valg av revisor 4. Overordnede mål og retningslinjer for driften 5. Budsjettforutsetninger og rammer 6. Årsbudsjett
7. Økonomiplan (årlig rullerende plan for fire år) 8. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 9. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer som velges ved møtets begynnelse. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av bestemt angitt sak skal innkalles med to ukers skriftlig varsel når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det, eller om representantskapets leder finner behov for det. Styrets leder og daglig leder har møteplikt i representantskapet, og alle styremedlemmene og daglig leder har møte- og talerett, med mindre representantskapet for den enkelte sak bestemmer noe annet. Representantskapets leder og nestleder er valgkomite til styret. Representantskapets møter skal som hovedregel være åpne. 10 Styret. Styret i selskapet består av 3 medlemmer med personlige varamedlemmer. Styremedlemmene velges av representantskapet. Styremedlemmene skal fortrinnsvis velges blant styremedlemmene i KS Telemark. Representantskapet velger styreleder og nestleder. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styremedlemmene velges for fire år, dog slik at funksjonstiden for det først valgte styret utløper pr. 31/12 2007. 11 Styrets møter. Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som trengs. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Styrets leder innkaller til styremøte med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en sakliste utarbeidet av styrelederen. Styremøtene ledes av styrets leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede, inkludert møtende varamedlemmer. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 12 Daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret og representantskapet.
Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret for det enkelte tilfellet vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 13 Organisering av tilsynsfunksjoner. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 14 Personvern og offentlighetsloven. Det interkommunale selskapet skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige til ivaretakelse av personvernet til privatpersoner. Det interkommunale selskapet skal følge offentlighetsloven. 15 Regnskap og revisjon. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og forskrifter. Virksomheten skal følge et vedtatt økonomireglement. Styret har plikt til å se etter at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Regnskapet fastsettes av representantskapet. Selskapet skal ha revisor som velges av representantskapet. 16 Låneopptak og garantistillelse. Selskapet kan ta opp driftslån til likviditetsformål med en høyeste ramme på kr. 500.000,- ved vedtak av styret. Endring av denne rammen krever enstemmig vedtak fra deltakerne. Låneopptak må godkjennes av departementet. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. 17 Endring av selskapsavtalen. Selskapsavtalen kan endres på den måte og i henhold til de regler som er beskrevet i IKS-loven 4. 18 Eierskifte. Selskapsandel kan bare overdras til ny deltaker med samtykke fra alle de øvrige deltakerne. 19 Uttreden og oppløsning. Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst av dette. Selskapsavtalen kan dog ikke sies opp av noen av partene i et tidsrom på tre år etter inngåelse av avtalen. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. Utløsningssummen skal utbetales straks. Selskapet kan oppløses dersom deltakerne er enige om det. Det enkelte kommunestyre eller fylkesting treffer selv vedtak i saken. Oppløsning av selskapet må godkjennes av departementet. Avvikling av selskapet gjennomføres i henhold til regelverket i IKS-loven 33-37.
20 Arbeidsgivertilknytning. Virksomheten skal være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 21 Arbeidsgiveransvar. Styret har det overordnede arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter arbeidsmiljøloven skal i sin helhet ivaretas av styret. 22 Pensjonsordning. Ansatte skal meldes inn i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). 23 Personalreglement. Representantskapet kan vedta et eget personalreglement for virksomhetens ansatte. 24 Lokale lønnsforhandlinger. Styrets leder ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar forhandlingsresultatet. Styret fastsetter daglig leders lønn. 25 Møtegodtgjørelse. Godtgjørelse for møter mv. til medlemmer av styret og representantskapet utbetales iht. de til enhver tid gjeldende satser og reglement for virksomheten som er vedtatt av representantskapet. 26 Klage. Klage på forhold som gjelder tjenester eller ytelser som er utført av det interkommunale selskapet, skal rettes til selskapets styre. 27 Voldgift. Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen i det fylket hvor selskapet har sitt hovedkontor, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 28 Ikrafttredelse. Denne selskapsavtalen trer i kraft fra dens vedtakstidspunkt. 29 Øvrige bestemmelser. For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende Lov om interkommunale selskaper. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, 03.05.2012
