ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING 4.4 Ordning ( ) arkivet (skal) være renset for materiale som på sikt vil skade papirmaterialet, som binders, plastomslag o.l.. De enkelte sakene legges i syrefrie legg eller mapper som skal være påført sakens tittel, arkivkode, journalnummer og årstall. Enkeltsaker på samme arkivkode kan samles i samme mappe, for øvrig legges én sak i hver mappe. Hver mappe påføres arkivkode og eventuelt saksnumre/journalnumre (fra-til) og årstall. Teksten på mappene skal kunne leses uten å ta mappene ut av boksen. Hvis det etter fjerningen av binders o.l. er absolutt nødvendig å holde dokumenter sammen, skjer dette i form av at dokumentene legges sammen i et tynnere omslag. 4.6 Pakking og merking ( ) Saksmapper (-legg) legges i standard arkivbokser med egnet format. Boksene må monteres korrekt, slik at bunnen ikke åpner seg ved alminnelig håndtering. Alle arkivstykker (protokoller og bokser) merkes med arkivskapers navn(ev. forkortelse/ stempel), seriekode basert på det allmenne arkivskjemaet, samt et løpenummer (arkivstykkenummer) innenfor serien. I sakarkiver bør det også påføres arkivkoder, i kronologiske serier fra dato og til dato. OM ARKIVUTSTYR. FORMÅL Byarkivet får stadig spørsmål om hva slags papir, penner, arkivbokser og andre rekvisita man skal benytte i Oslo kommunes virksomheter. I dette informasjonsskrivet vil vi gi en orientering om arkivmessige krav til slike rekvisita, m.v. 2. ARKIVUTSTYR Arkivskap eller reoler må kunne låses, og de skal være i stål eller metall pga. adgangskontrollen og brannsikkerheten. Mobile reoler kan under gunstige forhold øke utnyttelsesgraden med 80% i forhold til faste. Store lokaler gir større utnyttelsesgrad enn små. Innredning og utstyr tilpasses det materialet som skal håndteres. Kart og tegninger bør helst oppbevares liggende i skuffer eller hyller. Originalt fotografisk materiale, mikrofilm, magnetbånd o.l. krever spesielle lagringsbetingelser som bare kan oppnås i spesialskap eller i spesialtilpassa arkivlokaler. 3. PAPIRTYPER Brev, journaler av ethvert slag, protokoller, kopibøker, saksomslag, henvisningsark og notater som legges i saksmappene (i saker som ikke har klart begrenset bevaringstid), må være på "permanent papir". Det vil si at papiret ikke gulner eller smuldrer bort eller påvirker annet innhold i saksmappa slik at dette skades. I 1994 vedtok den internasjonale standardiseringsorganisasjonen en standard for "permanent papir" - ISO 9706 - med bestemte krav til papirets holdbarhet ved lang tids lagring.
Riksarkivaren anser denne standarden som retningsgivende for norsk offentlig administrasjon, og godkjenner laser- og kopipapir som fyller standarden. Riksarkivaren har pr. 2002 godkjent følgende papirtyper: Amicus Office Amicus Personal Berga laser Binders Laser Copy Biotop 3 Extra Canon CLC-High Grade Canon Color Copy Canon Copystock Canon Extra Canon Joutsen Canon Natura Canon Office Canon Standard Dry Charta Color Bond Color Copy Color Copy/Color Copy R Colotech Plus Copy X Copyprint Universal Crown Bond Cyber Star Data Copy Dataline Copy og Print Dataline Copy og Print Premium Future inktech Future imagetech Future lasertech Future multitech Heimdal Copier Heimdal Copy Hemptec High Tech Kaskad hvit Kym Copy Kym Copy Lux Kym Gold Kym Ultra Kym Ultra Copy Kymlux Lanier Natura 95 LPC 31 Minolta Eksklusiv Minolta Laser MoDo Balans
Multi Copy Cream Multi Copy Original Multi Copy Pearl Multilaser National 80 Naturebond Norcopy 2000 Oce Extra Oce Print Copy Oce Select 80 Oce Ultra Copy OCR/Naturoffset 4Office Optimum Partner/Bulky Partner Pine Green Pine Green Laser Copy PPC Plain Copy Paper Reyjet Inkjet Reylux Reymat Reyprint Color Laser Reyspeed Scandia Allround Top Kopie Wifsta Office Xeikon Color Copy Rull Xerox 80 Xerox Business Xerox Colotech Plus Xerox Colotech Plus Rull Xerox Planet Optimum Papir som fyller ISO 9706-standarden vil normalt være merket (i kataloger og på emballasjen) med et særskilt symbol: Det matematiske uendelighetssymbolet inne i en ring. Symbolet brukes også på papir til produksjon av protokoller, bøker, tidsskrifter o.l. Papirkvaliteter til slike formål er imidlertid ikke med i Riksarkivarens godkjenningsordning. 4. SKRIVEREDSKAP Penner og annet skriveredskap må ha et blekk e.l. som ikke blekes av sollys, varme eller lang tids lagring. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner alltid brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner kan som hovedregel ikke benyttes. Noen norsk godkjenningsordning er ikke kommet i stand pr. d.d., men en svensk finnes. Følgende penner og innsatspatroner finnes hos norske forhandlere og er godkjent av Sveriges Provnings- og Forskningsinstitut:
Artline Softline 1500 svart, blå, rød, grønn Ballograf Original Refill fin / medium blå og svart Bic Crystal, medium blå Bic Clic, medium blå Lyreco kulepatron standard blå og svart Lyreco kulepatron Germanstar blå og svart Pentel K106 Hybrid roller blå, svart, rød Rahmqvist New Roller (selges direkte fra firmaet) svart, blå og rød Rahmqvist Soft Grip Pen blå, svart Byarkivet henstiller alle administrasjoner om ikke å benytte annet manuelt skriveredskap. Når det gjelder maskinelt skriveredskap, kan man forutsette at fargebånd og toner fra seriøse leverandører holder mål så lenge fargen er svart. Bånd og toner i grønt, blått og rødt bør unngås, da disse fargene ofte er mindre lysekte. Vær imidlertid oppmerksom på at eldre kopimaskiner og telefakser kan være spritbaserte. Kopiene som kommer på glatt papir, er i regelen noe svakere enn kopier fra maskin med tørr toner, de kan klebe seg til annet papir og de er ikke lysekte. Slike kopier må ikke arkivlegges. Hvis kontorets telefaks har slik prosess, må det tas en kopi (med tørrprosess) dersom dokumentet skal arkivlegges. 5. ARKIVBOKSER Ved bortsetting av arkiver bør det benyttes arkivbokser i samme format som de dokumentene som skal settes bort. Ryggbredden på arkivboksen skal være ca. 95 mm, da dette gir maksimal utnyttelse i standard reolbredde som er 100 cm. Denne ryggbredde gir dessuten god håndterlighet av boksene. Arkivboksene bør også være utstyrt med en gripeanordning, en hempe eller aller best en "tunge", som stikker ut i underkant av ryggen. Esker som har gripehull har vi vurdert som mindre gode. Arkivboksene bør ha stor bruddstyrke og så god bestandighet mot brann- og vannskader som materialtypen tillater. Aller helst bør arkivboksene være syrefrie, men vi kjenner ikke til at slike arkivbokser er tilgjengelige i dagens marked. Boksene merkes midlertidig med blyant og endelig (gjerne etter produksjon i arkivregistreringssystemet ASTA) med etiketter på permanent papir (ikke selvklebende). Lim til etiketter skal være tapetklister for våtrom (som må blandes til) eller plastlim. Av ferdiglim finnes Casco våtromslim, Planatol, hvit og Lascaux. 6. LEGG OG OMSLAG Ved bortsetting eller ordning av arkivmateriale skal legg som må skiftes ut erstattes med syrefrie legg i kartong. Leggene leveres i 250 grams syrefri kartong av kvalitet Carat offset som skjæres til rett format og rilles med 5 riller til fleksibel bruk. I tillegg er det en fordel å bruke noe tynnere omslag inne i legget der det er viktig å holde dokumenter samlet som erstatning for binders eller annen festeanordning. Omslagene er i 90 grams syrefritt papir og brettes for hånd.
Opplysninger om hvor man kan bestille syrefrie legg og omslag kan fås fra Byarkivet. For normale saksomslag brukes vanlig permanent papir. 7. FOTOGRAFISK MATERIALE Ved behandling av fotomateriale bør tøyhansker benyttes. Papirfotografier skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. Konvoluttene finnes i flere formater, 110/135, 145/190 og 200/255 mm. For andre formater bestilles ark in plano. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polyetylen/polyester). Fotografier, som i dag vanligvis framstilles på plastpapir, bør holdes atskilt fra andre arkivalier. Hvis fotografier er nødvendig dokumentasjon eller illustrasjon i en sak, arkivlegges disse i saken, men i eget syrefritt legg/konvolutt, eller i eget fotoarkiv med henvisning i saken. Fotosamlinger arkiveres utenom det ordinære sakarkivet. 8. TRANSPORTKASSER Ved avlevering til Byarkivet pakkes arkivmaterialet i tette transportkasser, som rommer maksimum 5 A4-bokser eller 4 folio-bokser. Byarkivet har en del av disse til utlån. 9. ANDRE REKVISITA Vi har registrert at det ofte arkivlegges plastmapper og plastlommer av forskjellig slag. Disse er fullstendig lufttette, og ved temperatursvingninger vil det lett dannes kondens inne i mappene og lommene, noe som bryter ned papiret og gjør at skriften på dette klebes av på plasten. Dessuten er slik plast i mange tilfeller ikke ph-nøytral, slik at den medvirker til at papiret den ligger i kontakt med, gulner og blir sprøtt. Plast er derfor helt uegnet til bruk i arkivmapper, protokoller etc. annet enn til omslag på ringpermer o.l. hvor det ikke kommer i direkte kontakt med arkivaliene. Binders hører heller ikke hjemme i arkiv. De kan lett ruste, foruten at de medfører at arkivet vokser unødvendig både volum- og vektmessig. De skal derfor fjernes ved arkivlegging. Dersom en sammenhefting av flere ark er påkrevet, bør i stedet stifting benyttes. Sammenhefting av bilag med innstilling eller oversendelsesbrev er ikke påkrevet.