48/12 Endringer i selskapsavtale for Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) Arkivsak-dok. 12/01015-1 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 04.09.2012 41/12 2 Kommunestyret 18.09.2012 48/12 Formannskapet har behandlet saken i møte 04.09.2012 sak 41/12 Møtebehandling Votering Enstemmig vedtatt. Vedtak Siljan kommune gir sin tilslutning til endringer av eiere, eierandel og tekst i Selskapsavtalen 2013. Dette på de vilkår som fremgår av saken og i samsvar med vedlagt selskapsavtale. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: Siljan kommune gir sin tilslutning til endringer av eiere, eierandel og tekst i Selskapsavtalen 2013. Dette på de vilkår som fremgår av saken og i samsvar med vedlagt selskapsavtale. Saksdokument: 26.4.2012 Selskapsavtale (vedlegg). 20.8.2012 Endringer i eierandel (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: IKA Kongsberg ble opprett i 1992 som en kompetanseinstitusjon innenfor arkivfaget organisert som en interkommunal samarbeidsordning jf. kommunelovens 27. Den gang med 15 medlemmer. Selskapet ble 01.01.03 omorganisert til et iks, da med 34 eiere. I 2012 har selskapet 44 eiere. 8
Ny modell for eiertilskudd ble vedtatt av IKA Kongsbergs representantskap på representantskapsmøtet 29. april 2011. Med bakgrunn i denne nye modell for beregning av eiertilskudd, endres eierandelen tilsvarende. Fem av IKA Kongsbergs eiere har meldt uttreden av selskapet, dette med virkning fra 01.01 2013, noe som igjen får konsekvenser for eierandelen. Det er viktig å presisere at uttredene ikke vil få noen økonomiske konsekvenser for de gjenværende 39 eiere. Prosjektet med nye arkivlokaler og antall ansatte er justert ned og tilpasset eiermassen. Selskapsavtale 2013 ble behandlet på IKA Kongsbergs representantskap 26. april 2012, og følgende endringer ble vedtatt: 1. 1. Navn, tredje avsnitt: Fem eiere har meldt uttreden av selskapet. Dette er kommunene Hurum, Lier, Nedre Eiker, Sigdal og Øvre Eiker. 2. 5. Eiertilskudd og eierandel: Eierandelen justeres på grunn av ny modell for beregning av eiertilskudd og endringer av antall eiere. 3. 6. Ansvarsfordeling: Tillegg: Siste ledd jf Lov om interkommunale selskap 3, første ledd 4. Ny 21: 21. Nye eiere: En ny eier må tilfredsstille kravene i 1, samt at det kreves samtykke fra alle øvrige eiere. En ny eier påtar seg de samme forpliktelser for selskapet som gjelder for eksisterende eiere, samt vil være bundet av alle tidligere fattede vedtak og beslutninger som selskapet har fattet. I tillegg til det faste eiertilskuddet beskrevet i 5, betaler ny eier et inntredelsestilskudd tilsvarende 50% av det årlige eiertilskuddet. 5. Tidligere 21 og 22 endres følgende til 22 og 23 Vurderinger: Endringen i eierandelen vil ikke ha noen praktisk betydning for eiertilskuddet eller eiernes stemme i representantskapet, hvor hver eier har en stemme jf selskapsavtalens 8, 2. ledd. Rådmannen foreslår at Siljan kommune gir sin tilslutning til endringer av eiere, eierandel og tekst i Selskapsavtalen 2013 Vedlegg til sak IKA Endringer IKA Selskapsavtale eierandel2012 2013. 2013.pdf 9
49/12 Organisering av Renovasjon i Grenland Arkivsak-dok. 12/01018-1 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 04.09.2012 39/12 2 Kommunestyret 18.09.2012 49/12 Formannskapet har behandlet saken i møte 04.09.2012 sak 39/12 Møtebehandling Jan Olav Hagen fremmet følgende forslag til pkt 2: Som medlem velges Ordfører Gunn Berit Rygg Holmelid. Som varamedlem velges: Varaordfører Jan Olav Hagen Votering Enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Forslag til selskapsavtale for Renovasjon i Grenland IKS (RiG) godkjennes. 2. Det velges ett medlem og ett varamedlem til representantskapet. Som medlem velges: Ordfører Gunn Berit Rygg Holmelid. Som varamedlem velges: Varaordfører Jan Olav Hagen. 3. Som medlemmer til styret nomineres Kjell G. Borgeraas og Rune Sølland. 4. Samtlige kontrakter knyttet til utførelsen av renovasjonsarbeidet, overføres til selskapet med virkning fra om med tidspunktet for selskapets opprettelse. 5. Det gjøres følgende endringer i Siljan kommunes delegasjonsreglement, nytt pkt. 15 Interkommunale selskaper 1. 15.1 Renovasjon i Grenland IKS (RiG) RiG delegeres myndighet etter Forskrift om renovasjon i Siljan kommune 2 til å treffe enkeltvedtak. 6. Kapitalinnskuddet på kr. 11.650 finansieres med bruk av disposisjonsfondet. Følgende budsjettendringer gjøres: 052900.3550.80 Kapitalinnskudd i RiG økes med kr. 12.000 094000.3550.80 Bruk av disposisjonsfond økes med «12.000 1 Lov om interkommunale selskaper 29. januar 1999 nr. 6 2 Forskrift om renovasjon, Siljan kommune 19. juni 2007 nr. 1115 med hjemmel i Forurensingsloven 13. mars 1981 nr. 6 10
Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Forslag til selskapsavtale for Renovasjon i Grenland IKS (RiG) godkjennes. 2. Det velges ett medlem og ett varamedlem til representantskapet. Som medlem velges: Som varamedlem velges: 3. Som medlemmer til styret nomineres Kjell G. Borgeraas og Rune Sølland. 4. Samtlige kontrakter knyttet til utførelsen av renovasjonsarbeidet, overføres til selskapet med virkning fra om med tidspunktet for selskapets opprettelse. 5. Det gjøres følgende endringer i Siljan kommunes delegasjonsreglement, nytt pkt. 15 Interkommunale selskaper 3. 15.1 Renovasjon i Grenland IKS (RiG) RiG delegeres myndighet etter Forskrift om renovasjon i Siljan kommune 4 til å treffe enkeltvedtak. 6. Kapitalinnskuddet på kr. 11.650 finansieres med bruk av disposisjonsfondet. Følgende budsjettendringer gjøres: 052900.3550.80 Kapitalinnskudd i RiG økes med kr. 12.000 094000.3550.80 Bruk av disposisjonsfond økes med «12.000 Saksdokument: 19.4.2012 Oppgaver for Renovasjon i Grenland (Vedlegg). 13.8.2012 Selskapsavtale (Vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Sammendrag: Kommunene Bamble, Porsgrunn, Siljan og Skien anbefaler at det etableres et interkommunalt selskap (IKS) for å ivareta kommunenes bestillings- og forvaltningsbehov knyttet til håndtering av avfall fra husholdningene og kommunale virksomheter. Selskapets hovedkontor lokaliseres til Skien kommune, som har vært vertskommune for renovasjonssamarbeidet i mer enn 20 år. Dagens samarbeidsordning er ikke i tråd med regelverket for slikt samarbeid og kan derfor ikke videreføres. Med få unntak er ansvaret for driften av renovasjonsordningen lagt over i selskapet. Selskapets ressursbehov er vurdert til 6,5 årsverk, noe mindre enn dagens samlede ressursbruk som er anslått til 9 årsverk. Etableringen av selskapet vurderes ikke å gi økonomiske besparelser. Gevinsten forventes først og fremst gi bedre kvalitet på tjenestene, spesielt gjennom bedre kontraktsoppfølging. Muligheten for å drive utviklingsarbeid, vurderes også som bedre. Kostnadsdelingen mellom kommunene foreslås todelt: (1) Faste kostnader deles 85 % etter folketall og 15 % etter antall deltakere. (2) Variable kostnader knyttet til kjøp av varer og tjenester fordeles etter faktisk forbruk der det er mulig. Annet fordeles etter folketall. 3 Lov om interkommunale selskaper 29. januar 1999 nr. 6 4 Forskrift om renovasjon, Siljan kommune 19. juni 2007 nr. 1115 med hjemmel i Forurensingsloven 13. mars 1981 nr. 6 11
To stillinger i Skien kommune som i dag er dedikert til renovasjonssamarbeidet, overføres til selskapet. Andre som berøres, gis en fortrinnsrett til stillinger i selskapet, forutsatt at kvalifikasjons- og kompetansekravene fylles. Bakgrunn: Avfallssamarbeidet i Grenland går tilbake til 1990 og utarbeidelsen av en statusrapport for avfallshåndteringen i Grenland. I 1991 ble det opprettet en stilling knyttet til samarbeidet. Stillingen var opprinnelig plassert hos Fylkesmannen i Telemark, men ble etter kort tid flyttet til Skien kommune. Antall stillinger ble utvidet til to i 2002. Modellen med Skien kommune som vertskommune for samarbeidet, er aldri formalisert gjennom en samarbeidsavtale. Kommunerevisjonen er kritisk til det. Revisjon peker på følgende: To grunnkrav må oppfylles for at kommuner skal kunne selge tjenester til hverandre som egenregi, uten at det anses som en anskaffelse jf Forskrift om offentlige anskaffelser. Det ene kriteriet er at oppdragsgiver må ha samme kontroll over leverandørens virksomhet som over egen organisasjon. Det andre kravet er at leverandørens aktiviteter i hovedsak må være rettet mot oppdragsgiver, og bare marginalt mot andre. I dette tilfellet er kriteriet knyttet til at oppdragsgiver må ha samme kontroll over leverandørens virksomhet som over egen organisasjon, ikke imøtekommet. Dette innebærer at det er nødvendig å organisere renovasjonssamarbeidet på annen måte. Samtidig er dagens samarbeid basert på at Skien krever refusjon for utlegg knyttet til samarbeidet. Refusjonen er ikke belagt med mva. Dette er problematisk all den tid, dette er en tjeneste Skien per definisjon selger til Bamble, Porsgrunn og Siljan. Revisjon vært kritisk til at optisk sorteringsanlegg, som eies av Bamble, Siljan og Skien, er organisert som et sameie. Revisjon mener dette er en organisering som ikke er egnet eller ment for interkommunale samarbeid. Arbeidet med ny organisering: Arbeidet med å vurdere alternativ organisering av renovasjonssamarbeidet, ble påbegynt i 2009. Asplan Viak ble engasjert for å gjøre en kartlegging av ulike modeller for formalisering av renovasjonssamarbeidet. Det videre arbeidet i styringsgruppen for RiG, kan oppsummeres slik: 31.08.09, styringsgruppemøte: Det besluttes å se nærmere på hva som ligger i samarbeidet i dag og hva kommunene kan forvente av RiG med de ressurser som er tilgjengelig. 22.04.10, styringsgruppemøte: Det ble besluttet å utsette diskusjonen knyttet til organiseringen, i påvente av at Porsgrunn tar stilling til hvorvidt det skal innføres kildesortering av mat. 02.11.10, styringsgruppemøte: Det besluttes å utarbeide et forslag til vedtekter for et selskap etter kommunelovens 27. 09.02.11, styringsgruppemøte: Utkast til vedtekter legges frem. Det besluttes å oversende utkastet til KS-Advokaten for gjennomgang. 10.04.11, styringsgruppemøte: KS-Advokaten gjør oss oppmerksomme på at et selskap etter kommunelovens 27, ikke er egnet for formålet. Selskapet anbefales etablert som et IKS. 23.07.11 informasjonsmøte med styringsgruppen og tillitsvalgte og HMS-ombud: KS-Advokaten presenterer utkast til vedtekter for et 27 selskap og selskapsavtale for et IKS. 19.08.11, styringsgruppemøte: Fordeler og ulemper ved de to modellene diskuteres. Saken besluttes oversendt til rådmannsmøtet. 12
29.09.11, rådmannsmøte: Saken tas opp igjen på neste rådmannsmøte. RiG bes jobbe videre med saksframlegg og søke å komme frem til en omforent løsning. 01.11.11, styringsgruppen anbefaler slik: Bamble, Porsgrunn, Siljan og Skien er enige om at et IKS er den organisasjonsform som er best egnet til dette formålet. 04.11.11: Rådmannsmøtet slutter seg til anbefalingen. 16.12.11, styringsgruppemøte: Det fastsettes en framdriftsplan for arbeidet og gjøres avklaringer når det gjelder oppgavene som skal overføres til selskapet. I tillegg til ovennevnte møter er det gjennomført møter med de ansatte. Det er også jevnlig orientert om saken i samarbeidsmøtet med organisasjonene og i HMS-utvalget. Vedlegg 1 gir en oversikt over dette. Kragerø er forespurt om deltakelse i selskapet. IKS Lov om interkommunale selskaper er etablert for slike formål og anbefales derfor av KSadvokaten. Loven er omfangsrik og vil ofte gi føringer og svar på spørsmål som ikke er avklart i selskapsavtalen. Optisk sorteringsanlegg med en verdi på om lag 26 mill kr vil inngå som en eierandel i selskapet. I et IKS vil partene være bundet for deltakelse i selskapet i investeringens levetid. En eller flere av eierne kan altså ikke kreve seg utløst. I et selskap etter kommunelovens 27, har man rett til å kreve seg utløst med ett års varsel. De som blir igjen, vil da være forpliktet til å utløse den som krever det og må ta kostnadene som følger derav. Et IKS er et eget rettssubjekt. Det innebærer at selskapet for eksempel kan være deleier i Biogass Vestfold, dersom prosjektet realiseres. Tilsvarende vil ikke automatisk gjelde for et selskap etter 27. Kommunene kan delegere myndighetsutøvelse til et IKS etter for eksempel kommunale renovasjonsforskrifter. Tilsvarende er ikke mulig å gjøre dersom et selskap etter kommunelovens 27 velges. Selskapsavtalen Lov om interkommunale selskaper (IKS) angir noen minimums krav for hva en selskapsavtale skal inneholde: 1. Selskapets foretaksnavn 2. Angivelse av deltakerne 3. Selskapets formål 4. Den kommune der selskapet har sitt hovedkontor 5. Antall styremedlemmer. 6. Deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser ovenfor selskapet. 7. Den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen. 8. Antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner. 9. Annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. Av selskapsavtalens pkt. 2, formålet, fremgår det bl.a. at selskapet skal ivareta kommunenes bestillings- og forvaltningsbehov, og at tjenester knyttet til den praktiske utførelsen av oppgavene, kan utføres av kommunene selv eller andre. Forvaltningsmyndighet knyttet til kommunenes renovasjonsforskrifter, forutsettes overført til selskapet. Selskapet finansierer sin virksomhet etter selvkostprinsippet, basert på de faktiske tjenester kommunene mottar. Dersom kommunene bestemmer det, kan andre oppgaver overføres. 13
Selvkostregnskapet, fastsettelse av renovasjonsgebyr og innkreving vil fremdeles ligge i den enkelte kommune. Selskapets hovedkontor lokalisert til Skien. Det forutsettes at selskapet lokaliseres fristilt fra kommunens virksomheter. Representantskapet vil bestå av fire medlemmer fra hver kommune med personlig vara. Stemmefordelingen er slik: Skien 4 stemmer Porsgrunn 3 stemmer Bamble 2 stemmer Siljan 1 stemme Stemmefordelingen er innrettet slik at ingen kommune alene har flertall. Antall stemmer, speiler til en viss grad kommunens størrelse. Representantskapet velger et styre bestående av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Tatt i betraktning selskapets oppgaver og oppgavenes art, vil det kunne være hensiktsmessig at styret, spesielt i oppstart, settes sammen av personer med fagbakgrunn. Innskuddsplikten i selskapet er todelt. Bamble, Siljan og Skien kommuner skyter inn som tingsinnskudd, optisk sorteringsanlegg til en verdi av om lag 26 mill kr. Eier- og ansvarsdel, fordeles som i dagens sameieavtale. Porsgrunn kan kjøpe seg inn i anlegget på et senere tidspunkt. I tillegg skyter kommunene inn et kapitalinnskudd på til sammen 500.000 kr. Kapitalinnskuddet fordeles slik: Innbyggertall pr 1/1.12 Eier- og ansvarsdel % Innskudd Skien 52 390 50,31 251 550 Porsgrunn 35 248 33,85 169 250 Bamble 14 073 13,51 67 550 Siljan 2 422 2,33 11 650 Lånerammen på 20 mill kr, er fastsatt med utgangspunkt i hva som antas å være et maksimalt investeringsbehov hva gjelder fremtidig oppgradering av optisk sorteringsanlegg. Utover dette vil det først og fremst være aktuelt for selskapet å gjøre investeringer knyttet til infrastruktur som kan bidra til å gi bedre konkurranse innenfor de tjenester selskapet vil etterspørre. Oppgaver som overføres til selskapet: Det er enighet om at selskapet skal fylle rollen som bestiller og forvalter av kommunale tjenester knyttet til renovasjon. Oppgavene som overføres kan grovt deles inn slik: Myndighetsoppgaver Optisk sorteringsanlegg; utvikling og oppgradering av løsningen Innkjøp og kontrakter Diverse tjenester: Hjemmekompostering, tøybleier, returpunkt glass/metall og salgssteder ekstrasekk. Informasjon Kundekontakt Annet: deltakelse i nasjonale fora, utviklingsoppgaver mv. Med få unntak er ansvaret for driften av renovasjonsordningen lagt over i selskapet. Unntakene knytter seg til Eik Gjenvinningsstasjon og daglig vedlikehold av miljøstasjoner i 14
Bamble. Tilsvarende gjelder for driften av privatavfallsmottaket i Bjorstaddalen. For begge tilfeller gjelder at dette er oppgaver som er nært knyttet til annen egendrift og dermed per i dag uegnet for konkurranseutsetting. Ressursbehov: Administrativ ressursbruk ved dagens organisering er beregnet til om lag 9 årsverk for de fire kommuner. Ressursbehovet for selskapet antas å være om lag 6,5 årsverk. Det må tas høyde for at kommunene vil ha behov for å sitte med noe renovasjonskompetanse, selv om det meste av oppgaver overføres. Det er således ikke regnet med at etableringen av selskapet vil gi økonomiske besparelser. Den positive effektene ved å etablere selskapet, vil først og fremst knytte seg til bedre kvalitet på tjenestene, samt bedre vilkår for utvikling av tjenesteproduksjonen. Skien kommune har gjennom flere år vært vertskommune for samarbeidet. De to stillingene som er knyttet til samarbeidet, forutsettes overført til selskapet. Utover dette er følgende stillinger berørt: Bamble Porsgrunn Siljan Skien Administrasjon 2,05 1,5 0,5 2,7 Totalt alle kommuner: 6,75 Ved utlysning av stillinger i selskapet gis søkere som er berørt som følge av at oppgaver overføres til selskapet, fortrinnsrett forutsatt at kvalifikasjons- og kompetansekravene fylles. Slik rekruttering vil etter styringsgruppens oppfatning være en styrke for selskapet. Økonomi: Selskapet dekker sine løpende kostnader til drift ved at kommunene betaler for de tjenester som leveres. Betalingen todeles: fast kostnader (administrasjon og investeringer) og variable kostnader (kjøp av varer og tjenester). Fast kostnader fordeles slik: 85 % etter folketall og 15 % etter antall deltakere. Variable kostnader: faktureres den enkelte kommune etter faktisk forbruk der det er mulig. Annet fordeles etter folketall. Samarbeidet mellom kommunene og selskapet: Representantskapet vil være selskapets styrende organ. Representantene i representantskapet kan instrueres av kommunestyret i sin stemmegivning. Behandlingen av budsjett, økonomiplan og handlingsplaner, vil være særlig viktig i styringen av selskapet. Vurderinger: Renovasjon i Grenland kan ikke fortsette i sin nåværende form. Lov om interkommunale selskaper er etablert for slike formål og anbefales derfor som best egnet. Det er vurdert som avgjørende av deltakerne kan bindes i investeringens økonomiske levetid. Det innebærer at ingen av eierne kan tre ut av optisk sorteringsanlegg og dermed påfører de gjenværende kommuner økte kostnader, med mindre alle er enige om det. Det vil også være mulig å delegere myndighetsutøvelse til selskapet, noe som vurderes som hensiktsmessig spesielt når det gjelder kommunale renovasjonsforskrifter. Et IKS vil være et eget rettssubjekt. Etableringen av selskapet vurderes ikke å gi økonomiske besparelser for kommunene alle den tid noen ressurser fremdeles må være igjen i kommunen for å håndtere selvkostregnskapet, innkreving av gebyr, samarbeidet mot selskapet mv. Gevinsten ved å etablere et felles selskap vurderes i første rekke å knytte seg til bedre kvalitet på tjenestene, særlig ved at kontraktsoppfølgingen forventes å bli bedre. Tatt i 15
betraktning at hoveddelen av renovasjonsarbeidet er konkurranseutsatt, vil dette være en vesentlig fordel. Muligheten for å drive utviklingsarbeid, vurderes også å bli bedre. Vedlegg til sak RiG Selskapsavtalen 13.08.12 versjon 2.d Rig O ppgaver 19.04.2012.doc 16
Versjon 13.08.12 Selskapsavtale for Renovasjon i Grenland (RiG) IKS 1. Selskapet Renovasjon i Grenland IKS (RiG) er et interkommunalt selskap dannet av kommunene Bamble, Porsgrunn, Siljan og Skien, med hjemmel i Lov om interkommunale selskap av 29.01.99 nr. 6. Der annet ikke er særskilt avtalt i henhold til denne avtale, inntrer lovens bestemmelser. Selskapet skal ha sitt hovedkontor i Skien kommune. 2. Formålet 2.1 Selskapet skal bidra til kostnads- og miljøeffektiv drift av husholdningene og hyttenes renovasjonsordning. Det skal legges vekt på å yte tjenester som brukerne opplever som gode for seg og miljøet. RiG skal gjennom sitt arbeid bidra til å redusere avfallets påvirkning av miljøet, samtidig som miljønytten optimaliseres. 2.2 Selskapet skal ivareta deltakerkommunenes bestillings- og forvaltningsbehov, herunder forvalte og inngå nye kontrakter for utstyr og tjenester, knyttet til kommunenes håndtering av avfall fra husholdningene, hyttene og fra kommunal virksomhet. 2.3 Selskapet skal kjøpe tjenester fra eksterne, eller inngå avtaler om oppgaveløsning innenfor deltakerkommunenes egne anlegg, utstyr og mannskap. 2.4 Selskapets finansiering av tjenester skal baseres på hva de mottatte tjenestene faktisk koster (selvkost). Avfallsgebyret fastsettes av den enkelte kommune inntil deltakerkommunene eventuelt blir enige om felles retningslinjer for renovasjon og gebyrfastsetting. 2.5 Selskapet skal forvalte og følge opp kommunale renovasjonsforskrifter. 2.6 Selskapet skal utøve andre renovasjonsoppgaver som deltakerkommunene er enig om at de skal utføre. 3. Organisering 3.1 Selskapet skal administrere forpliktelser rundt optisk sorteringsanlegg for kommunene Bamble, Siljan og Skien i hele anleggets levetid. 3.2 Porsgrunn kommune knyttes til selskapets øvrige tjenester med unntak av optisk sorteringsanlegg. 3.3 Porsgrunn kan på et senere tidspunkt kjøpe seg inn som eier på det optiske sorteringsanlegget med de samme betingelser, forutsatt at sorteringsanlegget oppgraderes til å kunne håndtere økt tonnasje. 1
4. Eierandel og ansvarsfordeling Den enkelte kommunes eierandel og ansvar for selskapets forpliktelser er fastsatt i henhold til innbyggertallet i eierkommunen fordelt slik: 4.1 Optisk sorteringsanlegg Kommune Eier- og ansvarsdel (basert på innbyggertall pr. 01.01.05) Skien 75,4 % Bamble 21,1 % Siljan 3,5 % 4.2 Øvrig kommunal avfallshåndtering Kommune Innbyggertall pr 1/1-12 Eier- og ansvarsdel Skien 52 390 50,31 % Porsgrunn 35 248 33,85 % Bamble 14 073 13,51 % Siljan 2 422 2,33 % Innbyggertallet(jfr. SSB) skal justeres hvert 4. år, med første gang 1/1-16. 5. Selskapets innskuddsplikt og adgang til låneopptak 5.1 Bamble, Siljan og Skien kommuner skyter inn som tinginnskudd et optisk sorteringsanlegg, 1 lastebil med krokløft og 6 krokcontainere med en verdi på NOK 26,6 millioner på investeringstidspunktet i 2008. Innskuddet er fordelt i samsvar med eierandel beskrevet under pkt. 4.1. 5.2 Kommunene skyter for øvrig inn et kapitalinnskudd på til sammen NOK 500 000 i samsvar med kommunenes eierandel beskrevet under pkt. 4.2 5.3 Selskapet kan ta opp lån på inntil 20 MNOK. Lån utover dette må godkjennes av kommunestyrene i deltakerkommunene. 5.4 Selskapets har en generell adgang til å ta opp kredittlån innenfor en ramme på NOK 500 000. 22 5.5 Låneopptak må godkjennes av fylkesmannen, jfr. lov om interkommunale selskap 5.6 Selskapet finansierer sine investeringer gjennom egne lån som sikres gjennom kapitalinnskudd og/eller garantier fra deltakerkommunene 2
6. Representantskap 6.1Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Kommunestyrene i deltakerkommunene oppnevner 1 medlem hver med varamedlem til representantskapet. Ved avstemming fordeles representantenes antall stemmer slik: Skien 4 stemmer Porsgrunn 3 stemmer Bamble 2 stemmer Siljan 1 stemme Ved stemmelikhet er representantskapsleders stemme avgjørende. 6.2 Representantskapet skal behandle og treffe vedtak vedrørende følgende forhold Styrets årsberetning Styrets forslag til regnskap og balanse Styrets forslag til budsjett, økonomiplan og handlingsplaner Styrets forslag til låneopptak, og evt. pantsetting av selskapets aktiva Fullmakter til styret som gjelder selskapets organisering og drift Valg av revisor Godtgjørelse av styrets leder og medlemmer, leder og medlemmer av representantskapet og revisor. Andre saker som styret legger fram til behandling. Årsmelding, regnskap og budsjett sendes deltakerkommunene til underretning. 6.3 Representantskapet velger selv sin leder og nestleder med funksjonstid for 4 år, i samsvar med den kommunale valgperioden. 7. Styret 6.4 I saker som angår låneopptak og pantsetting av selskapets aktiva kreves 2/3 flertall 6.5 Representantskapet holder møte når leder, eller minst to av medlemmene krever det. Representantskapet skal ha minst møte 2 ganger pr.år. 7.1. Styret består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. 7.2 Ett styremedlem velges i henhold til innstilling fra hver enkelt deltakerkommune. Hver deltakerkommune nominerer minst 2 medlemmer hvorav representantskapet velger en. Ett medlem velges fritt av representantskapet. 7.3 Daglig leder og medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret 7.4 Styret har samme funksjonstid som representantskapet. 7.5 Styret har vedtakskompetanse når det er minst 3 til stede. 7.6 Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende 3
7.7 Daglig leder har rett og plikt til å møte i styrets møter med tale- forslagsrett, men uten stemmerett. 7.8 Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret skal vedta prokura og et delegasjonsreglement for daglig leder. 7.9 Styret utøver den løpende forvaltningen av selskapets anliggender på bakgrunn av selskapsavtalen og fullmakter fra representantskapet. 7.10 Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten og løpende driftsavtaler. 7.11 Styret kan inngå avtaler og kontrakter med operatører innenfor det området som selskapet skal dekke, begrenset oppad til 150 MNOK per kontrakt (for 2012). Avtaleverdienes øvre grenser indeksreguleres årlig. 8. Daglig leder Selskapet ledes av daglig leder, som ansettes av styret. Daglig leder utøver den løpende ledelse av selskapets aktiviteter. Daglig leder har ansvaret for å utrede og legge frem forslag til saker som skal til behandling i styret, og iverksette de beslutninger som selskapets organer vedtar. Daglig leder skal utøve sekretærfunksjonen for styret. 9. Økonomi 9.1 Selskapet skal dekke inn sine løpende kostnader til drift ved betaling for leverte tjenester innenfor gjeldende lov og avtaleverk og gjennom innbetalinger fra deltakerkommunene i henhold til ansvarsfordelingen i vedtektenes punkt 4. 9.2 Faste kostnader (administrasjon, kontor, investeringer mv) dekkes etter følgende fordeling: 85 % fordeles etter folketall 15 % fordeles etter antall deltakere 9.3 Variable kostnader knyttet til kjøp av varer og tjenester mv. faktureres den enkelte kommune etter faktisk forbruk der det er mulig. Annet fordeles etter folketall 9.4 Betalingssatser/gebyrer fastsettes i forbindelse med rammebudsjett for kommende år, og er faste frem til neste budsjettvedtak. 9.5 Selskapet finansieres for øvrig ved at deltakerkommunene årlig dekker selskapets kostnader etter den fordelingsnøkkel som gjelder for de forskjellige ansvarsområder, pkt.4.1 og 4.2. 10. Forvaltningspraksis 10.1 Selskapet har fullmakt til å treffe enkeltvedtak etter kommunale renovasjonsforskrifter. 10.2 Klage på enkeltvedtak følger forvaltningsloven 28, 2. ledd, med mindre annet er særskilt lovbestemt. Saken oversendes klagenemnda der klager er hjemmehørende. 4
11. Endring i selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen krever tilslutning fra samtlige kommunestyrer i deltakerkommunene dersom det gjelder endringer etter lovens 4, 3. ledd(selskapsavtalens minimumskrav). Vedtak om nye deltakere i selskapet krever enstemmighet fra deltakerkommunene. Andre endringer av denne avtalen kan vedtas av representantskapet med 2/3 flertall av avgitte stemmer. 12. Uttreden 12.1 For optisk sorteringsanlegg Deltakerkommunene kan ikke kreve seg utløst eller tre ut i sorteringsanleggets økonomiske levetid, med mindre samtlige samtykker til dette. Deltakerkommunene er da økonomisk forpliktet i samsvar med eierandel som beskrevet i pkt.4.1, fratrukket avskrivninger. 12.2 For øvrig avfallshåndtering, jfr. pkt. 4.2 Den enkelte deltakerkommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst. Utløsning kan bare skje med virkning fra første årsskifte etter at det har gått ett år fra skriftlig varsel ble mottatt. Oppsigelse regnes fra dato til dato. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn. Utredende kommune hefter for sin andel av selskapets gjeld på uttredelsestidspunktet i samsvar med lov om interkommunale tjenesters 30, 6. ledd. Beløpet skal inkludere kapitalutgiftene uttredende kommune var forpliktet til i henhold til gjeldsforpliktelsen. 13. Oppløsning av selskapet Deltakerkommunene kan ved enighet kreve selskapet oppløst, og følger reglene i Lov om interkommunale selskaper 32. Vedtatt Porsgrunn dato Skien Bamble Siljan 5
Ordfører i Siljan Ordfører i Bamble Ordfører i Porsgrunn Ordfører i Skien 6
OPPGAVER FOR RENOVASJON I GRENLAND Utdypende til selskapsavtalens punkt 2. Oppgaver Myndighetsoppgaver: Renovasjonsforskriften Plikter og rettigheter Fatte enkeltvedtak Abonnementsregister Avgang og tilgang Abonnementsendringer Kundeoppfølging mht fakturagrunnlaget Egendrift: Optisk sorteringsanlegg Driftsavtale med Bjorstaddalen avfallsanlegg Utvikling og oppgradering av sorteringsløsningen Innkjøp og kontrakter: Gjennomføre konkurranser Inngå kontrakter Kontraktsoppfølging Avrop på kontrakt Fakturakontroll Tjenester: Innsamling og transport av husholdnings- og hytteavfall o Kvalitetsrutiner for arbeidet o Renovatøropplæring (månedlig og halvårlig) Sluttbehandling av restavfall Behandling/gjenvinning av: Mat, papir, papp, kartong, hageavfall, trevirke, rene masser, EE-avfall, farlig avfall, metaller, plast mv. Privatavfallsmottak/gjenvinningsstasjoner ( privatavfallsmottaket i Bjorstaddalen og gjenvinningsstasjonen på Eik.) Kommunikasjon og kreative tjenester Grovavfallsrute Varer: Poser og sekker Kompostbeholdere, Dunker, bøtter, esker mv Containere Dypoppsamlere Tøybleier O.a. Lagerhold Logistikk innkjøp og lagerbeholdning Renhold og reparasjon av beholdere Tjenester: Hjemmekompostering Kurs Veiledning og problemløsning Administrasjon av avtaler Salg av kompostutstyr Distribusjon av reservedeler Tilgjengelighet på strø Tøybleier Bleier og informasjon til helsestasjoner mv Gavekort 1
Glass/metallemballasje Vedlikehold av miljøstasjoner ( Bamble) Klær Etablering av nye returpunkt Salgssteder ekstrasekk Supplering av sekk og fakturering Dypoppsamling Drift og vedlikehold Informasjon: Rig.no Drift og vedlikehold av nettsider GjenbrukGrenland.no RiG-posten Tre til fire nummer per år Sorteringsguide Jevnlig oppdatering Fremmedspråklige Deltakelse på introduksjonskurs Samarbeid mottak og boliger Tømmekalender Endringer, korrektur og distribusjon SMS-varsling Kampanjer Bedre sorteringskvaliteten Fremkommelighet vinterstid Offentlig tilstedeværelse Gjenbruksdagen Ett arrangement i hhv Bamble, Porsgrunn og Skien Skoler, barnehager mv Besøk på avfallsanlegget Partnerskap Borettslag/sameier Oppfølging av fellesløsninger Skoler, sykehjem, kommunale kontorer mv Tilrettelegging, informasjon og veiledning Kundekontakt: Avviksbehandling Manglende sortering Feilsortering Overfylte dunker Plassering av dunk på hentedag Reparasjon av beholdere Supplering av poser, bøtter mv Standard på kjørevei, rygging mv Annet: Deltakelse i nasjonale fora Kommunikasjonsgruppe Avfall Norge Hold Norge Rent Utviklingsoppgaver ID-merking av beholdere Miljøhensyn ved innkjøp Biogass Vestfold Dypoppsamling o.a. Posetyper (optimalisering) Eksternrevisjon Plast: Grønt Punkt Norge Plukkanalyser Konkurranse og gjennomføring Statistikk Grunnlag for kostrarapportering 2